| Organisatie | Terneuzen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid 2007 |
| Citeertitel | Inkoopbeleid 2007 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | handel bedrijf besteding product dienst organisatie |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-05-2007 | Onbekend | 08-05-2007 Onbekend | Onbekend |
Inkoop staat de laatste jaren bij bedrijven en organisaties steeds meer in de belangstelling. Voor overheden geldt dat gemeenschapsgelden zo efficiënt en effectief mogelijk moeten worden besteed en dat over die bestedingen verantwoording moet worden afgelegd.
Naast financiële voordelen biedt professioneel inkopen ook kwaliteitsvoordelen. Kwaliteit van de inkoop uit zich in de kwaliteit van de producten, diensten en werken zelf, maar ook in de beheersing van de doorloop -en levertijden, het voorkomen van onverwachte budgetoverschrijdingen, het voorkomen van toekomstige problemen en de integriteit van de gemeentelijke organisatie met haar betrokken functionarissen. Professioneel inkopen gebeurt meestal in teamverband in de organisatie, hetgeen gezamenlijke besluitvorming en verantwoording oplevert.
Tot inkoop en aanbesteding behoren alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, over het algemeen na opdrachtverlening, een prestatie heeft verricht. Zo’n prestatie kan betrekking hebben op levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. De woorden “inkoop”en “aanbesteding” kunnen door elkaar gebruikt worden. Het woord “inkoop”wordt vaker gebruikt bij leveringen en diensten, het word “aanbesteding”wordt vaker gebruikt bij werken.
Basis en doelstelling van het inkoopbeleid
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op de algemene beginselen van behoorlijk bestuur: openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid.
Openheid houdt in dat inkoopprocessen transparant moeten zijn (echter niet altijd openbaar) en verantwoord moeten kunnen worden.
Objectiviteit wil zeggen dat inkoopprocessen gebaseerd worden op feiten, niet op gevoel en vooroordelen. Zo worden er bijvoorbeeld op voorhand geen potentiële externe partijen, producten, diensten of werken uitgesloten.
Zorgvuldigheid betekent hier een professionele en inkooptechnisch verantwoorde wijze van werken.
De doelstelling van het inkoop en aanbestedingsbeleid is het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van producten, diensten en werken van noodzakelijke kwaliteit tegen lage integrale kosten op langere termijn.
Noodzakelijke kwaliteit wil zeggen: optimaal geschikt voor de functionele behoefte, niet meer en niet minder. Het gaat niet alleen om de kwaliteit van het product, dienst of werk, maar ook om de kwaliteit van direct daarmee samenhangende zaken, zoals service, logistiek, informatie, garantie, voorwaarden etc.
Lage integrale kosten houdt in dat alle kosten over de gehele levenscyclus die direct verband houden met de keuze voor een product, dienst of werk meegenomen worden in de financiële afweging (TCO = Total cost of ownership).
Er wordt derhalve gestreefd naar een optimale prijs - kwaliteitsverhouding.
Het totale proces voor het verwerven van goederen en het uit laten voeren van diensten en werken wordt het inkoopproces genoemd.
In elk inkoopproces worden de volgende 6 fasen onderscheiden. Ieder van de 6 fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en een fase kan niet gestart worden voordat de voorafgaande fase goed is afgesloten.
Juist in de fasen specificeren, selecteren en contracteren is door professionalisering veel financieel en kwalitatief voordeel te behalen. In de specificatie fase wordt basis gelegd voor de keuze van product en daarmee indirect vaak voor een leverancier met alle kosten die uit een dergelijke keuze voortvloeien.
De toe te passen inkoopstrategie wordt bepaald door de combinatie van 2 factoren:
Elk inkoopsegment heeft haar eigen toe te passen inkoopstrategie.
Hefboom producten – inkoopstrategie: maximale concurrentie
Routine producten – inkoopstrategie: efficiënte processen
Strategische producten – inkoopstrategie: samenwerking
Knelpunt producten – inkoopstrategie: zekerstellen
In het algemeen kun je zeggen dat het bundelen van volumes (verzamel/raamcontracten), het standaardiseren van specificaties en het zoeken naar alternatieve leveranciers (evt. door kleine aanpassingen in de specificatie) inkooppakketten richting de categorie hefboomproduct brengt alwaar het meeste geld te verdienen valt.
Spend analyse en contract beheer.
Een spend analyse geeft inzicht in de inkoopuitgaven van een organisatie. Vragen die daarbij beantwoord worden zijn o.a. hoeveel geven we uit, naar welke leveranciers gaat dat geld, hoeveel facturen ontvangen we etc. De facturenstroom wordt bij deze analyse als basis gebruikt. Uit de kwalitatieve analyse van de facturenstroom kunnen een aantal vragen geformuleerd worden (waarom deze leveranciers - waarom zo veel verschillende leveranciers en/of facturen binnen een bepaalde categorie). Het is belangrijk daarna over te gaan naar de kwalitatieve analyse waarbij de verschillende afdelingen eventueel antwoord op bovenstaande vragen kunnen geven.
Een centraal contractbeheer zorgt ervoor dat het cluster centraal inkoop een totaaloverzicht (helikopter view) van de inkoopstromen binnen de organisatie heeft. De contracten worden als een raster over de factuuranalyse gelegd worden waardoor de gaten zichtbaar zijn. Daarnaast wordt het stilzwijgend verlengen van contracten of het te laat oppakken van inkooptrajecten voorkomen.
Het vergelijken van de reeds afgesloten contracten met de inkoopstromen en de opvallende zaken uit dit vergelijk en uit de spend analyse leiden tot een inkoopactieplan. Natuurlijk worden hierin ook aflopende contracten en vragen uit de organisatie meegenomen.
Ethische en economische beleidsuitgangspunten
Het normen- en waardepatroon van de gemeente is gebonden aan de beginselen van behoorlijk bestuur (openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Specifiek voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn een aantal specifieke beleidsuitgangspunten van belang.
·Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie
Hier wordt direct verwezen naar het integriteitsbeleid van de gemeente Terneuzen. Van belang is dat de betrokken personen bij een inkoop- of aanbestedingsproces een zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) leveranciers, dienstverleners en aannemers, Functiescheiding bij de verschillende taken in het inkoopproces is daarom zeer belangrijk.
·Naleven van wet en regelgeving
Het naleven van wet en regelgeving is een verplichting en geen keuze. Het naleven van de regels wordt expliciet als beleidsuitgangspunt opgenomen om nauwgezetter toe te zien op het naleven van bijvoorbeeld de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Aanpassingen als gevolg van wetgeving zullen in de inkoopprocedure naar voren komen.
·Ethische eisen aan de leveranciers
Aan leveranciers, dienstverleners en aannemers worden eisen gesteld met betrekking tot hun rol als werkgever. Zij worden geacht zich te houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden (o.a. geen gebruik van kinderarbeid, geen sprake van discriminatie etc.).
In voorkomende gevallen worden ook milieuaspecten van te leveren producten als extra eis in de specificatie opgenomen. Het gaat hierbij om het integreren van duurzaamheids criteria in het inkoopproces (bijvoorbeeld het beschikken over een milieuzorgsystemen of het hebben van een milieukeurmerk). Op initiatief van de Ministeries van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) en Economische Zaken (EZ) is in 1999 het programmabureau ‘Duurzaam inkopen’ hiervoor opgezet. In de notitie duurzaam inkopen wordt dit onderwerp verder uitgewerkt.
·Balans in beoordeling van prijs en kwaliteit
Bij het beoordelen van offertes en aanbiedingen kunnen als gunningcriteria gekozen worden: de laagste prijs (alleen controle of aan de minimale gestelde kwaliteitseisen wordt voldaan, waarna de aanbiedingsprijs bepalend is) of de economische meest voordelige aanbieding (naast de prijs zijn een aantal aanvullende criteria bepalend, zoals kwaliteit, risico, levertijd, betrouwbaarheid etc.). Alle gebruikte criteria moeten objectief zijn en dienen voor de aanbesteding bekend te zijn.
·Regionale of locale aanbieders
Door het beleidsuitgangspunt van non-discriminatie hebben regionale en locale aanbieders evenveel kansen en mogelijkheden als elke andere willekeurige aanbieder. Vaak hebben zij wel al een natuurlijk voordeel door bekendheid met de locale situatie en de geringere reisafstanden. Belangen van lokale leveranciers zullen in het inkoopproces meegenomen worden door bij een offerteaanvraag, indien mogelijk tenminste 1 aanvraag bij een geschikte lokale aanbieder worden gedaan.