INKOOP- en AANBESTEDINGSBELEID Metropoolregio Rotterdam Den Haag

INKOOP - en AANBESTEDINGS BELEID Metropoolregio Rotterdam Den Haag

Overwegingen bij het beleid:

• 1)

  Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de MRDH moet voldoen aan de huidige wet en regelgeving zoals die per 1 juli 2016 in de Aanbestedingswet (met bijlagen zoals de Gids Proportionaliteit) is opgenomen.

• 2)

  Daarnaast moet het beleid de ruimte in de wet benutten om de samenwerking tussen MRDH en deelnemende gemeenten daarin, mogelijk te maken. Het betekent dat de MRDH en de gemeenten elkaar opdrachten kunnen verstrekken zonder dat dit in strijd is met de Aanbestedingswet.

• 3)

  Daarnaast wil de MRDH opdrachten die verstrekt worden zo duurzaam als mogelijk laten uitvoeren. Daar waar het materialen betreft (zoals bussen op duurzame brandstoffen), kan de MRDH die eisen zelf stellen. Daar waar het echter gaat om bij de uitvoering van opdrachten mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt te betrekken, wil de MRDH dit laten uitvoeren door de gemeenten. Ook dit is in het inkoopbeleid verwoord.

• 4)

  Voor het format van het inkoopbeleid van de MRDH is aansluiting gezocht bij het standaard inkoopbeleid van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

   

Uitgangspunten van het beleid:

• a)

  De basis van het inkoopbeleid MRDH is gebaseerd op de Aanbestedingswet (versie juli 2016), de Financiële verordening, het organisatiebesluit en het mandaatbesluit van de MRDH.

• b)

  De Aanbestedingswet, die een codificatie is van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen, bestaat uit vier delen:

  Deel 1: Beginselen en uitgangspunten bij aanbesteden

  Deel 2: Overheidsopdrachten en prijsvragen voor overheidsopdrachten

  Deel 3: Speciale-sectoropdrachten en prijsvragen voor speciale-sectoropdrachten

  Deel 4: Overige bepalingen (o.a. gedragsverklaring aanbesteden)

• c)

  Deel 1en 4 van de wet zijn van toepassing op alle organisaties die onder de wet vallen, deel 2 is voor overheidsorganisaties en deel 3 is voor zogenaamde speciale sectoren organisaties.

• d)

  De MRDH voldoet aan de eisen die in de Europese Richtlijn gesteld worden aan een zogenaamde speciale sector organisatie, dat wil zeggen een organisatie die zich bezig houdt met ofwel gas, warmte en elektriciteit, ofwel postdiensten, ofwel Vervoersdiensten.

• e)

  De MRDH heeft een bedrijfsvoering (grotendeels) gericht op Vervoersdiensten en waarvoor de wettelijke voorwaarden gelden:

  * dat zij is opgericht voor een specifieke doel van algemeen belang en * dat zij rechtspersoonlijkheid bezit en

  * dat zij voor het merendeel door de staatsinstantie wordt gefinancierd en

  * dat zij een bestuursorgaan heeft waarvan de leden voor meer dan de helft door de staat, de regionale of lokale overheidsinstanties zijn aangewezen.

• f)

  Dat betekent dat de MRDH volgens de wet een Publiekrechtelijke instelling is en de MRDH voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid moet aansluiten bij Deel 3 van de Aanbestedingswet.

   

  • 1.

    Doelstellingen organisatie

• a.

  Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. Daarnaast koopt de MRDH efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de beschikbare middelen staan centraal.

• b.

  De MRDH zal een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot o.a. tot uitdrukking in slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de wederpartij en in wederzijds respect tussen de MRDH en de wederpartij.

• c.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

• d.

  De MRDH zal bij opdrachten een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop stellen.

• e.

  Het inkoopbeleid van de MRDH sluit in ieder geval aan bij de Financiële Verordening MRDH en de Controleverordening MRDH.

   

  • 2.

    Juridische uitgangspunten

• a.

  De MRDH leeft de relevante wet- en regelgeving na, waaronder de van toepassing zijnde Europese Richtlijnen.

• b.

  De Gids Proportionaliteit, de ARW 2016 en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

• c.

  Het burgerlijk wetboek als het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• d.

  De Wet Gemeenschappelijke Regelingen, de Gemeenschappelijke Regeling MRDH Rotterdam Den Haag en, daar waar van toepassing, de Gemeentewet.

• e.

  De MRDH neemt bij opdrachten en concessie overeenkomsten de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: gelijke behandeling, non-discriminatie, transparantie, proportionaliteit (evenredigheid) en wederzijdse erkenning.

• f.

  De MRDH neemt de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

• g.

  Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de MRDH. Afwijkingen van het inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van een daartoe bevoegd orgaan.

   

  • 3.

    Ethische en ideële uitgangspunten

• a.

  De MRDH stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

• b.

  De MRDH contracteert enkel integere ondernemers, bijvoorbeeld door het toepassen van uitsluitingsgronden.

• c.

  De MRDH neemt bij de bedrijfsvoering milieuaspecten in acht.

• d.

  De MRDH zal waar mogelijk bij opdrachten de betrokken ondernemer in contact brengen met arbeidsmarktregio van MRDH-gemeenten om die gemeenten en de ondernemer social return toe te laten voegen aan de opdracht.

• e.

  De MRDH zal waar mogelijk bij de selectie- en/of gunningcriteria voor een opdracht duurzaamheidscriteria opnemen.

• f.

  De MRDH zal het Manifest Professioneel Duurzaam Inkopen ondertekenen.

   

  • 4.

    Economische uitgangspunten

• a.

  Inkoop bij de MRDH vindt waar mogelijk plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse.

• b.

  De MRDH selecteert onafhankelijk de ondernemers met wie wordt samengewerkt. De MRDH zal in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes in ondernemers bij haar inkoop en kiest voor een onafhankelijke ondernemersrelatie.

• c.

  De MRDH heeft oog voor de regionale economie, bijvoorbeeld bij de keuze van ondernemers voor een enkelvoudige- of meervoudig onderhandse marktbenadering, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

• d.

  Local Sourcing kan waar mogelijk bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop en aan de doelstellingen van de MRDH

• e.

  De MRDH richt zich voor verwerving van producten en diensten binnen de geldende regelgeving waar mogelijk op de betrokken gemeenten.

• f.

  Bij het bepalen van de inkoopprocedure wordt een door de Secretaris Generaal vastgesteld inkoop- en aanbestedingsreglement gevolgd.

• g.

  Uitgangspunt voor het inkoop- en aanbestedingsreglement is de status als Publiekrechtelijke instelling van de MRDH op basis van deel 3 van de Aanbestedingswet 2012.

   

  • 5.

    Inkoop- en aanbestedingsregimes

    De MRDH heeft twee inkoop- en aanbestedingsregimes. Eén die past bij de bedrijfsvoering, en één die past bij de instandhouding van de organisatie.

     

    Deel 3 van de Aanbestedingswet is uitsluitend van toepassing bij inkoop- en aanbesteding van opdrachten voor leveringen/diensten/werken die ten behoeve van de bedrijfsvoering van de MRDH (de directie Va, de directie Ev en een deel van de afdeling Bedrijfsvoering) worden verstrekt. De bedrijfsvoering heeft een rechtstreeks verband met de taken die in wet – en regelgeving aan de MRDH zijn toebedeeld. De onderstaande regimes zijn daarom uitsluitend voor opdrachten ten behoeve van de bedrijfsvoering van de MRDH:

     

* Minimaal 2 offertes aanvragen en maximaal 6 offertes in overeenstemming

met de Gids Proportionaliteit. De keuze tussen 2 en 6 offertes is afhankelijk van de geraamde waarde van de opdracht EN van de betreffende markt.

 

Voorbeeld: met een geraamde waarde van € 60.000 is twee offertes proportioneel, maar bij een geraamde waarde van € 200.000 zijn 4 of 5 offertes proportioneel, tenzij de betreffende markt uit niet meer dan bijvoorbeeld drie gerede ondernemers bestaat.

 

Facilitaire leveringen/ diensten / werken

Naast de leveringen/diensten/werken die passen in de bedrijfsvoering van de MRDH, zijn er leveringen/diensten/werken die uitsluitend gericht zijn op het in stand houden van de organisatie MRDH. Het betreft de facilitaire zaken als bijvoorbeeld schoonmaak, koffieapparaten, meubilair, end. Voor deze leveringen/diensten/werken de bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 van toepassing die ook gelden voor de decentrale overheid.

De onderstaande regimes zijn daarom van toepassing voor facilitaire opdrachten.

 

• 6.

  Inkoopreglement

Door de secretaris-generaal (SG) zal op basis van deze uitgangspunten een intern Inkoopreglement worden opgesteld waarmee het inkopen en aanbesteden door de MRDH praktisch wordt vormgeven. Het regelement zal door middel van updates de ontwikkelingen in de praktijk volgen. In het Inkoopreglement zullen met name worden opgenomen:

 

• ·

  een procedure waarmee de SG kan beslissen af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid die geen Europese aanbesteding vereist.

• ·

  een klachtenprocedure voor marktpartijen

• ·

  een standaard ramingsformulier

• ·

  een standaard offerte aanvraagbrief

• ·

  een standaard offerte beoordelingsmatrix

• ·

  een standaard opdrachtbrief

• ·

  een standaard afwijzingsbrief

   

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag d.d. 10 maart 2017,

 

de secretaris-generaal,

mw. mr. drs. A.W.H. Bertram

 

de voorzitter,

ing. A. Aboutaleb