Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond houdende regels omtrent mandaat (Algemene mandaatregeling Helmond 2017)

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  mandaat:

  mandaat als bedoeld in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

• b.

  volmacht:

  de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• c.

  machtiging:

  de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan feitelijke handelingen te verrichten, niet zijnde besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht;

• d.

  ondertekeningsmandaat:

  de bevoegdheid tot het namens een bestuursorgaan ondertekenen van een door dat bestuursorgaan genomen besluit;

• e.

  mandaatgever:

  het bestuursorgaan dat de bevoegdheid laat uitoefenen door een ander;

• f.

  gemandateerde:

  degene die in opdracht van het bestuursorgaan de bevoegdheid uitoefent;

• g.

  (mandaat)register:

  het bij deze regeling behorend overzicht waarin bevoegdheden zijn opgenomen inzake mandaat, volmacht en machtiging;

• h.

  ondermandaat:

  de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan het mandaat van een gemandateerde in zijn plaats uit te oefenen;

• i.

  feitelijke handeling:

  een handeling die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling is.

Artikel 1:2 Schakelbepaling

• 1.

  Deze regeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een functionaris, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van feitelijke handelingen.

• 2.

  Waar in deze regeling staat vermeld ‘mandaat’ en ‘gemandateerde’ wordt ook bedoeld ‘volmacht’ en ‘gevolmachtigde’ respectievelijk ‘machtiging’ en ‘gemachtigde’, tenzij de aard van de desbetreffende bevoegdheid zich hiertegen verzet.

Artikel 2:1 Bevoegdheid, plaatsvervanging en besteding van budgetten

• 1.

  De uitoefening van de in het bij deze regeling behorende register vermelde bevoegdheden wordt opgedragen aan de daarin genoemde functionarissen of personen en hun plaatsvervangers overeenkomstig het overzicht Vervangingsregeling leidinggevenden Helmond.

• 2.

  Indien de uitoefening van de in het register opgenomen bevoegdheden het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt dit onderdeel uit van het mandaat. Dit voor zover daarbij de te nemen besluiten niet zullen leiden tot overschrijding van het betreffende budget zoals opgenomen in de gemeentebegroting en met inachtneming van het bepaalde in de geldende Budgethouderschapsregeling en de in het register opgenomen bijzondere bepalingen of restricties.

Artikel 2:2 Ondermandaat

• 1.

  Een afdelingsmanager of teammanager kan een gemandateerde bevoegdheid in ondermandaat verlenen aan de onder hem werkzame medewerkers tenzij in het register deze mogelijkheid expliciet is uitgesloten.

• 2.

  Een besluit tot het verlenen, wijzigen en intrekken van ondermandaat wordt schriftelijk vastgelegd en opgenomen in een centraal dossier.

• 3.

  De gemandateerde ziet erop toe dat het gebruik van het door hem verleende ondermandaat op een rechtmatige wijze plaatsvindt.

• 4.

  Bij ondermandaat als bedoeld in het eerste lid zijn de bepalingen van deze regeling onverkort van toepassing.

Artikel 2:3 Informatievoorziening

De gemandateerde is verplicht het bevoegde bestuursorgaan desgewenst te informeren over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten.

Artikel 3:1 Omvang en uitzonderingen op gebruik bevoegdheid

• 1.

  Een verleend mandaat omvat naast het nemen en ondertekenen van besluiten, ook het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren, waaronder:

  • a.

    het verstrekken van mondelinge of schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard;

  • b.

    het uitreiken of toesturen van ontvangstbewijzen;

  • c.

    het voeren van overige correspondentie;

  • d.

    besluiten tot uitstel of opschorting beslistermijn;

  • e.

    het inwinnen van adviezen en inlichtingen;

  • f.

    het verbinden van voorschriften en voorwaarden en het opleggen van beperkingen;

  • g.

    het bekendmaken van besluiten, daar waar de verplichting daartoe wettelijk is voorgeschreven.

• 2.

  Een verleend mandaat omvat niet de bevoegdheid om een begunstigend besluit in te trekken, tenzij:

  • a.

    het een gebonden beschikking betreft waarbij de wettelijke regeling waarop de beschikking berust zelf voorziet in de mogelijkheid tot intrekking;

  • b.

    het mandaatregister hier expliciet melding van maakt.

• 3.

  Een verleend mandaat omvat niet de bevoegdheid om te besluiten op een ingediend bezwaarschrift, tenzij dit in het register expliciet is bepaald.

• 4.

  De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in het bijgevoegde mandaatregister, tenzij:

  • a.

    bij betrokkenheid van meerdere organisatorische eenheden één of meer van deze organisatorische eenheden over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht;

  • b.

    er sprake is van een afwijkend of negatief advies afkomstig van een extern adviseur;

  • c.

    de verantwoordelijke portefeuillehouder te kennen heeft gegeven dat deze het voorgenomen besluit aan het ter zake bevoegde bestuursorgaan wil voorleggen;

  • d.

    de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen;

  • e.

    het besluit een afwijking zou inhouden van bestaand beleid (beleidsregel of vaste gedragslijn), richtlijnen, voorschriften en bij gebruik van een hardheidsbepaling;

  • f.

    het besluit zou leiden tot overschrijding van budgetten of kredieten of anderszins niet voorziene financiële consequenties;

  • g.

    tegen het voorgenomen besluit eerder zienswijzen zijn ingebracht;

  • h.

    er persoonlijke betrokkenheid van de gemandateerde of van diens plaatsvervanger bij het te nemen besluit bestaat.

• 5.

  Indien zich één of meer van de in het derde lid onder a tot en met h omschreven situaties voordoet, dan besluit het ter zake bevoegde bestuursorgaan zelf tenzij in het mandaatregister expliciet een uitzondering is gemaakt.

Artikel 3:2 Ondertekeningsmandaat

• 1.

  Aan de gemandateerde komt enkel de ondertekeningsbevoegdheid toe indien

  • a.

    dit in het register expliciet staat vermeld;

  • b.

    de wens daartoe door of namens het bestuursorgaan kenbaar is gemaakt.

• 2.

  In het geval er sprake is van een ondertekeningsmandaat, draagt de gemandateerde zorg voor vermelding van het feit dat het besluit door het bestuursorgaan zelf is genomen.

Artikel 3:3 Ondertekeningswijze mandaat

• 1.

  Een krachtens (onder)mandaat genomen besluit en de op de gemandateerde bevoegdheden betrekking hebbende stukken worden door de gemandateerde ondertekend op de wijze als vermeld in de toelichting bij deze regeling.

• 2.

  Indien het (onder)mandaat uitsluitend betrekking heeft op ondertekening vindt deze plaats op de wijze als vermeld in de toelichting bij deze regeling.

Artikel 3:4 Het mandaatregister

• 1.

  Het bij dit besluit behorende register geeft een overzicht van: de bevoegdheden, welk bestuursorgaan (primair) bevoegd is, de juridische grondslag per onderdeel, de aard van de bevoegdheid, gemandateerde functionarissen, het gebruik van de mogelijkheid tot ondermandaat en instructies, opmerkingen of restricties.

• 2.

  Het (algemeen) mandaatregister is openbaar en is te raadplegen via: www.overheid.nl.

Artikel 4:1 Coördinatie

• 1.

  Indien er onduidelijkheid bestaat met betrekking tot de toepassing of uitvoering van een verleend mandaat, maakt de gemandateerde geen gebruik van zijn bevoegdheid totdat er wel duidelijkheid is ontstaan.

• 2.

  Bij het ontbreken van duidelijkheid als bedoeld in het vorige lid wordt de kwestie via de direct leidinggevende van gemandateerde ter nadere besluitvorming voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan, voorzien van het standpunt van de algemeen directeur of ter beoordeling van laatstgenoemde van het Directieteam.

Artikel 4:2 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking.