Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Steenwijkerland

Privacyreglement Wmo en Jeugdhulp Gemeente Steenwijkerland

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Steenwijkerland
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Privacyreglement Wmo en Jeugdhulp Gemeente Steenwijkerland
Citeertitel	Privacyreglement Wmo en Jeugdhulp Gemeente Steenwijkerland
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	maatschappelijke zorg en welzijn
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Wet bescherming persoonsgegevens

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
13-02-2017	01-01-2017		Nieuwe regeling	07-02-2017 Gemeenteblad 2017, nr. 22643	-

Tekst van de regeling

Intitulé

Privacyreglemente Wmo en Jeugdhulp Gemeente Steenwijkerland

Burgemeester en wethouders van Steenwijkerland;

besluiten:

vast te stellen het volgende Privacyreglement Wmo en Jeugdhulp Gemeente Steenwijkerland.

Inleiding

Dit privacyreglement beschrijft hoe en onder welke voorwaarden gegevensverwerking plaatsvindt door de Gemeente Steenwijkerland.

Artikel 1 Definities

In dit privacyreglement wordt onder de in dit artikel vermelde begrippen het volgende verstaan:

Backoffice:	het team beroepskrachten dat zich bezig houdt met de administratief juridische ondersteuning van het toegangsteam;
Betrokkene:	degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en bij wie sprake is van (een vermoeden van) (meervoudige) problematiek;
Bewerker:	degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
Casusoverleg:	het overleg waarin een specifieke casus betreffende een betrokkene wordt besproken;
College:	het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens (art. 51 Wbp);
Derde:	ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
Ondersteuning:	activiteiten die de zorg- en hulpverlener inzet om de Betrokkene te ondersteunen, of de activiteiten van de Verantwoordelijke om de ondersteuningsbehoefte te bepalen op gebied van zorg en welzijn, aansluitend op de mogelijkheden waarover zijzelf en hun sociale netwerk beschikken;
Persoonsgegevens:	alle gegevens betreffende de betrokkene;
Toegangsteam	het team beroepskrachten dat zich bezig houdt met het verduidelijken van de ondersteuningsvraag in het kader van de Wmo en Jeugdwet. Ook wel het integrale kernteam genoemd;
Veilig Thuis	wordt in de Wet maatschappelijke ondersteuning aangeduid als AMHK (voluit: Advies- en Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling);
Verstrekken van persoonsgegevens:	het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
Verantwoordelijke:	de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
Verwerking van persoonsgegevens	elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekking door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Verwijsindex risicojongeren (VIR)	een landelijk digitaal systeem dat risicosignalen van hulpverleners over jeugdigen bij elkaar brengt;
Wbp:	Wet bescherming persoonsgegevens;
Wettelijk vertegenwoordiger	De ouder van de minderjarige die het gezag over hem of haar uitoefent, of de voogd van de minderjarige die het gezag over hem of haar uitoefent. Een curator of mentor die op grond van een rechterlijke uitspraak de belangen behartigt van een meerderjarige betrokkene.

Artikel 2 Reikwijdte

2.1.
Dit privacyreglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.
2.2.
De verwerking van persoonsgegevens heeft betrekking op preventie, (vroeg)signalering, de toeleiding, het maken van een probleemanalyse, de bespreking in het casusoverleg en het volgen van het geboden ondersteunings- en hulpverleningsaanbod.
2.3.
Op de inhoud van de geboden ondersteunings- en/of hulpverlening is dit privacyreglement niet van toepassing.

Artikel 3 Doel gegevensverwerking

3.1.
Doel van de gegevensverwerking is het bieden van ondersteuning op grond van de Wmo en de Jeugdwet aan inwoners van de gemeente Steenwijkerland.
3.2.
Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk1 is voor de ondersteuning van de betrokkene.

1 Is er sprake van: proportionaliteit (Staat mijn actie in verhouding tot het doel? Deel niet meer dan wat voor het doel noodzakelijk), subsidiariteit (de minst ingrijpende actie. Is er een andere (minder ingrijpende actie) mogelijk om mijn doel te bereiken?) en doelmatigheid (heb ik de meest geschikte actie ondernomen? Bereik ik met deze actie mijn beoogde doel?)?
3.3.
Persoonsgegevens worden alleen in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: Wbp), de Wmo, de Jeugdwet, verzameld en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden

Het college van burgemeester en wethouders van de feitelijke woonplaats of verblijfplaats van de betrokken inwoner(s) treedt op als verantwoordelijke als bedoeld in de Wbp voor de verwerking van persoonsgegevens van deze betrokkene(n).

Artikel 5 Gegevens delen

5.1.
Het delen van persoonsgegevens is mogelijk als deze geanonimiseerd zijn en het delen daarvan in het belang is van de ondersteuning van de betrokkene.
5.2.
Als het noodzakelijk is voor de ondersteuning van de betrokkene kan er binnen het toegangsteam persoonsgegevens van de betrokkene met elkaar gedeeld worden.
5.3.
Het delen van persoonsgegevens met anderen buiten het toegangsteam is alleen mogelijk als dit voor de ondersteuning en hulpvraag van de betrokkene noodzakelijk is. Daarnaast moet er sprake zijn van:
- a.
  De toestemming van de betrokkene om de betreffende gegevens te delen met de betreffende derde. Wanneer het gaat om bijzondere persoonsgegevens, dan moet er ‘uitdrukkelijke toestemming’ van de betrokkene zijn, of
- b.
  Een zeer ernstige situatie waarin de betrokkene verkeert, en de betrokkene dringend aangewezen is op behandeling, zorg, onderzoek of andere hulp die het toegangsteam zelf niet kan bieden. Het toegangsteam moet zich wel hebben ingespannen om de toestemming van de betrokkene te verkrijgen alleen is dit niet gelukt.
5.4.
Als er een wettelijke plicht is of ten behoeve van behoorlijke taakuitoefening met betrekking tot het behandelen van een klacht, bezwaar of (hoger)beroep tot het delen van persoonsgegevens, dan is het derde lid niet toepassing.
5.5.
Voordat de persoonsgegevens van de betrokkene, die worden genoemd in het derde lid onder b, worden gedeeld met derden wordt er, als dit mogelijk is, eerst overlegd met minimaal één collega of coördinator van het toegangsteam.
5.6.
Van een verstrekking, genoemd in het derde lid onder b, wordt een aantekening gemaakt in het bestand met een duidelijke omschrijving van welke persoonsgegevens het betreft, aan wie deze verstrekt worden en de overwegingen die tot het besluit om de persoonsgegevens te delen hebben geleid.
5.7.
De te verstrekken persoonsgegevens moeten in alle gevallen noodzakelijk zijn voor, en de hoeveelheid dient in verhouding te staan tot, de ondersteuning van de betrokkene.

Artikel 6 Veilig Thuis

6.1.
Als er signalen zijn van huiselijk geweld of kindermishandeling dan volgt het toegangsteam de stappen van de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Het toegangsteam zorgt ervoor dat de stappen die worden ondernomen zorgvuldig worden vastgelegd in het bestand.
6.2.
Over het delen van (welke) persoonsgegevens met Veilig Thuis, zoals genoemd in het vierde lid, wordt de betrokkene vooraf geïnformeerd.
6.3.
De betrokkene wordt vooraf niet geïnformeerd, zoals genoemd in het tweede lid, als dit risico’s voor de veiligheid van de betrokkene of van overige gezinsleden, van (medewerkers van) het toegangsteam, of die van anderen oplevert of kan leveren. Op het moment dat deze risico’s niet meer aanwezig zijn wordt de betrokkene alsnog geïnformeerd.
6.4.
Het toegangsteam kan (persoons)gegevens verstrekken aan Veilig Thuis die noodzakelijk zijn om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken. Het gaat dan alleen om die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de taak van Veilig Thuis. Dit kan op verzoek van Veilig Thuis en ook uit eigen beweging van het toegangsteam.
6.5.
De grondslag voor het delen van deze persoonsgegevens én het doorbreken van de geheimhoudingsplicht ligt in de wet, wettelijke plicht of op grond van hun ambt of beroep.
6.6.
Van de verstrekking zoals genoemd in het vierde lid wordt een aantekening in het bestand gemaakt.
6.7.
Over het verstrekken van informatie aan Veilig Thuis vindt vooraf overleg plaats met minimaal één collega of coördinator van het toegangsteam, tenzij de urgentie van de situatie dit niet toestaat.

Artikel 7 Verwijsindex

7.1.
Het toegangsteam kan een jeugdige tot en met drieëntwintig jaar melden in de verwijsindex. Er moet dan wel een redelijk vermoeden zijn dat de jeugdige door één of meer van de in artikel 7.1.4.1 Jeugdwet genoemde risico’s in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd.
7.2.
Over een melding en de risico’s die aanleiding vormen voor een melding in de verwijsindex wordt, zo mogelijk, vooraf overlegd met de betrokkene.
7.3.
Bij de melding wordt het Burgerservicenummer van de jeugdige in de verwijsindex opgenomen en de gegevens genoemd in artikel 7.1.4.3 Jeugdwet.
7.4.
Voor het doen van de melding heeft een medewerker van het toegangsteam geen toestemming van de betrokkene nodig. De grondslag voor het delen van deze persoonsgegevens én het doorbreken van de geheimhoudingsplicht ligt in de wet.

Artikel 8 Toegang tot gegevens

8.1.
De leden van het toegangsteam hebben toegang tot het registratiesysteem waarin de persoonsgegevens van de cliënt zijn opgenomen.
8.2.
Voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben daarnaast toegang tot de persoonsgegevens in het registratiesysteem:
- -
  de leidinggevende en coördinator van het toegangsteam;
- -
  degene die belast is met de afhandeling van klachten over de geboden ondersteuning door het toegangsteam;
- -
  de backoffice;
- -
  de verantwoordelijken;
- -
  gemeentelijke medewerker die belast is met informatiebeveiligingscoördinatie, uitgezonderd toegang tot individuele persoonsgegevens van betrokkenen.
8.3.
Aan anderen dan de in het eerste en tweede lid genoemde personen wordt geen toegang gegeven tot de persoonsgegevens in het registratiesysteem, tenzij een wettelijke plicht daartoe noodzaakt.
8.4.
De beheerder kent op basis van de regelingen zoals bedoeld in het vierde lid autorisaties toe aan de leden van het team die hen toegang verschaffen tot (bepaalde delen van) het registratiesysteem en die hen zo nodig ook de bevoegdheid geven om gegevens in het registratiesysteem op te nemen, aan te vullen of te wijzigen.

Artikel 9 Recht op informatie en afschrift

9.1.
De betrokkene wordt zo spoedig als mogelijk geïnformeerd over de verwerking van op hem betrekking hebbende persoonsgegevens. Het is van belang dat de betrokkene op zodanige wijze als past bij zijn bevattingsvermogen wordt ingelicht over het doel van de gegevensverwerking en te wijzen op het belang dat hij hierbij heeft.
9.2.
Tevens dient de betrokkene geïnformeerd te worden over de identiteit van de persoon/casusregisseur die de verwerking doet alsmede waar en, indien van toepassing, voor welke instantie hij werkzaam is. Op verzoek van de betrokkene worden deze gegevens schriftelijk verstrekt.
9.3.
De betrokkene heeft de mogelijkheid bezwaar te maken tegen de verwerking. Indien en voor zover de betrokkene van dit recht gebruik maakt, dient zorgvuldige heroverweging van het voornemen tot verwerking plaats te vinden.
9.4.
Het recht op informatie kan (tijdelijk) worden beperkt voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.
9.5.
De verantwoordelijke deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede.

Artikel 10 Recht op inzage

10.1.
De betrokkene heeft het recht zich tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mee te delen of zijn persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke dient de betrokkene schriftelijk binnen vier weken na een daartoe strekkend verzoek mee te delen of dergelijke persoonsgegevens worden verwerkt.
10.2.
Indien persoonsgegevens van de betrokkene worden verwerkt, dan bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel van de gegevensverwerking, de ontvangers alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
10.3.
Voordat de verantwoordelijke een mededeling doet als in het eerste lid bedoeld, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, wordt de derde in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze naar voren te brengen indien de mededeling gegevens bevat die hem treffen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.
10.4.
Indien een verwerking plaatsvindt door een instantie of dienst voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek, en de nodige voorzieningen zijn getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor statistische en wetenschappelijke doeleinden kunnen worden gebruikt, kan de verantwoordelijke weigeren aan een verzoek om inzage te voldoen.
10.5.
Het recht op inzage kan (tijdelijk) worden beperkt voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Artikel 11 Recht op correctie

11.1.
De betrokkene kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
11.2.
De verantwoordelijke bericht de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met reden omkleed.
11.3.
De verantwoordelijke draagt ervoor zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
11.4.
De verantwoordelijke die persoonsgegevens naar aanleiding van een verzoek heeft verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, is verplicht om aan derden aan wie de gegevens eerder zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven van deze aanpassing, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.

Artikel 12 Recht van verzet

12.1.
De betrokkene kan bij de verantwoordelijke schriftelijk verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden, voor zover de persoonsgegevens worden verwerkt op grond van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of een derde aan wie gegevens zijn verstrekt of de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door een bestuursorgaan.
12.2.
De verantwoordelijke dient binnen vier weken na ontvangst van het verzet te beoordelen of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is beëindigt de verantwoordelijke per direct de verwerking.

Artikel 13 Recht op verwijdering

13.1.
Betrokkene kan verantwoordelijke verzoeken om de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te verwijderen.
13.2.
Een verzoek tot verwijdering kan geweigerd worden als:
- a.
  het bewaren van die persoonsgegevens hoogst waarschijnlijk, in de toekomst, van groot belang is of kan zijn voor betrokkene zelf of een derde;
- b.
  de wet vernietiging niet toestaat.
13.3.
Wanneer het verzoek van betrokkene wordt gehonoreerd, dan zorgt verantwoordelijke ervoor dat de gegevens binnen drie maanden zijn vernietigd.

13.4.
Als het verzoek van betrokkene wordt geweigerd, dan wordt dit gemotiveerd.

Artikel 14 Vaststellen identiteit

De verantwoordelijke draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker die een recht uitoefent als bedoeld in de artikelen 9 tot en met 13 van dit privacyreglement.

Artikel 15 Bewaartermijn

15.1.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
15.2.
Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de verwerking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt voor zover ze voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard en de verantwoordelijke de nodige voorzieningen heeft getroffen ten einde te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend voor deze specifieke doeleinden worden gebruikt.

Artikel 16 Beveiliging

De verantwoordelijke legt passende technische of organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Artikel 17 Geheimhoudingsverplichting

17.1.
Een ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke of van de bewerker, alsmede de bewerker zelf, voor zover deze toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerkt deze slechts in opdracht van de verantwoordelijke, behoudens een wettelijk bepaalde uitzondering.
17.2.
De personen als hiervoor bedoeld en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens een wettelijk bepaalde uitzondering.

Artikel 18 Inwerkingtreding en citeertitel

18.1.
Dit reglement treedt in werking op 8 februari 2017 en werkt terug tot 1 januari 2017.
18.2.
Dit reglement wordt aangehaald als: Privacyreglement Wmo en Jeugdhulp gemeente Steenwijkerland.

Aldus vastgesteld door de verantwoordelijke d.d. 7 februari 2017

Gemeente Steenwijkerland

Datum: 7 februari 2017

Burgemeester en wethouders van Steenwijkerland,

de secretaris, drs. S.S. Weistra

de waarnemend burgemeester, J.H. Bats