Organisatie | BEL Combinatie |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Archiefverordening 2016 Gemeenschappelijke Regeling Blaricum, Eemnes en Laren, hierna te noemen BEL Combinatie |
Citeertitel | Archiefverordening van de BEL Combinatie 2016 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archivering |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-02-2017 | nieuwe regeling | 31-08-2016 Gemeenteblad | Onbekend |
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
De overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voorzover behorende tot de gemeenschappelijke regeling.
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Blaricum, Eemnes en Laren (BEL Combinatie).
Documenten zoals bedoeld in artikel 1, onder c van de wet, waaronder ook wordt verstaan vastgelegde informatie, opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of voltooiing van een institutionele of individuele activiteit van de haar ambtenaren, die voldoende inhoud, context en structuur bevat om als bewijs van de activiteit te dienen;
Overeenkomstig de in artikel 37 lid 5 van de gemeenschappelijke regeling aangewezen archiefbewaarplaats van gemeente Eemnes;
Een ruimte of locatie aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden, in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1, of artikel 13, lid 1 van de wet;
De archivaris, in artikel 37 lid 6 van de gemeenschappelijke regeling aangewezen als beheerder van overgebrachte archiefbescheiden , en in artikel 37 lid 4 als toezichthouder op het beheer van de archieven.
De secretaris van de Bel Combinatie, die ingevolge artikel 37 lid 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Blaricum, Eemnes en Laren (BEL Combinatie).
De Gemeenschappelijke Regeling Blaricum, Eemnes en Laren (BEL Combinatie).
Systeem van de documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
Het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen, voorzieningen, nodig voor het borgen van de kwaliteitszorg als bedoeld in de archiefregeling.
Hoofdstuk II: Het aanwijzen van een Archiefbewaarplaats
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en het in standhouden van de archiefbewaarplaats, alsmede voor het beschikbaar zijn van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Als archiefbewaarplaats van de BEL Combinatie wordt aangewezen
Hoofdstuk III: de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm, van alle archiefbescheiden..
Artikel 4 Beheer voorschriften
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd, ongeacht de vorm, structuur en inhoud van deze bescheiden. Het dagelijks bestuur is zorgdrager als bedoeld in lid 1 wanneer zij een taak of taken mandateert aan een orgaan als bedoeld in lid 2.
Het algemeen bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de BEL Combinatie voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 6 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur doet tenminste eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag aan het algemeen bestuur omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet onder overlegging van de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofstuk IV: Toezicht van de archivaris op het beheer van de archief-bescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 9 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
Artikel 10 Inkennisstelling door de archivaris
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het Dagelijks Bestuur een voorstel te doen tot:
Artikel 12 Verslag van de archivaris betreffende uitoefening van het toezicht
Artikel 13 Strategisch Informatie Overleg (SIO)
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de Archiefverordening BEL Combinatie2012.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de BEL Combinatie 2016.
Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van BEL Combinatie van 31 augustus 2016.