CVDR440064_1ARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010nlregelingVeiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland2011-01-01ApeldoornOnbekendARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010Archiefwetalgemeen bestuurbestuur en recht2010-03-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2011-01-012018-11-14OnbekendOnbekendGeenARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010ARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 18 februari 2010;Gelet op artikel 40, eerste lid van de Archiefwet 1995, en op artikel 32, tweede lid van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010;Besluit:Vast te stellen de navolgende verordening betreffende de bevoegdheden van het algemeen bestuur inzake de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de regionale organen en de organisatieonderdelen van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HOOFDSTUKIAlgemene bepalingenArtikel1In deze verordening wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995

de regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010

archiefbescheiden: documenten overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995

documentaire verzamelingen: bronnen bijeengebracht wegens hun informatiewaarde als aanvulling op de beheerde archiefbescheiden

regionale organen: de overheidsorganen, als bedoeld in artikel 1, onder b, van de Archiefwet 1995, voorzover behorend tot de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010

archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van de gemeente Apeldoorn als bedoeld in artikel 31 van de wet en artikel 29, lid 3, van de regeling

archiefruimte: de ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of artikel 13, eerste lid van de Archiefwet 1995

archivaris: de archivaris van de gemeente Apeldoorn als bedoeld in artikel 32 van de wet

beheerders: de hoofden van de beheerseenheden, die ingevolge artikel 3 van deze verordening als zodanig verantwoordelijk zijn voor het beheer van de archiefbescheiden van de regionale organen en de organisatieonderdelen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats

beheerseenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aangewezen of aan te wijzen organisatieonderdeel

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beheerd

ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief

HOOFDSTUKIIDe zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheidenArtikel2Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimte.Artikel3Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van één of meer beheerders.Artikel4Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de regionale archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel51.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschieden, dat het behoud hiervan voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel6Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de regionale organen en de organisatieonderdelen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voorschriften vast.Artikel8Het dagelijks bestuur doet tenminste eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.HOOFDSTUKIIIAanwijzing archiefbewaarplaatsArtikel9De archiefbewaarplaats van de gemeente Apeldoorn is ingevolge artikel 32 van de regeling aangewezen voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de wet over te brengen archiefbescheiden van de regionale organen en de organisatieonderdelen. De terzake van de archiefbewaarplaats door de gemeenteraad van Apeldoorn gegeven voorschriften zijn van toepassing.HOOFDSTUKIVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel10De archivaris ziet er op toe, dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering van de wet gegeven voorschriften.Artikel11De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet, of een daarmee naar het oordeel van de archivaris vergelijkbaar en gelijkwaardig ander diploma.Artikel121.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimte waarin deze zich bevinden.Artikel13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel14De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel15De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.HOOFDSTUKVSlotbepalingenArtikel16Deze verordening treedt in werking gelijk met de inwerkingtreding van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010.Artikel17Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010.Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord-en Oost-Gelderland d.d. 25 maart 2010.Voorzitter directeur brandweer directeur GHORMr. G.J. de Graaf ir. J.W. Scherjon ir. A. SchoenmakerTOELICHTING OP DE ARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010De archiefverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010 sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671).De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de regionale organen en de organisatieonderdelen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Hoofdstuk I bevat algemene bepalingen. Hoofdstuk II werkt het begrip zorg uit, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2) is geregeld in het Archiefbesluit 1995. In hoofdstuk III wordt de archiefbewaarplaats van de gemeente Apeldoorn aangewezen als archiefbewaarplaats voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de regionale organen.Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten en de archiefbewaarplaatsen moeten voldoen.Artikel 5De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materieel behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel wordt dit onjuist geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan deze regeling dienen te voldoen. De veiligheidsregio heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010. Artikel 10De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term archiefbescheiden. De wetgever heeft, binnen de formele betekenis van dit begrip, bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen, inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van het begrip archiefbescheiden kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.Artikel 12Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefdiensten en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden kunnen hebben.