Organisatie | Binnenmaas |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Financiële Verordening gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard |
Citeertitel | Financiële verordening gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard |
Vastgesteld door | gedelegeerde functionaris |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2014 | 01-01-2021 | Nieuwe regeling | 13-01-2014 Onbekend | Onbekend |
Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard,
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard.
In deze verordening wordt verstaan onder:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
2. Begroting en verantwoording Kaderstellen
Het dagelijks bestuur biedt in het voorjaar van het begrotingsjaar aan het algemeen bestuur een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren, als bedoeld in artikel 21 lid 3 van de gemeenschappelijke regeling ISHW. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in artikel 7.
Artikel 8. Waardering & afschrijving vaste activa
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een nota waardering en afschrijving vaste activa aan.
Het algemeen bestuur stelt de nota vast. In deze nota is opgenomen:
Bij het opstellen van de jaarrekening wordt voor de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden een beoordeling op inbaarheid gedaan. Afhankelijk van de bevindingen wordt bij de jaarrekening een oordeel over de inbaarheid gedaan.
Artikel 10. Reserves en voorzieningen
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een nota reserves en voorzieningen aan. Het algemeen bestuur stelt de nota vast. In deze nota is opgenomen:
Artikel 11. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de kostprijs van producten, diensten en werken van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard maakt het dagelijks bestuur een integrale kostprijsberekening.
4. Financieel beheer en interne controle
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
Artikel 15. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het dagelijks bestuur stelt regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling.
Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van het algemeen bestuur tot uiting komt. Het algemeen bestuur legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast waarop het algemeen bestuur wil sturen en controleren.
De gemeenschappelijke regeling bepaalt zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma's, stelt het algemeen bestuur de indeling vast.
In de programma's zijn op strategisch niveau de maatschappelijke doelen en effecten opgenomen. De maatschappelijke effecten worden gerealiseerd door de inzet van de middelen op productniveau en uiteindelijk d.m.v. de aankoop en verkoop van goederen, diensten en werken. In onderstaand overzicht wordt duidelijk gemaakt op welk niveau men over de voorkomende begrippen spreekt.
Meestal zal die programma-indeling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele zittingsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan het algemeen bestuur de indeling wijzigen. In het derde lid wordt de verplichting in het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven.
Een programma is, evenals in de gemeentelijke begrotingen, gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten?
De artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel 3 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van het algemeen bestuur, is het logisch dat het algemeen bestuur expliciet een budgettair kader vaststelt.
Artikel 4. Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen
Artikel 4 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten, waarbij er autorisatie plaats vindt op programmaniveau. In de gemeenschappelijke regeling ligt het budgetrecht bij het algemeen bestuur en dient zodoende bij overschrijding van het budget te besluiten of extra budget ter beschikking wordt gesteld.
Artikel 5. Uitvoering begroting
In artikel 5 legt het algemeen bestuur het dagelijks bestuur een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het dagelijks bestuur de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productraming. Lid 3 doet hetzelfde voor de uitvoering van de programma's van de begroting.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie
Artikel 6, eerste tot en met vierde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur geeft namelijk aan de aard van de informatie die het dagelijks bestuur standaard dient te verstrekken evenals de reguliere frequentie. Op basis van deze informatie kan het algemeen bestuur de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is.
Artikel 6 regelt wanneer het algemeen bestuur tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd. In dit artikel is gekozen voor één tussenrapportage. Het derde lid gaat in op de informatieplicht van het dagelijks bestuur voor nieuwe, niet in de begroting opgenomen activiteiten.
Het algemeen bestuur autoriseert het dagelijks bestuur met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen het door het dagelijks bestuur uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma's besloten liggen in materiële zin oftewel financieel geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het dagelijks bestuur de informatieplicht uit het vierde lid zoals in artikel 169 Gemeentewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het dagelijks bestuur met ingrijpende gevolgen voor de gemeenschappelijke regeling moet het dagelijks bestuur eerst het gevoelen van het algemeen bestuur inwinnen. Het algemeen bestuur schrijft nu in dit artikel voor welke privaatrechtelijke rechtshandelingen in elk geval vooraf aan het algemeen bestuur moeten worden gemeld.
Artikel 7 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het dagelijks bestuur, c.q. de controle van het algemeen bestuur daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2.
Artikel 8. Waardering & afschrijving vaste activa
De verordening moet wanneer dit de gemeente betreft regels bevatten voor waardering en afschrijving activa. Dat lijkt voor de gemeenschappelijke regeling gelet op de beperkte omvang van haar bezittingen (nog) niet effectief (is ook niet verplicht). De behoefte daaraan kan ontstaan wanneer de gemeenschappelijke regeling meer taken krijgt en in haar omvang groeit. Daarom is aan het algemeen bestuur de bevoegdheid gegeven te verlangen (woordje “desgewenst") dat het dagelijks bestuur het algemeen bestuur een nota waardering en afschrijving vaste activa aanbiedt.
Artikel 9. Voorziening oninbare vorderingen
Artikel 9 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. In dit artikel is gekozen om op basis van een beoordeling op inbaarheid een voorziening te vormen.
Artikel 10. Reserves en voorzieningen
Artikel 10 bepaalt, dat desgewenst (zie toelichting bij artikel 8) het dagelijks bestuur een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur. In deze nota kan het algemeen bestuur het kader vaststellen voor de omvang van de reserves en eventueel de voorzieningen (niet verplicht, wel inzichtelijk). Hoe groot het eigen vermogen moet zijn om risico's op te vangen kan eventueel in een aparte nota rondom het weerstandsvermogen worden besproken.
Artikel 11. Kostprijsberekening
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het bestuur (heffingsambtenaar) in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. In dit artikel wordt vermeld dat kostprijzen van de diensten worden bepaald op basis van de integrale kostprijs.
Artikel 12. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de "de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie". De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven.
In artikel 13 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeenschappelijke regeling. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet — inherent aan het dualisme — de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het dagelijks bestuur.
De accountant toetst jaarlijks van de rekening van de gemeenschappelijke regeling of deze een getrouw beeld geeft van de financiën van de gemeenschappelijke regeling en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 14 draagt het dagelijks bestuur op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeenschappelijke regeling zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.
Artikel 15. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Artikel 15 bepaalt dat in regelingen en werkprocedures van de gemeenschappelijke regeling voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling te beperken. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant. Overigens is het natuurlijk zo dat de afweging om hiervoor in meer of mindere mate regels voor te stellen een politiek besluit is dat bij het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur thuishoort.
Artikel 16. Registratie bezittingen en activa
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen van de gemeenschappelijke regeling onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het dagelijks bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.
Artikel 17. Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inlichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het dagelijks bestuur bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het dagelijks bestuur, waaraan hij zich moet houden.
In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeenschappelijke regeling en de toewijzing van functies aan functionarissen. In onderdeel c wordt gezegd dat dat de aanwijzing, de positite, de bevoegdheden en het takenpakket van de controller nader moeten worden vormgegeven. In de onderdelen d t/m f worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.
Artikel 18. Aanbesteding en inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 18 legt aan het dagelijks bestuur de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidtoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.
Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren.
In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de stukken van de gemeenschappelijke regeling naar deze verordening kan verwijzen.