Regeling budgetbeheer en contractbeheer gemeente De Ronde Venen 2017

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Budget:

  een bedrag voor geraamde uitgaven of inkomsten gerelateerd aan de daarvoor te leveren prestatie of product, of een budget met contractverplichtingen of -afspraken.

• b.

  Contract:

  een overeenkomst als bedoeld in het Burgerlijk Wetboek.

• c.

  Budgethouder:

  het afdelingshoofd, zoals bedoeld in het Organisatiebesluit, de griffier en de voorzitter van de Ondernemingsraad.

• d.

  Budgetcoördinator:

  de teamleider, zoals bedoeld in het Organisatiebesluit.

• e.

  Budgetbeheer:

  medewerker die door de budgetcoördinator of budgethouder gemandateerd is en belast is met de bewaking en het beheer van een bepaald budget en/of contract.

• f.

  Beheer:

  het zorgdragen voor het handhaven of bereiken van een vooraf vastgesteld kwaliteitsniveau van het beheerde object of de beheerde functie.

• g.

  Product:

  een product van een productraming of productrealisatie; het resultaat van een samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in de tijd, geld en kwaliteit.

• h.

  Medewerker:

  een ambtenaar conform artikel 1 lid 1 van de CAR, in dienst van de gemeente De Ronde Venen.

• i.

  Extern medewerker:

  een medewerker die op basis van een detacheringsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht werkzaam is bij de gemeente De Ronde Venen.

Artikel 2 Mandatering

• 1.

  Het college is belast met de uitvoering van de programmabegroting. Het college heeft deze programmabudgetten verder onderverdeeld naar productbudgetten. Deze budgetten staan in de productenraming. Het college heeft de budgetten via het Algemeen mandaatbesluit gemandateerd aan de gemeentesecretaris, zijnde het hoofd van de ambtelijke organisatie.

• 2.

  De gemeentesecretaris mandateert de budgetten aan de budgethouders.

• 3.

  De budgethouders mandateren budgetten aan budgetcoördinatoren en/of budgetbeheerders.

• 4.

  De budgetcoördinatoren mandateren budgetten aan budgetbeheerders.

• 5.

  Bij de uitvoering van deze regeling is het vier-ogen-principe leidend. Een medewerker mag niet zowel budgetbeheerder als budgetcoördinator of budgethouder zijn.

• 6.

  Vóór aanvang van het begrotingsjaar worden lijsten vastgesteld waarmee budgetten worden toegedeeld. Op de lijsten worden tevens plaatsvervangers vermeld. Bij ongeplande langdurige afwezigheid is de applicatiebeheerder van het financiële pakket bevoegd, op aangeven van de leidinggevende van de desbetreffende functionaris, de plaatsvervanger van die functionaris op de lijst in het financiële systeem in te regelen.

• 7.

  Aangezien budgetbeheer uitgaat van de totale planning & control-cyclus, geldt als uitgangspunt dat een functionaris de totale cyclus zijn rol blijft uitvoeren, zoals deze in deze regeling is beschreven. In uitzonderlijke gevallen kan de mandatering gedurende het begrotingsjaar worden gewijzigd. De mandateringen kunnen één maal per kwartaal worden aangepast door de budgethouder.

• 8.

  De budgethouder is uitsluitend onder de volgende voorwaarden bevoegd budgetten te mandateren aan een extern medewerker:

  • 1.

    De gemeentesecretaris heeft vooraf toestemming verleend aan de budgethouder.

  • 2.

    De looptijd van de overeenkomst met de externe medewerker is langer dan zes maanden.

  • 3.

    De extern medewerker heeft een integriteitsverklaring ondertekend. Bij budgetten groter dan € 50.000 heeft hij eveneens een Verklaring Omtrent Gedrag overgelegd.

  • 4.

    Risico’s worden beperkt door een strikte toepassing van het vier-ogen-principe.

Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder

• 1.

  De budgethouder legt tijdig en conform de planning & control-cyclus verantwoording af aan het college over de voortgang van de beleidsuitvoering en de inzet van de tot de budgetten behorende middelen, en beheer van contracten.

• 2.

  Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico's. Hiertoe wordt gerekend het benoemen van risico's, het waar mogelijk bepalen van de omvang van het risico en het nemen van maatregelen ter beperking van de risico's.

• 3.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de analyse van afwijkingen in de jaarrekening.

• 4.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen en contractafspraken, en kengetallen en verschaft hieromtrent de nodige informatie. Hij is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren producten en het vastleggen van de daadwerkelijke prestatielevering.

• 5.

  De budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven:

  • a.

    Tot maximaal de in de exploitatiebegroting (productenraming) opgenomen budgetten;

  • b.

    Tot maximaal het saldo van de voorziening, voor zover dit door de gemeenteraad of het college is vrijgegeven;

  • c.

    Tot maximaal het bedrag van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringsbudgetten.

• 6.

  Uitsluitend de budgethouder is bevoegd voorstellen tot wijziging van de begroting, voor zover het de budgetten van zijn eigen afdeling betreft, voor te (laten) leggen aan het college.

• 7.

  De budgethouder is bevoegd tot het genereren en innen van niet begrote inkomsten, indien dit geen negatieve gevolgen heeft voor de voorbereiding en uitvoering van het afgesproken product.

• 8.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de overdracht bij wijziging van mandatering, als bedoeld in artikel 2 lid 7 van deze regeling.

Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetcoördinator

• 1.

  De budgetcoördinator legt tijdig en conform de planning & control-cyclus verantwoording af aan de budgethouder over de voortgang van de beleidsuitvoering en de inzet van de budgetten en het beheer van contracten.

• 2.

  De budgetcoördinator signaleert risico’s en informeert de budgethouder per ommegaande.

• 3.

  De budgetcoördinator ondersteunt de budgethouder bij het ontwikkelen van prestatiegegevens, zoals normen en contractafspraken, en kengetallen, en verschaft hieromtrent de nodige informatie. Hij is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren producten.

• 4.

  De budgetcoördinator zorgt voor controle op de prijs, hoeveelheid en kwaliteit van de geleverde goederen en diensten.

• 5.

  De budgetcoördinator is bevoegd tot het doen van uitgaven:

  • a.

    Tot maximaal de in de exploitatiebegroting (productenraming) opgenomen budgetten;

  • b.

    Tot maximaal het saldo van de voorziening, voor zover dit door de gemeenteraad of het college is vrijgegeven;

  • c.

    Tot maximaal het bedrag van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringsbudgetten.

  • d.

    De budgetcoördinator is verantwoordelijk voor de overdracht bij wijziging van mandatering, als bedoeld in artikel 2 lid 7 van deze regeling.

Artikel 5 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder

• 1.

  De budgetbeheerder legt tijdig en conform de planning & control-cyclus verantwoording af aan de budgethouder of budgetcoördinator over de inzet van de tot de budgetten behorende middelen, en beheer van contracten.

• 2.

  Onverlet de verantwoordelijkheid van de budgetcoördinator en budgethouder is de budgetbeheerder gehouden de budgethouder of budgetcoördinator onmiddellijk te informeren omtrent de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel overals onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten. En daarnaast afwijkingen in prestatie-eenheden (zowel in hoeveelheden als in tijd) en kostendekkingspercentages, contractafspraken, kengetallen en risico’s.

• 3.

  De budgetbeheerder zorgt voor controle op de prijs, hoeveelheid en kwaliteit van de geleverde goederen en diensten.

• 4.

  De budgetbeheerder is bevoegd tot het doen van uitgaven:

  • a.

    Tot maximaal de in de exploitatiebegroting (productenraming) opgenomen budgetten;

  • b.

    Tot maximaal het saldo van de voorziening, voor zover dit door de gemeenteraad of het college is vrijgegeven;

  • c.

    Tot maximaal het bedrag van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringsbudgetten.

Artikel 6 Administratie

• 1.

  De budgetbeheerder, budgetcoördinator en budgethouder zijn verantwoordelijk voor een tijdige en juiste registratie in de financiële administratie van de gemeente De Ronde Venen van op hun budgetten betrekking hebbende ontvangen en uitgaande facturen.

• 2.

  De budgethouder, budgetcoördinator en budgetbeheerder dienen zich te houden aan het Besluit Begroting en Verantwoording en alle verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen, en alle overige interne en externe voorschriften.

• 3.

  De gemeente hanteert als uitgangspunt dat facturen binnen 30 dagen worden betaald.

• 4.

  Het team Financieel- en Personeelsbeheer van de afdeling Dienstverlening voorziet de budgethouder, budgetcoördinator en budgetbeheerder van informatie met betrekking tot de uitputting van budgetten ten behoeve van een goede budgetbewaking.

• 5.

  De Senior salarisadministrateur is bevoegd om salarissen en daarmee samenhangende rechtspositionele vergoedingen betaalbaar te stellen en facturen voor een extern medewerker betaalbaar te stellen.

Artikel 7 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2017.

• 2.

  De Regeling Budgetbeheer, vastgesteld op 31 maart 2015, wordt ingetrokken. Met dien verstande dat de oude regeling van kracht blijft voor de verantwoording in de programmarekening 2016.

• 3.

  Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling budgetbeheer gemeente De Ronde Venen 2017.