| Organisatie | Amersfoort |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort houdende regels voor inrichting en uitvoering van het informatiebeheer Besluit Informatiebeheer gemeente Amersfoort 2016 |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer gemeente Amersfoort 2016 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Besluit Informatiebeheer gemeente Amersfoort 2009.
art. 6 Archiefverordening 2016
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-03-2017 | nieuwe regeling | 10-01-2017 | 5449491 |
HOOFDSTUK I DEFINITIES EN ALGEMENE BEPALINGEN
In dit besluit wordt verstaan onder:
informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;
Het Strategisch Informatieoverleg heeft als doel:
Fungeren als adviesorgaan voor voorstellen voor nieuwe beleidskaders en richtlijnen rond de gemeentelijke informatievoorziening, waarbij een integrale benadering vanuit informatiebeheer/archivering, IT, informatiebeveiliging en privacy gewenst is.
Daarbij valt concreet te denken aan documentbeleid, richtlijnen informatiebeheer bij uitbesteding taken, digitaliseringsopgaven vanuit- en gevolgen van privacybeleid voor IT en archivering;
Een wettelijk verplicht onderwerp op de agenda van het SIO is de selectielijst. Deze lijst is het resultaat van de inhoudelijke waardering van overheidsinformatie in termen van bewaarbelangen en -termijnen. Het ontwerpen van selectielijsten wordt verzorgd door de koepelorganisaties van de decentrale overheidsorganisaties.
Bij het Strategisch Informatie Overleg zijn in ieder geval aanwezig: de afdelingsmanager Interne Dienstverlening en Advies (voorzitter), de beleidsadviseur Interne Dienstverlening en Advies, de afdelingsmanager IT Dienstverlening en Advies, de gemeentearchivaris, de directeur Archief Eemland en de concerncontroller.
HOOFDSTUK II SPECIFIEKE TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE AFDELING INTERNE DIENSTVERLENING EN ADVIES OP HET GEBIED VAN INFORMATIEBEHEER
De afdelingsmanager Interne Dienstverlening en Advies is onder meer belast met de informatiebeheer binnen de beheerseenheid betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken, alsmede met het beheer van de informatie van de gemeente, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hij is hiertoe gemandateerd door de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijke.
2.2 Opstellen algemene voorschriften
De afdelingsmanager Interne Dienstverlening en Advies is op grond van de Archiefwet en de Archiefregeling verantwoordelijk voor het opstellen van algemene richtlijnen met betrekking tot het beheer van informatie.
De afdelingsmanager Interne Dienstverlening en Advies is verantwoordelijk voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.
De afdelingsmanager Interne Dienstverlening en Advies is verantwoordelijk voor het opstellen en het actief uitdragen van algemene procedures voor informatiebeheer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
De afdelingsmanager Interne Dienstverlening en Advies is verantwoordelijk voor het opstellen en actief uitdragen van procedures voor de archivering van informatie.
De afdeling Interne Dienstverlening en Advies is er verantwoordelijk voor dat er bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
De afdeling Interne Dienstverlening en Advies stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan, een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als door hem verleende machtiging tot vernietiging.
De afdeling Interne Dienstverlening en Advies is er verantwoordelijk voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling 2009.
De afdeling Interne Dienstverlening en Advies ziet erop toe, dat van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling 2009 een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de archiefbescheiden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Uit de beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de archiefbescheiden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
2.5 Vervreemding en overdracht van archiefbescheiden
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, is positief advies van de gemeentearchivaris vereist.
HOOFDSTUK III GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE AFDELING INTERNE DIENSTVERLENING EN ADVIES EN DE AFDELING BELAST MET IT DIENSTVERLENING EN ADVIES
3.1 Beveiliging en inrichting voorzieningen.
De afdelingsmanager IT Dienstverlening en Advies is verantwoordelijk voor informatiebeveiliging, welke mede omvat de vereiste organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden, die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
3.2 Conversie van archiefbescheiden
De afdeling Interne Dienstverlening en Advies doet, zo mogelijk in samenwerking met een organisatorische eenheid, opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van archiefbescheiden bedoeld in artikel 13, 4e lid.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de conversie en migratie is de afdeling IT Dienstverlening en Advies.
HOOFDSTUK IV VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN VAN DE ORGANISATORISCHE EENHEDEN
Voor lopende zaken zijn hoofden van de organisatorische eenheden verantwoordelijk voor de gestructureerde en volledige opslag van informatie voor zover deze van belang is voor de bedrijfsvoering, verantwoording of rechtmatigheid van het handelen.
Het hoofd van een organisatorische eenheid draagt zorg voor de uitvoering van de voorschriften en richtlijnen, zodat uit ieder archiefbestand, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het archiefbestand is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het archiefbestand betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het archiefbestand zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige artikel is niet van toepassing op archiefbescheiden, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger, noch een bestandsdeel kunnen gaan vormen van het cultureel erfgoed.
HOOFDSTUK V GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE AFDELING INTERNE DIENSTVERLENING EN ADVIES EN DE ORGANISATORISCHE EENHEDEN
Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, zijn behoudens toestemming van het college van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
HOOFDSTUK VI VERANTWOORDELIJKHEDEN VOOR NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN
Het college van burgemeester en wethouders bepaalt dat de gemeentearchivaris belast is met het beheer van de overgebrachte gemeentelijke archieven en documentaire verzamelingen.
De gemeentearchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentearchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De gemeentearchivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort 10 januari 2017.
de secretaris, de burgemeester,
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 6 van de Archiefverordening. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale archiefbescheiden als op papieren archiefbescheiden. Het begrip archiefbescheiden is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van archiefbescheiden. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in het informatiebeheer – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld. Het is aangepast aan de Archiefregeling 2009.
De wijzingen ten opzichte van het Besluit Informatiebeheer gemeente Amersfoort 2009 zijn met name toegespitst op een aantal fundamentele veranderingen die gaande zijn op het gebied van archief- en informatiebeer, te weten: digitalisering, ketensamenwerking en veranderingen in het archieftoezicht. Naast de wettelijke verplichting voor het op orde hebben van wet- en regelgeving, sluit het nieuwe Besluit Informatiebeheer ook aan bij de organisatorische veranderingen die hebben plaatsgevonden. Met name het waarborgen van deugdelijk digitaal informatiebeheer en de daarbij behorende taken en verantwoordelijkheden, is een zeer belangrijk aandachtspunt: het beperkt zich niet tot één specifieke afdeling.
In een aantal artikelen wordt de afdeling Interne Dienstverlening en Advies (IDA) aangemerkt als verantwoordelijke. Hier dient vermeld te worden dat niet de gehele afdeling IDA verantwoordelijk is, echter alleen het team dat zich bezighoudt met informatiebeheer.
Het begrip Strategisch Informatie Overleg (SIO) is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995. Met het instellen van een SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd op strategisch niveau.
Het kan gewenst zijn om decentraal een aanvullend waarderings- en selectiebeleid te voeren, bijvoorbeeld om informatie te selecteren voor langere of permanente bewaring. De ontwikkeling van decentraal beleid staat op de agenda van het SIO.
De gemeente Amersfoort beschouwt grove nalatigheid van het vastleggen van vitale bedrijfsvoeringinformatie, identiek aan het opzettelijk vernietigen van archiefbescheiden.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast. Het opstellen en aanpassen van de selectielijst is door de gemeente gemandateerd aan de Vereniging Nederlandse Gemeenten.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De gemeentearchivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare archiefbescheiden. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor papieren documenten als voor de digitale informatiedragers. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van het team Informatiebeheer zijn vaak niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de archiefbescheiden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende archiefbestanden niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de ter zake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 22 van dit besluit.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.
Een nadere toelichting is te vinden in het document ‘Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Amersfoort, 2016 - 2019’.
Met dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke archiefbescheiden conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze archiefbescheiden bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 14 van de Archiefregeling 2009 regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. Hierbij moet er niet alleen aandacht zijn voor het documentmanagementsysteem, maar ook voor andere applicaties die archiefwaardige informatie bevatten.
De afdeling IT Dienstverlening en Advies zorgt ervoor dat de conversie en migratie wordt uitgevoerd. De identificatie van dergelijke archiefbescheiden zal gemeenschappelijke inspanning vereisen. De afdeling IT Dienstverlening en Advies kan uiteraard niet verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de archiefbescheiden.
Het streven naar enkelvoudige opslag dient zowel het doel de authenticiteit van informatie te kunnen garanderen; als ook de opslagcapaciteit en daarmee de efficiency van de bedrijfsvoering, zo groot mogelijk te maken. Algemene richtlijnen zijn vastgelegd in het Documentbeleid van de gemeente Amersfoort.
Kenmerken dienen te worden vastgelegd op basis van en met behulp van een vast te stellen metadatasschema zoals wettelijk voorgeschreven in artikel 19 van de Archiefregeling.