CVDR444438_1Controleprotocol 2016nlregelingHilvarenbeek2017-03-18HilvarenbeekGemeenteblad 2017, 38811 d.d. 10-03-2017Controleprotocol 2016Artikel 213 van de Gemeentewet en Controleverordening gemeente Hilvarenbeekgemeenteraadfinanciën en economie2017-02-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2017-03-182023-01-01Nieuwe regeling03 januari 2017GeenControleprotocol 2016De raad van de gemeente Hilvarenbeek, gezien het voorstel van het college, gelet op de Gemeentewet;besluit:

Het controleprotocol 2016 vast te stellen.

Het normenkader ter kennisname aan te nemen.

Besloten in zijn openbare vergadering van 16 februari 2017.de raad, Raadsgriffierde heer G.J. de RuiterVoorzitterde heer R.F.I. PalmenControleprotocol 2016gemeente Hilvarenbeek1.InleidingArtikel 213 van de Gemeentewet draagt de gemeenteraad op om regels te stellen voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Gelet op dit artikel en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) heeft de gemeenteraad de controleverordening gemeente Hilvarenbeek 2013 vastgesteld. Bij besluit van 3 november 2016 heeft de gemeenteraad aan BDO opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in de controleverordening voor de gemeente Hilvarenbeek uit te voeren voor het jaar 2016. Object van de controle is de jaarrekening 2016 en daarmee tevens het financieel beheer over dit jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek.Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de algemene uitgangspunten voor de controle, de reikwijdte van de controle, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de jaarrekening. Tevens geven we aan welke wet- en regelgeving onderwerp van rechtmatigheidscontrole zijn.2.Algemene uitgangspunten voor de controle.Zoals in art. 213 Gemeentewet is voorgeschreven is de controle van de jaarrekening door de accountant gericht op het afgeven van een oordeel over:

de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen

het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in art. 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV);

de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

onrechtmatigheden in de jaarrekening;

Bij de controle zijn de nadere regels bepalend die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten). Tevens zijn de Kadernota Rechtmatigheid en deadviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden, alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA).3.Het begrip rechtmatigheid en aanvullend te controleren criteria voor rechtmatigheidDe accountant toetst de getrouwheid en de rechtmatigheid. Onder rechtmatigheid wordt verstaan de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen "in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen".In het kader van de controle worden de volgende criteria onderkend:

begrotingscriterium

voorwaardencriterium

misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium

calculatiecriterium

valuteringcriterium

adresseringscriterium

volledigheidscriterium

aanvaardbaarheidscriterium

leveringscriterium.

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:

het begrotingscriterium;

het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);

het voorwaardencriterium.

BegrotingscriteriumHet begrotingscriterium is verder verfijnd uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van hetPlatform Rechtmatigheid van Provincies en Gemeenten (PRPG). De algemene lijn is datbegrotingsoverschrijdingen die passen binnen de beleidskaders van de raad nietmeegewogen worden in het accountantsoordeel. Het begrotingscriterium richt zich primair op de baten en lasten op programmaniveau. Overschrijdingen zijn onrechtmatig als deze als verwijtbaar worden beschouwd. Zij vallen dan buiten het door de raad geformuleerde bestaande beleid.Overschrijdingen binnen het bestaande beleid dienen in de jaarrekening te worden opgenomen en worden toegelicht. Met de vaststelling van de jaarrekening door de raad worden de desbetreffende uitgaven alsnog geautoriseerd. Daarmee zijn deze uitgaven alsnog als rechtmatig bestempeld. De accountant stelt deze uitgaven in het verslag van bevindingen aan de orde.In bijlage 1 is aangegeven wat de consequentie van de betreffende overschrijding is voor het accountantsoordeel.Het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium (M&O-criterium)Onder misbruik wordt verstaan:“het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of het niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”.Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:“verrichten van handelingen teneinde ten onrechte overheidsbijdragen te ontvangen, te lage heffingen betalen en handelingen conform regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking van de regelgeving”.Door de raad is in veel verordeningen M&O beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. Tevens komt dit aspect aan de orde bij de (verbijzonderde) interne controle activiteiten.Het voorwaardencriteriumBaten, lasten en balansmutaties door de gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbondenwaarop door de accountant moet worden getoetst. De voorwaarden liggen vast in wetten enregels van andere overheden en in eigen gemeentelijke regelgeving. Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het in dit controleprotocol vaststellen van de reikwijdte van de accountantscontrole wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. 4.Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstolerantiesEr wordt een tweetal toleranties onderscheiden, te weten de goedkeuringstolerantie en derapportagetolerantie.GoedkeuringstolerantieDe goedkeuringstolerantie heeft betrekking op het totaalbedrag aan fouten en onzekerheden datin de jaarrekening mag voorkomen. Deze tolerantie vormt de basis voor de verklaring van deaccountant. De goedkeuringstolerantie die wij hanteren (tabel 1) komen overeen met de voorgeschreven wettelijke minimumeisen overeenkomstig het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves, van de gemeente.Soort verklaringGoedkeurendMet beperkingOordeels-onthoudingAfkeurendFouten in de jaarrekening (% van de totale lasten)≤ 1%> 1% ≤ 3%-> 3%Onzekerheden in de controle (% van de lasten)≤ 3%> 3% ≤10%> 10%-Tabel 1: goedkeuringstolerantiesRapporteringtolerantieNaast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Voor zover er fouten of onzekerheden worden geconstateerd die deze tolerantiegrens te bovengaan neemt de accountant ze op in het rapport van bevindingen bij de jaarrekening.De rapporteringstolerantie is een bedrag gelijk of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. De rapporteringstolerantie stellen we gelijk aan de goedkeuringstoleranties.5.Reikwijdte van de accountantscontroleDe accountantscontrole op rechtmatigheid is gericht op:

de naleving van wettelijke kaders conform bijlage 2 van dit protocol (normenkader), uitsluitend voor zover het de financiële rechtmatigheid betreft.

de naleving van de interne kaders conform bijlage 2 van dit protocol (normenkader) voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze direct financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van de financiële beheershandelingen, tenzij tegen derden (bijvoorbeeld in toekenningbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen.

Collegebesluiten vallen buiten de rechtmatigheidstoets. Deze voorschriften hebben immers betrekking op de relatie tussen het college en de ambtenaren. Kaderstellende collegebesluiten kunnen verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of raadsbesluiten. Indien in deze regeling de verplichting tot het opstellen en nemen van een besluit is opgenomen, zal de accountant alleen onderzoeken of dit besluit ook daadwerkelijk door het college is vastgesteld.6.Rapportering accountantTijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt:Interim-controleIn de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een interim-controle uitgevoerd. Overde uitkomsten van deze controle wordt verslag uitgebracht aan het college door middel van demanagementletter. De bestuurlijk relevante zaken worden met de gemeenteraad gedeeld.Verslag van bevindingenNaar aanleiding van de controle van de jaarrekening wordt door de accountant een verslag vanbevindingen opgemaakt voor de gemeenteraad. Het verslag gaat in afschrift naar het college.7.ProcedureDe gemeenteraad heeft op 27 november 2003 de controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet) voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hilvarenbeek vastgesteld. In de verordening is onder meer opgenomen dat de accountant, voorafgaand aan de raadsbehandeling, van de jaarstukken het verslag van de bevindingen met een vertegenwoordiging van de raad bespreekt.Verder vindt ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole in ieder geval overleg plaats tussen de accountant en de ambtelijk verantwoordelijke/betrokken medewerkers. BIJLAGE 1: BegrotingscriteriumBij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende "soorten" begrotingsafwijkingen worden onderkend:Onrechtmatig,maar telt nietmee voor hetoordeelOnrechtmatig,en telt meevoor hetoordeel1.Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor het college tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld: de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd.X2.Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar het college heeft de raad niet geïnformeerd of heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad.X3.Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten.Bijvoorbeeld: compensatie via kostendekkende omzet (heffingen, huur) via egalisatiereserves of via subsidies. X4.Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en een gevolg zijn van interne factoren zoals bijvoorbeeld:·doorberekening van indirecte kosten, onder voorwaarde dat de totale apparaatskosten zoals verantwoord op de kostenplaatsen niet worden overschreden;·kapitaallasten, onder voorwaarde dat de investeringskredieten door de raad zijn geautoriseerd (overschrijding van kredieten);·overschrijdingen als gevolg van abusievelijke fouten in de begroting;·dotaties aan voorzieningen die verplicht zijn op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. X5.Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en die in verband met het tijdstip van het ontstaan ervan, niet tijdig aan de raad konden worden gerapporteerd in de Najaarsnota, die niet meer binnen het budget kunnen worden gecompenseerd en die worden veroorzaakt door (externe) factoren zoals bijvoorbeeld: ·een open einde (subsidie)regeling;·faillissement van debiteuren / vorderingen die niet geïnd konden worden;·wijzigingen in landelijke wet- en regelgeving met financiële consequenties;·aanpassingen in het gemeentefonds;·uitgaven van gemeenschappelijke regelingen;·realisatie op begrote subsidieverwachtingen;·de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;·strategische grondaankopen;·klimaatsomstandigheden, bijvoorbeeld een overschrijding van het budget gladheidbestrijding als gevolg van sneeuwval;·uitgaven die naar hun aard onvoorzien, onvermijdelijk en onuitstelbaar zijn.Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. Deze overschrijdingen worden door de raad geaccepteerd (passend binnen het beleid).XBIJLAGE 2: NormenkaderWet- en regelgeving (extern)Regelgeving intern (Raad)DIENSTVERLENINGDIENSTVERLENINGBestuur en rechtBestuur en rechtGemeentewetOrganisatieverordeningBurgerlijk wetboekAlgemeen plaatselijke verordening 2016 (APV)Wet gemeenschappelijke regelingenInspraakverordeningAlgemene Wet Bestuursrecht (AWB)BezoldigingsverordeningRechtspositiebesluit burgemeestersUitkerings- en pensioenverordening wethoudersRechtspositiebesluit wethoudersDelegatieverordening: Verordening regelende de delegatie van bevoegdheden van de raad en het college van B&WRechtspositiebesluit raads- en commissieledenVerordening Rekenkamercommissie gemeente Hilvarenbeek 2005Europese richtlijn inzake staatssteunVerordening op de behandeling van klachten gemeente Hilvarenbeek 2010Wet markt en overheidVerordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hilvarenbeek 2009MededingingswetVerordening commissie bezwaarschriftenGrondwetVerordening Burgerinitiatief Hilvarenbeek 2008Verordening op de ambtelijke bijstandVerordening programmaraadVerordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden Hilvarenbeek 2016Commissieverordening: Verordening voor de raadscommissies en raadsinformatiebijeenkomsten van de gemeente Hilvarenbeek 2011Regelement van orde voor vergaderingen van de raad van de gemeente Hilvarenbeek 2011Regelement van Orde van het presidium van de gemeenteraad HilvarenbeekFinancieel beheer en administratie Financieel beheer en administratieBesluit Begroting en verantwoording (BBV)Financiële verordening gemeente HilvarenbeekMinisteriële regeling verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringenVerordening Treasurystatuut gemeente Hilvarenbeek 2009Wet financiering decentrale overheden (fido)ControleverordeningFinanciële verhoudingswet + besluit financiële verhoudingNota waardering en afschrijvingWet en regelgeving SISA (incl. Nota verwachtingen accountantscontrole SISA).Nota reserves en voorzieningenBesluit accountantscontrole decentrale overhedenNota risicomanagement en weerstandsvermogenRegeling uitzetting derivaten decentrale overheden (RUDO)Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden schatkistbankierenWet op financieel toezichtInkopen / aanbestedingen Inkopen / aanbestedingenEuropees aanbestedingsbeleidNota inkoop en aanbestedingsbeleidAanbestedingswetPersoneel PersoneelCAR/UWOBezoldigingsverordening ambtenaren burgerlijke stand Hilvarenbeek 1997Fiscale wetgevingSociale verzekeringswettenAmbtenarenwetPensioenwetgeving (ABP/APPA)Wet normering TopinkomstenWet allocatie arbeidskrachten door intermediairsGemeentelijke belastingen en heffingen Gemeentelijke belastingen en heffingenWet waardering onroerende zakenWOZVerordening baatbelasting aanleg riolering buitengebied gemeente HilvarenbeekAlgemene wet rijksbelastingenVerordening baatbelasting aardgasleiding nr. 29Kostenwet invordering rijksbelastingenVerordening baatbelasting aardgasleiding nr. 30Invorderingswet + uitvoeringsregelingVerordening op de heffing en invordering van onroerende zaakbelastingen 2016Paspoortwet, Besluit paspoortgelden en uitvoeringsregelingenVerordening op de heffing en invordering van forensenbelasting 2016Verordening op de heffing en invordering van toeristenbelasting 2016Verordening op de heffing en invordering van een eenmalig rioolaansluitrecht 2016Verordening op de heffing en invordering van rioolheffing 2016Verordening op de heffing en invordering van de afvalstoffenheffing en reinigingsrecht 2016Verordening op de heffing en invordering van leges 2016Verordening op de heffing en de invordering precariobelasting terrassen 2016Verordening op de heffing en de invordering van marktgelden 2016Verordening op de heffing en de invordering van vermakelijkshedenretribuatie 2016Verordening op de heffing en invordering precariobelasting ter zake kabels, buizen en leidingen 2016Verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen 1997 in de gemeente HilvarenbeekBurgerzaken BurgerzakenWet rechten burgerlijke standVerordening gemeentelijke basisregistratie personen (BRP)Wet basisregistratie personen (BRP) + besluit en uitvoeringsregelingenWet basisregistraties adressen en gebouwen Wet op de lijkbezorgingWet bescherming persoonsgegevensKieswet en kiesbesluitInformatisering en automatisering Informatisering en automatiseringArchiefwet, - besluit en uitvoeringsregelingenSAMENLEVINGSAMENLEVINGVolksgezondheidVolksgezondheidWet ambulancevervoerWet collectieve preventie volksgezondheidOnderwijs en opvang Onderwijs en opvangWet voortgezet onderwijsVerordening voorzieningen huisvesting primair onderwijs gemeente HilvarenbeekWet op het primair onderwijsVerordening leerlingenvervoer 2014Wet basisvoorziening kinderopvangVerordening Cliëntenraad leerlingenvervoer gemeente HilvarenbeekLeerlingenplichtwetVerordening wet kinderopvang 2005Wet educatie en beroepsonderwijsSociaal domein Sociaal domeinJeugdwetAlgemene subsidieverordening gemeente Hilvarenbeek 2015VreemdelingenwetVerordening burger- en cliëntenparticipatie Wet maatschappelijke ondersteuning en Wet werk en bijstandParticipatiewet incl. besluit participatiewetVerordening individuele inkomstentoeslag 2015Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Suwi)Verordening jeugdhulp Hilvarenbeek 2015Wet maatschappelijke ondersteuning + uitvoeringsbesluitVerzamelverordening P-wet, IOAW, IOAZ en Bbz gemeente HilvarenbeekWet inburgeringVerordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Hilvarenbeek 2015Regeling opvang asielzoekersVerordening Wet gemeentelijke antidiscriminatievoorzieningenWet Werk en BijstandVerordening wet inburgeringIOAW/IOW/BBZWet InkomensvoorzieningWet sociale werkvoorzieningWet gemeentelijke antidiscriminatie voorzieningenWet gemeentelijke schuldhulpverleningRUIMTE RUIMTE Ruimtelijke ordeningRuimtelijke ordeningWet op de ruimtelijke ordeningGrondnotaWoningwetBouwverordening Hilvarenbeek 2012Wet algemene bepalingen omgevingsrechtExploitatieverordening gemeente Hilvarenbeek 2003BouwbesluitAlgemene verordening ondergrondse infrastructuren van de gemeente HilvarenbeekBesluit indieningsvereisten aanvraag bouwvergunningAlgemene uitgiftevoorwaarden bouwgrond gemeente Hilvarenbeek 2014HuurwetVerordening geurhinder en veehouderij Huurprijzenwet woonruimteToewijzigingsverordening bouwgrond voor woningen gemeente Hilvarenbeek 2014LeegstandswetVerordening naamgeving en nummering adressen 2006MonumentenwetProcedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade gemeente HilvarenbeekVerordening op de monumentencommissie gemeente HilvarenbeekErfgoedverordeningVerordening VROM starterslening gemeente Hilvarenbeek 2013Economie EconomieVerordening betreffende het instellen en toekennen van de onderscheiding kwaliteitsondernemingVerordening betreffende het instellen en verlenen van onderscheidingen van de gemeente HilvarenbeekMarktverordening 1994Openbare orde en veiligheid Openbare orde en veiligheidWet op de veiligheidsegio'sBrandveiligheidsverordening Hilvarenbeek 2012Drank- en horecawetSpeelautomatenhalverordening HilvarenbeekWinkeltijdenwetVerordening beperking sterke drankBrandweerwetVerordening brandveiligheid en hulpverlening 2003Wet geneeskundige hulpverlening bij rampenWegsleepverordening HilvarenbeekWet rampen en zware ongevallenVerordening inzake de winkeltijdenWet op de kansspelenVerordening op groepsaccommodaties ten behoeve van recreatief nachtverblijfMilieubeheer MilieubeheerWet milieubeheerAfvalstoffenverordening 2015 van de gemeente HilvarenbeekWet belasting op milieugrondslagWegen en verkeer Wegen en verkeerWegenverkeerswetRegelement verkeersregels en verkeerstekensBesluit wegslepen voertuigenWet personenvervoerBesluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW) + uitvoeringsvoorschriftenTaxiwetRiool  Riool WaterwetGemeentelijk rioleringsplan (vGRP)Groen  Groen BoswetFlora en faunawet