| Organisatie | Beuningen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde van de raad (2010) |
| Citeertitel | Reglement van orde van de raad (2010) |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Het Reglement van orde vervangt het Reglement van orde, vastgesteld 11 april 2006
gemeentewet, artikel 16
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-11-2010 | nieuwe regeling | 05-10-2010 de Koerier, 20 oktober 2010 | BW10.01232 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
De raad kan het college verzoeken de secretaris in de vergadering aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in dit Reglement.
Artikel 5 De agendacommissiefunctie
De agendacommissiefunctie omvat, naast de taken opgenomen in de artikelen 9, 11, 15, 20, 40, 42 en 43 van deze Verordening, het doen van aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie van de werkzaamheden van de raad en van zijn commissies, stelt de conceptagenda’s vast voor de raad en de raadscommissies Ruimte, Samenleving en Processturing en Algemene Zaken en stelt de wijze van besluitvorming van beleidsvoorstellen vast i.c. verricht processturing.
Hoofdstuk 2 Toelating van nieuwe leden; benoeming wethouders; fracties
Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren.
Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen
Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
Paragraaf 2 Orde der vergadering
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de raad de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 17 Spreekrecht burgers
Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord, waarbij het maximum voor alle sprekers 30 minuten bedraagt. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
Artikel 18 Primus bij beraadslaging en hoofdelijke stemming
De volgorde waarin beraadslaging, hoofdelijke stemming en vragenronde plaatsvindt deelt de voorzitter mee aan het begin van de vergadering. Het beginnend lid wordt bij loting aangewezen.
Artikel 19 Verslag en besluitenlijst
De leden, de voorzitter, de wethouders en de griffier hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien het conceptverslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient, zo mogelijk, voor de aanvang van de vergadering schriftelijkbij de griffier te worden ingediend.
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 25 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt door plaatsing in de Koerier en door plaatsing op de gemeentelijke website.
Artikel 23 Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Op verzoek van een lid van de raad of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn stemgedrag te motiveren.
Paragraaf 3 Procedures bij stemmingen
Artikel 28 Algemene bepalingen over stemming
Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
Ieder lid van de raad kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen. Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerd voorstel in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden. Alleen beraadslaagd kan worden over amendementen die ingediend zijn door leden van de raad, die de presentielijst getekend hebben en op het moment van indiening van het amendement in de vergadering aanwezig zijn.
De voorzitter plaatst het voorstel op de agenda van de eerstvolgende vergadering, tenzij de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is. In dit laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst, tenzij inhoud, aard en/of strekking van het voorstel tot behandeling in de eerstvolgende vergadering nopen.
Artikel 39 Schriftelijke vragen en Inlichtingen
Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. Bij de vragen wordt aangegeven, of schriftelijke of mondelinge beantwoording wordt verlangd. Vragen die niet voldoen aan het hiervoor gestelde worden per omgaande aan de indiener teruggestuurd.
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het college of de burgemeester de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.
De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde raadsvergadering, na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen omtrent het door de burgemeester of door het college gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.
Indien een lid van de raad over een onderwerp inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet verlangt, wordt een verzoek daartoe, door tussenkomst van de griffier schriftelijk ingediend bij het college of de burgemeester. De procedure zoals verwoord in dit artikel wordt bij de beantwoording in acht genomen.
Artikel 40 Vragenronde en Interpellatie
Bij aanvang van de raadsvergadering is er een vragenronde. Het lid van de raad dat tijdens de vragenronde vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp zo mogelijk 24 uur voor aanvang van het vragenuur bij de voorzitter via de griffier en wel schriftelijk. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenronde aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering op diezelfde dag aan de orde komt.
Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in, naar het oordeel van de voorzitter, spoedeisende gevallen, ten minste 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd alsmede de te stellen vragen.
De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad en de wethouders. Bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende vergadering na indiening van het verzoek wordt het verzoek in stemming gebracht. De raad bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie zal worden gehouden.
Hoofdstuk 5 Begroting en rekening
Artikel 42 Procedure begroting
Onverminderd het bepaalde in de Gemeentewet geschiedt de voorbereiding, het onderzoek, de behandeling en de vaststelling van de begroting volgens een procedure die de raad, op voorstel van de raadscommissie Processturing en Algemene Zaken, vaststelt.
Artikel 43 Procedure jaarrekening
Onverminderd het bepaalde in de Gemeentewet geschiedt de voorbereiding en het onderzoek van de jaarrekening en het jaarverslag, alsmede de vaststelling van de jaarrekening en van een eventueel indemniteitsbesluit volgens een procedure die de raad, op voorstel van de raadscommissie Processturing en Algemene Zaken, vaststelt.
Hoofdstuk 6 Lidmaatschap van andere organisaties
Artikel 44 Verslag en verantwoording
Een lid van de raad, een wethouder, de burgemeester of de secretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. Door de raad gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar de desbetreffende commissie.
Hoofdstuk 7 Besloten vergadering
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit Reglement van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering staat op de openbare agenda het vaststellen van het verslag geagendeerd. Indien een lid van de raad het woord wenst te voeren over het verslag, dan kan dit alleen tijdens een besloten deel. Het vaststellen van het verslag van een besloten vergadering leidt tot de bekrachtiging van de geheimhouding ervan, tenzij de raad besluit dat het verslag openbaar is. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Artikel 48 Opheffing geheimhouding
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
Hoofdstuk 8 Toehoorders en pers
Artikel 50 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens een openbare raadsvergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.
Artikel 51 Verbod gebruik mobiele telefoons
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het standby houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan.
Toelichting reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad
Voor u ligt een toelichting op het Reglement van orde 2010. Er zijn 3 redenen om een wijziging van het Reglement door te voeren.
In aanloop naar de raadsverkiezingen van 2010 heeft het VNG het Model Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad kritisch bekeken. Zij komen tot de conclusie dat het model uit 2006 nog in grote lijnen voldoet. Wel is de tekst van het model op enkele punten aangepast.
Deze aanpassingen hebben betrekking op:
Daarnaast zijn in de raadscommissie Algemene Zaken van 24 maart 2010 wensen geuit ten aanzien wijziging van het Reglement van orde.
Deze aanpassingen hebben betrekking op:
De raadscommissie Algemene Zaken heeft het vergadermodel van de gemeente Beuningen geëvalueerd en besproken. Deze bespreking heeft geleid tot een afrondend voorstel dat in de vergadering van de raadscommissie van 30 juni is vastgesteld. Veel van de verbeterpunten leiden tot een wijziging van het Reglement van orde van de raad (en tot wijziging van de Verordening op de raadscommissies 2006):
1.Stel een raadscommissie Processturing en Algemene Zaken in.
Het takenpakket bestaat uit de taken van commissies Algemene Zaken, Financiën en de agendacommissie. Verder krijgt de raadscommissie PAZ als taak mee processturing voor beleidsonderwerpen te verzorgen. Voorgesteld wordt dat de raadscommissie Processturing en Algemene Zaken in week 1 bijeenkomt. Deze agenda is tot stand gekomen op voorspraak van de griffier en voorzitter. Twee keer per jaar zal de nieuwe commissie Processturing en Algemene zaken verder de financiële bespreekstukken op de agenda hebben (die thuishoren op de agenda van de raadscommissie Financiën).
De nieuw op te richten commissie heeft als leden de fractievoorzitters aangevuld met de financieel specialist op het moment dat financiën aan de orde zijn in de commissie. Elke fractie kan een vervanger aanwijzen, voor zowel de fractievoorzitter als de financieel specialist. Er is een voorzitter en één agenda, waarbij geldt dat de agenda bestaat uit de rubrieken, Financiën, Algemene zaken, vaststellen agenda’s De vergaderingen zijn in beginsel openbaar en vinden plaats in de raadszaal.
2. Discussie en standpuntbepaling tussen raadsleden onderling en met het college moeten een plaats krijgen tijdens de commissievergaderingen van Ruimte en Samenleving.
Tegelijkertijd dienen de sterke elementen in het vergadermodel te worden gehandhaafd, te weten de deelsessies waarbij burgers en instellingen het woord krijgen en een duidelijke afbakening van de besluitvorming in ronden.
Voorgesteld wordt een deelsessie als volgt te organiseren:
Plaats en tijdsplanning: Raadzaal 19. 35 – 20.20 uur
Betreft: beschrijving in hoofdlijnen van het onderwerp.
Genodigden: uitgenodigd deel te nemen aan de deelsessie (zowel externen als college, ambtenaren).
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
Onder 'aanhangig' wordt verstaan aan de orde/in behandeling zijnd. De omschrijving van de termen amendement en initiatiefvoorstel luiden hetzelfde als in de artikelen 147a en 147b van de Gemeentewet.
De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudst in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.
De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikel 100 Gemeentewet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig. De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging. Rechtspositionele bepalingen omtrent de beëdiging, woonplaats etcetera zijn niet in dit reglement opgenomen, aangezien dat beter geregeld kan worden in de ambtsinstructie voor de griffier, die de raad vaststelt. In de instructie voor de griffier zijn de taken van de griffier uitgewerkt.
De secretaris houdt zich voornamelijk bezig met de ondersteuning van het college en het leiden van de ambtelijke organisatie. In het kader van die twee taken kan het tevens wenselijk zijn dat de secretaris deelneemt aan de beraadslagingen van de raad. De secretaris wordt echter benoemd en ontslagen door het college. Dit houdt in dat de raad de secretaris niet kan dwingen om in de raad aanwezig te zijn. De raad zal het college moeten verzoeken of het college de secretaris opdraagt in de vergadering aanwezig te zijn om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op deze wijze kan de raad onder meer een beroep doen op kennis en informatie, die de secretaris bezit of kan de secretaris bijvoorbeeld deelnemen aan een discussie over het functioneren van de ambtelijke organisatie.
Artikel 5. agendecommissiefunctie
Uit een screening van reglementen van diverse gemeenten is gebleken dat verreweg de meeste gemeenten de term 'seniorenconvent' hebben vervangen door de term 'presidium' of ’agendacommissie’.
De gemeente Beuningen heeft in 2010 gekozen om de agendacommissie op te heffen en het takenpakket onder te brengen bij een raadscommissie Processturing en Algemene Zaken. Vandaar dat in artikel 5 niet wordt gesproken over agendacommissie maar over agendacommissiefunctie. Het takenpakket is onveranderd. De raadscommissie Processturing en Algemene Zaken in de rol van agendacommissie heeft voornamelijk een procedurele rol (vaststellen voorlopige agenda, uitnodigen externen, wijzigen vergadermomenten e.d.).
In artikel 5 is verder als aanvullende taak opgenomen dat de agendacommissiefunctie aanbevelingen doet aan de raad inzake de organisatie van de werkzaamheden van de raad en zijn commissies. Hieronder vallen taken als: het initiëren van een aanpassing van het reglement van orde, het instrueren van de griffier en aanbevelingen doen aan de raad ter bevordering van het dualiseringsproces.
De griffier is bij elke vergadering aanwezig, omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt. Hij moet weten hoe de agenda eruit komt te zien en welke punten besproken gaan worden. De aanwezigheid van de secretaris kan gewenst zijn, omdat de secretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie.
Vaak worden vertrouwelijke mededelingen c.q. politiek gevoelige zaken in een presidium gedaan. In Beuningen is dit mogelijk in een besloten deel van de vergadering van de raadscommissie Processturing en Algemene Zaken. Indien mocht blijken dat dit niet wenselijk is, dan kan altijd overgegaan worden het instellen van een fractievoorzittersoverleg.
Hoofdstuk 2. Toelating van nieuwe leden; benoeming wethouders; fracties
Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging; benoeming wethouders
Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V1 Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt (artikel V2 Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt worden aan de raad stukken overlegd waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de GBA met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum, en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, lid 2 Gemeentewet (artikel V3 Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven moet in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid Gemeentewet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie welke de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.
Ingevolge artikel V4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na een raadsverkiezing kunnen de raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden. De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet vastgelegd.
In een aantal gevallen blijkt behoefte te bestaan aan een regeling van wat onder een fractie moet worden verstaan. De Kieswet en de Gemeentewet kennen een dergelijk begrip niet. In de Gemeentewet in artikel 33, tweede lid, wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractie-ondersteuning).
Bij de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee.
In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. Het beëindigen van de zitting in de raad kan verschillende oorzaken hebben. Raadsleden kunnen ongeneeslijk ziek zijn, een conflict met hun fractie hebben, te weinig tijd hebben voor het raadswerk en zo zijn er nog vele redenen denkbaar. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie.
Paragraaf 1. Tijd van vergaderen; voorbereidingen
Artikel 8. Tijd en plaats van vergaderen
Ingevolge artikel 17 van de Gemeentewet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt.
In artikel 19, eerste lid van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering.
Het eerste lid bepaalt dat de voorzitter ten minste zeven dagen vóór een vergadering de leden een brief (de schriftelijke oproep) stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Deze termijn is, bij de herziening van het reglement in 2006, gewijzigd van veertien naar zeven dagen. In de praktijk worden diverse termijnen gehanteerd, gekozen is om dezelfde termijn te hanteren als in de verordening op de raadscommissies. De brief vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het tweede lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de stukken en oproep niet per post maar per e-mail te versturen.
De agendacommissiefunctie (lees: de raadscommissie Processturing en Algemene Zaken) bepaalt hoe de agenda eruit komt te zien (artikel 5). Het versturen van de agenda en stukken is geregeld in artikel 10. Dit is echter een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om een week voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de 'waan' van de dag. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering. Het derde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Individuele raadsleden kunnen via hun fractievoorzitter in de agendacommissiefunctie onderwerpen voor de agenda voordragen. Zij kunnen echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.
Het vierde lid vloeit voort uit de verplichting van het college om de raad van voldoende informatie te voorzien. Als de raad niet voldoende op de hoogte is van de inhoud en strekking van een onderwerp, is het niet gewenst dat de raad zich over dit onderwerp uitspreekt. In een dergelijk geval heeft de raad de mogelijkheid, het onderwerp naar een commissie te verwijzen of aan het college nadere inlichtingen of advies te vragen. Het laatste lid regelt dat de raad op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter de volgorde van behandeling van de agendapunten kan wijzigen.
Voorstellen aan de raad kunnen van diverse actoren afkomstig zijn. In de eerste plaats zijn dit het college en de burgemeester. Daarnaast kunnen raadsleden initiatiefvoorstellen indienen. De agendacommissiefunctie kan voorstellen doen die te maken hebben met de organisatie en de werkzaamheden van de raad (zie artikel 5, lid 2).
Artikel 11 vervallen (de Wethouder)
Deze bepaling is vervallen door een verandering en aanvulling van artikel 21 Gemeentewet op 16 april 2009. In de oude situatie bestond voor de raad de mogelijkheid om een wethouder uit te nodigen voor de raadsvergaderingen. De raad had ook de mogelijkheid om de wethouder buiten de beraadslagingen te houden, bijvoorbeeld indien hij van gedachten wilde wisselen over het eigen functioneren of bij de voorbereiding van een besluit tot een onderzoek naar het door het college gevoerde bestuur. Aanwezigheid geschiedde op uitnodiging, niet-uitgenodigde wethouders konden slechts op de publieke tribune plaatsnemen en hadden niet het recht aan de beraadslagingen deel te nemen. De bepaling in het Reglement van orde regelde dat op verzoek van de wethouder of op wens van het presidium een wethouder werd uitgenodigd om aan de beraadslagingen deel te nemen.
Artikel 12. Ter inzage leggen van stukken
Onder de stukken ter inzage wordt verstaan; geheime stukken en de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt. (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.).
Een agendapunt kan betrekking hebben op een grote hoeveelheid verschillende stukken, die bijvoorbeeld betrekking hebben op een groot bouwproject. Omdat raadsleden zich bezighouden met een groot aantal verschillende onderwerpen en voorstellen, is het niet wenselijk dat raadsleden alle onderliggende stukken krijgen toegezonden. Uiteraard dienen alle raadsleden en andere geïnteresseerden wel de mogelijkheid te hebben om alle stukken desgewenst in te zien. Hiervoor hebben ze voldoende tijd nodig. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden.
Naast de fysieke terinzagelegging op het gemeentehuis, worden in de toekomst in Beuningen alle relevante stukken behorende bij de agenda op het digitale Raadsinformatiesysteem geplaatst en daarmee voor elk raadslid elektronisch ter inzage aangeboden. Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslag, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de Wob.
Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop voorlopige geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen.
Stukken die betrekking hebben op de agenda en die geheim moeten blijven, liggen in Beuningen in de regel ter inzage bij de behandelend ambtenaar.
Artikel 13. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht. Bij de herziening van het reglement is tevens de verplichting opgenomen de agenda en stukken ook op het internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit gewenst. Elke gemeente beschikt over een website. Dit is echter niet verplicht op grond van de Gemeentewet.
Paragraaf 2. Orde der vergadering
De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen, dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet.
De voorzitter kan na overleg met de agendacommissiefunctie de indeling herzien, indien daartoe aanleiding bestaat.
Artikel 16. Opening vergadering
De vergadering kan beginnen, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Artikel 20 van de Gemeentewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering indien het vereiste aantal leden niet op komt dagen.
Artikel 17 Spreekrecht burgers
Dit artikel is in aanvulling op de model verordening toegevoegd. Het geeft burgers, instellingen en bedrijven het eerste en laatste woord tevens vergaderingen. Dat wil zeggen dat in Beuningen ingesproken kan worden aan het begin en aan het eind van een raadsvergadering.
Artikel 18. Primus bij beraadslaging en hoofdelijke stemming
Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering, ook na een eventuele schorsing.
Artikel 19. Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid Gemeentewet). Bij de herziening van het reglement in 2006 is dit artikel gewijzigd. Dit betreft de bepaling over de besluitenlijst en het gebruik van de term verslag. Wat dit laatste betreft, voorheen werd gesproken over notulen. Gekozen is om aan te sluiten bij de terminologie van de Gemeentewet (artikel 23, vijfde lid) en de bepalingen in het modelreglement van orde voor het college.
Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld een geluidsof video-opname van de raadsvergadering op CD, met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen -voorzien van tijdscodes- en een besluitenlijst.
Artikel 20. Ingekomen stukken; mededelingen
Omtrent de (aan de raad gerichte) ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld ter kennisneming, steunen, afwijzen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie, doorsturen naar het college etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. De schriftelijke mededelingen van het college aan de raad komen in principe ook bij de raad binnen. De mededelingen zijn dan ook een ingekomen stuk. Verder bewaakt de voorzitter de orde van de vergadering. De raad stelt op voorstel van de agendacommissiefunctie de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.
Artikel 21. Aantal spreektermijnen
Indien de raad van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.
De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp.
Het artikel strekt ertoe te benadrukken dat de raad ook uit eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak tot het handhaven van de orde tijdens de vergadering wel wijzigingen voorstellen in de omvang van de spreektijd.
Artikel 23. Handhaving orde; schorsing
Het eerste lid verzekert dat raadsleden vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van de raad zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten, is in artikel 22 Gemeentewet bepaald dat zij niet in rechte te vervolgd kunnen worden, aan te spreken zijn of verplicht zijn getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Het tweede lid heeft naast de leden die het woord voeren, ook betrekking op de wethouders, de secretaris, de griffier of andere personen, die het woord voeren. De voorzitter kan hen tot de orde roepen. Indien zij hieraan geen gehoor geven, kan hen het woord worden ontzegd.
Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 49 van dit reglement.
Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen.
Door de toevoeging 'of een lid van de raad' wordt ook raadsleden het recht toegekend om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Dit brengt tot uitdrukking dat de raad zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht is aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van de raad veronderstelt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.
Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 21).
In het tweede lid wordt onder meer gesproken over het college dat de mogelijkheid krijgt tot nader beraad. Dit is uiteraard alleen het geval indien het college bij de bespreking van het betreffende onderwerp vertegenwoordigd is.
Artikel 25. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.
Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint.
De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de Gemeentewet.
Paragraaf 3. Procedures bij stemmingen
Artikel 28. Algemene bepalingen over stemming
Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog verwezen naar artikel 209, tweede lid Gemeentewet, welke een hoofdelijke stemming verplicht.
De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van stemming op grond van de artikelen 28 Gemeentewet en 2:4 Algemene wet bestuursrecht. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden. Bij wie de stemming begint, is geregeld in artikel 18.
Artikel 29. Stemming over amendementen en moties
Voor meer informatie over een amendement of een motie (betekenis, indiening e.d.) wordt verwezen naar de artikelen 1, 33 en 34 van dit reglement. Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het onderliggende voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing.
Artikel 30. Stemming over personen
Het reglement van orde gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (MvT, 19 403, nr. 3 p. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld.
Bij een benoeming stelt de raad een specifiek persoon aan in een bepaald ambt (raadslid, wethouder). Op het stembiljet wordt de naam van de te benoemen persoon (of personen in geval van meerdere vacatures) met daarachter de opties 'voor' en 'tegen' vermeld. Het gaat hier overigens niet over de benoeming tot raadslid, dit is een heel ander soort benoeming dat in artikel 7 van dit reglement wordt toegelicht. Onder voordracht wordt verstaan het als kandidaat voorstellen van een persoon voor een bepaald ambt. Een voordracht is voor de raad bindend, op de stembiljetten dienen de namen van de voorgedragen perso(o)n(en) te worden vermeld met daarachter de opties 'voor' en 'tegen'. Bij een aanbeveling wordt voorgesteld om bepaalde personen voor een bepaald ambt voor te dragen, de raad mag van de aanbevelingen afwijken. Het betreft hier een zogenaamde vrije stemming (zie ook toelichting bij artikel 28). Op de stembiljetten kunnen de namen van de aanbevolen personen worden vermeld met daarachter de opties 'voor' en 'tegen' én een vrije ruimte waar een kandidaat van eigen keuze kan worden ingevuld.
Artikel 31. Vervallen (herstemming over personen)
Gehele artikel is vervallen aangezien artikel 31 Gemeentewet dit al uitputtend regelt. Het is derhalve niet toegestaan aanvullend aan de Gemeentewet in dit reglement bepalingen inzake herstemming over personen op te nemen.
Artikel 32. Beslissing door het lot
In dit artikel wordt een nadere uitwerking gegeven van hetgeen in artikel 31, derde lid van de Gemeentewet is voorgeschreven.
Hoofdstuk 4. Rechten van leden
Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in het tweede tot en met het vierde lid. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen.
Omwille van de duidelijkheid moeten amendementen schriftelijk worden ingediend. Dit kan ook ter vergadering handgeschreven en ondertekend worden ingeleverd bij de voorzitter. Deze gebruiksregel kan niet in het reglement zelf worden opgenomen,omdat er strijd ontstaat met artikel 147b gemeentewet als bij reglement de eis van schriftelijkheid wordt gesteld. De gemeentewet biedt uitsluitend ruimte voor het stellen van eisen die betrekking hebben op amendementen die worden ingediend op ontwerp-verordeningen.
Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft (geen drempelsteun). Door het recht van amendement kan de regelgevende taak van de raad reëel inhoud krijgen en mede ten dienste staan van de inkadering en de controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de effectuering van de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie van de raad.
Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 21).
Voor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 29. Voorstel tot splitsing van een voorgestelde beslissing kan, indien aangenomen, meebrengen, dat één onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard.
In het eerste artikel van dit reglement is de definitie van het begrip motie gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.
Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt, dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt, dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp, waarop de motie betrekking heeft. Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 36 geregelde initiatiefvoorstellen. Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Dat wil zeggen dat het voor een effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te dienen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad.
In de Gemeentewet wordt één specifieke motie uitgewerkt. Dit betreft de motie van wantrouwen waarbij de raad aangeeft het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Bij de wijziging van de Gemeentewet van april 2009 is dit artikel 49 gewijzigd. Voortaan is het een wethouder niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij dit zelf niet doet, dient de raad actie te ondernemen.
Artikel 35. Voorstellen van orde
De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, lid 4 Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 36).
Artikel 36. Initiatiefvoorstellen
Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.
In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Het tweede lid van dit artikel bepaalt dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening wordt ingediend en behandeld. Het eerste tot en met het derde lid van artikel 36 voorzien hierin.
Dit artikel heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel kan agenderen, dat het college heeft voorbereid. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is. De raad moet hier toestemming voor geven.
Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden. De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw behandeld wordt. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan de agendacommissiefunctie overlaten.
Het vragen- en informatierecht (artikelen 38, 39, 40 en 41).
In de gemeente Beuningen heeft de raad gevraagd om duidelijker dan op grond van de modelverordening van de VNG te regelen welke vragen de raad of raadsleden kunnen stellen en op welke wijze dit dient te gebeuren. Dat het in de praktijk lastig gevonden wordt het Reglement van orde op dit punt te volgen is vooral gelegen in het feit dat in de Gemeentewet in verschillende artikelen het recht op informatie is geregeld. In artikel 155 is opgenomen dat een raadslid mondeling of schriftelijk vragen kan stellen en is het recht tot het houden van een interpellatie geregeld. In artikel 169 is het vragen en geven in inlichtingen geregeld, onder meer in lid drie, waarin het college de raad mondeling of schriftelijk gevraagde inlichtingen dient te verstrekken. In artikel 180 is deze inlichtingenrelatie geregeld voor de burgemeester en de raad.
Niet in dit reglement opgenomen is het stellen van technische vragen. In het dagelijks verkeer tussen ambtenaren en raadsleden is het van belang om hierover goede werkafspraken te maken. Soms is het lastig scherp te bepalen wanneer een vraag technisch is en wanneer beleidsgevoelig of politiek-bestuurlijk. Het verschil is gelegen in het feit dat technische vragen louter gaan over feiten of dat van een collegelid niet kan worden verlangd dat het antwoord behoort tot zijn parate kennis, maar wel van die van een ambtenaar. De raad is van mening dat raadsleden makkelijk toegang moeten krijgen tot ambtenaren om antwoorden te krijgen op deze technische vragen (mailadres en telefoonnummer van behandeld ambtenaar). Indien deze ‘informele weg’ niet leidt tot bevredigende antwoorden, pas dan zouden technische vragen in commissieverband mogen worden gesteld. De commissievergaderingen zijn er primair om beleidsinhoudelijke vragen te stellen. De verordening Ambtelijke bijstand is op bovenstaande punten aangepast.
Artikel 38. Vervallen (Interpellatie)
Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Daarom is dit recht opgenomen in artikel 40 vragenronde.
Artikel 39. Schriftelijke vragen en Inlichtingen
Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. De verantwoordelijke portefeuillehouder dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het verantwoordelijk collegelid of de burgemeester geeft daarom het antwoord. De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat een collegelid of de burgemeester direct kan antwoorden op een vraag. Om die reden is in het zesde lid ingevoegd dat de raad anders kan beslissen.
In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is, dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.
In artikel 41 werd een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. Om dit reglement eenvoudig te houden is het artikel ondergebracht bij artikel 39.
Artikel 40. Vragenronde en interpellatie
Deze bepaling vormt een invulling op het voorgesteld artikel 155, eerste lid, van de Gemeentewet met betrekking tot het vragenrecht. Het is een facultatieve bepaling. Het is aan de raad om te bepalen of de instelling van een vragenronde en daarmee het opnemen van een dergelijke bepaling in het reglement van orde wenselijk is. In Beuningen staat vanaf 2010 op de agenda van de raad geen rondvraag meer als agendapunt. Bewust is er gekozen voor een algemene regeling van de vragenronde en deze dient twee doelen, namelijk het mogelijk te maken dat raadsleden:
Het karakter van de vragenronde verschilt dan ook van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt. Raadsleden vragen daarmee leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur.
In het tweede lid is een aanmeldingstermijn van zo mogelijk 24 uur voor vragen opgenomen. Vragen die binnenkomen worden z.s.m. naar het college en de overige leden van de raad doorgezonden.
Het interpellatierecht (artikel 155 van de Gemeentewet)ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.
Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Wel is hier gekozen voor een ondersteuning door de raad bij gewone meerderheid. Minister Pechtold heeft in een brief van 16 december 2005 aan de Groen-Links fractie in Schoonhoven aangegeven dat de raad de ruimte heeft eigen beleid te ontwikkelen, waardoor de raad dus de vrijheid heeft om te bepalen dat een raadsmeerderheid nodig is om een interpellatiedebat te houden. De minister juicht dit echter niet toe. Voor de democratie lijkt het hem goed om de regels van de Tweede Kamer te volgen. Dit houdt in dat de toestemming ven een betekenende minderheid (ondersteuning door 30 van de 150 leden) volstaat. In een gedualiseerd systeem zijn wethouders geen lid meer van de raad. Toch is het van belang dat zij bij een instrument als de interpellatie ook op de hoogte worden gesteld van de inhoud van het verzoek.
Artikel 41. Vervallen (Inlichtingen)
In dit artikel werd een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. Om dit reglement eenvoudig te houden is het artikel ondergebracht bij artikel 39.
Hoofdstuk 5. Begroting en rekening
Artikel 42. Procedure begroting en artikel 43. Procedure jaarrekening
In deze artikelen wordt de procedure voor de begroting en jaarrekening vastgelegd. De desbetreffende procedure kan jaarlijks of in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald. In de Handreiking voor de financiële verordeningen en controleverordeningen (artikel 212, 213, 213a Gemeentewet) (website Actieprogramma Lokaal Bestuur) wordt de inhoudelijke kant uitgewerkt.
Hoofdstuk 6. Lidmaatschap van andere organisaties
Artikel 44. Verslag en verantwoording
Leden van de raad (of in voorkomende gevallen de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris), die lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, verrichten aldaar hun taak zowel als leden van dat bestuur en als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente. Voor de wijze, waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling dient over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen te bevatten.
In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen). En wordt aangegeven dat bespreking in een commissie kan plaatsvinden.
In het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 39.
Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals een (raad van commissarissen van) een NV. Hierin voorziet het derde lid.
Hoofdstuk 7. Besloten vergadering
Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag.
De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voorzover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.
In de Raad van Beuningen is op een aantal momenten onduidelijkheid geweest over beslotenheid en geheimhouding. Daarom onderstaand een werkinstructie, gebaseerd op wettelijke verplichtingen en eisen op grond van dit Reglement. In een vraag en antwoord opzet worden ook enige bijzonderheden toegelicht.
Uitgangspunt is vergaderen in de openbaarheid.
Besloten vergaderen kan niet over toelating nieuwe raadsleden, begroting en jaarrekening, gemeentelijke belastingen en benoeming en ontslag van wethouders.
Op grond van artikel 10 Wob is beslotenheid is verplicht voorzover stukken of de bespreking daarvan in het openbaar: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld. d. persoonsgegevens betreft (als bedoeld in Hoofdstuk 2, paragraaf 2 Wpb), tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. Daarnaast zal er in een aantal gevallen een afweging gemaakt moeten worden tussen openbaarheid of beslotenheid. Dit is het geval voor zover stukken of de bespreking daarvan in het openbaar niet opweegt tegen één of meer van de volgende belangen: e. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; f. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen (o.a. gemeenten); g. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; h. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; i. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; j. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; k. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.
Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering staat op de openbare agenda het vaststellen van het verslag geagendeerd. Indien een lid van de raad het woord wenst te voeren over het verslag, dan kan dit alleen tijdens een besloten deel. Het vaststellen van het verslag van een besloten vergadering leidt tot de bekrachtiging van de geheimhouding ervan, tenzij de raad besluit dat het verslag openbaar is. De notulen worden door de voorzitter en griffier ondertekend.
Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering staat op de openbare agenda het vaststellen van het verslag geagendeerd. Indien een lid van de raad het woord wenst te voeren over het verslag, dan kan dit alleen tijdens een besloten deel. Tijdens de vergadering neemt de commissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van de notulen
Oplegging geheimhouding over behandelde in besloten vergadering en omtrent overgelegde stukken. Beslissing hierover nemen in dezelfde commissievergadering als waarin tot beslotenheid is besloten. De geheimhouding geldt voor iedereen die aanwezig was, dan wel kennis draagt van de overgelegde stukken.
In raads- en commissieverband zijn in 2010 een aantal vragen gesteld over beslotenheid en geheimhouding. De vragen en de antwoorden van de VNG zijn onderstaand opgenomen.
1. Kunnen raadsleden die geen lid van zijn van een adviescommissie van de raad (bijvoorbeeld Ruimte) als toehoorder bij de besloten vergadering aanwezig zijn; en op die wijze bij de beslotenheid betrokken worden (zie onderstaand ook toelichting op de vraag)?:
Na de commissie Ruimte is er een besloten deel over onderwerp X. Na een vorige besloten vergadering mochten de aanwezige raads- en commissieleden het besprokene zelfs niet met andere raadsleden delen. Omdat de beslotenheid strikt de aanwezigen betreft werd gezegd. De vraag: kunnen raadsleden die geen lid van Ruimte zijn als toehoorder bij de besloten vergadering zijn. En op die wijze bij de beslotenheid betrokken worden?
Het college besluit een bepaald stuk onder geheimhouding te sturen naar de leden van een commissie, bijvoorbeeld ruimte. Kan ik in het reglement van orde opnemen dat alle stukken die onder geheimhouding uitgaan naar de leden van de commissie, altijd ook gaan naar de raadsleden die geen zitting hebben in eerst genoemde commissie (dus dat ze dezelfde rechten en plichten hebben als commissieleden die het stuk hebben ontvangen)?
Een vertrouwelijk/geheim onderwerp X wordt in concept in een besloten vergadering van de commissie ruimte besproken. Een cyclus later biedt het college onderwerp X ter bespreking aan in de raad, zonder tussentussenkomst van de commissie en het raadspresidium stemt hiermee in. De stukken horend bij onderwerp x worden dan direct aan de raad(-sleden) aangeboden. Een commissielid, niet zijnde raadslid, benadert de griffier met de opmerking dat hij graag het stuk na behandeling in de commissie wil zien. Mag dat? Verder vraagt hij of hij bij de afronding van het onderwerp in de besloten raad mag zijn, met toelichting dat hij onderwerp X in concept-fase wel mocht zien/bespreken in de commissie en het dan vreemd is dat hij de afronding niet mag meemaken. Vraag: Mag hij aanwezig zijn, en zo, ja wat moet daar voor worden geregeld?
Antwoord:( VNG Expertisecentrum Gemeenterecht)
Ja, dat is mogelijk. Het hangt uiteraard ook af van de gebruikelijke gang van zaken binnen uw gemeente, maar er is juridisch niets op tegen wanneer de betreffende raadsleden als toehoorder aanwezig zijn. De geheimhoudingsplicht strekt zich op basis van artikel 25 eerste lid van de Gemeentewet uit tot alle personen die bij de vergadering aanwezig zijn en alle personen die van het behandelde of van de stukken kennis dragen, bijvoorbeeld deskundigen, ambtenaren, de griffier, de burgemeester, commissieleden die geen raadslid zijn etc. Deze bepaling opent de mogelijkheid om de stukken onder het opleggen van geheimhouding aan de betreffende raadsleden te verstrekken zonder dat zij bij de commissievergadering aanwezig hoeven te zijn. De mogelijkheden om geheimhouding op te leggen zijn derhalve erg breed; de eventuele strafrechtelijke sancties bij niet naleving van de geheimhoudingsplicht strekken zich ook uit tot niet-commissieleden.
Nee, dat raad ik u af. Op grond van artikel 25 lid 2 kan het college besluiten de stukken te verzenden naar een bepaalde commissie of naar enkele raadsleden; indien u in het RvO vastlegt dat daardoor automatisch alle stukken naar de overige leden van de raad worden verzonden komt u mijns inziens in conflict met de bedoeling van de wetgever.
Ja, beide situaties zijn mogelijk. Indien er geheimhouding is opgelegd en deze is bekrachtigd strekt de geheimhouding zich uit tot allen die van het stuk kennis dragen. De geheimhoudingsplicht geldt dus ook voor het commissielid, niet zijde raadslid. Verder bepaalt de raad zelf wie de vergadering achter gesloten deuren bijwoont. Het is weliswaar niet gebruikelijk dat daar externen bij zijn, maar het is niet verboden.
In dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid, van de Gemeentewet. In overeenstemming met artikel 19 is de griffier verantwoordelijk voor het verslag van de raadsvergadering. Dit geldt ook voor het verslag van een besloten vergadering.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 jo artikel 55 van de Gemeentewet noodzakelijk.
Artikel 48. Opheffing geheimhouding
In de aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan de raadscommissie heeft overgelegd. De raadscommissie kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.
Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen.
Hoofdstuk 8. Toehoorders en pers
Artikel 49. Toehoorders en pers
De hier aangegeven procedurebepalingen zijn gebaseerd op de in artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet gegeven bevoegdheid aan de voorzitter van de raad om toehoorders die de orde verstoren, te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.
Artikel 50. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
Artikel 51. Verbod gebruik mobiele telefoons
Dit artikel 51 heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het mobiele telefoonverkeer werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven zijn mobiele telefoon wel standby te laten staan.