CVDR442092_1Regeling persoonsdossiersnlregelingVeiligheidsregio Midden- en West-Brabant2013-01-24Alphen-ChaamBaarle-NassauBergen op ZoomBredaDongenDrimmelenEtten-LeurGeertruidenbergGilze en RijenGoirleHalderbergeHilvarenbeekLoon op ZandMoerdijkOisterwijkOosterhoutRoosendaalRucphenSteenbergenTilburgWaalwijkWoensdrechtZundertPublicatieblad Veiligheidsregio Midden- en West BrabantRegeling persoonsdossiers Veiligheidsregio Midden- en West-BrabantOnbekenddagelijks bestuurbestuur en recht2013-01-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-01-242013-01-012023-04-20Onbekend2013-02GeenGeenRegeling persoonsdossiersPersoonsdossierRegeling persoonsdossiers InhoudsopgaveArtikel 1 BegrippenArtikel 2 De doelstelling van de registratieArtikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratieArtikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgenArtikel 5 Verantwoordelijke en beheerdersArtikel 6 Aanleggen van een dossierArtikel 7 Toegang tot de registratieArtikel 8 Verstrekken van gegevens aan derdenArtikel 9 Bewaring en vernietigingArtikel 10 Recht op inzage en afschriftArtikel 11 CorrectierechtArtikel 12 Organisatie en beveiligingArtikel 13 Bijzondere gevallenArtikel 14 SlotbepalingArtikel 15 Citeertitel en inwerkingtredingBijlage 1 Dossierindeling persoonsdossiersArtikel 1 BegrippenBestuur: het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant; Dossier: het geheel van - schriftelijk en/of elektronisch - vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling; Geregistreerde: degene van wie persoonsgegevens in de registratie zijn opgenomen; Beheerders: de medewerkers van de afdeling P&O voor het beheer en de dagelijkse zorg van de registratie (inclusief tijdelijk werkzame personen op de afdeling P&O); Leidinggevende:de leidinggevende in hiërarchische zin; Registratie: het geheel van de dossiers; Persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijk persoon; Derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de beheerders, met uitzondering van de geregistreerde. WBP: Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze regeling “Persoonsdossiers VMWB” is opgesteld, met inachtneming van de verplichtingen zoals opgenomen in de Wet Bescherming persoonsgegevens. Artikel 2 De doelstelling van de registratie De doelstelling van de registratie is het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de rechtspositieregelingen die de VMWB voor haar medewerkers heeft vastgesteld en in dat kader nader geldende wettelijke verplichtingen. Artikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratie De registratie bevat uitsluitend gegevens van medewerkers die door of vanwege de VMBW zijn aangesteld. Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgenLid 1 De registratie bevat geen andere gegevens dan vermeld in de bij deze regeling behorende bijlage “Dossierindeling persoonsdossier”. Lid 2De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medeweten van de geregistreerde.Lid 3De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling.Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerders Het Bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Als zodanig ziet het Bestuur tevens toe op de werking van deze registratie overeenkomstig deze regeling. De medewerkers van de afdeling P&O zijn beheerders van de registratie en belast met de dagelijkse zorg. Artikel 6 Aanleggen van een dossier Het aanleggen van een dossier gebeurt uitsluitend in opdracht van de beheerders en de door deze aangewezen medewerkers, een en ander met inachtneming van de door de beheerders vastgestelde voorschriften. De in een dossier opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling. Artikel 7 Toegang tot de registratie De beheerders hebben binnen het kader van de opgedragen werkzaamheden toegang tot de registratie; De leidinggevende heeft in het kader van zijn leidinggevende taken op afspraak en onder toezicht van een medewerker van de afdeling P&O toegang tot de persoonsdossiers van zijn medewerkers. In alle overige gevallen beslist het Bestuur over toegang tot de registratie. Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derden Uit een dossier worden slechts gegevens verstrekt aan derden indien: zulks voortvloeit uit het doel van de registratie; dit wordt vereist door een wettelijk voorschrift; dit geschiedt met toestemming van de geregistreerde; De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden. Het telefonisch verstrekken van persoonsgegevens over geregistreerden is niet toegestaan. Artikel 9 Bewaring en vernietiging Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens geschieden in overeenstemming met hetgeen hierover in de bijlage is opgenomen. Artikel 10 Recht op inzage en afschriftLid 1 De geregistreerde of zijn gemachtigde krijgt desgevraagd inzage in zijn dossier. Deze inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van een medewerker van de afdeling P&O. Daarbij wordt hem desgewenst een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld. Lid 2Indien inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld. Het weigeren geschiedt op basis van de bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens. Lid 3De beheerders eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift.Artikel 11 Correctierecht De geregistreerde of zijn gemachtigde heeft het recht de beheerders om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over hem in zijn dossier zijn opgenomen, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van deze regeling niet ter zake doende zijn, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd. Het verzoek tot correctie, aanvulling of verwijdering wordt schriftelijk ingediend bij de beheerders van de registratie.De beslissing van de beheerders op het verzoek wordt binnen 8 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld.De verzoeker ontvangt een afschrift van de gecorrigeerde, aangevulde of verwijderde gegevens.Een afwijzende beslissing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld Op voornoemde besluiten zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 8 van de WBP. Artikel 12 Organisatie en beveiliging De dossiers worden, onder toezicht van de beheerders, beheerd door de beheerders. Zij zijn verantwoordelijk voor een adequate opname, verstrekking en verwijdering van persoonsgegevens in de door hen beheerde dossiers, in overeenstemming met het gestelde in of bij deze regeling. De beheerders dragen zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.Artikel 13 Bijzondere gevallen In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het Bestuur. Artikel 14 Slotbepaling Deze regeling ligt ter inzage bij de beheerders en is ter kennis gebracht aan alle medewerkers. Artikel 15 Citeertitel en inwerkingtredingLid 1 Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling persoonsdossiers Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant”. Lid 2 Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013. Bijlage 1 Dossierindeling persoonsdossiersOverzicht indeling persoonsdossiers Algemene uitgangspunten: Dienstverbanden Medewerkers met hebben één persoonsdossier, ook indien zij meerdere dienstverbanden hebben bij de VR. Tijdens dienstverband2 jaar maximaal bewaren: documenten uitsluitend ter informatie van bestuur en administratie (Archiefwet) 7 jaar maximaal bewaren: overige bescheiden, o.m. met financiële consequenties (Archiefwet) Tot eind dienstverband: loonbelastingverklaring, kopie identiteitsbewijs en documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet en Belastingwetgeving) Na dienstverband (einde dienstverband, pensionering/bereiken 65-jarige leeftijd of overlijden)2 jaar bewaren: in principe moeten gegevens uit het personeelsdossier na 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd worden verwijderd (Wet Bescherming Persoonsgegevens). Is de bewaartermijn tijdens het dienstverband verstreken, dan is directe verwijdering noodzakelijk. Uitzonderingen wat betreft de bewaartermijn na dienstverband: 5 jaar bewaren: loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs (Belastingwetgeving) 7 jaar bewaren: fiscaal relevante gegevens (Belastingwetgeving) 10 jaar bewaren: documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet) 40 jaar bewaren: dossiers van personeel dat heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen alsmede de informatie over deze stoffen (Archiefwet) De persoonsdossiers worden ingedeeld in onderstaande hoofdstukken, weergegeven met bewaartermijnen.1. PersonaliaKopie van het paspoort of identiteitsbewijs 5 jaar na dienstverband (dv.)
Kopie van de verblijfsvergunningoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.
Verklaring samenlevingsvorm c.q. niet-huw.relatievormoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.
Echtscheiding overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.
Overlijden echtgenootoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.
Geheimhoudingsverklaringfunctievervulling: 10 jaar na dv.
2. Arbeidsvoorwaarden en salarisafsprakenVerzoek wijziging arbeidsduur zekerheidshalve 10 jaar na dv.
Besluit verandering arbeidsduurrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Buitengewoon verlof rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Onbetaald verlof rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Ouderschapsverlofrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Zorgverlofrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Opgave diensttijdrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Toeslagen vernietigen10 jaar na einde dv, pensionering/ bereiken 65-jarige leeftijd of overlijden
Eerbewijzen 25 / 40 jaar in dienstrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Bevorderingsbesluitrechtspositie/functievervulling: 10jaar na dv.
Persoonlijke toelagerechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. fiscaal relevant: 7 jaar na dv.
Verhuiskostenvergoedingfiscaal relevant: 7 jaar na dv.
Vervanging- en waarnemingstoelagerechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
FLO gegevensrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
correspondentie omtrent ontslagrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Ontslagverzoek (bij ontslag op verzoek medewerker) rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Verslag exitinterview informatie administratie/bestuur: 2 jaar tijdens dv.
Ontslagbesluitrechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
(eventuele) Bestuursstukkeninformatie administratie/bestuur: 2 jaar tijdens dv.
Kopie laatste salarisstrookfiscaal relevant: 7 jaar na dv.
Individuele loonstaatfiscaal relevant: 7 jaar na dv.
Getuigschrift informatie administratie/bestuur: 2 jaar tijdens dv
Eindediensttijd- uitkeringenfiscaal relevant: 7 jaar na dv.
3. Functie / functioneren Sollicitatiebrief overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. (na verval belang)
CVoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. (na verval belang)
Verklaring omtrent het gedragoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. (na verval belang)
Bestuurlijk traject: AB / DB besluit rechtspositie/functievervulling : 10 jaar na dv
Benoeming (evt. met proeftijd)rechtspositie: 10 jaar na dv
Aanstelling in vaste dienstrechtspositie: 10 jaar na dv.
Brief wijziging inhoud functierechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Beoordelingenrechtspositie/functievervulling/gedrag: 5 jaar na vaststelling
Disciplinaire maatregelenrechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na vaststelling
Persoonlijk functionerenrechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na vaststelling
Psychologisch onderzoekrechtspositie/functievervulling/gedrag: 5 jaar na afgifte
Loopbaanplanrechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na voltooiing
Detacheringrechtspositie/functievervulling/gedrag: 5 jaar na voltooiing
4. Keuring, arbeidsongeschiktheid en pensioenAanvang / beëindiging deelnemerschap IZA informatie administratie: 2 jaar tijdens dv.
Arbeidsongeschiktheid (alle correspondentie) rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Werkplekonderzoek rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
USZO- correspondentie rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Korting/ verlofstop bezoldiging bij langdurige ziekte rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Reïntegratiedocumenten (o.a.Wet REA) rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
Aanstellingskeuring / geneeskundig onderzoek overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. (na verval belang)
Periodieke keuring overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. (na verval belang)
Zwangerschaps- en bevallingsverlof informatie administratie: 2 jaar tijdens dv.
Dienstongeval overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.
Dienstongeval (aanraking met schadelijke stoffen)overige bescheiden: 40 jaar na dv.
Correspondentie van omtrent pensioen rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.
5. OpleidingenGetuigschriften/diploma’s rechtspositie/functievervulling: 2 jaar na dv.
Studiefaciliteitenrechtspositie/functievervulling: 2 jaar na dv.
Mededeling dat cursussen zijn doorlopenoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.
Studiekostenvergoedingfiscaal relevant: 7 jaar na dv.
Diploma’s / getuigschriftenoverige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. (na verval belang)
6. OverigeNevenwerkzaamheden overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.
gegevens plaatsingproces 1/1/2010overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.