| Overheidsorganisatie | Gemeente Utrecht (Utr) |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Utrecht 2004 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Utrecht 2004 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | bestuur |
Geen.
Archiefwet 1995
1.Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-10-2004 | 21-05-2014 | nieuwe regeling | 28-10-2004 Gemeenteblad van Utrecht 2004, nr. 32 | Raadsvoorstel 2004, nr. 183 |
Archiefverordening gemeente Utrecht 2004.
(raadsbesluit van 14 oktober 2004)
De raad van de gemeente Utrecht, gelet op het voorstel van b. en w. d.d. 29 september 2004
Besluit
vast te stellen de volgende
ARCHIEFVERORDENING gemeente Utrecht 2004
HOOFDSTUK I
Algemene bepalingen
Artikel 1
de wet: de Archiefwet 1995.
het besluit: het Archiefbesluit 1995.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente.
archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats.
archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet.
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris.
beheerders: degenen die ingevolge artikel 4 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
beheerseenheid: het/de door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/ organisatieonderdelen.
archiefbescheiden: bescheiden die, ongeacht hun vorm, door het overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
HOOFDSTUK II
De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats wordt bedoeld de daartoe aangewezen depotruimten in de gebouwen van het Utrechts Archief.
HOOFDSTUK III
De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer
van de gemeentelijke archiefbescheiden.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat bij de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor blijvende bewaring in aanmerking komen, het behoud van de bescheiden voldoende wordt gewaarborgd.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat er jaarlijks voldoende middelen beschikbaar zijn voor uitvoering van de archieftaak.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht regels vast.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen, die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Artikel 10
Burgemeester en wethouders doen tenminste een maal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
HOOFDSTUK IV
Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.
Artikel 12
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 13
De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 14
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 15
De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen
tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 16
De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
HOOFDSTUK V
Slotbepalingen
Artikel 17 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het gemeenteblad.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt de Regeling inzake de zorg voor, het beheer van en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden der gemeentelijke organen, vastgesteld op 20 februari 1969, ingetrokken.
Artikel 18 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als: Archiefverordening gemeente
Utrecht 2004.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad, gehouden op
14 oktober 2004
De griffier, De burgemeester,
Drs. A.A.H. Smits Mr. A.H. Brouwer-Korf
Bekendmaking is geschied op 27 oktober 2004.
Deze verordening is in werking getreden op 28 oktober 2004
BIJLAGE BEHOREND BIJ GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 2004 NR. 32
Archiefverordening Gemeente Utrecht 2004
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Aw 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Aw 1995
niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(Artikel 3), is geregeld in het Ab 1995.
Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in Artikel 32 tweede lid van de wet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
De ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Ab
1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid is bij koninklijk besluit d.d 20 september 2001 in werking getreden (artikel 24, tweede lid van het Ab 1995).
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel
8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer gemeente Utrecht 2004.
Artikel 6
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het
Ab 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het
materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid is bij koninklijk besluit d.d. 20 september 2001 in werking getreden (artikel 24 tweede lid van het Ab 1995).
Artikel 11 van het Ab 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer gemeente Utrecht 2004
Artikel 10, artikel 16
De gemeenteraad verneemt aldus tenminste eenmaal per jaar wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden heeft plaatsgevonden.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft -binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheidenbedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht
op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 13 en 14 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Artikel 17 van het Ab 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijksen andere overheidsorganen.
Artikel 15
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Opgemerkt wordt dat op grond van artikel 20 van de archiefverordening provincie Utrecht 1997 de zorgdrager eveneens tijdig mededeling moet doen aan Gedeputeerde Staten van de in artikel 15 genoemde voornemens.