Organisatie | Meppel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening rekenkamercommissie Meppel 2017 |
Citeertitel | Verordening rekenkamercommissie Meppel 2017 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-03-2017 | 01-01-2017 | 27-07-2017 | nieuwe regeling | 16-02-2017 Gemeenteblad | 1207014 |
De commissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de commissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.
“Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de rekenkamercommissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of voorwendsel ook, enige gunst heb gegeven of beloofd.
Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of belofte heb aangenomen of zal aannemen.
Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de rekenkamercommissie naar eer en geweten zal vervullen.
Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! (Dat verklaar en beloof ik!)”.
Voor de uitvoering van zijn werkzaamheden werkt de commissie in een personele unie samen met de gemeenten Steenwijkerland en Westerveld.
1.De leden van de commissie ontvangen voor hun reguliere werkzaamheden van de drie gemeenten gezamenlijk een vast bedrag per maand gebaseerd op een tijdsinspanning van twee vergaderingen.
Deze reguliere werkzaamheden betreffen:
De daarbij behorende vergoeding bedraagt € 250,- per vergadering voor de voorzitter en € 175,- per vergadering voor de leden.
Artikel 3.3 Bevoegdheden van de commissie bij het uitvoeren van onderzoek
De commissie is bevoegd, indien en voor zover de gemeente uit anderen hoofde over deze bevoegdheid beschikt of daartoe toestemming heeft van de betrokken instellingen, ten aanzien van de volgende instellingen en over de daarbij genoemde periode, op de wijze als in de vorige leden van dit artikel bepaald onderzoek te doen bij:
andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening over garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft.
Artikel 3.4 Uitvoering van het onderzoek en rapportage
Het feitelijke onderzoek wordt door de commissie bij voorkeur uitbesteed aan onderzoekers of externe deskundigen, tenzij aard en omvang van het onderzoek dat niet nodig maakt. De rekenkamercommissie is de opdrachtgever van de onderzoeken, geeft aanwijzingen tijdens het onderzoek en behoudt na het onderzoek alle zeggenschap over het onderzoeksmateriaal en de resultaten van het onderzoek.
De commissie is bevoegd van de leden van het gemeentebestuur en van de ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van het onderzoek. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken.
De commissie stelt via de gemeentesecretaris de betrokken ambtenaren in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, opmerkingen over de correctheid van het feitenonderzoek aan de commissie kenbaar te maken. Betrokken zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.
De commissie vergadert in beslotenheid. De rapporten en verslagen van de commissie zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie rapporten of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. De leden van de commissie en degenen die ten behoeve van de commissie werkzaam zijn, zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hen daarover ter kennis is gekomen.
Artikel 4.2 Onderzoeksmedewerkers
Onderzoeksmedewerkers kunnen, indien de commissie hen daartoe de bevoegdheid als bedoeld in artikel 3.4 toekent, alle informatie verzamelen die de commissie in het belang van het onderzoek nodig acht. Zij hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot die informatie en zijn alleen verantwoording verschuldigd aan de commissie.
Toelichting Verordening rekenkamercommissie Meppel 2017.
De gemeenteraad kan een rekenkamer instellen. Indien de raad geen rekenkamer instelt, is artikel 81oa van de Gemeentewet van toepassing. Daarin staat dat de gemeenteraad bij verordening regels vaststelt voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. Met de vaststelling van deze verordening wordt aan deze verplichting voldaan. In artikel 81oa, 2e lid, van de Gemeentewet worden voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie de artikelen 182 en 185 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard.
Deze artikelen luiden als volgt:
1. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid.
2. Op verzoek van de raad kan de rekenkamer een onderzoek instellen.
1. De rekenkamer legt haar bevindingen en haar oordeel vast in rapporten, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn.
2. De rekenkamer deelt aan de raad, het college en, indien van toepassing, aan de betrokken instelling, de opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar aanleiding van haar bevindingen van belang acht. Aan de raad of het college kan zij ter zake voorstellen doen.
3. De rekenkamer stelt elk jaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar.
4. De rekenkamer zendt een afschrift van haar rapporten en haar verslag aan de raad en het college. Indien zij met toepassing van artikel 184 een onderzoek heeft ingesteld, zendt de rekenkamer tevens een afschrift van het rapport aan de betrokken instelling.
5. De rapporten en de verslagen van de rekenkamer zijn openbaar.
Deze artikelen zijn, waar nodig, voor de volledigheid verwerkt in de verordening.
Deze tekst sluit aan bij die van artikel 182 van de Gemeentewet en is omwille van de leesbaarheid en duidelijkheid in deze verordening opgenomen.
De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. In deze verordening is gekozen voor de benaming rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie bestaat uit drie zogenoemde externe leden. Zij worden door de raad voor een periode van vier jaar benoemd; deze periode kan één keer worden verlengd.
De commissie benoemt zelf een voorzitter uit de drie leden.
De verplichting de eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling is integraal van toepassing verklaard op de leden van de rekenkamercommissie.
Met een personele unie wordt bedoeld dat het weliswaar een zelfstandige rekenkamercommissie per gemeente betreft, maar dat de samenstelling van de commissie in alle in de personele unie deelnemende gemeenten dezelfde is.
Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en komt materieel overeen met artikel 81c, de leden 6 en 7, van de Gemeentewet waar het betreft leden van een rekenkamer.
Deze bepaling sluit aan bij de vereisten voor het lidmaatschap van een rekenkamer, zoals dat in de Gemeentewet is geregeld. Door aan te sluiten bij artikel 81f, eerste lid, van de Gemeentewet zijn de leden van de raad of van een gemeentelijke commissie uitgesloten van het lidmaatschap van de rekenkamercommissie.
Het werken in een personele unie is in de praktijk zeer functioneel en tijd en kostenbesparend, maar leverde in de toerekening van kosten aan de individuele gemeenten veel problemen op aangezien per vergadering niet altijd goed is aan te geven welke gemeente(n) de kosten van die vergadering zou moeten dragen. Daarnaast hanteerden de gemeente niet een gelijke berekeningsgrondslag (per dagdeel en per vergadering). De verordeningen van de drie gemeenten liepen wat dat betreft ook uiteen.
Om die reden is na overleg met de fractievoorzitters gekozen voor een systematiek waarbij de leden van de commissie een vaste vergoeding per maand ontvangen gebaseerd op een tijdsinspanning van twee vergaderingen per maand. De bedragen per vergadering voor de voorzitter en leden ad respectievelijk € 250 en € 175 zijn niet gewijzigd.
Dit bedrag per maand wordt vervolgens verdeeld over de in de personele unie samenwerkende gemeenten op basis van het aantal per jaar te verrichten onderzoeken. In tegenstelling tot hetgeen in de te vervallen verklaren verordening was opgenomen wordt er nu voor Meppel ook maar één onderzoek gedaan. De kosten zullen naar de verhouding 1:1:1 worden verrekend. Dat was 2:1:1.
In de te vervallen verordening waren er in de leden 2 en 3 (oud) twee verschillende bedragen opgenomen, namelijk een bedrag van € 50,-- voor reguliere werkzaamheden en een bedrag van € 80,-- voor het doen van een onderzoek. In de praktijk bleken deze verschillen niet of nauwelijks toerekenbaar aan de werkzaamheden van de leden van de rekenkamercommissie. Er is nu één bedrag van € 65,-- opgenomen (gemiddeld). Het lid 5 is nieuw. Hierin is de indexatie van de te vergoeden kosten opgenomen. Er is aansluiting gezocht bij de jaarlijkse circulaire van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties waarin de indexering van de vergoedingen van de raads- en commissieleden wordt geregeld. Reis- en verblijfkosten worden vergoed op basis van de in de gemeente vigerende reis- en verblijfkostenregeling.
Niet direct aan een gemeente toe te rekenen kosten worden gelijkelijk (1:1:1) over de gemeenten verdeeld.
In het reglement van orde moet onder meer de wijze om tot besluitvorming te komen worden geregeld, alsook de vervanging van de voorzitter en de secretaris.
Volgens artikel 182, lid 2 Gemeentewet kan de raad een verzoek doen om een onderzoek in te stellen. Die bepaling is hier herhaald. De rekenkamercommissie is niet verplicht daaraan gehoor te geven, maar zal dit als een zwaarwegend punt in de afweging betrekken, omdat het 'verzoekrecht' niet voor niets in de wet is vermeld. Daarom mag van de commissie worden verwacht dat zij de reden aangeeft als een dergelijk verzoek niet wordt gehonoreerd.
Dit artikel is opgenomen om als rekenkamercommissie ook onderzoek te kunnen verrichten bij instellingen en organisaties waar de gemeente aanmerkelijke (financiële) banden mee onderhoudt dan wel anderszins nauw bij is betrokken.
M.b.t. de gesubsidieerde instellingen wordt geadviseerd om in de algemene subsidieverordening van de gemeente een bepaling op te nemen die bedoelde gesubsidieerde instellingen verplicht aan onderzoek van de rekenkamercommissie mee te werken.
Zie ook artikel 185 Gemeentewet: de daar genoemde procesregels zijn in dit artikel
verwerkt en verder uitgewerkt. Dit laatste betreft met name de toepassing van hoor en wederhoor, zowel ambtelijk als naar het gemeentebestuur. Het ambtelijk wederhoor (en andere betrokkenen) betreft het feitenonderzoek (lid 5). Zodra de commissie haar rapport heeft vastgesteld, wordt het gemeentebestuur in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze op het rapport te geven (lid 7). Deze zienswijze wordt toegevoegd aan het rapport.
Als er uitgebreid onderzoek moet worden gedaan zal het als regel aanbeveling verdienen om het feitelijke onderzoek uit te besteden, hetzij aan door de commissie aan te trekken onderzoekers (denk in dit verband aan de mogelijkheid van het opzetten van een intergemeentelijke onderzoekspool), hetzij aan externe deskundigen. Wel blijft de commissie ook dan verantwoordelijk voor het onderzoek en de daarop te baseren rapportage.
Niet altijd hoeft naar het middel van diepgravende langdurige onderzoeken gegrepen te worden.
Soms kan een kort onderzoek naar de gang van zaken al voldoende zijn voor relevante conclusies en aanbevelingen. In die gevallen ligt het voor de hand dat de commissie zelf het onderzoek uitvoert. De commissie vergadert in beslotenheid, terwijl de rapporten als regel openbaar zijn; voorzien is in een regeling van geheimhouding, gerelateerd aan de criteria in de Wet Openbaarheid Bestuur.
Verder staat het de commissie vrij haar eigen wijze te kiezen om rapporten openbaar te maken. Veelal zal er behoefte zijn om via de media bekendheid te geven aan de uitkomsten van het onderzoek. De rapporten zijn na toezending aan de gemeenteraad in principe openbaar. Dat wordt via een persbericht geëffectueerd.
Uit een oogpunt van het onafhankelijk functioneren van de commissie zou het de voorkeur kunnen hebben, dat de ambtelijk secretaris niet werkzaam is bij de gemeente.
Anderzijds moet worden bedacht dat het hier gaat om een functie van beperkte omvang. Het is dan praktisch hiervoor een oplossing te zoeken in een combinatiefunctie. De raad heeft daarbij uitgesproken, dat de secretariaatsfunctie vanuit de griffie vervuld wordt. Voorts is een vierde lid toegevoegd dat bepaalt dat de secretaris niet als zodanig kan functioneren als hij/zij zelf onderwerp is van onderzoek.
Overigens is ook een optie dat de secretariaatsfunctie door iemand wordt ingevuld namens meerdere gemeenten.
De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het aan de commissie toegekende budget.