CVDR440849_1Archiefverordening Peelgemeenten 2017nlregelingSomeren2017-01-01SomerenOfficiële bekendmakingen, 04-01-2017Archiefverordening Peelgemeenten 2017Artikel 40 lid 1 en 2 Archiefwet 1995gedelegeerde functionarisbestuur en recht2016-12-21De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2017-01-012022-01-01Nieuwe regelingOnbekendGeenArchiefverordening Peelgemeenten 2017Het Algemeen bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten,Gelet op:Artikel 40, lid 1 en 2 van de Archiefwet 1995 en artikel 40 van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten;Besluit:vast te stellen de Archiefverordening Peelgemeenten 20171Inleidende bepalingen1.Begrippenkader1.In deze verordening wordt verstaan onder:
archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;
archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van de gemeente Gemert-Bakel;
archivaris: de gemeentearchivaris van Gemert-Bakel;
beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
de wet: de Archiefwet 1995.
2De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden2.Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit1.Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat het vervaardigen, bewaren en voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijke bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.3.KwaliteitssysteemHet Dagelijks bestuur stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.4.MiddelenHet Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.5.PersoneelHet Dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.6.BeheervoorschriftenHet Dagelijks bestuur draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden (Besluit Informatiebeheer Peelgemeenten 2017).7.Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheidenHet Dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de beheerder.8.Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheidenHet Dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.9.ArchiefbewaarplaatsHet Dagelijks bestuur wijst een archiefbewaarplaats aan.3Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het Dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats10.ToezichthouderDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.11.Uitvoerder toezichtDe archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.12.InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.13.Toegang tot archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.14.Inkennisstelling door de archivarisDe archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van hettoezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het Dagelijks bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.15.Verslag van de archivaris aan het Dagelijks bestuur over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris brengt jaarlijks aan het Dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.16.Verantwoording door de archivaris aan het Dagelijks bestuur over beheer van de overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het Dagelijks bestuur betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.4Verslaglegging door het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur17.Verslag van het Dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over het beheerHet Dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het Algemeen bestuur over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.5Slotbepalingen18.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2017. 19.CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: “Archiefverordening Peelgemeenten 2017”. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur van 21 december 2016. Algemeen bestuur,H.J. Makde voorzitterH.J. Woltringde secretaris