| Organisatie | Groningen (Gr) |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 2016 |
| Citeertitel | Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 2016 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 31-01-2017 | nieuwe regeling | 21-12-2016 | 5972394 |
DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394,
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,
vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het toezicht daarop (Verordening Informatiebeheergemeente Groningen 2016).
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de Archiefwet 1995;
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente;
de in artikel 32 van de wet bedoelde en door het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ benoemde gemeentearchivaris;
een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen fysieke of digitale ruimte, bestemd voorde bewaring van informatie voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
de in artikel 31 van de wet bedoelde en door het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de informatie
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen en bewaren van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoendemiddelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder.
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de gemeentearchivaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De gemeentearchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers.
De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
De gemeentearchivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevind ten met behulp waarvan de informatie beheerd wordt.
De gemeentearchivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de gemeentearchivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De gemeentearchivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Hoofdstuk IV Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad
Deze verordening wordt vastgesteld onder gelijktijdige intrekking van de Verordening Informatiebeheer van 15 maart 1999, laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit d.d. 19 september 2001, nr. 5c.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat burgemeester en wethouders zorg dragen voor de informatie die een gemeente ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze verordening informatiebeheer dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van deinformatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 2 stelt, de informatie wordt vervaardigden bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd. De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen hebben hiertoe een gemeenschappelijke regeling getroffen tot de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties beheert die berusten in de archiefbewaarplaats in de provincie Groningen en de archiefbewaarplaats van de gemeente Groningen (gepubliceerd in de Staatscourant van 4 juli 2016, nr. 34022). Het openbaar lichaam betreft het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’.
Doelstelling luidt volgens artikel 2 van deze gemeenschappelijke regeling: de belangen van de minister en de gemeente bij alle gelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten, schilderijen en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Groningen en de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Groningen in gezamenlijkheid te behartigen. Het algemeen bestuur bestaat uit vier leden, waarvan twee leden uit het midden van het college.
Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling zijn de taken en bevoegdheden toegekend om ingevolge artikel 31 van de wet de gemeenschappelijke archiefbewaarplaats(en) aan te wijzen, waaronder tevens begrepen een e-depot en ingevolge artikel 32 van de wet de gemeentearchivaris te benoemen, te schorsen en te ontslaan. De bevoegdheid de verordening informatiebeheer vast te stellenis niet overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling.
Door de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht eind 2012 is het specifieke toezicht van de provincies in het kader van de Archiefwet 1995 vervangen door generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. Om dit toezicht vorm te geven verplicht de nieuwe verordening het college tot een jaarlijkse rapportage aan de raad over de uitvoering van archieftaken.
Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van informatiebeheer door burgemeester en wethouders geregeld moeten worden.
Hoofdstuk III regelt het horizontale toezicht op het informatiebeheer en de wijze waarop burgemeester en wethouders worden geïnformeerd over het informatiebeheer en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.
Burgemeester en wethouders nemen op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de informatie wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van de artikelen 2tot en met 7.
Informatie: archiefwettelijke begrippen als ‘archiefbescheiden’ en ‘archief’ suggereren ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Door in plaats van ‘archiefbescheiden’ het neutrale, hieraan gelijk gestelde begrip ‘informatie’ te hanteren wordt gepoogd dit te voorkomen.
Archiefruimte: fysieke en digitale ruimte waar de blijvend te bewaren analoge en digitale informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht.
De archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren informatie conform de wet wordt overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale informatie: het e-depot.
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Dit artikel bepaalt dat overheidsorganen verplichtzijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengenen te bewaren. Ze bevat vijf basale elementen:
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uitartikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem.
Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de gemeentearchivaris de archiefbewaarplaats beheert. Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat burgemeester en wethouders de gemeentearchivaris benoemen. De raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen hebbende gemeenschappelijke regeling met openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ ingesteld. De in artikel 32 van de wet bedoelde gemeentearchivaris is de door het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ benoemdegemeentearchivaris.
Dit is bepaald in artikel 31 van de wet. De bedoelde archiefbewaarplaats betreft de door het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ aangewezen archiefbewaarplaats die is ondergebracht bij de ‘Groninger Archieven’. Hieronder tevens begrepen een e-depot.
De verslaglegging door de gemeentearchivaris is de basis voor het afleggen van verantwoording doorburgemeester en wethouders aan de raad.
Dit vloeit voort uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.