| Organisatie | Beverwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Beverwijk houdende regels omtrent privacyrichtlijn voor publiceren van persoonsgegevens van inwoners die stukken inzenden naar de gemeenteraad Verordening privacy van afzenders |
| Citeertitel | Verordening op privacy van afzenders |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-11-2016 | nieuwe regeling | 25-10-2016 | INT-16-29855 |
De raad van de gemeente Beverwijk;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d.12 september 2016, nummer INT-16-29855;
gelet op artikel 149 Gemeentewet;
Privacyrichtlijn met betrekking tot persoonsgegevens
De raad van de gemeente Beverwijk;
overwegende dat het gewenst is om richtlijnen te formuleren voor het publiceren van persoonsgegevens van inwoners die stukken inzenden naar de gemeenteraad van Beverwijk;
gelezen de Wet bescherming persoonsgegevens;
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;
vast te stellen de hierna volgende
Privacyrichtlijn voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeenteraad van Bever-wijk (hierna te noemen: de privacyrichtlijn)
De gemeente draagt er zorg voor dat persoonsgegevens op ingekomen stukken van inwoners zo veel mogelijk, doch tot in redelijkheid worden geanonimiseerd.
De gemeenteraad behandelt in zijn raadsvergadering ingekomen stukken. Hiertussen kunnen brieven zitten welke persoonlijke informatie omvat zoals adres, woonplaats, naam, telefoonnummer en handtekening. In het kader van de bescherming van de persoonsgegevens en gelet op het feit dat betreffende persoonsgegevens inhoudelijk niet of slechts gedeeltelijk bijdragen aan hetgeen het ingekomen stuk beoogt, wordt de lijn gehanteerd deze informatie onherkenbaar te maken. De beperking weegt hier zwaarder dan openbare bekendmaking van de gegevens. Dit uitgangspunt wordt teruggevonden in de richtsnoeren die de Autoriteit Persoonsgegevens heeft opgesteld.
De gemeente draagt er zorg voor dat gegevens van stichtingen, verenigingen (of andere orga-nen) in ingekomen stukken alleen terug te voeren zijn op reeds bestaande algemene gegevens.
Middels ingekomen stukken ontvangt de raad geregeld uitnodigingen, rapportages etc. voorzien van een begeleidend schrijven. Deze brieven zijn vaak voorzien van handtekeningen van bestuurders of managers. De Raad hanteert het uitgangspunt dat wanneer vanuit maatschappelijke organisaties ingekomen stukken worden aangeboden, deze gege-vens openbaar inzichtelijk blijven. In het geval de afzender schriftelijk of telefonisch bij de raadsgriffie kenbaar maakt dat de gegevens verwijderd of geanonimiseerd dienen te worden, dan honoreert de raadsgriffie dit verzoek altijd.
De gemeente hanteert het uitgangspunt dat insprekers tijdens raadscommissies vooraf worden geïnformeerd over het al dan niet laten uitspreken van hun naam door de voorzitter en de wens al dan niet te worden vernoemd bij naam in de notulen.
Van zowel raadscommissies als raadsvergaderingen wordt verslag gemaakt. Naast de schriftelijke besluitenlijst waar de gemeente wettelijk aan gehouden is, vindt verslaglegging ook plaats aan de hand van een transcriptie en videotulen. Deze videotulen zijn openbaar beschikbaar. Door vooraf met de betrokkene af te stemmen wat de wens is ten aanzien van het noemen van de naam wordt voorkomen dat achteraf verslagen gewijzigd moeten worden. Tevens heeft de betrokkene dan de keuze gekregen en gemaakt. De raadsgriffie kan betrokkene hierover vooraf informeren. Indien insprekers spontaan wensen in te spreken en dat aangeven buiten de raadsgriffie om (bijvoorbeeld vlak voor de aanvang van een raadscommissie), dan wijst de voorzitter van de raadscommissie hem op deze keuze. Bedenkt de inspreker zich op een later moment waardoor anonimiseren moet plaatsvinden, dan wordt dit verzoek altijd gehonoreerd.