Financiële verordening gemeente Edam-Volendam ex. artikel 212 Gemeentewet

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.afdeling:

iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

b.administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Edam-Volendam en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c.financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Edam-Volendam, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• 1.

  de financieel-economische positie;

• 2.

  het financiële beheer;

• 3.

  de uitvoering van de begroting;

• 4.

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• 5.

  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

   

  d. administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

e.financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen

van rechten van de gemeente Edam-Volendam.

f.rechtmatigheid:

het overeenstemmen van het tot stand komen van de (financiële) beheershandelingen en devastlegging daarvan met de door de raad in het normenkader c.q. toetsingskader vastgesteldewetgeving en (externe en interne) regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

g.doelmatigheid:

de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

h.doeltreffendheid:

de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleidook daadwerkelijk worden behaald.

i.programma:

een samenhangend geheel van activiteiten, als zodanig door de raad bepaald.

j.product:

eenheid waarin programma’s in zijn onderverdeeld, als zodanig door het college bepaald.

k.uiteenzetting financiële positie:

het deel van de begroting dat samen met het overzicht van de baten en lasten de basis vormtvoor de controle van de rechtmatigheid en het getrouwe beeld van de jaarrekening door deaccountant. De financiële positie bestaat uit de investeringen, financiering, reserves en voorzieningen.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt de programma-indeling vast.

• 2.

  De raad stelt in beginsel bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

• 3.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4.

  De raad stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen, het overzicht van de overhead en de baten en lasten per taakveld weergegeven.

• 2.

  Bij de begroting wordt een meerjarig investeringsplan opgenomen en aangegeven op welke wijze de investeringen beschikbaar worden gesteld.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Het college biedt aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van minimaal € 230.000 opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per taakveld.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 4.

  Het college informeert de raad in de eerstvolgende (bestuurs)rapportage of via een afzonderlijk voorstel als ze verwacht, dat de lasten van een taakveld de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden met minimaal € 50.000, de baten van een taakveld de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden met minimaal € 50.000 en/of de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet met minimaal 25% van het krediet of met meer dan € 100.000 dreigen te overschrijden.

• 5.

  Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente. Het betreft een zomer- en een winternota.

• 2.

  De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar taakvelden;

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar taakvelden;

  • c.

    het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting;

  • d.

    het totale saldo van de baten en lasten volgend uit de onderdelen a, b en c;

  • e.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • f.

    het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e; en

  • g.

    de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3.

  In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden en investeringskredieten in de begroting toegelicht.

Artikel 7. Informatieplicht

Het college besluit niet over:

• a.

  de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan het bedrag dat in de jaarlijks vast te stellen kadernota hiervoor wordt vermeld.

• b.

  het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan het bedrag dat in de jaarlijks vast te stellen kadernota hiervoor wordt vermeld.; en

• c.

  het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2.

  Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd.

• 3.

  De restwaarde is de waarde van een actief aan het eind van de gebruikstermijn. Een restwaarde leidt tot een lagere (totaal-) afschrijving. Als de restwaarde niet of moeilijk is in te schatten wordt op grond van het voorzichtigheidsprincipe uitgegaan van een restwaarde van nihil.

• 4.

  De afschrijvingslasten starten op 1 januari van het jaar waarop het actief in gebruik genomen is, dan wel verworven.

   

• 5.

  De rente wordt als volgt toegerekend:

  - voor gerealiseerde activa met een boekwaarde per 1 januari wordt rente berekend over de boekwaarde per 1 januari

  - voor nog niet afgeronde kredieten/investeringen wordt een half jaar rente berekend over de geïnvesteerde kosten dat jaar.

• 6.

  In de nota grondbeleid worden de waarderingsgrondslagen voor gronden bepaald.

   

• 7.

  De kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden niet geactiveerd, tenzij deze kosten kunnen worden beschouwd als onderdeel van de verkrijgingprijs van materiële activa, de zogenaamde voorbereidingskosten.

• 8.

  De kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen worden rechtstreeks ten laste/bate van de exploitatie gebracht.

   

• 9.

  Een saldo voor agio of disagio wordt lineair afgeschreven.

   

• 10.

  De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven, tenzij de raad voor een andere afschrijvingmethode heeft gekozen. De te hanteren afschrijvingstermijnen zijn vermeld in de bijlage “Afschrijvingsbeleid vaste activa” die onderdeel uitmaakt van deze verordening.

   

• 11.

  Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen en straten, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken

• 12.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief zoals opgenomen in de bijlage “Afschrijvingsbeleid vaste activa” die onderdeel uitmaakt van deze verordening, of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

   

• 13.

  Activa met een meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimte mogen worden geactiveerd met toestemming van de gemeenteraad.

  In de volgende gevallen vindt in principe altijd activering plaats:

  • a.

    Eerste aanleg, vervanging of groot incidenteel onderhoud (levensduur verlengend) van wegen en straten met de hierbij behorende civiele kunstwerken, niet opgenomen in een grondexploitatie;

  • b.

    Eerste aanleg, vervanging of groot incidenteel onderhoud (levensduur verlengend) van waterbouwkundige werken, verkeerslichtinstallaties en openbare verlichting;

  • c.

    Omvangrijke wegreconstructies in het kader van wijkverbetering of verkeersdoorstroming.

  • d.

    Materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut, onder aftrek van bijdragen van derden.

  • e.

    Materiële vaste activa, volgens de termijnen in bijlage 1 bij deze verordening).

Artikel 9. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Het college biedt de raad periodiek een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen.

• 3.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de maximale hoogte van de reserve; en

  • d.

    de maximale looptijd.

• 4.

  Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze via resultaatbestemming aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 10. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen en bestemde reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 5.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten.

• 6.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

• 7.

  In afwijking van het zesde lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken.

• 8.

  In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen, afgerond naar beneden op een half procent.

Artikel 11. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4.

  Raadbesluiten met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, heffingen en de leges, tenzij er zich geen wijzigingen voordoen.

Artikel 13. Financieringsfunctie

Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de begroting uit te kunnen voeren. Dit met toepassing van het financieringsstatuut en wetgeving fido, RUDDO en UFDO.

Artikel 14. Lokale heffingen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf lokale heffingen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 10 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  de berekening van het rentepercentage voor de omslagrente voor het bepalen van de kostprijzen, bedoeld in artikel 10, zesde lid;

• b.

  de kostentoerekening van de geraamde rentekosten en de geraamde overheadkosten aan de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht.

Artikel 15. Beleidskaders

De basis voor de inrichting van de verplichte paragrafen wordt bepaald door het BBV.

Daarnaast kent Edam-Volendam vooralsnog de volgende specifieke beleidskaders die periodiek aan de raad worden aangeboden:

• a.

  Het college biedt de raad periodiek een financieringsstatuut aan waarin de kaders voor de financiering worden bepaald.

• b.

  Het college biedt de raad periodiek een nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan waarin de beleidskaders voor het weerstandsvermogen en risicomanagement worden bepaald.

• c.

  Het college biedt de raad periodiek een nota grondbeleid aan waarin de kaders voor het grondbeleid worden bepaald.

Artikel 16. Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • e.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsystematiek voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• i.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 18. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 19. Overgangsbepalingen

Afschrijvingstermijnen die golden tot en met hetgeen in de primitieve begroting van het begrotingsjaar 2016 is besloten, blijven onverkort gehandhaafd.

Artikel 20. Intrekken oude verordeningen

De Financiële verordening gemeente Edam-Volendam, vastgesteld bij raadsbesluit van 15 september 2016, wordt ingetrokken.

Artikel 21. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na besluitvorming in uw raad en werkt terug tot en met ingang van het begrotingsjaar 2017.

Artikel 22. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Edam-Volendam.