Organisatie | Zuid-Holland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland voor de provinciale organisatie 2017 |
Citeertitel | Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland voor de provinciale organisatie 2017 |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | mandaatbesluit |
Geen
artikelen 59a en 166 van de Provinciewet, en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-10-2017 | 01-01-2018 | Aanpassing van de inkoopmandaten en mandaatnummer ACF01. | 02-10-2017 | PZH-2017-612077231 (DOS-2015-0007878) | |
01-01-2017 | 05-10-2017 | Nieuwe regeling | 20-12-2016 | PZH-2016-573052992 (DOS-2015-0007878) |
Besluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland van20december 2016, PZH-2016-573052992 (DOS-2015-0007878), tot actualisatie van het Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland voor de provinciale organisatie mede in verband met de implementatie van opgavegericht werken en de herziening van de mandaatlijsten (Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland voor de provinciale organisatie 2017)
Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland;
Gelet op de artikelen 59a en 166 van de Provinciewet, en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
vast te stellen het Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland voor de provinciale organisatie 2017.
Hoofdstuk 1 Bestuurlijk mandaat
In door Gedeputeerde Staten vast te stellen recesperioden kunnen de mandaten als bedoeld in het eerste lid, alsmede de mandaten genoemd op de lijst opgenomen in bijlage 2, worden uitgeoefend door één lid van Gedeputeerde Staten. De recesperioden voor 2017 zijn: kerstreces 2016: 1 tot en met 8 januari 2017, meireces: 19 april tot en met 8 mei 2017, zomerreces: 5 juli tot en met 21 augustus 2017, en kerstreces 2017: 20 december 2017 tot en met 8 januari 2018.
Het is de secretaris en de directeur Concernzaken toegestaan zijn mandaat onder te mandateren aan leidinggevenden: een afdelingshoofd, bureauhoofd en directeur Dienst Beheer Infrastructuur mede in hun rol als ambtelijk opdrachtgever van opgaven binnen hun organisatieonderdeel, dan wel in hun rol als ambtelijk opdrachtgever daarbuiten, en aan overige ambtelijk opdrachtgevers, tenzij ondermandatering ten aanzien van een concreet mandaat in de mandaatlijst is uitgesloten.
Artikel 7 Vertegenwoordiging en machtiging
De secretaris, de directeur Concernzaken, de functionarissen aan wie op grond van artikel 6 ondermandaat is gegeven, alsmede de secretaris van de bezwarencommissie en de griffier voor de behandeling van administratieve geschillen, zijn gemachtigd om namens Gedeputeerde Staten feitelijke handelingen te verrichten, zijnde handelingen die geen rechtsgevolg hebben. Eveneens zijn hiertoe bevoegd de medewerkers van bureau subsidies.
Tot de handelingen als bedoeld in het tweede lid behoren in ieder geval het doorzenden van correspondentie, het verstrekken van inlichtingen anders dan op basis van de Wet openbaarheid van bestuur, het aanvragen van informatie bij bedrijven en andere overheden anders dan uit hoofde van de uitoefening van een wettelijke taak of bevoegdheid, het versturen van uitnodigingen voor bijeenkomsten en hoorzittingen.
Gedeputeerde Staten staan de commissaris van de Koning toe om de ondertekening van besluiten
die door ambtenaren in mandaat zijn genomen, aan de betrokken ambtenaren op te dragen.
Ingeval van afwezigheid van de ambtenaar aan wie mandaat of ondermandaat is verleend, kan het mandaat worden uitgeoefend door diens formele plaatsvervanger. Bij gelijktijdige afwezigheid van de ambtenaar en zijn formele plaatsvervanger kan het ondermandaat worden uitgeoefend door de naast hogere leidinggevende functionaris.
De directeur Concernzaken houdt van de (onder)mandaatbesluiten en mandaatlijsten een mandaatregister bij.
Bijlage 1 behorende bij artikel 1 van het Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland voor de provinciale organisatie 2017
de gunning van aanvullende opdrachten voor werken van € 1.000.000,- of meer.
de gunning van aanvullende opdrachten voor werken van € 1.000.000,- of meer.
de gunning van aanvullende opdrachten voor werken van € 1.000.000,- of meer.
de gunning van aanvullende opdrachten voor werken van € 1.000.000,- of meer.
de gunning van aanvullende opdrachten voor werken van € 1.000.000,- of meer.
Bijlage A Lijst van afkortingen
Arhi: Algemene regels herindeling
Asv: Algemene subsidieverordeningZuid-Holland 2013
Awb: Algemene wet bestuursrecht
Bp 2000: Besluit personenvervoer 2000
BZK: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksaangelegenheden
Fido: Financiering decentrale overheden
PMR: Project Mainportontwikkeling Rotterdam
Bijlage B Verklarende woordenlijst
Dienst - verrichten van werkzaamheden, al dan niet leidend tot een product, inclusief eventuele levering van producten en/of uitvoering van werken met een waarde die lager dan wel bijkomstig is ten opzichte van de te verrichten diensten. Diensten kunnen worden onderscheiden in II-A diensten en B-diensten, afhankelijk van de aard van de opdracht.
Levering - aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie, van producten inclusief eventuele montage en installatie daarvan, waarbij de waarde van de montage en installatie bijkomstig is ten opzichte van de te leveren producten.
Werk - product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
Bijlage 2 behorende bij artikel 1 van het Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten voor de provinciale organisatie 2017
Mandaten aan één lid van Gedeputeerde Staten in recesperioden
Bijlage 3 behorende bij artikel 5 van het Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten voor de provinciale organisatie 2017
Mandaatlijst personele aangelegenheden op concernniveau
- mandaat aan de directeur Concernzaken
Mandaatlijst personele aangelegenheden directie Concernzaken en dienst
- mandaat aan secretaris en directeur Concernzaken
Mandaatlijst algemene aangelegenheden directie Concernzaken en dienst
- mandaat aan secretaris en directeur Concernzaken
- mandaat aan directeur Concernzaken
Bijlage B Verklarende woordenlijst
MANDAATLIJST PERSONELE AANGELEGENHEDEN OP CONCERNNIVEAU
MANDAATLIJST PERSONELE AANGELEGENHEDEN OP CONCERNNIVEAU
Mandaat aan directeur Concernzaken
MANDAATLIJST PERSONELE AANGELEGENHEDEN DIRECTIE CONCERNZAKEN EN DIENSTEN
Mandaat aan secretaris en directeur Concernzaken
Algemene opmerkingen ten aanzien van de AP-mandaatnummers:
MANDAATLIJST ALGEMENE AANGELEGENHEDEN DIRECTIE CONCERNZAKEN EN DIENSTEN
Mandaat aan secretaris en directeur Concernzaken
MANDAATLIJST RUIMTE EN MOBILITEIT
MANDAATLIJST LEEFOMGEVING EN BESTUUR
Bijlage A Lijst van afkortingen
AmvB: Algemene Maatregel van Bestuur
Arhi: Algemene regels herindeling
Asv: Algemene subsidieverordening Zuid-Holland 2013
Awb: Algemene wet bestuursrecht
Bibob: bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur
BZK: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksaangelegenheden
CAP: Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies
Fido: Financiering decentrale overheden
PmfpZH: Procedureregeling methodische functiewaardering provincie Zuid-Holland
PMV: Provinciale milieuverordening Zuid-Holland
UAV: Uniforme Administratieve Voorwaarden
Wabo: Wet algemene bepalingen omgevingsrecht
Wahv: Wet administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften
Wgr: Wet gemeenschappelijke regelingen
Bijlage B Verklarende woordenlijst
Dienst - verrichten van werkzaamheden, al dan niet leidend tot een product, inclusief eventuele levering van producten en/of uitvoering van werken met een waarde die lager dan wel bijkomstig is ten opzichte van de te verrichten diensten. Diensten kunnen worden onderscheiden in II-A diensten en B-diensten, afhankelijk van de aard van de opdracht.
Levering - aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie, van producten inclusief eventuele montage en installatie daarvan, waarbij de waarde van de montage en installatie bijkomstig is ten opzichte van de te leveren producten.
Werk - product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
Toelichting bij het Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland voor de provinciale organisatie 2017
In deze toelichting wordt eerst ingegaan op wat onder de figuur mandaat wordt verstaan en op het mandaatsysteem van de provincie Zuid-Holland. Daarna wordt (hoofdstuksgewijs) nader ingegaan op het mandaatbesluit zelf. Afgesloten wordt met een leeswijzer voor de mandaatlijsten.
Om te voorkomen dat een bestuursorgaan alle besluiten zelf moet nemen is in de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) geregeld dat besluiten ook namens het bestuursorgaan kunnen worden genomen. Deze bevoegdheid om namens een bestuursorgaan een besluit te nemen staat bekend als mandaat. Onder besluit dient op grond van artikel 1:3, eerste lid, Awb te worden verstaan, een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Dit laatste betekent dat de schriftelijke beslissing gericht moet zijn op een rechtsgevolg. Indien de handeling van of namens een bestuursorgaan niet is gericht op rechtsgevolg, dan is er sprake van een feitelijke handeling. De bevoegdheid om namens iemand anders een feitelijke handeling en een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten heet machtiging, respectievelijk volmacht. De overkoepelende term voor al deze figuren is (evenzeer) machtiging.
Kenmerkend voor mandaat is dat er geen overdracht van bevoegdheden plaatsvindt. De uitoefening van het mandaat geschiedt namens en dus onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan dat het mandaat verleent. Het bestuursorgaan, in dit geval dus Gedeputeerde Staten, behoudt ondanks de mandaatverlening altijd de bevoegdheid om zelf de besluiten te nemen. Overigens is het altijd mogelijk dat Gedeputeerde Staten een mandaat voor een speciale aangelegenheid verlenen, een zogenaamd ad hoc mandaat. Is een mandaat daarentegen structureel bedoeld dan is opname in de bij dit algemeen mandaatbesluit behorende mandaatlijsten aangewezen.
In artikel 10:3 Awb is een heel beperkt aantal specifieke mandaatverboden opgenomen. Een restcategorie in dit verband is wanneer de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet. Een voor de mandaatpraktijk belangrijk voorbeeld is dat het opleggen van geheimhouding zich niet leent voor mandaatverlening, ook niet in de vorm van bestuurlijk mandaat. Besluitvorming daaromtrent dient door Gedeputeerde Staten plenair te gebeuren.
Het hier gekozen mandaatsysteem is te typeren als een gesloten systeem. Alleen wat daadwerkelijk is benoemd kan in mandaat worden afgedaan. Binnen het hierna te bespreken bestuurlijk mandaat is in de regel het meest verstrekkende besluit beschreven. In zijn algemeenheid geldt dat voorbereidings- en uitvoeringsbesluiten in ambtelijk mandaat kunnen worden genomen. Verder geldt dat wat in bestuurlijk mandaat mag, niet in ambtelijk mandaat mag worden uitgeoefend en andersom. Wel is het zo dat bestuurlijk en ambtelijk mandaat vaak op elkaar aansluiten. Daarom wordt ook over en weer naar de corresponderende mandaatnummers verwezen.
Hoofdstuk 1 Bestuurlijk mandaat
In de bij het mandaatbesluit behorende lijst bestuurlijk mandaat (bijlage 1) staan de besluiten genoemd welke in bestuurlijke mandaat kunnen worden genomen. Het bestuurlijk mandaat moet door minimaal twee leden van Gedeputeerde Staten in gezamenlijkheid worden uitgeoefend. Gedeputeerde Staten hebben voor alle provinciale taken een portefeuilleverdeling vastgesteld. Voor de meeste taken is volstaan met het aanwijzen van een eerste en tweede portefeuillehouder. De portefeuilleverdeling is een leidraad om te bepalen welke leden van Gedeputeerde Staten gezamenlijk besluiten in mandaat kunnen nemen. In een aantal gevallen zijn meer dan twee portefeuillehouders aangewezen en in dat geval is een besluit in mandaat pas genomen nadat alle betrokken portefeuillehouders hun instemming hebben gegeven aan de besluitnota. In het geval dat een lid van Gedeputeerde Staten zich niet kan vinden in het voorgelegde besluit, wordt het aan het voltallig college ter besluitvorming voorgelegd.
Soms zijn de aangewezen gedeputeerden niet in staat om besluiten te nemen, bijvoorbeeld vanwege een dienstreis in het buitenland, vakantie of ziekte. Om vertraging in de besluitvorming te voorkomen kunnen in overleg met het bureau Ondersteuning GS/DT andere gedeputeerden dan de aangewezen eerste en tweede portefeuillehouder worden ingeschakeld om het betrokken besluit in mandaat te nemen. Uiteraard bepaalt een gedeputeerde zelf of hij/zij daartoe bereid is.
Tijdens door Gedeputeerde Staten (nader) aan te duiden recesperioden kunnen de bestuurlijke mandaten worden uitgeoefend door één lid van Gedeputeerde Staten. Daarnaast is het mogelijk gemaakt dat bepaalde besluitvorming doorgang kan vinden welke normaal door het voltallig college plaatsvindt. Deze onderwerpen en beleidsterreinen staan vermeld op de lijst recesmandaten (bijlage 2). Hiervan is in de praktijk gebleken dat besluitvorming in recesperioden gangbaar en noodzakelijk is. Voor de overige gevallen dient een door de vakafdeling aan te dragen mandaat te worden geregeld. Hiervan dient echter zeer terughoudend te worden gebruik gemaakt en het is zaak om de noodzaak nauwgezet te bezien.
Bestuurlijk mandaat = uitsluitend beslissingsmandaat
Het bestuurlijk mandaat is zodanig geformuleerd dat het alleen een beslissingsmandaat inhoudt. De ondertekening van deze besluiten geschiedt door de secretaris.
In de praktijk schrijven leden van Gedeputeerde Staten ook op eigen briefpapier zogeheten 'amicebrieven’. Met een dergelijke brief wordt op persoonlijke titel geschreven en kan noch het college, noch de provincie worden gebonden.
In het mandaatbesluit is nadrukkelijk opgenomen dat leden van Gedeputeerde Staten het college in rechte kunnen vertegenwoordigen. Hierbij gaat het in hoofdzaak om vertegenwoordiging van het college bij zittingen van de bestuursrechter zoals de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.
De besluiten die in bestuurlijk mandaat zijn genomen, worden wekelijks ter kennis van Gedeputeerde Staten gebracht. Dit vindt plaats door middel van het verstrekken van afschriften van de desbetreffende besluitnota’s.
Bij het ambtelijk mandaat is er sprake van mandaatverlening aan de secretaris en aan de directeur Concernzaken. In de bij het mandaatbesluit behorende lijsten ambtelijk mandaat (bijlage 3) staan de besluiten opgesomd, die ambtelijk namens Gedeputeerde Staten kunnen worden genomen. Het ambtelijk (onder)mandaat dient binnen de reguliere werkzaamheden dan wel binnen de opgedragen opgave te worden uitgeoefend en dus niet op terrein van bij voorbeeld een ander bureau.
Ambtelijk mandaat = besluitvorming + ondertekening
Bij ambtelijk mandaat gaat het om zowel een beslissingsmandaat als een ondertekeningsmandaat. Met andere woorden, degene die namens Gedeputeerde Staten mag beslissen, is tevens bevoegd het betreffende besluit, alsmede uitgaande brieven namens Gedeputeerde Staten te ondertekenen. Concreet betekent dat dat besluitvorming en ondertekening in één hand liggen.
Voor het geval besluitvorming namens Gedeputeerde Staten privaatrechtelijke consequenties heeft in de zin dat de rechtspersoon provincie als partij gebonden wordt, is een voorziening getroffen dat de door Gedeputeerde Staten gemandateerde evenzeer bevoegd namens de rechtspersoon provincie kan ondertekenen. De commissaris van de Koning heeft namelijk in zijn Mandaat- en volmachtbesluit voor de provinciale organisatie 2016 die betreffende gemandateerden op voorhand gemachtigd de provincie buiten rechte te vertegenwoordigen.
Opgavegericht werken in relatie tot de mandaatregeling
Bij de nieuwe organisatiekoers wordt opgavegericht werken leidend. En opgavegericht werken gebeurt steeds in een driehoek: bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtnemer/behandelend ambtenaar. Deze driehoek is al herkenbaar in de huidige mandaatopzet voor de lijnorganisatie waar de portefeuillehouder de rol van bestuurlijk opdrachtgever vervult en de ambtelijk opdrachtgever de leidinggevende met mandaat is en de behandelend ambtenaar de besluiten inhoudelijk voorbereidt. In de nieuwe mandaatregeling wordt echter niet de lijn, maar de opgave als uitgangspunt genomen. In de uiteindelijke toedeling van mandaten hoeft dit geen rigoureuze aanpassing van de mandaatregeling te betekenen. Uitgangspunt blijft een “gesloten” systematiek waarin de mandaten concreet worden benoemd. Een en ander wordt hieronder nader toegelicht.
Deze regeling biedt de mogelijkheid aan de secretaris en de directeur Concernzaken hun mandaat onder te mandateren. In de lijn gebeurt dit aan leidinggevenden: afdelingshoofden, bureauhoofden, maar ook de directeur Dienst Beheer Infrastructuur, mede in hun rol als ambtelijk opdrachtgever voor opgaven binnen het organisatieonderdeel waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen dan wel in hun rol als ambtelijk opdrachtgever voor opgaven daarbuiten.
Evenzeer kan de directeur DBI ondermandaat verlenen binnen zijn dienst aan leidinggevenden, mede in hun rol als ambtelijk opdrachtgever. In gelijke zin kunnen deze en overige leidinggevenden binnen de provinciale organisatie het verkregen ondermandaat nog ondermandateren.
In beginsel is het mogelijk dat de ambtelijk opdrachtgever het verkregen mandaat ondermandateert aan de ambtelijk opdrachtnemer. In de lijnorganisatie zal dit echter uitzondering zijn, omdat daar als standaard recht wordt gedaan aan het vier-ogenprincipe. In bijzondere situaties is er behoefte aan ondermandaat aan niet-leidinggevende medewerkers, behandelend ambtenaren. Dat is bij voorbeeld het geval wanneer er geen tot nauwelijks afwegingsruimte bestaat. Die situatie doet zich voor bij bepaalde door de Dienst Beheer Infrastructuur te verlenen ontheffingen. Dergelijke ontheffingen kunnen ook door niet-leidinggevenden, door behandelend ambtenaren in ondermandaat worden verleend. Van een bijzondere situatie is ook sprake als het takenpakket zich redelijkerwijs verdraagt met het uitoefenen van een mandaat. Dat is bij voorbeeld het geval bij een contractmanager of zware projectleider/programmamanager.
Opdrachtgevers zoeken alvorens ondermandaat te verlenen overeenstemming met de secretaris. Deze bewaakt een eenduidige lijn binnen de organisatie. Als Gedeputeerde Staten ondermandaat niet hebben willen toestaan, is dat in de rechterkolom van de mandaatlijst aangeduid.
Het verlenen van ondermandaat dient altijd schriftelijk te geschieden en te worden gepubliceerd in het provinciaal blad.
In het ambtelijk mandaat is een bepaling opgenomen ten aanzien van de mogelijkheid tot vertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten in rechte door secretaris en directeuren. Daarnaast is geregeld dat de secretaris en de directeuren medewerkers en derden kunnen aanwijzen tot vertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten in rechte. In praktijk gaat het om vertegenwoordiging van het college bij bestuursrechtelijke procedures en belastingprocedures. Het kan zowel om een algemene als om een incidentele machtiging gaan.
Zoals hiervoor is aangegeven, houdt mandaat in de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan een besluit te nemen. Indien de handeling van of namens een bestuursorgaan niet is gericht op rechtsgevolg, dan is er sprake van een feitelijke handeling. Dit betreft bijvoorbeeld het doorzenden van onjuist geadresseerde post, het verzenden van een ontvangstbevestiging, belanghebbenden uitnodigen voor een hoorzitting.
In de loop der tijd waren in de ambtelijke mandaatlijsten een hoop feitelijke handelingen opgenomen. Aangezien mandaat ziet op de bevoegdheid om een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht te nemen, horen dergelijke handelingen niet in de mandaatlijsten thuis. Daarom zijn deze handelingen zoveel mogelijk uit de mandaatlijsten verwijderd. Aangezien voor het verrichten van feitelijke handelingen namens Gedeputeerde Staten wel een wettelijke grondslag is vereist, wordt in het mandaatbesluit aan genoemde functionarissen machtiging verleend tot het verrichten van feitelijke handelingen. Artikel 7 bevat een niet-limitatieve opsomming van handelingen die als feitelijke handelingen worden aangemerkt. Overigens zullen de meeste feitelijke handelingen binnen het kader van het workflow-systeem door middel van een zogenaamde informatieve brief tot uiting worden gebracht.
Sommige feitelijke handelingen zijn nog opgenomen onder een van de mandaatnummers op de lijsten ambtelijk mandaat. Het verrichten van deze handelingen, voor zover dit binnen de context van de mandaatomschrijving plaatsvindt, dient onder het desbetreffende mandaatnummer te gebeuren.
Het ambtelijk mandaatbesluit voorziet in een vervangingsregeling bij afwezigheid. Vervanging is alleen mogelijk door de formeel als plaatsvervanger aangewezen functionaris bij afwezigheid van de ambtenaar. Bij gelijktijdige afwezigheid van de ambtenaar en zijn formele plaatsvervanger kan het ondermandaat worden uitgeoefend door de naasthogere leidinggevende functionaris.
De Afdeling Financiële en Juridische Zaken van de directie Concernzaken houdt een mandaatregister bij, waarin alle onderdelen van de mandaatregeling worden opgenomen. Dit mandaatregister betreft een digitale verzameling van de publicatieteksten uit het provinciaal blad en het is te benaderen via het “Binnenplein” (loket – mandaatregister).
Eind 2015 hebben Gedeputeerde Staten het Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten voor de provinciale organisatie 2016 vastgesteld. Tussentijds is dit besluit nog gewijzigd naar aanleiding van de wijziging van de directiestructuur. Dit mandaatbesluit (met wijzigingen) wordt nu ingetrokken en vervangen door het voorliggende mandaatbesluit. Voor de duidelijkheid is in de citeertitel het jaartal 2017 toegevoegd.
De mandaatnummers beginnend met de letter A en B betreffen ambtelijke, respectievelijk bestuurlijke mandaten. De BA-nummers betreffen algemene bestuurlijke mandaten waarvan alle gemandateerde gedeputeerden binnen hun portefeuille gebruik kunnen maken. De AAA-nummers betreffen algemene ambtelijke mandaten waarvan alle gemandateerden binnen hun reguliere werkzaamheden of opgedragen opgave gebruik kunnen maken.
De daaropvolgende mandaten betreffen specifiek belegde mandaten. De rubricering binnen de mandaatlijst is een aanwijzing binnen welk organisatieonderdeel de mandaten kunnen worden uitgeoefend. Niettemin is het aan de secretaris en de directeur Concernzaken om te oordelen waar het mandaat precies mag worden uitgeoefend. Het mandaatnummer vormt tevens de ingang voor het binnen de provinciale organisatie gehanteerde workflowsysteem. Indien een feitelijke handeling is opgenomen onder een mandaatnummer op de lijsten dan dient voor het verrichten van deze handeling dit mandaatnummer te worden gebruikt.
De reikwijdte van het mandaat behoort in beginsel duidelijk te zijn uit de tekst in de linkerkolom. De mandaten zijn in de linkerkolom zo kernachtig mogelijk geformuleerd, waarbij in beginsel de meest verstrekkende bevoegdheid is aangeduid. Om niet alle besluitmogelijkheden te moeten benoemen is hierbij veelal gebruik gemaakt van “besluiten omtrent”. Daar waar “besluiten tot” is gebruikt, is bedoeld dat alleen het onmiddellijk hierop volgende in mandaat is belegd. Bij bij voorbeeld “besluiten tot goedkeuring” betekent dit dat het onthouden van goedkeuring niet in mandaat is toegestaan. In de rechterkolom kan wel, als daaraan behoefte bestaat, (de omvang van) het mandaat worden toegelicht. Naast een toelichting is de rechterkolom tevens bedoeld voor het opnemen van voorwaarden bij het mandaat, bij voorbeeld een periodieke rapportageverplichting. Tevens staat in de rechterkolom aangeduid wanneer het mandaat is voorbehouden aan de secretaris of de directeur Concernzaken en er dus geen ondermandaat kan worden verleend.
In de mandaatlijsten zijn verwijzingen aangebracht naar de nummers van de ambtelijke en bestuurlijke tegenhangers om het begrip en de leesbaarheid te vergroten.