CVDR440072_1Controleverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2014nlregelingVeiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland2015-01-01ApeldoornOnbekendControleverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2014Gemeentewetalgemeen bestuurbestuur en recht2014-12-18De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-01-012018-12-31OnbekendOnbekendGeenControleverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2014Controleverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2014Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland; gelet op artikel 213 Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale
overheden, de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeenschappelijke
regeling Veiligheidsregio 2010 en de Financiële Verordening Veiligheidsregio
Noord- en Oost-Gelderland;besluit:vast te stellen de navolgende Verordening voor de controle op het financieel
beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de
Veiligheidsregio Noord- en Oost- Gelderland.1:DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
openbaar lichaam: het openbaar lichaam Veiligheidsregio Noord- en
Oost-Gelderland;
accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een inschrijving in
het accountantsregister als bedoeld in het derde lid van
artikel 36, Wet op het Accountantsberoep of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken, belast met de controle van de in
artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet
bedoelde jaarrekening, rekening houdende met hetgeen is vermeld in
artikel 213 Gemeentewet, derde en vierde lid, uitgevoerd door de
accountant, van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten en de grootte en samenstelling van het
vermogen voor het openbaar lichaam;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutatie;
het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks
bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens
algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in
artikel 186 Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere
regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid,
Gemeentewet, in acht worden genomen.
rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheer
handelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en
regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
decentrale overheden;
deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur
opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid,
welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
organisatie: de ambtelijke organisatie van het openbaar lichaam,
ingedeeld in organisatorische eenheden;
goedkeuringstolerantie: het bedrag dat de som van fouten in de
jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een
jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid
van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt
beïnvloed;
rapporteringtolerantie: het bedrag, gelijk aan of lager dan de
bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij
overschrijding vindt rapportering plaats in het verslag van
bevindingen;
management: het management van de organisatieonderdelen zoals
bedoeld in artikel 27, derde lid van de Gemeenschappelijke regeling
Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010.
2Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen
bestuur aangewezen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt
voor een periode van maximaal vier jaar.2.Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de
aanbesteding van de accountantscontrole voor.3.Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de
accountantscontrole het programma van eisen voor de gehele looptijd
vast. In het programma van eisen worden tenminste opgenomen:
een omschrijving van het takenpakket;
een specificatie van de werkzaamheden;
de toe te passen goedkeuringstoleranties en (afwijkende)
rapporteringstoleranties bij de controle van de
jaarrekening;
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering.
3Informatieverstrekking door dagelijks bestuur1.Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening
ten grondslag liggende relevante documenten verordeningen, nota's,
bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen,
overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage
liggen en goed toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor een
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt
en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt
terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de
accountant gemeld.4Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3.De accountant is bij de uitvoering van zijn opdrachten gehouden aan de
voorschriften inzake geheimhouding conform de vigerende Verordening
gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), vastgesteld door de
Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).4.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de
portefeuillehouder middelen uit het dagelijks bestuur, een door het
algemeen bestuur aan te wijzen lid, en het management. De verslagen van
deze bijeenkomsten worden ter kennis gebracht van het algemeen
bestuur.5Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt.2.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de
uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft
tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en
informatiedragers van de organisatie.3.De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks
bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan
hun medewerking verlenen.4.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle medewerkers van het
openbaar lichaam zijn gehouden de accountant alle informatie te
verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan
vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten,
balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de
daarover verstrekte informatie.6Overige controles en opdrachtenHet dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant
opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking
tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover
de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.7Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het
dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen.
Het dagelijks bestuur kan alsdan de afwijkingen corrigeren. Indien het
dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet
meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan
het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks
bestuur.2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles
verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn
aan het management van de organisatie. Hierbij past de accountant zo
nodig het beginsel van hoor en wederhoor toe.3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks
bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op
deze stukken te reageren.8MandateringHet dagelijks bestuur kan de bevoegdheden zoals bedoeld in artikel 6 alsmede
de tweede volzin in artikel 7, eerste lid uitsluitend mandateren aan het
management.9Inwerkingtreding1.Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2015.2.Deze verordening is tevens van toepassing op de accountantscontrole van
de jaarrekening en de deelverantwoordingen van het verslagjaar
2014.10CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening
Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2014".Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 18 december
2014,De voorzitter De ambtelijk secretarisDrs. J.C.G.M. Berends mr. M. AssiesMemorie van toelichting2.Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar legt het dagelijks bestuur verantwoording
af aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van
de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid Gemeentewet).
Voor het overleggen van deze stukken aan het algemeen bestuur zal de
jaarrekening door de accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid
Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen
bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur, dat de accountant aanwijst (in
lijn met artikel 213, tweede lid Gemeentewet). Artikel 2 van de verordening
regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de
jaarrekening.Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale
overheden, krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de
minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole bevat onder andere
regels voor de omvang, bases en goedkeuringstoleranties voor de
accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van
bevindingen. Deze regels worden vastgelegd in het door het algemeen bestuur
vast te stellen controleprotocol.3.Informatieverstrekking door dagelijks bestuurHet dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de
jaarrekening en het jaarverslag. Artikel 3 van de verordening regelt de
verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de
achterliggende informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het dagelijks bestuur
op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de
accountant beschikbaar te stellen.De in het derde lid genoemde verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of
Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen
wettelijke verplichting, dat het dagelijks bestuur een dergelijke verklaring
verstrekt.Het vierde lid van het artikel heeft de bedoeling om verrassingen tijdens de
behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur uit te sluiten.4.Inrichting accountantscontroleDit artikel van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting
van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles
uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter
bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden
gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van het
openbaar lichaam. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke
aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.5.Toegang tot informatieIn het vorige artikel is bepaald dat de accountant leidend is voor wat
betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit
te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5
van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe
aan de accountant. Dit met in achtneming van de afspraken met het algemeen
bestuur, zoals neergelegd in de opdracht. Het artikel legt aan het dagelijks
bestuur de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een
onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de Veiligheidsregio en dat
de medewerkers van de Veiligheidsregio volledig meewerken aan de
accountantscontrole.6.Overige controles en opdrachtenDeze bepaling maakt het mogelijk dat het dagelijks bestuur de door het
algemeen bestuur aangewezen accountant kan inschakelen voor andere
werkzaamheden dan het uitvoeren van de controle van de jaarrekening van het
openbaar lichaam. Het kan hierbij gaan om het uitvoeren van een
deelcontrole, maar ook om het vragen van advies op de genoemde aspecten. Het
spreekt voor zich dat de werkzaamheden van zodanige aard zijn dat deze niet
strijden met de door het algemeen bestuur aan de accountant verstrekte
opdracht.7.RapporteringHet eerste lid van artikel 7 regelt, dat het dagelijks bestuur direct bij
geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet
afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, bericht krijgt
van de accountant. Dit opdat het dagelijks bestuur mogelijk nog tijdig
maatregelen tot herstel kan treffen. Indien dat niet het geval is gaat het
algemeen bestuur in overleg met de accountant. Deze bepaling biedt hiermee
een uiterste escalatiemogelijkheid, die past bij het primaat van het
algemeen bestuur inzake de financiën van het openbaar lichaam
(budgetrecht).Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage
krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. Indien
noodzakelijk past de accountant het beginsel van hoor en wederhoor toe. In
deze rapportage worden ook kleinere afwijkingen en tekortkomingen die niet
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van
bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om
bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine)
onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in
onderling overleg met het management van de veiligheidsregio kunnen worden
opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen
voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan
verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan
het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur.
Het geeft het dagelijks bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen
bij de constateringen in het (concept-) verslag van bevindingen.8.MandateringIndien het dagelijks bestuur het in dit artikel bedoelde mandaat heeft
verleend dan zijn op de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden de
regels die in hun algemeenheid gelden voor het onder mandaat uitoefenen van
bevoegdheden van overeenkomstige toepassing.