CVDR440068_1Financiële verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-GelderlandnlregelingVeiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland2017-01-30ApeldoornOnbekendFinanciële verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-GelderlandGemeentewetalgemeen bestuurbestuur en recht2009-06-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2009-01-012009-01-012021-01-01OnbekendOnbekendGeenFinanciële verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-GelderlandHet Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland besluit,gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,vast te stellen:Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland.Artikel1Definitiesa.Dienst: iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van de Veiligheidsregio die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het Dagelijks Bestuur heeft.b.Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.c.Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

de financieel-economische positie;

het financiële beheer;

de uitvoering van de begroting;

het afwikkelen van vorderingen en schulden;

alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

d.Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.e.Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland.f.Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, besluiten van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks bestuur.g.Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen of met een bepaalde inzet van middelen zo veel mogelijk prestaties realiseren.h.Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid worden gerealiseerd.Titel 1 Begroting en verantwoordingKaderstellenArtikel2Programmabegroting1.Het Algemeen Bestuur stelt d.m.v. het vaststellen van de begroting een programma-indeling vast.2.Het Algemeen Bestuur stelt per programma vast:

De beoogde maatschappelijke effecten

De te leveren goederen en diensten

De baten en lasten

3.Het Dagelijks Bestuur stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten. Het Algemeen Bestuur stelt deze indicatoren bij de begroting vast.4.Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur kunnen worden getoetst.Artikel3Producten1.Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenraming aan de programma’s.2.Een programma is een samenstel van activiteiten gericht op het bereiken van een doelstelling.Artikel4Kaders begrotingHet Dagelijks Bestuur biedt uiterlijk 31 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar de uitgangspunten voor de begroting aan het Algemeen Bestuur aan.UitvoeringArtikel5Uitvoering begroting

Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

Het Dagelijks Bestuur draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

De lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming;

De budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting;

De lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s in de begroting niet worden overschreden en de baten niet worden onderschreden.

Beheersing en interne controleArtikel6Interne controle

Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Uitvoering hieraan wordt gegeven door middel van een controleplan. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

De resultaten van het controleplan en het plan van verbetering worden ter kennisneming aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

Rapportage en verantwoordingArtikel7Tussentijdse rapportage en informatie1.Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting over de eerste acht maanden van het lopende begrotingsjaar.2.De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.3.De rapportages gaan in op afwijkingen in de lasten en baten, de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten.Artikel8Jaarstukken1.Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productrealisatie en naar de programmaverantwoording.2.Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

wat is bereikt;

welke resultaten zijn geboekt;

wat de kosten zijn;

hoe de resultaten zich verhouden tot in de begroting gestelde doelen.3.Het Algemeen Bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2 Financiële positieKaderstellenArtikel9Financiële positie1.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenraming is opgenomen.2.Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.3.Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.Artikel10Waardering en afschrijving vaste activa1.Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000,- worden niet afgeschreven.2.Afschrijving van activa vindt plaats op basis van de annuïtaire methode.3.De omslagrente voor de rentetoerekening van kapitaallasten wordt bepaald op basis van de te betalen interest over aangetrokken leningen, en eventueel bij begroting vastgestelde rentetoevoegingen aan daarvoor aangewezen onderdelen van het eigen vermogen.4.De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden afgeschreven in:

Stichtingskosten nieuwbouw gebouwen 40 jaar

Renovatie, aanpassing van gebouwen 25 jaar

Technische installaties in gebouwen 20 jaar

Technische apparatuur, persoonlijke uitrusting 5 tot 20 jaar

Voertuigen op vrachtwagenchassis, vaartuigen en containers 15 jaar

Bestelwagens 10 jaar

Personenvoertuigen, dienstvoertuigen RROL 7 jaar

Communicatiemiddelen 3 tot 5 jaar

Automatiseringsapparatuur 4 jaar

2^e hands aangekochte activa worden afschreven op basis van de geschatte resterende economische levensduur.

investeringen die in voorgaande leden niet specifiek zijn benoemd worden afschreven op basis van de verwachte economische levensduur;

5.Met inachtneming van de in artikel 10 lid 4 genoemde termijnen wordt een gedetailleerde lijst met afschrijvingstermijnen vastgesteld, waarvan de vaststelling wordt gedelegeerd aan het Dagelijks Bestuur.6.Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves, ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij besluit van het Algemeen Bestuur worden afgeweken. In geval van activering bij besluit van het Algemeen Bestuur wordt het actief afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door het Algemeen Bestuur aan te geven tijdsduur.7.Afschrijvingen vinden voor het eerst plaats in het jaar volgend op de investering, de aankoop danwel de ingebruikname.8.In het jaar van de investering, de aankoop danwel de ingebruikname wordt uitsluitend rente berekend over de werkelijke investering.Artikel11Voorziening voor oninbare vorderingenVoor oninbare vorderingen wordt een voorziening gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.Artikel12Reserves en voorzieningenHet Dagelijks Bestuur biedt op verzoek van het Algemeen Bestuur een nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan. Deze nota behandelt ten aanzien van reserves en voorzieningen de vorming, besteding en de toerekening en verwerking van de rente.Artikel13Kostprijsberekening1.Voor het bepalen van de inwonerbijdrage aan de producten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Het uitgangspunt hierbij is integrale toerekening van kosten.2.Voor de kostentoerekening aan producten die worden gedekt door middel van een tarief aan derden, wordt gebruik gemaakt van de Handleiding Overheidstarieven die jaarlijks wordt gepubliceerd door het Ministerie van Financiën.Artikel14Financieringsfunctie1.Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

Het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de begroting uit te kunnen voeren;

Het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie;

Het nastreven van een voldoende rendement op de uitzettingen;

Het efficiënt aantrekken van vreemd vermogen;

Het efficiënt beheer van de geldstromen en de financiële positie;

2.Het Dagelijks Bestuur stelt regels op inzake het beleid en de uitvoering van de financieringsfunctie alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening in de vorm van een Treasurystatuut. Het Dagelijks Bestuur zendt het besluit financieringsstatuut ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur.3.Het Dagelijks bestuur geeft in de Treasuryparagraaf van de begroting en jaarrekening inzicht in het gevoerde beleid op het gebied van fianciering.Artikel15Registratie bezittingen, activa en vermogen1.Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.2.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bedrijfsmiddelen, bezittingen en het vermogen systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, uitstaande leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd.3.Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen voor verbetering worden ter kennisneming aan het Algemeen Bestuur aangeboden.4.Ten behoeve van de vervanging van de activa wordt jaarlijks door het Dagelijks Bestuur bij de begroting een meerjarig vervangingsplan opgesteld en als onderdeel van de begroting ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur voorgelegd.Titel 3 ParagrafenArtikel16WeerstandsvermogenHet Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan en maakt een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Daarnaast maakt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf weerstandsvermogen de weerstandscapaciteit inzichtelijk en geeft aan in hoeverre schade en verliezen hiermee opgevangen kunnen worden.Artikel17Onderhoud kapitaalgoederen1.In het kader van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting wordt aandacht geschonken aan het onderhoud van de gebouwen en het materieel.2.Ten behoeve van het onderhoud kapitaalgoederen worden periodiek meerjarige onderhoudsplannen opgesteld.Artikel18FinancieringBij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

De kasgeldlimiet;

De renterisiconorm;

De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

De rentevisie;

De rentekosten en –opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel19BedrijfsvoeringIn de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting wordt ingegaan op actuele en tijdelijke aspecten betreffende de bedrijfsvoering. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de in de begroting opgenomen onderwerpen en nieuwe ontwikkelingen in het achterliggende jaar.Artikel20Verbonden partijenIn de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op nieuwe, gewijzigde of beëindigde verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen, de financiële en bestuurlijke inbreng van de veiligheidsregio en relevante actuele ontwikkelingen.Titel 4 Financiële organisatie en administratieArtikel21AdministratieDe administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de veiligheidsregio als geheel en in de organisatieonderdelen afzonderlijk;

Het bevorderen van en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en terzake geldende wet- en regelgeving

Artikel22Financiële administratieHet Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

De inrichting en werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

De vereiste informatie wordt verstrekt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Artikel23Financiële organisatieHet Dagelijks Bestuur draagt zorg voor:

Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken en organisatieonderdelen;

Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan de beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

De regels voor opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de organisatieonderdelen van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

De te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

De regels voor verlening van décharge over het gevoerde beheer van de organisatieonderdelen;

Artikel24Aanbesteding en inkoopHet Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.Titel 5 SlotbepalingenArtikel25InwerkingtredingDeze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2009. Artikel26CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2009.Aldus gewijzigd en vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 19 december 2012.Voorzitter ambtelijk secretarisMr. G.J. de Graaf mr. M. AssiesToelichting bij Financiële verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2009Artikelgewijze toelichtingArtikel 1 DefinitiesIn dit artikel worden enkele algemene begrippen gedefinieerd. Binnen de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland worden met de Brandweer en de GHOR twee taken onderscheiden. In de verordening wordt er vanuit gegaan, dat vanuit deze twee taakvelden een direct verantwoordelijke wordt aangewezen binnen de organisatie.In het kader van het financieel beheer wordt gesproken over het uitoefenen van rechten. Het gaat hierbij in het bijzonder om het innen van de algemene inwonerbijdrage van de gemeenten.Artikel 2 ProgrammabegrotingIn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) zijn voorschriften opgenomen ten aanzien van de inrichting van de begroting. Deze bepalingen zijn tot uitdrukking gebracht in dit artikel. Artikel 3 ProductenIn het kader van BBV wordt onderscheid gemaakt naar Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur voor wat betreft het financieel instrumentarium. In artikel 2 is bepaald dat voor het Algemeen Bestuur een programmabegroting wordt opgesteld. Voor het Dagelijks Bestuur (en de organisatie) wordt gewerkt met een productenraming. Ter verduidelijking is in het tweede lid een (algemene) definitie opgenomen van het begrip programma. Artikel 4 Kaders begrotingIn het kader van BBV wordt de kaderstellende rol van de raad versterkt. In de uitwerking van dit artikel is deze lijn ook voor het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio doorgetrokken. Daarom is bepaald dat de uitgangspunten voor de begroting formeel worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Een mogelijkheid was ook geweest deze verantwoordelijkheid bij het DB neer te leggen, waarna bij vaststelling van de begroting ook de gehanteerde uitgangspunten worden geaccordeerd.Artikel 5 Uitvoering begrotingIn dit artikel zijn bepalingen opgenomen die moeten waarborgen dat de uitvoering van de begroting conform de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders plaatsvindt. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het Besluit regeling budgetbeheer en begrotingsdiscipline. Artikel 6 Interne controleNaast de kaderstellende rol is de controlerende rol van de raad (lees Algemeen Bestuur) met de invoering van BBV versterkt. Een goede interne controle is een belangrijke basisvoorwaarde voor het waarborgen van de rechtmatigheid.De inbedding van de interne controle in de bedrijfsvoering wordt verzekerd door te bepalen dat hieraan een controleplan ten grondslag ligt, waarin de nadere instructies voor de controle zijn vastgelegd. Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatieEen wezenlijk onderdeel van de planning en controlcyclus wordt gevormd door de tussentijdse rapportages. In de verordening is bepaald dat tweemaal per jaar tussentijds wordt gerapporteerd door de organisatie aan het Dagelijks Bestuur. De eerste rapportage richt zich met name op de ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden in de periode tussen vaststelling van de begroting (medio het voorgaande jaar) en het moment van tussenrapportage. In de tweede rapportage wordt het lopende begrotingsjaar in ogenschouw genomen, waarbij ook vooruitgekeken wordt naar verwachte ontwikkelingen in de nog resterende periode van dat jaar.Het Dagelijks Bestuur biedt in het najaar vervolgens aan het Algemeen Bestuur een integrale financiële verkenning over de eerste acht maanden aan.De tussenrapportage heeft een herkenbare structuur doordat aansluiting wordt gezocht bij de opzet van de begroting. Inhoudelijk heeft de rapportage het karakter van ‘management by exception’. Dat betekent dat slechts gerapporteerd wordt over afwijkingen ten opzichte van het vastgestelde beleid (in de begroting). Daarnaast wordt de tussenrapportage gebruikt als vast moment voor het formaliseren van begrotingswijzigingen. Hiervoor wordt verwezen naar de nota Begrotingsdiscipline.Artikel 8 JaarstukkenTen aanzien van de jaarstukken is nadrukkelijk aansluiting gezocht bij BBV.Artikel 9 Financiële positieIn de leden 1 en 2 van dit artikel wordt aangegeven welke elementen als onderdeel van de financiële positie in de begroting inzichtelijk worden gemaakt.In het derde lid is bepaald dat met de vaststelling van de begroting door het Algemeen Bestuur de voorgestelde investeringen zijn geautoriseerd. Dit betekent dat het Dagelijks Bestuur binnen deze kaders uitvoering kan geven aan de voorgenomen investering en in principe niet tussentijds voor instemming terug hoeft naar het Algemeen Bestuur.Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activaOm te voorkomen dat in de verordening een eindeloze opsomming van activa wordt opgenomen, is gekozen voor een bepaalde verdichting. Artikel 11 Voorziening voor oninbare vorderingenDe gestelde termijn is vooralsnog op 3 maanden gesteld. Artikel 12 Reserves en voorzieningenIn de verordening is vooralsnog in het midden gelaten op welk moment de reserves en voorzieningen ten behoeve van het Algemeen Bestuur inzichtelijk worden gemaakt. De nota zal niet als een separaat stuk worden opgesteld, maar binnen de bestaande planning en controlcyclus een plek krijgen.Artikel 13 KostprijsberekeningIn lid 2 van dit artikel is opgenomen dat ten behoeve van de bepaling van de tarieven voor derden, gebruik wordt gemaakt van de Handleiding Overheidstarieven. Hiermee wordt op transparante en objectieve wijze een grondslag voor de toerekening van kosten gevonden. De Handleiding wordt jaarlijks geactualiseerd.Artikel 14 FinancieringsfunctieDe bepalingen in dit artikel vormen een algemene kapstok voor de financieringsfunctie. Een verdere uitwerking heeft plaatsgevonden in het Treasurystatuut. Daarnaast wordt jaarlijks bij zowel de begroting als de jaarstukken in de Treasuryparagraaf uitvoeringsinformatie verstrekt.Artikel 15 Registratie bezittingen, activa en vermogenNaast de registratie van bezittingen e.d. wordt in dit artikel voorgeschreven dat voor de vervanging van de activa gewerkt wordt met meerjarige plannen. Activa die hiervoor in aanmerking komen zijn ICT-apparatuur, meubilair, vervoermiddelen en brandweermaterieel. In eerste aanleg kost het opstellen van een dergelijk plan een forse ambtelijke inspanning. Na het opstellen van het vervangingsplan vindt ieder jaar in het kader van het opstellen van de begroting een actualisatie plaats.Artikelen 16 t.e.m. 20 Verplichte paragrafenIn het kader van het BBV zijn een zevental paragrafen verplicht voorgeschreven. Voor tenminste twee van deze paragrafen geldt dat ze voor een Gemeenschappelijke Regeling niet van toepassing zijn. Daarnaast is mogelijk ook de paragraaf Verbonden Partijen voor de NOG niet relevant. De bepalingen in de artikelen 16 tot en met 19 komen overeen met bepalingen in het BBV.Artikelen 21 en 22 Financiële administratieDeze artikelen spreken voor zich en behoeven geen specifieke toelichting.Artikel 23 Financiële organisatie en administratieIn het kader van dit artikel heeft het Dagelijks Bestuur het Besluit regeling budgetbeheer en nota begrotingsdiscipline vastgesteld.Artikel 24 Aanbesteding en inkoopHiervoor zal nog een nota inkoopbeleid ontwikkeld worden.