CVDR43877_1Privacyverordening gemeente Utrecht 2003nlregelingUtrecht (Utr)2017-10-31UtrechtGemeenteblad van Utrecht 2003, nr. 39Privacyverordening gemeente Utrecht 2003Wet bescherming persoonsgegevensgemeenteraadbestuur en recht2003-10-23De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2003-10-292016-10-05nieuwe regelingRaadsvoorstel 2003, nr. 240-GeenDeze regeling is vervangen door de Privacyverordening gemeente Utrecht.Privacyverordening gemeente Utrecht 20031Begripsomschrijvingen en toepassingsgebiedArtikel 1 BegripsomschrijvingenIn aansluiting bij en in aanvulling op de Wet bescherming
persoonsgegevens(Stb. 2000, nr. 302) wordt in deze Verordening en de daarop berustende
bepalingen verstaan onder:
de wet: Wet bescherming persoonsgegevens (WBP);
verwerking van elke handeling of elk geheel van handelingen met
persoonsgegevens: betrekking tot persoonsgegevens;
verantwoordelijke: de rechtspersoon die, alleen of tezamen met
anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van
persoonsgegevens vaststelt;
beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de
verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor het
onderhoud en het gebruik van de verwerking van persoonsgegevens
in overeenstemming met de ter zake geldende voorschriften en
vereisten;
bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke
persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreekse gezag
te zijn onderworpen;
College bescherming het toezichthoudend orgaan als bedoeld in
hoofdpersoonsgegevens: stuk 9, paragraaf 1 van de wet;
betrokkene: degene op wie een persoonsgegevens betrekking heeft
en die uit dien hoofde het recht heeft de eigen gegevens in te
zien, deze zo nodig te corrigeren en het recht bezwaar aan te
tekenen tegen de verwerking van gegevens;
ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden
verstrekt.
diensten: de organisatorische eenheden van de gemeente Utrecht
genoemd in het organogram topstructuur gemeente Utrecht.
Artikel 2 Reikwijdte van de verordening
Deze verordening is van toepassing op alle verwerkingen van
persoonsgegevens die plaatsvinden binnen de diensten en die
vallen onder de werkingssfeer van de Wet bescherming
persoonsgegevens.
Overal in deze verordening waar gesproken wordt over het college
van burgemeester en wethouders, moet daarvoor in de plaats
gelezen worden de burgemeester, indien uitsluitend deze terzake
bevoegd is en de zeggenschap over de verwerking heeft.
2Uitgangspunt voor een goede gegevensverwerkingArtikel 3 Algemene beginselen
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op
behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
Persoonsgegevens worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk
omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld.
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien daarvoor
op grond van artikel 8 van de wet een rechtmatige grondslag
aanwezig is.
Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die
onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn
verkregen.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het
mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk
is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden
verzameld of vervolgens worden verwerkt.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet
op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens
worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig
zijn.
De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands
godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid,
gezondheid, seksuele
leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een
vakvereniging is verboden behoudens het bepaalde in de wet. Hetzelfde
geldt voor strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over
onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod
naar aanleiding van dat gedrag.Artikel 4 Geheimhoudingsplicht
Een ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke
of van de bewerker alsmede de bewerker zelf, voor zover deze
toegang heeft tot persoonsgegevens, verwerkt deze slechts in
opdracht van de verantwoordelijke, behoudens afwijkende
wettelijke verplichtingen.
De personen, bedoeld in het eerste lid, voor wie niet reeds uit
hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een
geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van
de persoonsgegevens, waarvan zij kennis nemen, behoudens voor
zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of
uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Artikel
272, tweede lid van het Wetboek van strafrecht is niet van
toepassing.
Artikel 5 Beveiliging
De verantwoordelijke legt passende technische en
organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te
beveiliging tegen diefstal of enige vorm van onrechtmatige
verwerking. Deze maatregelen garanderen een passend
beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de
aard van de te beschermen gegevens met zich mee brengen. De
verantwoordelijke ziet toe op de naleving van die
maatregelen.
De uitvoering van de verwerkingen door de bewerker wordt
geregeld in een schriftelijke overeenkomst of krachtens een
andere schriftelijke rechtshandeling waardoor een verbintenis
ontstaat tussen de bewerker en verantwoordelijke.
3Verantwoordelijke en toezichtArtikel 6 Verantwoordelijke
Per dienst zal worden vastgesteld wie als verantwoordelijke voor
de verwerking optreedt. Doorgaans zal dit het college van
burgemeester en wethouders zijn.
De verantwoordelijke stelt per dienst het diensthoofd als
beheerder aan en mandateert deze om namens hem de nodige stappen
te nemen teneinde te voldoen aan de verplichtingen van de wet.
Submandatering naar het hoofd van een afdeling is mogelijk.
Artikel 7 Coördinator van de gegevensbescherming
Het college van burgemeester en bethouders benoemt een
coördinator voor de gegevensbescherming die belast is met de
coördinator en uitvoering van het privacyen beveiligingsbeleid
van de gemeente Utrecht,
Tot de taken van de coördinator behoren in elk geval:
het zijn van aanspreekpunt voor alle zaken de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer
betreffende;
het coördineren en informeren van de contactpersonen
voor de gegevensbescherming;
het organiseren van activiteiten die een voortdurende
bewustwording ten aanzien van de gegevensbescherming ten
doel hebben;
het beheer van en de verantwoordelijkheid voor het
elektronisch openbaar register, waarin alle verwerkingen
die plaatsvinden binnen de gemeente Utrecht worden
opgenomen.
Artikel 8 Contactpersoon voor de gegevensbescherming
Voor elke dienst wordt door de beheerder een functionaris
aangewezen, die belast is met de coördinator en uitvoering van
het privacyen beveiligingsbeleid van de betreffende dienst.
Tot de taken van de contactpersoon behoren in elk geval:
het onderhouden en aanvullen van de groslijst met alle
verwerkingen die binnen de dienst zijn
geïnventariseerd;
het beoordelen van nieuwe of aangepaste verwerkingen in
het licht van de meldingsplicht en andere
verplichtingen;
het in opdracht van en met goedkeuring van de directeur
ontwikkelen van een privacybeleid voor de betreffende
dienst;
het communiceren met de directeur en de medewerkers van
de dienst over alle ontwikkelingen op het gebied van
techniek en wetgeving die relevant zijn voor het
privacyen beveiligingsbeleid van die dienst;
het periodiek voeren van overleg met de andere
contactpersonen en de coördinator voor de
gegevensbescherming over actuele ontwikkelingen die van
belang zijn voor de gemeente Utrecht;
uitwisselen van ervaring met betrekking tot de wet en
andere relevante weten regelgeving.
Artikel 9 Werkgroep bescherming persoonsgegevens
Er is een permanente Werkgroep bescherming persoonsgegevens
onder voorzitterschap van het hoofd Organisatie en Informatie en
met als secretaris de coördinator voor de
gegevensbescherming.
Leden van de werkgroep zijn de contactpersonen voor de
gegevensbescherming.
Tot de taken van de werkgroep behoren in elk geval:
het voorbereiden en opstellen van het privacyen
beveiligingsbeleid van de gemeente Utrecht;
het bevorderen van kennis en betrokkenheid bij de
medewerkers van de gemeente Utrecht met betrekking tot
de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
het doen van aanbevelingen met betrekking tot de wijze
waarop binnen de gemeente Utrecht als geheel en binnen
de afzonderlijke diensten wordt omgegaan met de
verwerking van gegevens van personen in dienst van of
werkzaam ten behoeve van de gemeente Utrecht;
het in nauw overleg met Het Utrechts Archief en de
documentaire medewerkers invulling geven aan de
vernietigingstermijnen voor de verwerking van
persoonsgegevens;
het verzamelen en aanleveren van de noodzakelijke
informatie teneinde het openbaar register actueel en
compleet te maken en te houden;
het signaleren van knelpunten en het adviseren over de
wijze waarop deze knelpunten kunnen worden
opgelost.
Artikel 10 Toezicht
Op de inrichting en de werking van een verwerking van
persoonsgegevens en de naleving van de daartoe betrekkelijke
voorschriften wordt toezicht uitgeoefend door het college van
burgemeester en wethouders.
Voor de uitoefening van hun toezichthoudende functie wordt het
college van burgemeester en wethouders terzijde gestaan door de
Accountantsdienst. Deze beschikt voor dit doel over alle
bevoegdheden die daarvoor redelijkerwijs noodzakelijk zijn te
achten. Ingeval van twijfel of verschil van mening daaromtrent
beslist het college van burgemeester en wethouders.
De verantwoordelijke en de personen die bij de werking van een
persoonsregistratie zijn betrokken verstrekken desgevraagd de
Accountantsdienst alle richtingen en verlenen haar alle overige
medewerking die zij voor de uitoefening van haar taak
behoeft.
De daartoe aangewezen ambtenaren van de Accountantsdienst hebben
toegang tot alle ruimten, waar een verwerking van
persoonsgegevens plaatsvindt. Zij zijn bevoegd apparatuur,
programmatuur, boeken en bescheiden te onderzoeken en zich de
werking van apparatuur en programmatuur te doen tonen.
De Accountantsdienst rapporteert over zijn bevindingen aan het
diensthoofd waaronder de verwerking ressorteert, en aan het
college van burgemeester en wethouders en dient dit diensthoofd
en het college van burgemeester en wethouders van advies over
alle zaken, die de verwerking van persoonsgegevens betreffen,
onder meer over te nemen maatregelen, die een goede werking van
de verwerking van persoonsgegevens moeten helpen
waarborgen.
Artikel 11 Onderzoek
De Accountantsdienst kan desgewenst ook ambtshalve op verzoek
van een belanghebbende een onderzoek instellen naar de wijze
waarop in verband met de verwerking van persoonsgegevens in een
bepaald geval of bepaalde gevallen dan wel in het algemeen de
persoonlijke levenssfeer wordt beschermd en waarop ten aanzien
van die persoonsgegevens toepassing wordt gegeven aan het bij en
krachtens de wet toepassing wordt gegeven aan het bij en
krachtens de wet en deze verordening bepaalde.
Na een onderzoek op verzoek van een belanghebbende deelt de
Accountantsdienst de indiener van het verzoek haar bevindingen
en haar eventuele advies aan het college van burgemeester en
wethouders mede.
Indien een mededeling als bedoeld in het tweede lid
onverenigbaar is met het doel van de verwerking in kwestie of
met de aard van de persoonsgegevens, dan wel gewichtige belangen
van anderen dan de indiener van het verzoek, de gemeente
daaronder begrepen, daardoor onevenredig zouden worden geschaad,
laat de Accountantsdienst de mededeling achterwege en zendt zij
de verzoeker zodanig bericht als haar geraden voorkomt.
4Inschrijving van de verwerkingen in een openbaar registerArtikel 12 Het openbaar register
Het college van burgemeester en wethouders houdt een openbaar
register, bestemd voor de inschrijving van verwerkingen van
persoonsgegevens, waarop deze verordening van toepassing
is.
Bij die inschrijving worden in ieder geval de volgende gegevens
vermeld:
de naam van de verwerking;
het beheer van de verwerking;
de doeleinden van de verwerking;
de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt
(betrokkenen);
de persoonsgegevens die bij de verwerking worden
gebruikt;
de ontvangers van de gegevens;
eventuele verstrekkingen aan andere landen buiten de
Europese
Unie;
de verwijderingtermijnen die in acht genomen worden en i.
eventuele bijzonderheden.
Bij wijziging van de in het tweede lid genoemde
onderwerpen dient het openbaar register te worden
aangepast.
Het college van burgemeester en wethouders besluit tot
doorhaling van de inschrijving van een verwerking in het
register indien de verwerking wordt opgeheven.
Artikel 13 Nadere regelsHet college van burgemeester en wethouders stelt nadere regels, waarin
tenminste is vastgelegd:
hoe uitvoering wordt gegeven aan de inschrijving van een
verwerking van persoonsgegevens in het register en de doorhaling
van een inschrijving, alsmede aan het aanbrengen van wijzigingen
in de gegevens die omtrent een verwerking in het register zijn
vastgelegd;
welke informatie het register over elke ingeschreven
persoonsregistratie moet bevatten en op wie de verplichting tot
het tijdig aanleveren van deze informatie rust en
hoe aan de openbaarheid van het register gestalte wordt gegeven.
Afdeling5Rechtenvandebetrokkenen
Artikel 14 Informatieplicht
De verantwoordelijke deelt de betrokkene op het moment
van vastlegging van hem betreffende gegevens mede wat de
identiteit is van de verantwoordelijke en de doeleinden
van de verwerking.
De informatieplicht geldt niet wanneer de betrokkene uit
andere hoofde reeds op de hoogte is.
Het eerste lid is niet van toepassing indien mededeling
van de informatie aan betrokkene onmogelijk blijkt of
een onevenredige inspanning kost.
Artikel 15 Toegang tot het openbaar registerDe verantwoordelijke verleent een ieder die daarom verzoekt toegang tot
de informatie opgenomen in het openbaar register.Artikel 16 Recht op inzage en kennisgeving en verstrekking1.De betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke
tussenpozen tot de coördinatie of de contactpersoon voor de
gegevensbeschermingte wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende
persoonsgegevens worden verwerkt. Zij vergewissen zich van de identiteit
van de verzoeker en geleiden het verzoek door aan de betreffende
contactpersoon of beheerder. De beheerder deelt de betrokkene
schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende persoonsgegevens
worden verwerkt.2.Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een
volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van
het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens
waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of cate-gorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de
herkomst van de gegevens.
Voordat de beheerder een mededeling doet als bedoeld in het
tweede lid, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal
hebben, stelt hij die derde in staat zijn zienswijze naar voren
te brengen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige
inspanning kost.
Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist voldoet de
beheerder aan het verzoek in een andere dan schriftelijke vorm,
die aan dat belang is aangepast.
Een verzoek wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd
van zestien jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van
onder curatele gestelde gedaan door hun wettelijke
vertegenwoordigers. De betrokken mededeling geschiedt eveneens
aan de wettelijke vertegenwoordigers.
Artikel 17 Recht op correctie, aanvulling en verwijdering
De beheerder zal op schriftelijk verzoek van een betrokkene de
met betrekking tot deze persoon te verwerken persoonsgegevens
verbeteren, aanvullen of verwijderen, indien deze feitelijk
onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter
zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk
voorschrift worden verwerkt. Het verzoek behelst de aan te
brengen wijzigingen.
De beheerder bericht de verzoeker zo spoedig mogelijk doch
uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek
schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een
weigering is met redenen omkleed.
De beheerder draagt er zorg voor dat een beslissing tot
verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig mogelijk
wordt uitgevoerd.
De beheerder die aan een verzoek tot verbetering, aanvulling of
verwijdering voldoet zal degenen aan wie hij naar zijn weten in
het jaar voorafgaand aan het verzoek en in de sinds dat verzoek
verstreken periode de betrokken gegevens heeft verstrekt hiervan
mededeling doen tenzij de verzoeker te kennen heeft gegeven
hierop geen prijs te stellen. De beheerder doet aan de verzoeker
opgave van degenen aan wie hij de mededeling heeft gedaan.
Een verzoek wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd
van zestien jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van
onder curatele gestelde gedaan door hun wettelijke
vertegenwoordigers. De betrokken mededeling geschiedt eveneens
aan de wettelijke vertegenwoordigers.
Artikel 18 Recht van verzet
De betrokkene kan bij de beheerder te allen tijde bezwaar
aantekenen tegen verwerking van zijn persoonsgegevens in verband
met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden.
Binnen vier weken na ontvangst van het verzet beoordeelt de
beheerder of dat verzet gerechtvaardigd is.
Indien een dergelijk verzet gerechtvaardigd is of indien verzet
is aangetekend tegen verwerking voor commerciële of charitatieve
doeleinden treft de beheerder in dat geval maatregelen om deze
vorm van verwerking terstond te beëindigen
Artikel 19 Vergoeding van kostenVoor een verzoek als bedoeld in artikel 17 en 19, eerste lid, kan door
de beheerder een vergoeding worden gevraagd die niet hoger is dan het
maximum bedrag dat krachtens de wet is vastgesteld.Artikel 20 Geschillenregeling
Elke betrokkene heeft het recht bij de verantwoordelijke een
klacht of bezwaarschrift in te dienen tegen de wijze waarop de
beheerder de hier opgenomen regels uitvoert.
Indien naar de mening van de betrokkene een klacht, na de
procedure als aangegeven in het eerste lid, niet tot het
gewenste resultaat heeft geleid kan de klacht worden voorgelegd
aan de Ombudsman van de gemeente Utrecht.
Een klacht of verzoek tot bemiddeling kan ook worden ingediend
bij het College Bescherming Persoonsgegevens, Postbus 93374,
2509 AJ 'sGravenhage.
6Overgangsen slotbepalingenArtikel 21 OvergangsbepalingenDe op grond van artikel 19 van de Wet persoonsregistraties door het
college van burgemeester en wethouders voor afzonderlijke
persoonsregistraties vastgestelde reglementen behouden hun rechtskracht
uiterlijk tot het tijdstip waarop de Verordening is vastgesteld.Artikel 22 Onvoorziene omstandighedenIn de gevallen waarin het bij of krachtens de wet dan wel deze
verordening bepaalde niet voorziet of daaromtrent onduidelijkheid
bestaat beslist het college van burgemeester en bethouders.Artikel 23 Citeertitel en inwerkingtreding
Deze verordening kan worden aangehaald als: Privacyverordening
2003.
Zij treedt in werking op de dag waarop de zij is
gepubliceerd.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad, gehouden op23 oktober 2003.De griffier, De burgemeester,Drs. A.A.H. Smits Mr. A.H. Brouwer-KorfBekendmaking is geschied op 29 oktober 2003. Deze verordening treedt in werking
op 29 oktober 2003.