Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Schagen houdende regels omtrent auditcommissie Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2015

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Schagen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Schagen houdende regels omtrent auditcommissie Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2015
Citeertitel	Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2015
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2013.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

art. 82 Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
22-09-2015			nieuwe regeling	15-09-2015 Gemeenteblad 2015, 86360	.

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2015

De raad van de gemeente Schagen,

gelet op het advies van de rekenkamercommissie Schagen d.d. 28 mei 2015;

gelet op de beraadslaging in de auditcommissie d.d. 18 juni 2015;

gezien het advies van de commissie Bestuur d.d. 26 augustus 2015;

gelet op het bepaalde in artikel 82 Gemeentewet;

besluit:

de Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2015 vast te stellen:

Paragraaf I: Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

1.
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
  de commissie: de auditcommissie;
- b.
  de raad: de gemeenteraad;
- c.
  het college: het college van burgemeester en wethouders;
- d.
  de accountant: de accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- e.
  de voorzitter: de voorzitter van de commissie;
- f.
  het lid: een door de raad benoemd raads,- of burgerlid;
- g.
  burgerlid: een lid van een raadscommissie volgens de “Verordening raadscommissies 2013 Schagen” welke geen raadslid is;
- i.
  de secretaris: de griffier of één door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie;
- j.
  het controleprotocol: de schriftelijke opdracht van de raad aan de accountant inzake de controle op de jaarrekening. Het controleprotocol bevat in ieder geval concrete kaders voor de reikwijdte van de accountantscontrole, de normstellingen en de door de accountant te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Artikel 2. Doel

1.
De commissie heeft als doel ten behoeve van de raad de afstemming te bevorderen van alle activiteiten in de gemeente op het gebied van auditing, financieel beheer en aangrenzende gebieden en het overleg daarover tussen de raad, de accountant, het college, de rekenkamercommissie en de ambtelijke organisatie.
2.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad, college en rekenkamercommissie

Artikel 3. Samenstelling

1.
De commissie bestaat uit maximaal één vertegenwoordiger per fractie die door de raad wordt benoemd.
2.
Zowel leden van de raad als burgerleden kunnen zitting hebben in de commissie.
3.
De leden van de auditcommissie worden aan het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad door de raad benoemd.
4.
De fractievoorzitters dragen hiervoor kandidaten aan en doen daarvan opgave aan de griffier.
5.
De zittingsperiode eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
6.
Hij/zij die ophoudt raadslid of burgerlid te zijn kan geen lid meer van de auditcommissie zijn.
7.
De raad is bevoegd, al dan niet op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd, een lid te ontslaan.
8.
Een lid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
9.
De commissie heeft een aantal vaste adviseurs, te weten: de accountant, de portefeuillehouder Financiën, het afdelingshoofd Middelen, de teamleider Financiën en Belastingen en de voorzitter van de rekenkamercommissie.
10.
De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken (een deel van)de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4. Voorzitter

1.
De leden van de commissie kiezen uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
2.
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming.
3.
De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 5. Secretaris

De griffier of één door de griffier aan te wijzen persoon van de griffie fungeert als ambtelijk secretaris van de commissie. De secretaris dient de commissie gevraagd en ongevraagd van advies.

Paragraaf II: Taak auditcommissie

Artikel 6. Taken

1.
De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kader stellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.
2.
Onder de in het eerste lid bedoelde taken wordt in ieder geval begrepen:
- a.
  het voorbereiden van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het uitbrengen van een advies aan de raad over de benoeming;
- b.
  het voeren van afstemmingsoverleg als bedoeld in artikel 4 lid 3 en artikel 7 lid 4 van de “Controleverordening gemeente Schagen”;
- c.
  het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- d.
  het adviseren over de door raad vast te stellen controleprotocol voor de accountantscontrole;
- e.
  het adviseren van de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;
- f.
  het adviseren van de raad over de overige financiële producten naast de P&C-cyclus, zoals opgenomen in de bijlage behorende bij deze verordening;
- g.
  het adviseren van de raad over de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;
- h.
  het evalueren van het functioneren van de accountant;
- i.
  een afstemmingsplatform te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, de rekenkamercommissie en het college;
- j.
  gevraagd en ongevraagd adviseren over de verbetering van planning en control.
3.
De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Paragraaf III: Werkwijze auditcommissie

Artikel 7. Oproepen/vaststellen van de agenda/openbaarheid van vergaderingen

1.
De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
2.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter het nodig oordeelt of het door ten minste twee leden schriftelijk met opgaaf van redenen wordt gevraagd.
3.
De voorzitter bepaalt in overleg met de secretaris de voorlopige agenda van de vergadering.
4.
Deze agenda wordt 8 dagen voor de vergadering geplaatst op het raadsinformatieschema. De leden van de auditcommissie, de overige leden van de raad en commissies, alsmede het college wordt hierover geïnformeerd.
5.
De auditcommissie stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.
6.
De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd.
7.
De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder een of meerdere adviseurs.
8.
Het verslag van de commissie is openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

Artikel 8: Verslaglegging

1.
Van iedere vergadering wordt, onder de zorg van de secretaris, een verslag opgesteld.
2.
Het verslag bevat een beknopte zakelijke weergave van het besprokene.
3.
Het verslag wordt vastgesteld door de commissie tijdens de eerstvolgende bijeenkomst.
4.
Het concept, nog niet door de commissie vastgestelde, verslag van vergaderingen wordt vooruitlopend op de vaststelling digitaal ter kennis gebracht aan de leden van de gemeenteraad en het college.

Artikel 9. Informeren raad

1.
De commissie informeert de raad en het college over de werkzaamheden en gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.
2.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 11. Intrekking Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2013

De verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2013, vastgesteld op 23 april 2013, wordt met het inwerkingtreden van deze verordening ingetroken.

Artikel 12. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2015’.

Aldus besloten in de vergadering van: 15 september 2015.

De raad van de gemeente Schagen,

griffier voorzitter

Mevrouw E. Zwagerman Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen