Organisatie | Reimerswaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsregels van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Reimerswaal inzake de uitvoering van inkoop- en aanbesteding van de gemeente, Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017-2021 |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017-2021 gemeente Reimerswaal |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-08-2022 | bijlage 1 | 18-03-2019 | |||
01-01-2017 | 16-08-2022 | Nieuwe regeling | 21-12-2016 | 16.026224 |
Naar aanleiding van de gewijzigde Europese en Nationale wet- en regelgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden in de loop van 2016, is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Reimerswaal geactualiseerd. De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking per 1 januari 2017.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend.
Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.
Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van de volgende uitgangspunten:
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Een aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een offerteaanvraag.
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 die per 1 juli 2016 van kracht is.
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
De gemeente Reimerswaal, zetelend te Kruiningen.
De 1e herziening van de Gids Proportionaliteit
(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in volgorde van prioriteit:
1) Binnen de kernen van de gemeente;
2) Binnen een van de Bevelandse gemeenten, zijnde: Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beveland;
3) Binnen de provincie Zeeland.
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
2.Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a.RechtmatigendoelmatigInkopenzodatgemeenschapsgeldenop controleerbareen verantwoordewijzewordenaangewenden besteed.
De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staat centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
b.Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c.Inkopentegendemeestoptimale(integrale)prijskwaliteit verhouding.
Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.
d.Eencontinuepositievebijdrageleverenaanhetgeheleprestatie- niveauvandegemeente.
Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
e.Degemeentestelteenadministratievelastenverlichting voorzowel zichzelfals voorondernemers voorop.
Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen en aanbesteden. De gemeente maakt gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor al haar inkopen en aanbestedingen.
f.Het verankeren van maatschappelijk verantwoord inkopen, gelet op duurzaam inkopen, sociaal verantwoord inkopen en lokale inkoop.
Dit beleid is van toepassing op alle inkopen, dat wil zeggen alle inkopen van leveringen, diensten en werken waar een factuur tegenover staat.
DitInkoop-enaanbestedingsbeleidsluitzoveelmogelijkaanophet algemenebeleidvandegemeente.In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid:
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Aanbestedingsrichtlijnen:
Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen et cetera van de Europese Commissie.
De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop, in geval van toepassing, in ieder geval toe:
3.3 Algemene beginselen bij inkoop
aAlgemenebeginselenvanhetaanbestedingsrecht
De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit(evenredigheid): De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
bAlgemenebeginselenvanbehoorlijkbestuur
De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
3.4 Concessies voor werken en diensten
Met inwerkingtreding van de aanbestedingsrichtlijn 2014/23/EU is er voor het eerst een aparte richtlijn speciaal voor concessies. Er kan een onderscheid worden gemaakt in concessies voor werken en concessies voor diensten:
Een concessie voor werken is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel waarbij één of meer aanbestedende diensten werken laten uitvoeren door één of meer ondernemers, waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend in het recht het werk dat het voorwerp van de overeenkomst vormt te exploiteren, hetzij in dit recht en een betaling.
Een concessie voor diensten is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel waarbij één of meer aanbestedende diensten de verrichting van diensten met uitzondering van de uitvoering van werken laten uitvoeren door één of meer ondernemers, waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend in het recht de diensten die het voorwerp van het contract vormen, te exploiteren, hetzij in dit recht en een betaling.
Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals TenderNed.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en budgethouderschapsregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Het toepassen van alternatieve inkoopprocedures (Bouwteam, Design&Construct, Turnkey, Gunnen op Waarde, Best Value Procurement, prijsvragen, veilingen en dergelijke) is alleen mogelijk door middel van overleg met de inkoopadviseur van het Inkoopbureau. Ditzelfde geldt voor afwijking van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast vraagt de budgethouder, middels een advies, aan het college van burgemeester en wethouders toestemming om af te wijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
a.Degemeentesteltbestuurlijkeenambtelijkeintegriteit voorop.
De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscode:
-Gedragscode voor ambtenaren d.d. 1 november 2006.
Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld (schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b.Degemeentecontracteertalleenintegereondernemers.
De gemeente wil alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces.
Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht.
Dit komt onder andere tot uitdrukking door het volgende:
Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door Agentschap.nl zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW- sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.
Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return een rol. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom – waar mogelijk en doelmatig – de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen
De gemeente wil door middel van social return bijdragen aan de instroom in duurzame arbeid door de doelgroep (onder andere uitkeringsgerechtigden en jongeren zonder startkwalificatie). Ook andere vormen van social return zijn mogelijk. Denk hierbij aan leer-werkplekken, stageplaatsen et cetera. De instroom van de doelgroep op de arbeidsmarkt heeft hierbij de voorkeur.
Dit betekent dat, in principe, bij iedere inkoopprocedure van diensten en werken boven de € 100.000,- social return opgenomen wordt. Bij aanvang van het inkoopproces wordt, samen met de SR-coördinator, de afweging gemaakt hoe social return wordt ingezet. Omdat social return maatwerk is, bestaat er vrijwel altijd een mogelijkheid om het in te zetten. De aard van het werk en de omvang van de arbeidscomponent zijn hierin medebepalend. Voor het toepassen van sociaal inkopen binnen de infra-werkensector participeert de gemeente in het convenant “Arbeidspool Zeeland Werkt Infra” gesloten tussen de Zeeuwse gemeenten, waterschap, provincie en werkgevers in de grond-, weg- en waterbouw.
Om social return toe te kunnen passen is het handig een percentage van de opdrachtwaarde op te nemen dat besteed dient te worden aan social return. Afhankelijk van de verhouding tussen materiaal en werkzaamheden, wordt uitgegaan van 5% van de opdrachtwaarde (bij veel arbeid) en 2% van de opdrachtwaarde (bij weinig arbeid), deze percentages zijn een richtlijn. Sommige opdrachten lenen zich door het type werkzaamheden voor een volledige uitvoering door de doelgroep. Dan kan een hoog percentage ten behoeve van social return worden ingezet. Andere opdrachten lenen zich moeilijker voor social return; dan kan het nodig zijn een lager percentage in te zetten of een concrete invulling op basis van het aantal fte/ uren. Wanneer de opdracht zich uiteindelijk niet leent voor social return kan er ook besloten worden om of af te zien van de toepassing van social return.
Voor de verdere uitwerking en mogelijke invulling van SROI-afspraken, de doelgroep en het werkproces is het inkoophandboek te raadplegen.
De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. Ook kan innovatiegericht inkopen bestaan uit het toepassen van innovatieve contractsvormen of innovatieve inkoopprocedures zoals innovatiepartnerschap.
De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheidenkeuzevoordeondernemersrelatie
a.Degemeenteachteentegroteafhankelijkheidvanondernemers nietwenselijk.
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b.Degemeentekiest voordemeestaangewezenondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
5.3 Lokale economie en midden- en kleinbedrijf (MKB)
a.Degemeenteheeftoog voordelokaleeconomie,zonderdatdittot enigerlei vormvandiscriminatievanondernemersleidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokaalinkopenkan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
b.Degemeenteheeftoog voorhetMKB.
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
* Overweging om in plaats van middels een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, nationaal openbaar aan te besteden.
Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat. Bij de keuze van de procedure dienen deze onderdelen derhalve gemotiveerd te worden en afgestemd te worden met de inkoopadviseur.
De overweging wordt meegegeven om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van ondernemers, de economische situatie. In het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en de keuze van de ondernemer gemotiveerd te worden.
Indien er gekozen wordt voor een verruiming van het aantal uit te nodigen partijen, zowel voor leveringen en diensten als voor werken, geldt dat dit geen afbreuk doet aan de doelmatigheid van de inkoopprocedure. In andere woorden, het verwachte resultaat van het verruimen van het aantal partijen moet wel in verhouding staan tot de extra tijdsbesteding die hiermee gemoeid gaat. Daarbij dient rekening gehouden te worden met voorschrift 3.4A uit de Gids Proportionaliteit.
Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier / markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden. De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.
Voor inkoop onder een bedrag van € 5.000,- behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of factuur.
Enkelvoudig onderhandse procedure
De gemeente vraag aan één ondernemer een offerte.
Meervoudig onderhandse procedure
De gemeente vraag ten minste drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.
Inkoopprocedure waarbij de gemeente de procedure algemeen bekend maakt door middel van een openbare aankondiging waarbij iedere ondernemer vrij is een aanbod te doen voor de uitvoering van een levering, dienst of werk.
Boven de Europese drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.6 Sociale en andere specifieke diensten
Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven 750.000 euro verplicht worden (voor)aangekondigd. Met de CPV-zoektool (Common Procurement Vocabulary codes) van PIANOo (het Experisecentrum Aanbesteden) kan beoordeeld worden of een bepaalde dienst onder het nieuwe regime voor sociale en specifieke diensten valt of niet.
5.7Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6.Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Ter uitvoering van de door de gemeente vastgestelde regelgeving met betrekking tot inkoop en onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders, begeleiden medewerkers van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant inkoopprocedures en aanbestedingen.
Het is niet toegestaan om gebruik te maken van deskundigheid van externe ondernemers op het gebied van inkopen en aanbesteden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en wethouders. Het is wel toegestaan om externe ondernemers in te schakelen conform de aanbestedingsregels om te ondersteunen en begeleiden bij het opstellen van het inhoudelijk Programma van Eisen of bestekken, niet zijnde het inkooptechnische gedeelte van de aanbestedingsdocumenten.
De inkoopadviseur wordt als volgt bij inkoopprocedures betrokken:
Bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures dient er boven de geraamde opdrachtwaarde van € 25.000,- (Leveringen en Diensten) en € 100.000,- (Werken), altijd afstemming plaats te vinden over de te hanteren inkoopprocedure, de besteksvorm, voorwaarden van de overeenkomst en aanbestedingsreglement en overige tactische keuzes in de voorbereiding. Als bespreekstuk dient het inkoopformulier als uitgangspunt te worden genomen.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorgt voor een interne controle die achteraf en steekproefsgewijs toets of de inkoopprocedures binnen de kaders van dit beleid zijn uitgevoerd en of voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden.
Bijlage 1 Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Reimerswaal 2019
Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming overeenkomst
Artikel 4 Algemene verplichtingen contractant
Artikel 5 Algemene verplichtingen gemeente
Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie
Artikel 8 Intellectueel eigendom
Artikel 9 Wijziging overeenkomst
Artikel 10 Uitrusting en materialen
Artikel 11 Tijdstip van nakoming
Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming
Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering
Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen
Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minder werk
Artikel 18 Facturering en betaling
IV BEPALINGEN BETREFFENDE DE LEVERINGEN VAN GOEDEREN
Artikel 20 Verpakking en transport
Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico
V BEPALINGEN BETREFFENDE HET VERRICHTEN VAN DIENSTEN
Artikel 23 Personeel van contractant
Artikel 27 Overdracht rechten en verplichtingen
Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.
Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming overeenkomst
Een overeenkomst komt tot stand nadat de gemeente een expliciete schriftelijke aanvaarding van de offerte van de contractant per e-mail, fax of brief heeft verzonden aan de contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder e van de Gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet de vertegenwoordiging van de gemeente is opgedragen. Op eerste verzoek van de contractant legt de gemeente een kopie van dit besluit over.
Artikel 4 Algemene verplichtingen contractant
De contractant zal de gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de overeenkomst geen rekening is gehouden.
De contractant garandeert ter zake van de overeenkomst dat de contractant of personeel van contractant of een met de contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden.
De contractant vrijwaart de gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de overeenkomst en die de contractant of de gemeente krijgt opgelegd.
De contractant zal bij de uitvoering van de overeenkomst alle van toepassing zijnde voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de contractant, in acht nemen. Indien de contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de contractant dit eerst voorleggen aan de gemeente.
Slechts voor zover de contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de gemeente zal de contractant optreden als gemachtigde van de gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de contractant.
Artikel 5 Algemene verplichtingen gemeente
Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie
Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.
Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere partij en/of de voor die partij werkzame personen en/of door die partij ingeschakelde derden de overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
Artikel 8 Intellectueel eigendom
Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de overeenkomst, berusten bij de gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De contractant draagt deze (aanspraken op) IE-rechten – voor zover nodig – om niet over aan de gemeente. De contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht.
De contractant garandeert dat de gekochte goederen en toebehoren alsmede de geleverde diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart de gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.
Artikel 9 Wijziging overeenkomst
Artikel 10 Uitrusting en materialen
Artikel 11 Tijdstip van nakoming
Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming
Indien één van de partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de overeenkomst en/of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende partij, alvorens gebruik te maken van de partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige partij direct in verzuim verkeert.
Ieder der partijen is gerechtigd de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding – gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim – in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Elke ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming
Onder overmacht van de contractant wordt in de Algemene inkoopvoorwaarden in ieder geval niet verstaan: ziekte, gebrek aan personeel van de contractant, staking van personeel, grondstoffentekort, transportproblemen, tekortkoming of niet-nakoming van de verplichtingen door toeleveranciers, storingen in de productie van contractant en liquiditeits- en/of solvabiliteitsproblemen van contractant.
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering
De contractant is aansprakelijk voor alle schade van de gemeente of derden die ontstaat door of in verband met het sluiten of uitvoeren van de overeenkomst en die ontstaat door een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad van de wederpartij en/of van personeel van contractant en/of van personen waarvoor deze aansprakelijk is.
Artikel 14.5 en 14.7 dienen in samenhang te worden gelezen. In geval van artikel 14.7 sub a algemene inkoopvoorwaarden, is het Burgerlijk Wetboek van toepassing en hiermee zijn ook alle beperkingen uit he Burgerlijk Wetboek, bijvoorbeeld in verband met eigen schuld, matiging van de hoogte van het bedrag aan schadevergoeding en redelijkheid en billijkheid, van toepassing.
Artikel 14 Deel II De Wet Aanpak Schijnconstructies
De Contractant verschaft desgevraagd en onverwijld aan de Gemeente toegang tot de in lid 3 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken indien de Gemeente dit noodzakelijk acht in verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering aangaande verrichte arbeid ten behoeve van het verrichten van de overeenkomst.
De Contractant legt de verplichtingen voortvloeiend uit de vorige leden onverkort op aan alle partijen waarmee hij contracten aangaat ten behoeve van het verrichten van de overeenkomst en bedingt tevens dat deze partijen vervolgens bedoelde verplichtingen onverkort opleggen aan alle partijen met wie zij op hun beurt contracten aangaan ten behoeve van het verrichten van de overeenkomst.
De Gemeente kan de overeenkomst met directe ingang opzeggen als blijkt dat Contractant de gemaakte afspraken niet nakomt. Als blijkt dat de Contractant de gemaakte afspraken niet nakomt, is de Gemeente – na ingebrekestelling – tevens gerechtigd aan de Contractant een boete op te leggen tot maximaal de hoogte van de opdrachtwaarde.
Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen
Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de offerteaanvraag, de totstandkoming van de overeenkomst of de uitvoering van de overeenkomst, dan is elk der partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de gemeente gevestigd is.
Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minder werk
Artikel 18 Facturering en betaling
De in dit artikel genoemde termijnen, dan wel ander tussen partijen nader overeengekomen betalingstermijnen, zullen nimmer zijn te beschouwen als fatale termijnen. Bij niet tijdige betaling moet de gemeente derhalve schriftelijk in gebreke worden gesteld. Bij de ingebrekestelling moet de contractant de gemeente een redelijke termijn voor nakoming van haar betalingsverplichting stellen.
De gemeente ontvangt bij voorkeur elektronische facturen. De facturen dienen te voldoen aan de eisen uit artikel 18.1 en 18.4 van de Algemene Inkoopvoorwaarden. Daarnaast moet de elektronische factuur voldoen aan de aanvullende eisen voor elektronische verwerking. De gemeente kan deze eisen vermelden in de overeenkomst of offerteaanvraag.
IV Bepalingen betreffende de leveringen van goederen
De gemeente is gerechtigd, indien de voortgang van de uitvoering van de overeenkomst dit vereist, de volgorde en het tijdstip van de door de dienstverlener te verrichten leveringen nader te bepalen, ook indien in de overeenkomst een bepaalde volgorde is opgenomen, zonder dat dit de dienstverlener aanspraak geeft op prijswijzigingen of andere vormen van vergoeding.
De contractant is gehouden om alle bij de goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of –certificaten uiterlijk binnen twee weken na levering in het bezit zijn van de gemeente, tenzij in de overeenkomst een eerder tijdstip is genoemd. Bij gebreke hiervan kan de gemeente de betaling opschorten, totdat deze aanvullende informatie wel in haar bezit zijn.
In geval de dienstverlener – al dan niet van rechtswege – in verzuim is, is de gemeente onverminderd haar overige rechten die zij aan het verzuim van de dienstverlener kan ontlenen –waaronder haar recht op schadevergoeding- bevoegd zonder voorafgaande rechterlijke machtiging de diensten en/of herstel van de niet nakoming door een derde te doen (laten) plaatsvinden en de kosten daarvan op de dienstverlener te verhalen.
Artikel 20 Verpakking en transport
De contractant draagt zorg voor een deugdelijke verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de goederen, dat deze in een goede staat de plaats van aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen.
Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico
V Bepalingen betreffende het verrichten van diensten
Artikel 23 Personeel van contractant
Indien gedurende de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat personeel van contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de gemeente het recht de desbetreffende persoon door de contractant te laten vervangen.
Voor de vervanging van personeel van contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de gemeente, tenzij directe vervanging van personeel van contractant noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van de gemeente. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de offerteaanvraag).
De contractant is verantwoordelijk voor en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De contractant vrijwaart de gemeente tegen alle aanspraken terzake. De contractant zal - indien wettelijk vereist dan wel door de gemeente wordt vereist - met een G-rekening werken. Indien de gemeente geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten een–op-een verhaald op de contractant.
De gemeente is gerechtigd de overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de overeenkomst is opgenomen, kan de gemeente de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de overeenkomst.
Ingeval van ontbinding door de gemeente als bedoeld in lid 1 is de gemeente geen vergoeding verschuldigd aan de contractant voor de prestaties die niet door contractant zijn verricht. Eventuele aan de contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de contractant terug aan de gemeente, vermeerderd met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald.
Artikel 27 Overdracht rechten en verplichtingen