Organisatie | Overbetuwe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Overbetuwe 2017 |
Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Overbetuwe 2017 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | budgethoudersregeling 171001.pdf |
Geen.
Financiële verordening Overbetuwe 2017, art. 18
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-01-2017 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 10-01-2017 Gemeenteblad 8726, 18 januari 2017 | 16BWB00134 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Artikel 2 Verdeling (hoofd)budgethouderschap
Indien de aard van het team noopt tot afwijking van het maximaal aantal budgethouders zoals bepaald in lid 4 van dit artikel, dient de hoofdbudgethouder bij de directie een onderbouwd verzoek tot afwijking van het aantal budgethouders in. De directie is bevoegd af te wijken van het bepaalde in lid 4 van dit artikel.
Hoofdstuk 3 Taken en verantwoordelijkheden
Met de vaststelling van de uitvoeringsinformatie door burgemeester en wethouders worden de budgetten aan de budgethouders toegekend.
Artikel 10 Onder- en overschrijdingen
Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de (hoofd)budgethouder of er op grond van artikel 9 mogelijkheden voor verschuiving zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, verzoekt de (hoofd)budgethouder bij de tussentijdse rapportage om aanpassing van het budget. Dit verzoek is voorzien van een toelichting waaruit duidelijk de reden van de afwijking blijkt.
Burgemeester en wethouders kunnen één of meer artikelen buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing gelet op het belang van het beheren van budgetten, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.
Artikel 15 Intrekking oude regeling
De Budgethoudersregeling gemeente Overbetuwe 2011, zoals vastgesteld bij besluit van 20 december 2011, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarstukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze regeling in werking treedt.
Deze regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling gemeente Overbetuwe 2017.
Aldus besloten in de vergadering van 10 januari 2017.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit artikel worden de in deze regeling gehanteerde begrippen omschreven.
Artikel 2 Verdeling (hoofd)budgethouderschap
In dit artikel wordt de toebedeling van het budgethouderschap geregeld. Het hoofdbudgethouderschap wordt belegd bij de gemeentesecretaris, de directeur bedrijfsvoering, de teammanager of griffier. De teammanager heeft de mogelijkheid om maximaal 5 budgethouders aan te wijzen binnen zijn team. Hier gaat de teammanager terughoudend mee om. Doelstelling is om versnippering van het budgethouderschap binnen de organisatie te voorkomen. Indien uit praktisch oogpunt blijkt dat het binnen een team nodig is om meer budgethouders toe te wijzen, kan de directie op basis van argumentatie van de teammanager of griffier afwijken van de genoemde regels in dit artikel. Vanwege het 4-ogen principe wijst de hoofdbudgethouder per kostenplaats 1 budgetadviseur aan (zie nadere toelichting bij artikel 5).
Hoofdstuk 3 Taken en verantwoordelijkheden
In dit artikel worden de taken en verantwoordelijkheden van de (hoofd)budgethouder geregeld. Uit de diverse bepalingen blijkt dat hij niet alleen financieel verantwoordelijk is voor budgetten en investeringskredieten, maar ook voor onder andere:
- het realiseren van de daaraan verbonden prestaties;
- het afleggen van verantwoording;
- het aanleveren van goed onderbouwde gegevens voor inkomsten en uitgavenraming in de begroting;
- het aanleveren van financiële en inhoudelijke gegevens ten behoeve van de diverse stukken van de P&C cyclus.
Lid 2: onder doelmatig wordt verstaan een zo gunstig mogelijke verhouding tussen prijs, kwaliteitsniveau en volume. Met doeltreffend wordt bedoeld dat de ingezette middelen leiden tot de gewenste effecten. Met rechtmatig wordt bedoeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Hieronder vallen ook interne gemeentelijke regels zoals het Algemeen Mandaatbesluit en het Inkoop- en Aanbestedingsbesluit en –beleid.
Lid 3: voor de beoordeling van de hoogte van de budgetten is een goede onderbouwing in de vorm van onderliggende contracten, aantallen, ervaringscijfers e.d. van belang.
Lid 4: hiertoe wordt onder andere gerekend het benoemen, het waar mogelijk bepalen van de omvang en het nemen van maatregelen ter beperking van de risico’s.
Lid 5: indien de begroting nog niet is vastgesteld, kan een financiële verplichting alleen worden aangegaan onder voorbehoud van vaststelling van de begroting door de raad.
Lid 6: geen nadere toelichting.
Lid 7: hier is tussen haakjes ‘laten’ opgenomen omdat de (hoofd)budgethouder deze werkzaamheden niet noodzakelijk zelf hoeft te doen, maar bij voorkeur laat uitvoeren door de budgetadviseur.
Lid 8: voor de controle op de levering van de diensten, leveringen of werken wijst de hoofdbudgethouder een budgetadviseur aan. Deze aanwijzing wordt vastgelegd in een besluit, waarin is opgenomen welke prestaties de budgetadviseur mag goedkeuren. De budgethouder blijft verantwoordelijke voor het budget.
Lid 9: de (hoofd)budgethouder maakt melding bij de administratie van te verwachten inkomsten inclusief de daarbij behorende belegstukken en betalingsafspraken.
Lid 10: na het afsluiten van het boekjaar of het krediet geeft de (hoofd)budgethouder aan of de doelstellingen zijn gehaald. De verantwoording maakt onderdeel uit van de reguliere planning en controlcyclus. De hierop van toepassing zijnde grensbedragen staan in de Financiële verordening.
Artikel 4 Betaling van gelden door de (hoofd)budgethouder
Dit artikel regelt wanneer de (hoofd)budgethouder tot betaling van gelden (vanwege bijvoorbeeld ontvangen nota’s, facturen, etc.) mag overgaan. Er moet hierbij aan twee voorwaarden worden voldaan:
toereikend budget beschikbaar zijn.
Ad. 1. Onder titel wordt verstaan: overeenkomst, abonnement, bijdrage vanwege een gemeenschappelijke regeling, rechterlijke uitspraak, etc.. Het tweede lid regelt het geval er geen titel is: betaling kan eerst dan plaatsvinden, als er een titel is ontstaan (bijv. als burgemeester en wethouders besluiten alsnog een overeenkomst aan te gaan) dan wel het bestaan hiervan de (hoofd)budgethouder alsnog is gebleken.
Ad 2. Het derde lid regelt het geval er wel een titel is, maar geen (toereikend) budget. Dit lid maakt het mogelijk om slagvaardig in te spelen op de situatie waarin overschrijding van een budget onvermijdelijk is. In ieder geval is voorafgaand overleg met de directie en de portefeuillehouder financiën verplicht. De budgetaanvraag moet worden opgenomen in de eerstvolgende tussentijdse rapportage met inachtneming van de grenzen in de Financiële verordening.
De hoofdbudgethouder wijst per kostenplaats een budgetadviseur aan. Enerzijds neemt de budgetadviseur de (hoofd)budgethouder werk uit handen zonder dat afbreuk wordt gedaan aan de eindverantwoordelijkheid die een (hoofd)budgethouder draagt. Anderzijds waarborgt de budgetadviseur het 4- ogen principe. Budgetadviseurs zitten vaak dichter op het uitvoerende proces en kunnen vaak een beter oordeel geven over de levering van bestellingen, de kwaliteit en kwantiteit. De budgetadviseur heeft inhoudelijk voldoende kennis om de genoemde controles uit dit artikel te verrichten. Als er een factuur binnen komt is de budgetadviseur de eerste beoordelaar van afgesproken prijs, geleverde kwantiteit en kwaliteit. Ook codeert hij de factuur voor verwerking in de administratie. Vervolgens gaat de factuur naar de (hoofd)budgethouder die hieraan, op basis van de eerste goedkeuring van de budgetadviseur, op eenvoudige maar wel een verantwoorde wijze, zijn definitieve goedkeuring geeft.
Artikel 6 Voorschriften en beperkingen
In dit artikel is onder andere geregeld dat er per (sub)taakveld en alle kostenplaatsen binnen dit subtaakveld maar 1 (hoofd)budgethouder mag worden aangewezen. Om het 4-ogen principe te waarborgen is uitgesloten dat een (hoofd)budgethouder van een (sub)taakveld tevens budgetadviseur kan zijn van datzelfde (sub)taakveld. Overigens is het een (hoofd)budgethouder wel toegestaan om als budgetadviseur te fungeren voor budgetten die niet binnen zijn (sub)taakvelden vallen. Vanzelfsprekend dient de (hoofd)budgethouder op een integere wijze invulling te geven aan het budgethouderschap passend bij de ambtseed / belofte die door hem / haar is afgelegd.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
In de uitvoeringsinformatie zijn de (hoofd)budgethouders al aangegeven en worden deze door de vaststelling van dit stuk door burgemeester en wethouders formeel aangewezen. Zoals al in de Financiële verordening is opgenomen, worden burgemeester en wethouders geautoriseerd te beschikken over de budgetten op taakveldniveau met de vaststelling van de programmabegroting door de raad. Ook kunnen burgemeester en wethouders door middel van apart raadsbesluit, bij begrotings- of administratieve wijziging, worden geautoriseerd.
Artikel 9 Schuiven met budgetten
Het is praktisch dat er schuifmogelijkheden zijn binnen afzonderlijke ramingen die zijn opgenomen binnen een subtaakveld of krediet. Dit moet wel passen binnen de vastgestelde uitgangspunten, doelstellingen, etc.. In dit artikel is geregeld onder welke voorwaarden verschuiving is toegestaan (eerste en tweede lid) en welke kostensoorten zijn uitgezonderd (vierde lid). Bij toepassing van dit artikel geldt dat de (hoofd)budgethouder hiervoor informatie aanlevert bij het advies of via de reguliere P&C-cyclus. Het schuiven met budgetten verloopt uiteraard budgettair neutraal. Bij (politiek gevoelige) verschuivingen binnen een (sub)taakveld die groter zijn dan € 1.000 wordt de portefeuillehouder financiën geïnformeerd.
Artikel 10 Onder- en overschrijdingen
Hierin is bepaald dat overschrijding van budgetten en kredieten in principe niet is toegestaan en op welke wijze gehandeld moet worden als die overschrijdingen toch te verwachten zijn. Ook aan onderschrijdingen (lagere uitgaven dan geraamd) moet de (hoofd)budgethouder aandacht besteden en tijdig melden bij tussentijdse rapportage. Het voorgaande is ook van toepassing op inkomsten (hoger of lager dan geraamd).
Artikel 11 Looptijd budget en krediet
Met name afzonderlijke kredieten voor investeringen en projecten kunnen in de praktijk heel lang doorlopen. Daarom is bepaald dat kredieten een maximale looptijd hebben van 2 jaar na beschikbaarstelling. (Volledige kalenderjaren, dus bijv. besluit maart 2016 dan is de looptijd tot eind 2018, dus afsluiting in jaarstukken 2018). In bijzondere gevallen kan de directie, op basis van een goed onderbouwd voorstel, besluiten deze termijn te verlengen.
Hoofdstuk 5 Relatie andere besluiten
Artikel 12 Financiële verordening, Algemeen Mandaatbesluit, Inkoop- en aanbestedingsbesluit en –beleid
De (hoofd)budgethouder moet zich uiteraard ook houden aan de regels in andere regelingen. Voor de volledigheid zijn deze regelingen hier nog vermeld.
Artikel 13 Maatwerk voor wijzigingen in de organisatie
De organisatie is constant in een doorontwikkeling. Daarbij worden proeven genomen met een andere manier van werken (zoals opgave gericht werken), organisatieonderdelen tijdelijk of definitief gewijzigd, bevoegdheden verlegd, etc. Een nieuwe Budgethoudersregeling is echter bedoeld voor langere tijd en niet om telkens bij iedere wijziging in de organisatie te worden aangepast. Om met het budgetbeheer snel in te kunnen spelen op bovengeschetste wijzigingen, is artikel 13 opgenomen op basis waarvan de directie een besluit kan nemen tot afstemming van het Budgetbeheer op die nieuwe ontwikkeling. Een stukje maatwerk dus dat wel in de lijn en de geest van de regeling moet zijn.
Dergelijke besluiten worden direct ter kennisneming naar de portefeuillehouder financiën gezonden, zodat deze wethouder hiervan snel op de hoogte is en -indien nodig- alsnog nadere aanwijzingen kan geven. Op deze wijze is er een goede tussenweg tussen enerzijds het snel en flexibel kunnen inspelen op wijzigingen in de organisatie en anderzijds toch voldoende rechtszekerheid dat volgens de hoofdlijnen/uitgangspunten van de Budgethoudersregeling wordt gewerkt.
Na een periode met meerdere van dergelijke aanpassingen, kan de Budgethoudersregeling alsnog door burgemeester en wethouders worden aangepast (bijv. eens in de 1 à 2 jaar).
Burgemeester en wethouders kunnen één of meer artikelen buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing gelet op het belang van het beheren van budgetten, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Dit geldt alleen voor gevallen die ten tijde van het vaststellen van deze regeling niet waren voorzien.
Artikel 15 Intrekking oude regeling
De nieuwe verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2017 en later. De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken 2016, die begin 2017 worden opgesteld. Hiervoor is in artikel 15 een overgangsbepaling opgenomen.