CVDR43856_1Verordening informatiebeheernlregelingGroningen (Gr)2017-11-21GroningenGemeenteblad, 2001, 37Verordening informatiebeheerArchiefwet 1995 (Stb.276), art. 30 lid 1, art. 31 en art. 32 lid 2gemeenteraadbestuur en recht2001-09-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2001-10-152016-12-31OnbekendRB 253InformatiebeheerVoor het eerst vastgesteld bij raadsbesluit van 24 maart 1999exb-2017-55217exb-2017-55218exb-2017-55219exb-2017-55220VERORDENING INFORMATIEBEHEERGelezen, het voorstel van burgemeester en wethouders van Groningen van 15 maart 1999 (bijlage raadsverslag nr. 253);Gelet op de artikelen 30 lid 1, artikel 31 en artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995 (Stb.276);BESLUIT:vast te stellen de volgende:Verordening Informatiebeheer Gemeente Groningen 1998INHOUDSOPGAVEInhoudsopgaveTOELICHTINGSamenvattingBIJLAGEBijlage relatie met modellenHOOFDSTUK1ALGEMENE BEPALINGENArtikel1BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:

de wet : de Archiefwet 1995;

gemeentelijke organen : diensten, bedrijven en instellingen en daarmee gelijk te stellen commissies en functionarissen, die belast zijn met de uitoefening van de gemeentelijke taken;

informatie : de gegevens welke ten behoeve of als gevolg van de uitoefening van de gemeentelijke taken worden ontvangen, gegenereerd en/of verwerkt;

archiefbescheiden : 1. op enigerlei drager vastgelegde informatie: - door de gemeentelijke organen ontvangen of opgemaakt en naar haar aard bestemd daaronder te berusten;- met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig gemeentelijk orgaan zijn overgegaan;- ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in de gemeentelijke archiefbewaarplaats opgenomen om daar te berusten;2. reproducties, ongeacht hun vorm, bij of krachtens de wet in de plaats gesteld van de onder 1. bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de wet zijn vervaardigd.

informatiesysteem : een samenhangend geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en ander materiaal, met behulp waarvan archiefbescheiden worden vervaardigd, geregistreerd, bewaard, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beschikbaar gesteld;

informatievoorziening : het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatie-systemen;

informatiebeheer : de informatievoorziening en het beheer van de archiefbescheiden;

de gemeentelijke archiefbewaarplaats : de door het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum 'Groninger Archieven'overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de gemeentearchivaris : de in artikel 32 van de wet bedoelde en het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ benoemde archivaris;

het gemeentearchief : de in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats en de daarin berustende archieven en verzamelingen;

HOOFDSTUK2ARCHIEFBESCHEIDEN VAN GEMEENTELIJKE ORGANENArtikel2De archiefbescheiden van de gemeente en haar organen vormen een samenhangend geheel en worden beheerd overeenkomstig de taakverdeling, vastgesteld en voortvloeiend uit de organisatieverordening en de daarop gebaseerde mandaatbesluiten. Artikel3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de informatievoorziening en de archief-bescheiden van de gemeente.Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden met het informatiebeheer.Artikel51.Burgemeester en wethouders dragen zorg dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud ervan voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van archiefbescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke archiefbescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij bij deze voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel6Burgemeester en wethouders dragen zorg, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan het informatiebeheer zijn verbonden.Artikel7Burgemeester en wethouders stellen, met inachtneming van hetgeen daaromtrent bij of krachtens de wet is bepaald, voorschriften vast voor het informatiebeheer.Artikel8Ingeval van organisatiewijziging als bedoeld in artikel 4 van de wet dragen burgemeester en wethouders zorg voor het treffen van een voorziening voor het beheer van de betrokken archiefbescheiden welke tenminste inhoudt aanwijzing van degene, die belast is met het beheer.Artikel9Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen door hen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.HOOFDSTUK4HET INFORMATIEBEHEERArtikel101.Het hoofd van elk gemeentelijk orgaan is belast met het informatiebeheer binnen zijn dienstonderdeel, tenzij hierin door of vanwege enige wet anders is voorzien.2.Hij volgt bij de uitvoering van de uit het vorige lid voortvloeiende werkzaamheden de door of vanwege burgemeester en wethouders vast te stellen richtlijnen.HOOFDSTUK5AFSTEMMING EN TOEZICHTArtikel11De gemeentesecretaris is belast met de onderlinge afstemming van het informatiebeheer bij de gemeentelijke organen.Artikel12De gemeentearchivaris ziet toe dat het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.Artikel13De gemeentesecretaris en de gemeentearchivaris kunnen de uitvoering van de in de artikelen 11 en 12 bedoelde werkzaamheden opdragen aan door hen aan te wijzen ambtenaren.Artikel141.Degene die met het informatiebeheer is belast verstrekt aan de gemeentesecretaris en gemeentearchivaris of de in artikel 13 bedoelde ambtenaren alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de in de artikelen 11 en 12 bedoelde taken noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De gemeentesecretaris en de gemeentearchivaris, alsmede degenen, die hen vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en de ruimten waarin deze worden beheerd.Artikel151.De gemeentesecretaris en de gemeentearchivaris doen van hun bevindingen bij de uitvoering van de in de artikelen 11 en 12 bedoelde werkzaamheden mededeling aan degene die met het informatiebeheer is belast, alsmede, wanneer zij hiertoe aanleiding vinden, aan burgemeester en wethouders.2.Van de werkzaamheden die door hen ter uitvoering van de in artikelen 11 en 12 bedoelde taken zijn verricht brengen de gemeentesecretaris en gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders.HOOFDSTUK6HET GEMEENTEARCHIEFArtikel161.Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentearchivaris belast met het beheer van het gemeentearchief.2.De gemeentearchivaris dient burgemeester en wethouders gevraagd en ongevraagd van advies in alle zaken, de uitvoering van de wet betreffende.3.Hij brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit van het door hem uitgevoerde beheer van het gemeentearchief.HOOFDSTUK7SLOTBEPALINGArtikel171.Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening Informatiebeheer' en treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op de datum van haar vaststelling.2.Met ingang van de in het vorige lid vermelde datum vervalt de archiefverordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 juni 1991, nr. 24.Toelichting op de verordeningToelichting