Verordening financieel beheer Bloemendaal 2017

Artikel 1. Definities

• 1.

  Alle begrippen die in deze verordening worden gebruikt en ook voorkomen in de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten hebben dezelfde betekenis als in genoemde regelingen.

• 2.

  Deze verordening verstaat onder:

  • a.

    gemeente:

    de gemeente Bloemendaal;

  • b.

    raad:

    de gemeenteraad van Bloemendaal;

  • c.

    college:

    college van burgemeester en wethouders van Bloemendaal;

  • d.

    administratie:

    het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Bloemendaal en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • e.

    afdeling:

    iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college;

  • f.

    inkomsten:

    totaal van de baten voor onttrekking reserves;

  • g.

    netto schuld:

    bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak wordt verstaan het totaal van langlopende uitzettingen, vorderingen, liquide middelen en overlopende activa;

  • h.

    overheidsbedrijf:

    onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

  • i.

    EMU-saldo:

    het saldo van ontvangsten en uitgaven van de gemeente in een jaar, berekend conform de systematiek die wettelijk wordt voorgeschreven;

Artikel 2. Kaders en programma-indeling voor de begroting en verantwoording

• 1.

  De gemeenteraad stelt vóór het zomerreces de financiële kaders vast voor de programmabegroting van het volgende jaar. Voor zover mogelijk worden beleidsmatige kaders aan de raad voorgesteld (kadernota met perspectief). Het college gebruikt deze kaders voor het opstellen van de programmabegroting. De raad kan alleen in de kadernota de programma-indeling voor het volgende begrotingsjaar wijzigen.

• 2.

  Het college biedt de raad vóór behandeling van de kadernota en voorjaarsnota (maar uiterlijk in de raadsvergadering van juni) ieder jaar de jaarstukken inclusief accountantsverklaring over het daaraan voorafgaande jaar aan.

• 3.

  De raad stelt bij de programmabegroting op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en over de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4.

  In overleg tussen college en de auditcommissie wordt elk jaar een gezamenlijke P&C-planning opgesteld.

• 5.

  In de begroting is een post onvoorzien opgenomen van € 50.000.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de programmabegroting wordt een overzicht gegeven van de taakveldenraming, ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt er een overzicht gegeven van de taakveldenrealisatie, ingedeeld naar programma’s.

• 2.

  In de programmabegroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 4.

  In de programmabegroting wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan de output en outcome in de verschillende programma’s. In de jaarrekening wordt hierover verantwoording afgelegd.

• 5.

  In de programmabegroting wordt een overzicht opgenomen van de verordeningen en beleidsstukken, die van toepassing zijn op dat programma met het jaartal van inwerkingtreding.

• 6.

  In de programmabegroting en -rekening wordt in de paragraaf kapitaalgoederen een overzicht opgenomen van de onderhoudsnota’s waarin het jaartal van de laatste actualisatie wordt vermeld. Tevens wordt het beleid ten aanzien van actualisatie van de nota’s uiteengezet.

• 7.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 8.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 9.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de programmabegroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 4.

  Het college is gemandateerd om niet bestede middelen voor jaargrensoverschrijdende activiteiten van voorgaand begrotingsjaar in het lopende begrotingsjaar te besteden tot vaststelling van de jaarrekening over het voorgaande jaar. Aan het einde van een begrotingsjaar biedt het college de raad een overzicht aan van niet bestede middelen voor jaargrensoverschrijdende activiteiten. Het college doet in het eerste kwartaal een voorstel aan de raad hoe om te gaan met de budgetoverschotten.

• 5.

  Een overschrijding op programmaniveau is niet toegestaan, het begrotingsrecht ligt immers bij gemeenteraad.

• 6.

  Verschuivingen van lasten tot € 25.000 per geval binnen het programmabudget zijn geoorloofd, zolang de lasten passen binnen het beleid van de raad. Voor een lastenverschuiving groter dan € 25.000 per aanvraag dient vooraf de raad om een besluit gevraagd te worden.

• 7.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten. Voor zover voorstellen met financiële gevolgen liggen binnen het beleid van de raad, neemt college hiervoor een collegebesluit dat wordt verwerkt in de tussenrapportages.

• 8.

  Voor nieuwe voorstellen, met financiële consequenties, buiten het beleid van de raad, worden aan de raad separate voorstellen gedaan waar op nut- en noodzaak wordt ingegaan.

• 9.

  Er wordt een comptabiliteitsbesluit aan de raad voorgelegd, met als doel om het budgetrecht van de raad te respecteren en begrotingsrechtmatigheid te waarborgen.

Artikel 5. EMU-saldo

• 1.

  Het college informeert de raad via de begroting en het jaarverslag over het EMU-saldo.

• 2.

  De ontwikkeling van het EMU-saldo wordt in beeld gebracht voor het begrotingsjaar plus de drie jaren volgend op het begrotingsjaar.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad regelmatig over de realisatie van de programmabegroting van de gemeente. Naast het jaarverslag wordt minimaal twee maal per jaar over de voortgang gerapporteerd. Gestreefd wordt naar een actuele rapportage die in korte tijd wordt opgesteld, en kort voor de behandeling in de raad beschikbaar is.

• 2.

  Over de concrete rapportagemomenten worden jaarlijks afspraken gemaakt met de auditcommissie in een P&C-planning. Streven is om voor de eerste keer te rapporteren vóór het zomerreces en voor de tweede keer vóór vaststelling van de programmabegroting.

• 3.

  Gelijktijdig bij de tussenrapportages wordt gerapporteerd over (afwijkingen in) de projecten. Bij grote afwijkingen of bij go/no go besluiten wordt de raad separaat geïnformeerd.

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden ineens afgeschreven, tenzij de raad overeenkomstig het bepaalde in artikel 60 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) hiervan afwijkt.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven op basis van de economische levensduur, waarbij regels/afschrijvingstermijnen gelden die te vinden zijn in de toelichting bij deze verordening.

• 4.

  Alle investeringen worden vanaf 2017 geactiveerd en afgeschreven conform de toelichting bij deze verordening vermelde termijnen en aan deze investeringen wordt rente toegerekend conform het renteomslagstelsel.

Artikel 8. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen van geleverde goederen, werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 5.

  De toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen van geleverde goederen, werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, is op basis van personeelslasten waarbij de productieve uren als verdeelsleutel worden gehanteerd.

• 6.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald door het saldo van de rentelasten en –baten, verantwoord op taakveld Treasury, te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

• 7.

  In afwijking van het zesde lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken. Deze rente wordt verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.

• 8.

  In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de leningenportefeuille.

Artikel 9. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 10. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad vóór het einde van het begrotingsjaar een voorstel over de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten (leges) heffingen en prijzen.

Artikel 11. Financieringsfunctie

Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor voldoende liquiditeiten tegen een reële prijs tegen een aanvaardbaar risico. Daarbij wordt voldaan aan de richtlijnen in het Treasurystatuut.

Artikel 12. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op.

• 2.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar beheerplannen aan voor:

  • –

    Wegen

  • –

    Openbare verlichting

  • –

    Kunstwerken

  • –

    Rioleringen

  • –

    Beschoeiingen

  • –

    Groenvoorzieningen

  • –

    Gebouwen en Woningen

  Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud. De raad stelt het plan vast.

• 3.

  De hieruit voorvloeiende onderhoudsplannen worden elk jaar geactualiseerd en de consequenties hiervan worden verwerkt in de begroting.

Artikel 13. Bedrijfsvoering

Het college biedt in de begroting en het jaarverslag inzicht in de stand van zaken en beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.

Artikel 14. Grondbeleid

Het college biedt jaarlijks bij de begroting en de jaarrekening inzicht in de stand van zaken en beleidsvoornemens met betrekking tot het in hoofdzaak faciliterende grondbeleid van de gemeente alsmede in de lopende grondexploitaties.

Artikel 15. Administratie en Informatieverschaffing

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het verschaffen van managementinformatie;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

• 2.

  De informatievoorziening is zodanig ingericht dat inzicht bestaat in de productie en de wijze waarop deze productie tot stand is gekomen.

• 3.

  Er worden indicatoren onderhouden met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

• 4.

  Er zijn registraties voor het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. De afdelingen dragen zorg voor de interne controle en de archiefvorming daarop ten aanzien van de rechtmatigheid en juistheid van basisregistraties.

Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 18. Financiële organisatie

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden.

• 2.

  Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten.

• 3.

  Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

Artikel 19. Informatieplicht

Het college besluit niet over:

• a.

  aankoop van grondposities van meer dan € 100.000 t.b.v. een actief grondbeleid;

• b.

  het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000; en

• c.

  het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen,

dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Artikel 20. Inwerkingtreding

• 1.

  De Verordening financieel beheer Bloemendaal 2016 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2.

  Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de Verordening financieel beheer Bloemendaal 2016 van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2017.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beheer Bloemendaal 2017