Regeling Gesprekscyclus gemeente Krimpenerwaard 2017

I Algemeen

• 1.

  De jaarcyclus bestaat uit een planningsgesprek,voortgangsgesprek en resultaatgesprek.

  Deze gesprekken hebben een wederzijds karakter. Voor het nemen van rechtspositiemaatregelen wordt een beoordeling opgemaakt. De beoordeling heeft een eenzijdig karakter. Dit maakt onderdeel uit van het resultaatgesprek. De gesprekken worden verdeeld over een periode van twaalf maanden.

• 2.

  Gesprekspartners

  De gehele gesprekscyclus wordt verzorgd door de direct hiërarchischleidinggevende (in het vervolg aangeduid als ‘leidinggevende’). Hij houdt zowel de plannings-, voortgangs- als resultaatgesprekken. De leidinggevende kan gebruik maken van een informant (coördinator, seniormedewerker, mentor of voorman). De leidinggevende maakt de formelebeoordeling op.

• 3.

  Twee formele momenten per jaar

  Leidinggevende en medewerker komen aansluitend op het resultaatgesprek tot nieuwe planningsafspraken voor de komende jaarcyclus. Het resultaatgesprek en het planningsgesprek worden hierdoor een gecombineerd gesprek. In de praktijk zijn er dus twee formele gespreksmomenten; een gecombineerd resultaat/planningsgesprek en halverwege de periode een voortgangsgesprek.

• 4.

  Initiatief

  De medewerker neemt in principe initiatief tot het opstellen van de plannings-, voortgangs en resultaatgesprekken en het opstellen van eventuele ontwikkelafspraken (POP). Hiermee stimuleert de werkgever de werknemer om de regie voor zijn loopbaan in eigen handen te nemen. Dit past bij het personeelsbeleid van de gemeente.

II Het planningsgesprek

De cyclus start met het in het gespreksformulier vastleggen van de afspraken voor de komende periode. Het gaat om:

• a.

  Te behalen resultaten

  Leidinggevende en medewerker maken afspraken over de te verrichten taken. Het gaat om de grote lijnen, om taken die substantieel veel van de beschikbare tijd in beslag nemen. De afspraken zijn haalbaar, duidelijk en te evalueren.

• b.

  Ontwikkelafspraken

  Daarnaast worden afspraken gemaakt over het ontwikkelen van gedrags- en vaardigheidscompetenties, het opdoen van kennis en de wijze waarop de werkgever hierin kan ondersteunen. Naast afspraken over de huidige functie, vindt er ook een doorkijk naar de toekomst plaats (ambities).

• c.

  Overige gespreksonderwerpen

  Verder komen onderwerpen aan de orde die het functioneren van de medewerker beïnvloeden. Hieruit voortvloeiende afspraken worden vastgelegd. Mogelijke gespreksonderwerpen zijn onder andere: Relatie medewerker - leidinggevende, relatie met collega’s, positie binnen het team, werkdruk, balans werk/privé, werksfeer en arbeidsomstandigheden.

III Het voortgangsgesprek

Halverwege de gesprekscyclus maken leidinggevende en medewerker in een voortgangsgesprek de tussenbalans op. Er wordt gesproken over wat goed gaat of beter kan en over het tussentijds bijstellen van afspraken. Dit gesprek vindt eenmaal per jaar plaats, maar wanneer nodig vaker. De afspraken uit dit gesprek worden vastgelegd in het gespreksformulier.

IV Resultaatgesprek

• 1.

  Aan het einde van de jaarcyclus wordt het functioneren in het afgelopen jaar per gemaakte afspraak geëvalueerd. Leidinggevende en medewerker bespreken op welke wijze de resultaat- en ontwikkelafspraken zijn uitgevoerd. De conclusies worden vastgelegd in het gespreksformulier.

• 2.

  De uitkomsten van het resultaatgesprek zijn een goede basis voor verbetering of verandering in de toekomst. Wat is haalbaar gebleken en hoe kan de medewerker tot (nog) betere of andere resultaten komen. Hierover worden afspraken gemaakt in het planningsgesprek voor de nieuwe jaarcyclus.

• 3.

  De beoordeling

  • a.

    De leidinggevende maakt een beoordeling op indien er een formele rechtspositionele beslissing moet worden genomen over vast dienstverband, beloning of functioneren medewerker. Een beoordeling wordt ook opgemaakt op verzoek van de leidinggevende en/of medewerker.

  • b.

    Bij de beoordeling voorziet de leidinggevende de evaluatie van elke resultaat- en ontwikkelafspraak van een gradatie. Vervolgens geeft hij een eindoordeel over het totale functioneren door middel van een gradatie en bijbehorende motivering.

  • c.

    De gradaties zijn:

    • (1)

      Onvoldoende: Afspraak niet in volle omvang en naar behoren gerealiseerd (tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit resultaat niet op afgesproken niveau)

    • (2)

      Goed: Afspraak in volle omvang en naar behoren gerealiseerd (tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit duidelijk op afgesproken niveau)

    • (3)

      Uitstekend: Afspraak aantoonbaar meer dan naar behoren gerealiseerd (tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit (ver) boven het afgesproken niveau)

  • d.

    De leidinggevende bespreekt de opgemaakte beoordeling aan het einde van het resultaatgesprek. De medewerker kan zijn zienswijze over de inhoud van de beoordeling naar voren brengen. De leidinggevende kan naar aanleiding van de besproken argumenten de inhoud van de beoordeling wijzigen.

  • e.

    De leidinggevende dateert en tekent het gespreksformulier, de medewerker tekent voor akkoord of eventueel voor gezien. Met de ondertekening van de leidinggevende is de beoordeling formeel vastgesteld en is het een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Hiertegen kan binnen zes weken bezwaar worden aangetekend bij burgemeester en wethouders.

V Afwijking van de regeling

Burgemeester en wethouders kunnen in gevallen waarin deze regeling niet voorziet, nadere regels stellen. De ondernemingsraad wordt hierover geïnformeerd.

VI Inwerkingtreding

Deze regeling, die kan worden aangehaald als “Regeling gesprekscyclus gemeente Krimpenerwaard 2017”, treedt in werking op de dag na publicatie in het Gemeenteblad.