Organisatie | Rijswijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Rijswijk 2017 |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Rijswijk 2017 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-05-2017 | Nieuwe regeling | 25-04-2017 Onbekend | Corsanr. 17.039343 |
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
Artikel 1. De archiefbewaarplaats
1.De archiefbewaarplaats zoals aangewezen door het college van burgemeester en wethouders van Delft.
In de archiefbewaarplaats kan zich, naast overgebrachte informatie, ook informatie met een afwijkend openbaarheidsregime bevinden. De archivaris houdt hiervan een overzicht bij.
2.De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en documentaire verzamelingen.
Artikel 3. Collecties afkomstig van derden
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan zijn.
De archivaris verricht desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen en/of derden. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen die, indien nodig, door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.
De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens de gehanteerde tarieven van Archief Delft. Voordat de werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker op geïnformeerd over de kosten.
Hoofdstuk III. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Artikel 6. Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
houdt een systematisch overzicht bij van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
stellen van conversie of migratie een verklaring op als bedoeld in artikel 25, derde lid, van de Archiefregeling. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd. Ze geven aan op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de Archiefregeling is of kan worden voldaan;
sluiten ze overeenkomsten af met deze partijen. In deze overeenkomsten leggen ze het eigenaarschap en de gemeentelijke eindverantwoordelijkheid van deze documenten vast en benoemen de te treffen maatregelen in het kader van faillissement, beslaglegging of in inbeslagname bij betrokken private partijen;
In hun rol als beheerders van primaire processen creëren en behandelen medewerkers informatie. Van deze informatie:
Als kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer wordt het Kwaliteitshandboek Informatiebeheer Rijswijk (KIR) gehanteerd.
Artikel 10. Mededeling aan de archivaris
De archivaris ontvangt van de opgavenmanager Informatie tijdig mededeling van het voornemen tot:
Artikel 11. Positief advies van de archivaris
Bij de uitvoering van de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie is vooraf positief advies van de archivaris vereist:
Artikel 12. Bewaartermijnen van de informatie
De lijst van te vernietigen informatie dient goedgekeurd te worden door de archivaris. Die goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.