CVDR449909_1Budgethoudersregeling gemeente Middelburg 2017nlregelingMiddelburg2017-11-21MiddelburgGemeenteblad, 10-05-2017Budgethoudersregeling gemeente Middelburg 2017Gemeentewet, artikel 160 lid 1 sub ccollege van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2017-04-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2017-07-01Nieuwe regelingB&W-voorstel 174756 d.d. 23-03-2017GeenBudgethoudersregeling gemeente Middelburg 2017Burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg;gelet op:

Artikel 160, 1 lid c, van de Gemeentewet;

de “Financiële verordening gemeente Middelburg 2015”, artikel 24;

het “Overzicht Mandaat, vertegenwoordiging en ondertekening” en

de “Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid”

besluit vast te stellen de volgende:"Budgethoudersregeling gemeente Middelburg 2017"BegripsbepalingenArtikel1In deze regeling verstaan we onder:College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg.Budget: de middelen die via de programmabegroting, een tussentijdse begrotingswijziging of kredietverlening zijn toegekend aan kostenplaatsen, voorzieningen en/of investeringskredieten voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken;Budgethouder: directie, afdelingshoofd en projectleider die binnen de gegeven mandatering volgens het Overzicht Mandaat, vertegenwoordiging en ondertekening, dan wel binnen het projectplan, bevoegd is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten - hierna aangeduid als "verplichtingen" - aan en/of door de gemeente Middelburg, dan wel op een andere wijze de gemeente binnen een budget juridisch kan binden en verantwoordelijk is voor de bewaking en verantwoording aflegt aan het college over de uitvoering van de taakstelling.Verplichting: evenals opdracht de onherroepelijke handeling die leidt tot een definitievejuridische binding van de gemeente tot het doen van een uitgaaf.Project: een multidisciplinaire eenmalige activiteit, die door het college als zodanig is aangewezenen waarbij meerdere afdelingen van de gemeente zijn betrokken.Leveringen: de aankoop, lease, huur of huurkoop van producten.Diensten: een door opdrachtnemer te verrichten reeks beschreven handelingen die in een andere dan werkgever/werknemer relatie moeten worden verricht.Werken: het vervaardigen of oprichten van bouw- dan wel civieltechnische objecten, inclusief de in de opdracht begrepen materialen en het gebruik van materieel.Aanwijzing van budgethoudersArtikel21.De directie is de hoogst verantwoordelijke budgethouder, voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft.2.De directie kan per budget een afdelingshoofd of projectleider aanwijzen als budgethouder.3.Het afdelingshoofd wijst afdelingsmedewerkers aan die bevoegd zijn tot het coderen van de facturen.4.De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.Verantwoordelijkheden en bevoegdhedenArtikel3De budgethouder

is verantwoordelijk voor een rechtmatig en doelmatig beheer van de aan hem of haar toegewezen budgetten en een effectieve realisering van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

is verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen.

is verantwoordelijk voor het beheersen van risico’s bij het budget.

Artikel41.De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven ten laste van de aan hem/haar toegewezen budgetten tot maximaal:

de in de begroting opgenomen budgetten;

de bedragen van de vastgestelde investeringskredieten;

de omvang van de ingestelde voorzieningen.

Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat hiervoor voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld. 2.De budgethouder draagt zorg voor het verkrijgen en invorderen van inkomsten die verbonden zijn aan de hem/haar toegewezen budgetten en investeringskredieten. 3.Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven. 4.Voor bestellingen, opdrachtverstrekkingen, aanbestedingen van leveringen, werken en diensten is het verplicht rekening te houden met hetgeen is vastgelegd in de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.5.Na codering van een factuur wordt deze door de budgethouder geautoriseerd. Artikel5De functie van budgethouder is onverenigbaar met die van het coderen van facturen.BeheerArtikel6De budgethouder kan de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vastleggen dat de actuele stand van de al aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget evenals de voortgang van het project zichtbaar is.Vastlegging van de financieel-administratieve gegevens moet worden gedaan in het financieel-administratieve systeem. De budgethouder zorgt er voor dat een verplichting uit het administratieve systeem wordt verwijderd als deze teniet is gegaan.Artikel7Voor het betaalbaar stellen van facturen zijn in de financiële administratie twee rollen benoemd. De rol voor het coderen van de factuur en de rol van het autoriseren van de factuur. Degene die de factuur codeert tekent er daarmee tevens voor dat de prestatie is geleverd. De budgethouder is degene die de factuur autoriseert voor betaling.BudgetverschuivingenArtikel81.De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:

binnen hetzelfde taakveld;

binnen een krediet.

2.Bij het schuiven met budgetten geldt het volgende:

de verschuiving moet binnen de vastgestelde beleidskaders passen;

een niet geraamde bate mag niet aangewend worden ter compensatie van niet geraamde of overschrijding van lasten.

3.De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

rente en afschrijving;

subsidies en andere inkomens- en vermogensoverdrachten, deze zijn alleen onderlingsubstitueerbaar;

toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;

verrekeningen tussen baten en lasten.

Geldigheid budgetArtikel91.InvesteringskredietenNa ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van het activum wordt het betreffende investeringskrediet ultimo van het boekjaar afgesloten. Alleen als door de budgethouder deugdelijk wordt gemotiveerd waarom afsluiten van het krediet nog niet wenselijk is, kan een investeringskrediet nog maximaal twee jaar worden aangehouden. Hiertoe vindt in het kader van de jaarrekening overleg plaats tussen de budgethouder en het cluster Financiën van de afdeling Bedrijfsvoering. 2.Structurele uitgavenbudgettenEen structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel isbesteed, valt in principe vrij in het rekeningsresultaat. Alleen als door debudgethouder nadrukkelijk wordt gemotiveerd waarom overheveling naarvolgend jaar toch nodig is, wordt dit verzoek via de 2^e Bestuursrapportage ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. Overlopende verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar worden meegenomen naar het volgende jaar, op voorwaarde dat de opdracht in het oude boekjaar is verleend en ook de levering/activiteiten/werkzaamheden in het oude boekjaar zijn uitgevoerd. Als aan die voorwaarden is voldaan, worden de overlopende verplichtingen en vorderingen vastgelegd in de financiële administratie ten laste of ten gunste van het afgelopen boekjaar.3.Incidentele uitgavenbudgettenEen incidenteel uitgavenbudget dat in het begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan naar een volgend jaar worden overgeheveld als de met dat budget te leveren prestatie nog niet geheel is afgerond én in de begroting van volgend jaar voor een zelfde prestatie geen middelen zijn opgenomen. Incidentele uitgavenbudgetten vervallen als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarin de middelen zijn toegekend.Overheveling van budgetten vindt niet eerder plaats dan dat het college van Burgemeester en wethouders en de gemeenteraad hierover bij de 2^e Bestuursrapportage een besluit hebben genomen. VerantwoordingenArtikel10De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals dezeis vastgelegd in de Uitvoeringsinformatie voor het college en de tussentijdse wijzigingen daarvan.Periodiek rapporteert hij over de werkelijke uitkomsten van het budget, de geregistreerdeprestaties en de kengetallen en voorziet één en ander van analyses en toelichtingen. Tevensmeldt hij risico’s binnen het budget aan of wijzigt deze periodiek.Artikel11De afdeling Bedrijfsvoering coördineert namens de Directie de door de budgethouders conform artikel 10 opgestelde overzichten en brengt hierover verslag uit aan de Directie. De Directie brengt vervolgens verslag uit aan het college. Dit wordt opgenomen in de periodieke rapportages.SlotbepalingenArtikel12In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.Intrekken oude regelingArtikel13De“Regeling inzake budgethouders van de gemeente Middelburg 2008”, zoals laatstelijk vastgesteld op 1 juli 2010, wordt ingetrokken.InwerkingtredingArtikel14De regeling treedt in werking op 1 juli 2017 en heeft een onbepaalde werkingsduur.CiteertitelArtikel15Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Middelburg 2017”Aldus vastgesteld door burgemeesteren wethouders van Middelburgd.d. 11 april 2017.Burgemeester, Secretaris,