Organisatie | Woensdrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders |
Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Woensdrecht 2016 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Toelichting bij het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2016 |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
24-01-2017 | Vernieuwd reglement | 06-12-2016 | Onbekend |
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In deze vergadering worden in ieder geval besluiten genomen over
a. De verdeling van de portefeuilles tussen de collegeleden;
b. De omschrijving van de portefeuilles;
c. De onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de burgemeester;
d. De onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een portefeuillehouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij, onder opgave van reden(en), aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt, na overleg met de voorzitter, voor een oproep voor de vergadering; onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De oproep wordt zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente Woensdrecht gebruikelijke wijze aan de leden van het college toegezonden.
Voor elke vergadering van het college wordt door de secretaris een digitale agenda gemaakt, onderverdeeld in bespreekstukken per portefeuillehouder, voorstellen die door middel van digitale accordering als vastgesteld kunnen worden beschouwd, representatie, ingekomen stukken, terug- en vooruitblik activiteiten collegeleden en een actiepuntenlijst.
Artikel 5 Verzending van de agenda en de stukken
De agenda voor de collegevergadering wordt opgemaakt via ibabs (1) onder de juiste vergadering ingebrachte stukken. De stukken die de binnen vastgestelde termijn, zoals vermeld in artikel 5.2, zijn ingebracht worden door het bestuurssecretariaat verwerkt. Een ingebracht agendapunt dient voorzien te zijn van een juiste omschrijving van het agendapunt, relevante bespreekstukken en bijlagen, vermelding van de beslispunten en correcte samenvatting.
(1) ibabs is een digitale vergaderapplicatie en besluitvormingssysteem. In ibabs worden vergaderstukken digitaal aangeleverd worden in een bewerkbare vergaderagenda. Per agendapunt kunnen besluit- en actiepunten gekoppeld worden. Aan de hand de digitaal opgestelde agenda wordt het verslag opgesteld.
Nota’s voor het college en ingekomen stukken worden uiterlijk de woensdag vóór de collegevergadering om 13:30 uur - na afstemming met de portefeuillehouder – via ibabs onder de juiste vergadering ingebracht. Na beoordeling van door de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder de agenda wordt op vrijdag vóór de collegevergadering de agenda gepubliceerd.
Onderwerpen waarvan tijdige agendering, zoals bedoeld in artikel 4.2 en lid 1 en 2 van dit artikel, niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de bestuurlijke spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie te allen tijde voor aanvang van de vergadering door de portefeuillehouder worden aangemeld bij de voorzitter en de secretaris.
Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen wat binnen de opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. De gemeentesecretaris beziet de stukken, alvorens deze ter agendering worden opgevoerd, op zaken als volledigheid, besluitwaardigheid en representativiteit.
Artikel 8 Deelneming door derden
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen, teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt. Hiervan doet de voorzitter bij het vaststellen van de agenda een mededeling of wordt ter plekke besloten bij de behandeling van het agendapunt.
a. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
b. Stukken of adviezen, waarvan de leden door het stellen van een paraaf te kennen hebben gegeven dat zij met het met daarop betrekking hebbend advies instemmen, worden niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is in dat geval genomen conform het uitgebrachte advies. Tenzij één van de leden staande de vergadering één van de besluiten alsnog ter bespreking opvoert.
c. Indien een lid van het college bij het nemen van het besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het tweede lid van toepassing is.
Artikel 10 Verslag en besluitenlijst
De besluitenlijst bevat tenminste:
a. De namen van de voorzitter, de secretaris en de aan- en afwezige leden;
b. Een formulering van de door het college genomen besluiten over de adviesstukken, ingekomen stukken en representatielijst en eventueel daaruit voortvloeiende aandachts-, vervolg- en verbeterpunten;
d. Een zakelijk verslag van de inbreng tijdens de rondvraag en de in de vergadering gevoerde gesprekken met derden.
De besluitenlijst wordt in ibabs opgesteld aan de hand van de ingebrachte voorstellen. Tijdens de vergadering kunnen de openbare samenvattingen en de besluitpunten bij het voorstel gewijzigd worden. Van deze wijziging wordt melding gemaakt in de toelichting bij het voorstel. Bij de vaststelling van de besluitenlijst wordt de gewijzigde tekst van het genomen besluit bekrachtigd.
De besluitenlijst wordt voor de eerstvolgende vergadering geagendeerd, besproken en vastgesteld, met inbegrip van de door de leden ingebrachte aanpassingen. De secretaris legt het besluit tot vaststelling vast en neemt hierin eventuele wijzigingen van teksten op als aantekening in de besluitenlijst van de vergadering.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de volledige besluitenlijst van de collegevergadering op dinsdag na afloop van de collegevergadering gepubliceerd, inclusief de besluiten die vooraf aan de collegevergadering hebben gerouleerd en via digitale accordering akkoord zijn zonder bespreking.
Artikel 11 Openbare vergadering
a. De oproeping voor een openbare vergadering vindt schriftelijk plaats en wordt uiterlijk 10 dagen voor de vergadering aan de leden toegezonden.
b. De oproeping bevat de agenda en de te behandelen voorstellen.
c. De bij de voorstellen behorende stukken liggen gedurende tenminste één week voor de vergadering ter inzage.
Artikel 12 Werkwijze in recesperiode
In het geval dat tijdens de recesperiode het quorum niet behaald kan worden en een besluit door accordering niet mogelijk is, zijn de (loco-) burgemeester en de (loco-)gemeentesecretaris gemachtigd om namens het college alle noodzakelijke besluiten te nemen die worden voorgelegd aan het college. De genomen besluiten worden in de eerste vergadering waarin een meerderheid van het college aanwezig is bekrachtigd.
De (loco-)secretaris en de (loco-)burgemeester kunnen een collegevoorstel in een recesperiode zonder quorum tot spoedeisend te bestempelen. Alle (digitale) middelen worden optimaal benut om de collegeleden in het geval van spoed te benaderen. De opvattingen van de collegeleden worden opgenomen op het geautomatiseerde besluitblad.
Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Woensdrecht 2016”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders, d.d. 6 december 2016
de secretaris, de voorzitter,
A.P.E. Baart, MBA drs. J.J.C. Adriaansen
Bijlage Toelichting op het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2016
Toelichting bij het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2016