Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden en de documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de gemeentelijke archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht regels vast.

Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 21.

Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

De archivaris brengt éénmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

• 1.

  De archivaris ziet er op toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.

• 2.

  De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van dit hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich te doen vervangen of bijstaan door aan hem ondergeschikte en door hem aan te wijzen ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

• 1.

  De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2.

  De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

   

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

   

De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening worden ingetrokken de Archiefverordening en de Instructie voor de Gemeentearchivaris, beide vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 5 augustus 1971.

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na afkondiging.

Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 2003.

De voorzitter, mevr. dr. G. ter Horst

De raadsgriffier, mevr. drs. M.M.V. Jorritsma-Mientjes

Besluit Informatiebeheer 2003

Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Nijmegen

Gelezen

artikel 8 van de Archiefverordening 2003;

Besluit

vast te stellen de navolgende:

Regels betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voor zover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Dit besluit verstaat onder:

Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit aangemerkt de gemeentelijke organisatieonderdelen zoals bedoeld in art. 2 van de door het college op grond van artikel 160 eerste lid onder c vastgestelde regels over de ambtelijke organisatie (thans Organisatieregeling 2006).

Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de informatie van de beheerseenheid, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het beheer van documentaire verzamelingen op een zodanige wijze dat deze in een goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard en dat het behoud hiervan is gewaarborgd.

Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vastlegging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

• 2.

  Daarvan maakt in ieder geval deel uit, dat van elk document, dat wordt verzonden, een authentiek afschrift of een geauthentiseerde kopie wordt bewaard.

   

Identificering van informatie

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit de bijbehorende gegevens, blijkt wanneer het document is ontvangen of geproduceerd, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

• 2.

  Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3.

  Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift wordt opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houdt met de communicatie met de burger.

   

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van informatie

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.

Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een overzicht wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

Uit het in het vorige artikel beschreven overzicht blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.

Beveiliging en raadpleging van informatie

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor een passende informatiebeveiliging, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien haar aard en status niet in aanmerking komt.

Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande informatiebestanden worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.

Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat geen informatie uit informatiebestanden wordt verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie.

• 2.

  Raadpleging en uitlening van informatie, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.

• 4.

  Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

   

Vervanging van informatie

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Vervreemding en overdracht van informatie

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Overdracht van informatie aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 26 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.

Selectie en vernietiging van informatie

De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de wet.

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2.

  Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

• 3.

  Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 12 bedoelde overzicht.

   

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst.

• 2.

  De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

   

   

  Overbrenging van informatie

• 1.

  Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

• 2.

  Ten aanzien van het tijdstip en de wijze waarop en de vorm, waarin de informatie wordt overgebracht, pleegt het hoofd van de beheerseenheid van te voren overleg met de gemeentearchivaris.

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit wordt ingetrokken het Besluit Post- en Archiefzaken Nijmegen 1971, vastgesteld bij besluit van Burgemeester en Wethouders d.d. 24-08-1971.

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na afkondiging.

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer 2003.