Organisatie | Aalburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer gemeente Aalburg 2017 |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer gemeente Aalburg 2017 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Archiefverordening Gemeente Aalburg 2017
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-04-2017 | 17-01-2019 | Nieuwe regeling | 07-02-2017 Het Kontakt van 12 april 2017 | Geen |
In dit besluit wordt verstaan onder:
Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Ons college bepaalt dat er een kwaliteitssysteem wordt gehanteerd conform de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer (VNG 2016). De uitwerking hiervan komt terug in het Handboek DIV en Handboek Vervanging (2016).
Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
Artikel 6 Mededeling aan de archivaris
De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
Artikel 7 Positief advies van de archivaris
In het geval het hoofd van het organisatieonderdeel de hierna genoemde handelingen metbetrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:
Hoofdstuk III. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is (zijn) de bewaarplaats(en), die het algemeen bestuur van het streekarchief Langstraat Heusden Altena krachtens artikel 34 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena aanwijst.
De overgebrachte archiefbescheiden bevinden zich in de archiefbewaarplaatsen van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena. Debevoegdheid tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats(en) als bedoeld in artikel 31 van de wet door het college van burgemeester en wethouders is conform de gemeenschappelijke regeling overgedragen aan het algemeen bestuur.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt
voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en
verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen
verordening. Dit is uitgewerkt in de Archiefverordening gemeente Aalburg 2017.
Het onderhavige besluit geeft een nadere invulling van artikel 6 van de Archiefverordening gemeente Aalburg 2017.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de
bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van
de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de
ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders
aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het
beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering
mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het
mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Hoofdstuk I: Begripsbepalingen
Archiefruimte: hieronder worden ook verstaan de voorzieningen voor de opslag en bewaring
van digitale informatie, waaronder een serverruimte, e-depot, private cloud.
Authenticeren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk.
De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in
Informatie: in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term ‘informatie’ gebruikt in plaats van het
begrip ‘archiefbescheiden’. Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer
informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen
of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. De
begrippen ‘archiefbescheiden’ en ‘informatie’ worden in het kader van dit besluit als
synoniem beschouwd. In de Archiefwet 1995 is een uitgebreide definitie van het begrip ‘archiefbescheiden’ opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die (in dit
geval) de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de
werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
Informatiebeheer: de definitie van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van het hoofd van het organisatieonderdeel ophoudt.
Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet- en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere gevallen houdt de beheerverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan een ander organisatieonderdeel (bijvoorbeeld bij het overdragen van taken, waar de informatie betrekking op heeft, naar andere organisatieonderdelen), of bij het overdragen van informatie door de gemeente aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding.
Organisatieonderdeel: bedoeld worden de diensten, bedrijven, commissies, raden, zelfstandige projectbureaus en overige als zodanig aan te merken organisaties.
Hoofdstuk II: De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot
doel heeft het waardering- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen
bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet
alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van
informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde
overbrenging en openbaarheidsbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken.
Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld. (Door middel van deelname aan TIOS) . Zie voor een toelichting de Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden, uitgebracht in februari 2015 in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten en Unie van Waterschappen en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur enWetenschap (OCW).
Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders
een kwaliteitssysteem toepast waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het
informatiebeheer moet voldoen.
Artikel 4, eerste en tweede lid
Het hoofd van het organisatieonderdeel is de functionaris die is belast met de algehele
dagelijkse leiding van het organisatieonderdeel: de directeuren van de diensten, bedrijven en
zelfstandige projectbureaus, de secretarissen van adviesraden en commissies, en overige
daartoe aangewezen functionarissen. Het tweede lid is opgenomen om de bewijswaarde van
Misschien ten overvloede wordt opgemerkt dat het hier alleen om een beschrijving gaat van
de bevoegdheidsverdeling door middel van (onder)mandaten. De (onder)mandatering zelf
gebeurt in afzonderlijke besluiten.
Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, dynamisch en
semi-statisch archiefbeheer, vernietiging, overbrenging, en beheer van de archiefruimte.
Voorbeelden zijn: een postbehandelingsprocedure inclusief een e-mailprocedure; een
archiefprocedure inclusief procedure voor de vernietiging of overbrenging van informatie; een
procedure voor het beheer van de archiefruimte; procedures voor het beheer van digitale
informatie waaronder een procedure voor de conversie en migratie van informatie; een
procedure voor het beheer van informatie in ketenprocessen.
Informatie dient op zaakniveau (dossierniveau) in het overzicht opgenomen te worden. In het
systematische overzicht worden ook alle (bedrijfs-)systemen opgenomen waarmee en
waarin informatie, ongeacht de vorm, wordt beheerd. Overzichten worden bijgehouden op
basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema zoals wettelijk
voorgeschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Ook hulpmiddelen zoals een
documentair structuurplan of een zaaktypencatalogus kunnen hiertoe worden ingezet.
Dit overzicht vormt de essentie van het kwaliteitssysteem zoals bedoeld in artikel 3 in die zin
dat uit toetsing van de eisen blijkt in hoeverre daaraan niet voldaan wordt en welke
maatregelen getroffen moeten worden.
Deze bepaling beoogt te garanderen dat de archieven van de organisatieonderdelen de
authentieke dan wel geauthenticeerde informatie omvatten. Informatie kan rechtskracht
ontlenen aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitmaakt van
een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze
authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet. Zie voor een toelichting op het begrip‘vervanging’ de toelichting bij artikel 7 onder b.
Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel
archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een
Voorbeelden zijn, naast de Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet
bescherming persoonsgegevens, de Auteurswet, en NEN-ISO-normen.
Met ‘tijdig’ wordt bedoeld zodanig vroeg in het desbetreffende proces dat de archivaris
daadwerkelijk invloed kan uitoefenen gelet op zijn expertise.
Hiermee worden systemen in enge zin bedoeld: de technische voorzieningen (hard- ensoftware) en de wijze waarop deze worden ingericht, inclusief voorschriften voor onderhoud
en gebruik. Voorbeelden zijn een document management systeem (DMS) of een recordsmanagement applicatie (RMA).
Wanneer informatie op een andere drager wordt overgezet (bijvoorbeeld door een
reproductie te maken) met de bedoeling om het origineel te vernietigen en het nieuwe
exemplaar de status van origineel te verlenen (authenticiteit), is sprake van vervanging.
Wanneer informatie in eigendom wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon of
natuurlijke persoon is sprake van vervreemding. Overdracht van informatie van een
organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel is geen vervreemding omdat de
informatie binnen dezelfde rechtspersoon (de gemeente) blijft.
Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling
wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. Digitale
afgehandelde informatie moet totdat deze wordt overgebracht eveneens duurzaam,geordend en toegankelijk worden gearchiveerd. Daartoe dienen systemen zoals bedoeld in
artikel 7 onder a. Ook de op termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en
toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Voor de
archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen
rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn
Overdracht van informatie vindt uitsluitend plaats wanneer een taak wordt overgedragen van
een organisatieonderdeel naar een ander organisatieonderdeel én de informatie nodig is
voor de uitvoering van de desbetreffende taak. Met overdracht van informatie wordt niet
bedoeld de overbrenging van informatie conform artikel 12 van de wet.
Vernietigen is het daadwerkelijk te niet doen van de authentieke of geauthenticeerde informatie, zodanig dat de informatie niet meer gereconstrueerd kan worden.
Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging terdege voor te kunnen
bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en
toegankelijke staat te worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid
voor het beheer van de informatie over naar de archivaris. Na overbrenging wordt de
informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Zo nodig stelt het
hoofd van het overbrengende organisatieonderdeel bij overbrenging beperkingen aan de
openbaarheid, na advies van de archivaris.
Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na opneming van informatie in dearchiefbewaarplaats wordt informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos teraadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats
richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het
gebruik van de informatie, zoals
De overgebrachte archiefbescheiden bevinden zich in de archiefbewaarplaatsen van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena. De bevoegdheid tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats(en) als bedoeld in artikel 31 van de wet door het college van burgemeester en wethouders is conform de gemeenschappelijke regeling overgedragen aan het algemeen bestuur.