Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2017

De raad van de gemeente Terschelling:

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Gelezen het voorstel van het college van 31 januari 2017;

Gelezen het voorstel van het presidium; d.d. 13 februari 2017;

gezien het advies van de raadscommissie; d.d. 7 maart 2017;

Besluit:

Vast te stellen de Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2017

Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand

Artikel 1 Verzoek om informatie

Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

• a.

  feitelijke informatie van geringe omvang;

• b.

  inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2.

    Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 3.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

• a.

  bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties;

• b.

  andere bijstand van substantiële omvang.

  • 4.

    De bijstand, bedoeld in het derde lid, onderdeel a of b, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 Verlenen van ambtelijke bijstand

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 2.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3.

  Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

• 4.

  De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

Artikel 3 Weigering verzoek ambtelijke bijstand

Indien de secretaris het verzoek om bijstand door een ambtenaar weigert kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Paragraaf 2 Fractieondersteuning

Artikel 5 Recht op financiële vergoeding

• 1.

  De fracties, zoals bedoeld in artikel 6 van het reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2.

  Deze bijdrage wordt jaarlijks middels de begroting vastgesteld.

Artikel 6 Besteding financiële vergoeding

• 1.

  Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2.

  De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e.

    opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers

Artikel 7 Beschikbaarheid financiële vergoeding

• 1.

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt jaarlijks middels de begroting vastgesteld.

• 2.

  De griffier is budgethouder.

• 3.

  Raadsleden en raadsfracties kunnen gemaakte kosten via declaratie vergoed krijgen.

• 4.

  Indien de griffier twijfelt over de betaling van een declaratie, wordt deze voorgelegd aan het presidium.

Artikel 8 Beschikbaarheid financiële vergoeding

• 1.

  Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 5 vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie naar evenredigheid verdeeld over de betrokken fracties .

• 2.

  Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid.

• 3.

  Ingangsdatum van de herziene verdeling is de datum waarop de verandering formeel in de raad plaatsvindt.

Artikel 9 Beschikbaarheid financiële vergoeding

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Paragraaf 3 Slotbepalingen

Artikel 10 Intrekking oude verordening en inwerking treden nieuwe verordening

• 1.

  De verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2010 wordt ingetrokken.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 29 maart 2017.

• 3.

  Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Terschelling op 28 maart 2017.

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2017.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Hiervoor zijn praktische afspraken gemaakt om de voortgang zo min mogelijk te hinderen. De griffie en de directie zijn overeengekomen dat raadsleden met vragen als bedoeld in het eerste lid (onderdeel a en b) zich via de griffier tot de behandelend ambtenaar mogen wenden. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet erop toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is ervoor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikel 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning is in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld.

Artikel 6

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten.

Artikel 7

De bijdrage wordt niet aan de fracties verstrekt, maar blijft onder beheer van de griffier. De griffier verwerkt de declaraties die raadsleden en -fracties indienen

Artikel 8

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad.

Artikel 9

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.