Regeling budgetbeheer gemeente Binnenmaas 2016

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Binnenmaas

overwegende, dat het voor het financieel beheer van de gemeente noodzakelijk is heldere afspraken te maken over taken en bevoegdheden op het gebied van het budgetbeheer;

gelet op de ‘Financiële verordening gemeente Binnenmaas’ ex art. 212 van de Gemeentewet;

Besluiten:

vast te stellen

De Regeling Budgetbeheer gemeente Binnenmaas 2016

Inleiding

De regeling budgetbeheer is primair bedoeld om het beheer van beschikbaar gestelde budgetten vorm te geven.

Bij de uitvoering van deze regeling wordt rekening gehouden met de:

• -

  Financiële verordening gemeente Binnenmaas

• -

  Mandaatregeling en Mandaatregister gemeente Binnenmaas

• -

  Organisatieregeling gemeente Binnenmaas

• -

  Nota Planning & Control gemeente Binnenmaas

• -

  Regeling inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Binnenmaas

   

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Budget: het door de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders vastgestelde inkomsten en uitgaven verbonden aan een programma, product, kostenplaats of project, gebaseerd op de daarbij behorende taakstelling.

• b.

  Programmabegroting: de vastgestelde begroting waarin de gemeenteraad per programma de financiële kaders voor de lasten en baten heeft vastgelegd.

• c.

  Productenraming: de vastgestelde begroting waarin het college van burgemeester en wethouders per product en kostenplaats de financiële kaders voor de lasten en baten heeft vastgesteld.

• d.

  Product: de uitkomst van een verzameling activiteiten met een gemeenschappelijk doel.

• e.

  Kostenplaats: een nadere uitsplitsing van een product in delen, teneinde de inzichtelijkheid in de opbouw van het product te bevorderen.

• f.

  Project: een project is een tijdelijke organisatievorm die nodig is om een uniek en vooraf gedefinieerd product te maken of resultaat te behalen op een vooraf afgesproken tijdstip gebruikmakend van vooraf vastgestelde middelen.

• g.

  Team: een organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie.

• h.

  Teamleider: de ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een team.

• i.

  Budgethouder: de gemeentesecretaris /algemeen directeur, de adjunct-directeur, de griffier, de controller of een teamleider die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget en de realisering van de hieraan verbonden taken waarvoor hij als zodanig is aangewezen.

• j.

  Budgetbeheerder: een door een budgethouder aangewezen medewerker die namens hem één of meerdere budgetten van kostenplaatsen beheert.

• k.

  Projectleider: een budgetbeheerder, die aangewezen is voor één specifiek project. Waar in de regeling budgetbeheerders staat kan ook projectleider gelezen worden.

   

Artikel 2. Aanwijzing budgethouders en budgetbeheerders

• a.

  De gemeentesecretaris wijst jaarlijks doormiddel van de productenraming, per product de daarbij behorende budgethouder/teamleider aan.

• b.

  De budgethouder kan zijn bevoegdheden per kostenplaats mandateren aan een budgetbeheerder, dit moet functioneel zijn en niet tot versnippering leiden.

• c.

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders c.q. beheerders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één product c.q. kostenplaats.

• d.

  Uitzondering op het gestelde in lid d vormen producten waarbij de inning van de leges en rechten binnen een andere afdeling vallen dan de uitvoering van het product.

• e.

  Een uitzondering op het gestelde in lid d vormen de kostensoorten die dwars door de hele begroting binnen de kostenplaatsen zijn opgenomen en leiden tot verzamelfacturen c.q. een veelvoud aan gelijksoortige facturen. Het betreft de kostensoorten t.b.v. telefonie, energie, gemeentelijke heffingen, verzekeringen ed. Voor deze kostensoorten zal door de controller, per kostensoort een specifieke budgetbeheerder worden aangewezen.

• f.

  De aanwijzing als budgetbeheerder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan aan het team financiën die dit verwerkt in de financiële administratie.

• g.

  In de financiële administratie is een autorisatietabel opgenomen waarin is vastgelegd wie budgethouder en budgetbeheerder is van de verschillende producten en kostenplaatsen.

• h.

  Vervanging van de teamleider als budgethouder vindt plaats conform artikel 4 Plaatsvervanging uit de Organisatieregeling gemeente Binnenmaas. Vervanging van budgetbeheerders geschiedt door de teamleider.

   

Artikel 3. Verantwoordelijkheden en Budgetverschuivingen

• a.

  De gemeenteraad stelt op programmaniveau de doelstellingen, de te leveren prestaties en de daarbij behorende middelen vast. Budgetverschuivingen tussen programma’s vereisen daarmee een raadsbesluit.

• b.

  Het college van burgemeester en wethouders stelt op productniveau de te leveren prestaties en de daarbij behorende middelen vast. Budgetverschuivingen tussen producten binnen één en hetzelfde programma passend binnen het bestaande beleid zijn daarmee voorbehouden aan het college.

• c.

  De budgethouder is eindverantwoordelijk voor het realiseren van prestaties en doelstellingen op productniveau binnen de daarvoor beschikbare middelen.

• d.

  De budgethouder of de gemandateerde budgetbeheerder is bevoegd tot budgetverschuivingen tussen kostenplaatsen binnen hetzelfde product die passend zijn binnen het bestaande beleid.

• e.

  Budgetverschuivingen zijn niet mogelijk bij de kostensoorten salarissen, aandeel kostenplaatsen en kapitaallasten en bij investeringskredieten.

• f.

  De budgetbeheerder is primair verantwoordelijk voor het realiseren van prestaties en doelstellingen op kostenplaatsniveau binnen de daarvoor beschikbare middelen.

• g.

  Een overschot of tekort op de kostensoort salarissen kan binnen hetzelfde team worden gebruikt om een tekort of overschot bij de kostensoort inhuur derden te compenseren, of met goedkeuring van de gemeentesecretaris, gehoord het DT, worden gecompenseerd binnen de betrokken budgetten van de gehele organisatie.

   

Artikel 4. Vaststelling en verantwoording budgetten

• a.

  De budgethouders stellen voor hun producten (samen met het team financiën) de raming samen met daarin de voorgenomen activiteiten en de inzet van de middelen. Deze ramingen worden samengevoegd in de productenraming, die wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.

• b.

  Het budget wordt vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad de programmabegroting of tussentijdse begrotingswijziging heeft goedgekeurd.

• c.

  De budgethouder legt verantwoording af over de inhoudelijke en de financiële uitvoering van de taken, inclusief het tijdig melden van dreigende over- en onderschrijdingen, behorende bij de toegewezen budgetten van producten en projecten in de documenten van de planning- & controlcyclus.

• d.

  De inhoudelijke aanlevering van informatie vindt plaats conform de Nota Planning& Control gemeente Binnenmaas.

• e.

  Het tijdstip van aanlevering van deze verantwoording vindt plaats conform de planning in het Spoorboekje van de planning- en controlcyclus.

• f.

  De budgethouder / budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het tijdig en juist accorderen van inkomende facturen.

• g.

  Met het accorderen van de factuur geeft de budgethouder / budgetbeheerder aan gecontroleerd te hebben of de levering voldoet aan de gemaakte afspraken en of het gefactureerde bedrag juist is.

• h.

  De budgetbeheerder moet kunnen aantonen dat de prestatie, die door middel van de factuur (>€ 25.000) in rekening wordt gebracht, daadwerkelijk geleverd is. De prestatielevering wordt vastgelegd doormiddel van bijvoorbeeld een rapport van oplevering, urenstaten of kopie van de geleverde dienst.

• i.

  Voor zover het registrerende systeem niet automatisch is gekoppeld aan de financiële administratie en zelf uitgaande facturen genereerd (debiteuren) is de budgethouder / budgetbeheerder verantwoordelijk voor het tijdig en juist aanleveren van gegevens voor het aanmaken van een factuur aan het team financiën.

• j.

  De budgethouder / budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het melden van alle overige inkomsten (subsidies, bijdragen provincie, ed) bij het team financiën met daarbij de betreffende kostenplaats ter verwerking in de financiële administratie.

   

Artikel 5. Bevoegdheden budgethouders- en beheerders

• a.

  Een budgethouder en een budgetbeheerder zijn bevoegd tot onderhandelen, het aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van in- en externe leveranties en de betaling hiervan, binnen de grenzen van het beschikbaar gestelde budget. Bij het aangaan van verplichtingen en het betaalbaar stellen van facturen geldt een maximum van €5.000.

• b.

  Boven de €5.000 moet er een tweede betalingsakkoord worden gegeven.

Bij de betaalbaarstelling van facturen ten laste van budgetten die zijn gemandateerd aan een budgetbeheerder tekent de budgetbeheerder voor akkoord voor de ontvangen leveringen, diensten en werken en betaalbaarstelling van de factuur en de budgethouder (teamleider) tekent mede voor akkoord voor de betaalbaarstelling van de factuur.

Bij de betaalbaarstelling van facturen ten laste van budgetten die niet zijn gemandateerd en onder een budgethouder (teamleider / staffunctie’s)vallen tekent de budgethouder voor akkoord voor de ontvangen leveringen, diensten en werken en betaalbaarstelling van de factuur en de controller tekent mede voor akkoord voor de betaalbaarstelling van de factuur.

Bij de betaalbaarstelling van facturen ten laste van budgetten van het team financiën tekent de teamleider financiën voor akkoord voor de ontvangen leveringen, diensten en werken en betaalbaarstelling van de factuur en de algemeen directeur tekent mede voor akkoord voor de betaalbaarstelling van de factuur.

• c.

  De functiescheidingen zijn via autorisatie in de financiële administratie digitaal verwerkt en voor de digitale afhandeling van de facturen beschreven in het werkproces betalingen.

• d.

  Budgetbeheerders van verzamelfacturen hebben de bevoegdheid om hoeveelheidsafspraken te maken met de budgetbeheerders van de kostenplaatsen. Verzamelfacturen worden zo veel mogelijk op basis van vooraf gemaakte en vastgelegde afspraken door het team financiën verwerkt en niet van afdeling naar afdeling gestuurd.

• e.

  De budgethouder en de budgetbeheerder nemen hierbij de Mandaatregeling, het Mandaatregister, de regeling inkoop- en aanbestedingsbeleid en de werkprocessen betalingen en ontvangsten in acht.

• f.

  Een verplichting mag slechts worden aangegaan nadat de budgethouder/ budgetbeheerder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget is en het aangaan van die verplichting direct verband houdt met de taakstelling.

• g.

  Daar waar het werken met verplichtingen functioneel is bestaat de mogelijkheid te werken met een verplichtingenadministratie. Deze verplichtingen en vorderingen kunnen worden vastgelegd in de financiële administratie conform het daarvoor opgestelde werkproces.

   

Artikel 6. Informatieverstrekking

a.Het team financiën draagt er zorg voor dat de budgethouders en de budgetbeheerders kunnen beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij zijn aangewezen. Tevens worden zij in de gelegenheid gesteld alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

Artikel 7. Ondersteuning door team financiën

• a.

  De budgetbeheerders en de budgethouders worden in hun werkzaamheden ondersteund door adviseurs van het team financiën.

• b.

  Het team financiën verzorgt de verwerking van debiteuren en crediteuren facturen en de inning van debiteuren.

   

Artikel 8. Slotbepaling

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders nadat daarover ambtelijk advies, door het team financiën, is uitgebracht.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• a.

  Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2016.

• b.

  Met ingang van 1 januari 2016 komt de “Regeling budgetbeheer gemeente Binnenmaas ” 2014 te vervallen.

• c.

  Deze regeling kan worden aangehaald als:

“Regeling budgetbeheer gemeente Binnenmaas 2016”.

Aldus vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente

Binnenmaas d.d. 17 november 2015

Burgemeester en wethouders van Binnenmaas,

De secretaris,

mr. R.P.B.M. Brekelmans

De burgemeester,

mr. drs. A.J. Borgdorff