CVDR434326_1Gezamenlijke klachtenregeling gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. en de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeentennlregelingDantumadiel2019-03-12DantumadielGemeenteblad Dantumadiel, nr. 178717Gezamenlijke klachtenregeling gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. en de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeentenGemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrechtcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2016-12-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-12-222019-03-06Geen-NeeGezamenlijke klachtenregeling gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel,
Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. en de Gemeenschappelijke Regeling
DDFK-gemeentenHet Algemeen Bestuur van de DDFK-gemeenten, het Dagelijks Bestuur van de
DDFK-gemeenten en de voorzitter van de DDFK-gemeenten, ieder voor zover het
zijn bevoegdheden betreft ende gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de
burgemeester van de gemeente Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en
Kollumerland c.a. ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,gelet op de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten en hoofdstuk 9 van de
Algemene wet bestuursrecht,gezien de instemming van de BOR van 24 november 2015 conform artikel 27, lid
1, sub j van de Wet op de Ondernemingsraden;besluiten vast te stellen de:Gezamenlijke klachtenregeling gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel,
Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. en de Gemeenschappelijke Regeling
DDFK-gemeenten1BegripsbepalingenIn deze regeling wordt verstaan onder:
bestuursorgaan:de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de
burgemeester, het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de
voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten
waaronder begrepen alle leden van deze bestuursorganen met
uitzondering van de individuele gemeenteraadsleden, alsmede alle
personen en rechtspersonen werkzaam onder de verantwoordelijkheid
van het bestuursorgaan;
gedraging:het in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk- of
rechtspersoon handelen of nalaten te handelen door een
bestuursorgaan, waaronder onder andere zijn begrepen onheuse
bejegening, het verstrekken van verkeerde gegevens, het achterwege
laten van een reactie, de manier waarop het bestuursorgaan
werkzaamheden verricht of juist nalaat;
klacht:een schriftelijk of mondeling ingediende uiting van ongenoegen over
de wijze waarop (een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid
van) een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens
hem of een ander heeft gedragen;
klachtbehandelaar:degene die op grond van artikel 5 van deze regeling is belast met de
behandeling en afdoening van de ingediende klacht;
klachtencoördinator:degene die belast is met de taken zoals beschreven in artikel 3 van
deze regeling;
klager:de natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich met een klacht tot
het bestuursorgaan wendt over de wijze waarop het bestuursorgaan
zich in een bepaalde aangelegenheid jegens deze persoon heeft
gedragen;
Nationale Ombudsman:het bureau van de Nationale Ombudsman te Den Haag dat als
onafhankelijke externe instantie onderzoek verricht naar de feiten
die aanleiding gaven tot de klacht.
2FaseringEen schriftelijk ingediende klacht wordt behandeld overeenkomstig de
bepalingen van afdeling 9.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht en met
inachtneming van de bepalingen van deze regeling.De klachtbehandeling kent drie fasen:
behandeling vindt in eerste instantie plaats door de in artikel 5
aangewezen klachtbehandelaar.
behandeling in tweede instantie (alleen van toepassing op klachten
inzake medewerkers van de Gemeenschappelijke Regeling
DDFK-gemeenten). Indien de klacht in eerste instantie niet naar
tevredenheid van de klager is afgehandeld, kan klager de klacht
voorleggen aan de voorzitter van de DDFK-gemeenten. Klager kan er
echter ook voor kiezen om deze fase over te slaan.
behandeling door de Nationale Ombudsman. Indien de klager na de
behandeling in eerste en/of tweede instantie niet tevreden is over
afhandeling van zijn klacht, kan hij vervolgens nog een klacht
indienen bij de Nationale Ombudsman.
3Klachtencoördinator1.Door of namens het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten wordt een
klachtencoördinator en één of meer plaatsvervangende
klachtencoördinatoren aangewezen.2.De klachtencoördinator ziet er op toe dat de behandeling van een klacht
conform de bepalingen van afdeling 9.1.2. van de Algemene wet
bestuursrecht en het bepaalde in deze regeling plaatsvindt. 3.De begeleiding van elke klacht vindt plaats door de klachtencoördinator,
tenzij deze zelf het onderwerp van de klacht is, in welk geval de
behandeling van de klacht door een plaatsvervangend klachtencoördinator
wordt begeleid.4.De klachtencoördinator is in verband met de voorbereiding van de
behandeling van een klacht bevoegd rechtstreeks alle gewenste
inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.5.Elke ingediende klacht wordt voorgelegd aan de klachtencoördinator, die
zorgdraagt voor de registratie van de klacht. De klachtencoördinator
stelt het jaarverslag op als bedoeld in artikel 10.6.De klachtencoördinator treedt namens de gemeente op als contactpersoon
voor de Nationale Ombudsman en is in die hoedanigheid belast met de
volgende taken:
het registreren en coördineren van de schriftelijke klachten die
bij de Nationale Ombudsman zijn ingediend en het verzorgen van
de correspondentie daaromtrent.
het adviseren van bestuursorganen naar aanleiding van de
bevindingen van de Nationale Ombudsman.
4Wijze van indiening1.Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend.2.Een mondeling geuite klacht kan zowel telefonisch als persoonlijk worden
ingediend. Van elke mondeling geuite klacht waarvan klager aangeeft dat
hij formeel in behandeling genomen moet worden, wordt een notitie
gemaakt, welke notitie zo spoedig mogelijk aan de klachtencoördinator
wordt overhandigd. De klachtencoördinator zal de klacht op schrift
stellen en ter ondertekening aan klager voorleggen ter bevestiging van
de juiste notering van de klacht. De klacht wordt vervolgens als een
schriftelijke klacht in behandeling genomen.3.Een schriftelijk ingediende klacht moet zijn ondertekend en ten minste
de volgende gegevens bevatten:
de naam en het adres van de indiener;
de dagtekening;
een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is
gericht.
4.Bij het klaagschrift worden zo mogelijk afschriften van relevante
stukken overgelegd.5KlachtbehandelaarKlachten inzake de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten:
Een klacht over het Algemeen Bestuur of een (plaatsvervangend) lid
ervan wordt behandeld door de burgemeesters van de DDFK-gemeenten,
tenzij hij/zij zelf het onderwerp van de klacht is/zijn, in welk
geval hij/zij niet aan de behandeling van de klacht
deelneemt/deelnemen.
Een klacht over het Dagelijks Bestuur of een (plaatsvervangend) lid
ervan wordt behandeld door de voorzitter, tenzij deze zelf het
onderwerp van de klacht is, in welk geval lid 3 van dit artikel van
toepassing is.
Een klacht over de voorzitter wordt behandeld door de
plaatsvervangend voorzitter.
Een klacht over de directeur wordt behandeld door de
voorzitter.
Een klacht over een afdeling of afdelingsmanager, een team of
teamleider of over een medewerker wordt behandeld door de direct
leidinggevende. Na ontvangst van de klacht bepaalt de
klachtbehandelaar samen met zijn direct leidinggevende hoe de klacht
zal worden behandeld.
Alle overige klachten worden behandeld door de voorzitter.
Indien de aard van de klacht daartoe aanleiding geeft, wordt de
directeur geïnformeerd over de klacht en kan hij afwijken van lid
5.Klachten inzake de gemeenten:
Een klacht over de gemeenteraad wordt behandeld namens de
gemeenteraad door een uit de gemeenteraad aan te wijzen dan wel in
te stellen commissie van maximaal 3 leden uit 3 verschillende
raadsfracties.
Een klacht over het college van burgemeester en wethouders als
geheel of over één van de wethouders wordt behandeld namens het
college van burgemeester en wethouders door de burgemeester.
Een klacht over de burgemeester wordt behandeld door de
loco-burgemeester.
Een klacht over de gemeentesecretaris of de griffier wordt behandeld
door de burgemeester.
Alle overige klachten worden behandeld door de
gemeentesecretaris.
6Ontvangst1.De ontvangst van een schriftelijk ingediende klacht wordt binnen twee
weken schriftelijk aan de klager bevestigd door de
klachtencoördinator.2.In de bevestiging wordt meegedeeld wie de klacht zal behandelen en hoe
het verloop van de procedure zal zijn.3.Indien de klacht niet in behandeling wordt genomen, wordt dat binnen
vier weken na ontvangst van de klacht aan klager meegedeeld.7Hoor en wederhoor1.Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, ontvangt van de
klachtbehandelaar een afschrift van de klacht, de eventueel daarbij
meegezonden stukken en de ontvangstbevestiging.2.De klachtbehandelaar stelt de klager en degene op wiens gedraging de
klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Van het
horen wordt een verslag gemaakt. Het horen van beide partijen kan
gelijktijdig plaatsvinden en is in beginsel niet openbaar. Getracht
wordt om via bemiddeling tot een oplossing te komen.3.Zo nodig worden getuigen gehoord. Ambtenaren van de gemeente die als
getuige worden opgeroepen, zijn verplicht hieraan gehoor te geven.4.Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking
heeft, kunnen zich bij het horen door iemand van hun keuze laten
vergezellen of bijstaan.5.De klachtbehandelaar kan gedurende de klachtenprocedure voorstellen doen
teneinde onderling tot een oplossing van de klacht te komen.8Afdoening in eerste instantie1.De klachtbehandelaar verzamelt alle relevante informatie en informeert
de klager en de persoon over wiens handelen wordt geklaagd, binnen zes
weken of, na verdaging, uiterlijk binnen 10 weken na ontvangst van het
klaagschrift in een afdoeningsbrief. De afdoeningsbrief bevat een
motivering over zijn bevindingen van het onderzoek naar de klacht en
over de conclusies die daaraan worden verbonden. De klachtencoördinator
en de manager krijgen hiervan een afschrift.2.De in lid 1 genoemde vereisten voor de afdoeningsbrief gelden niet
wanneer de klacht tussentijds naar tevredenheid van de klager is
afgehandeld.3.Indien het een klacht betreft inzake medewerkers / een team of een
afdeling van de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten zoals bedoeld
in artikel 5 lid 5 wordt de klager meegedeeld dat hij, indien hij het
niet eens is met de afdoening in eerste instantie, zijn klacht kan
voorleggen aan de voorzitter van de DDFK-gemeenten, binnen zes weken na
de ontvangst van de afdoeningsbrief. Klager kan er in dat geval echter
ook voor kiezen om deze instantie over te slaan en zijn klacht binnen
een jaar na ontvangst van de afdoeningsbrief voor te leggen aan de
Nationale Ombudsman.9Afdoening in tweede instantie1.Indien klager niet tevreden is over de afhandeling van zijn klacht tegen
een medewerker van de Gemeenschappelijke Regeling in eerste instantie,
kan hij zijn klacht in tweede instantie voorleggen aan de
voorzitter.2.De voorzitter zal aan de hand van de informatie die hij van de
klachtbehandelaar heeft ontvangen, de aard van de klacht en de wens van
klager, bepalen of hij klager en degene over wiens gedraging wordt
geklaagd in de gelegenheid zal stellen om te worden gehoord.3.De voorzitter adviseert het Dagelijks Bestuur omtrent de afhandeling van
de klacht in de vorm van een door de voorzitter te ondertekenen
afdoeningsbrief.4.De voorzitter, informeert klager en de persoon over wiens handelen wordt
geklaagd, binnen vier weken na ontvangst van de klacht in een
afdoeningsbrief over zijn conclusies. De klachtencoördinator krijgt
hiervan een afschrift.5.De klager wordt meegedeeld dat hij, indien hij het niet eens is met de
behandeling van zijn klacht, zijn klacht kan voorleggen aan de Nationale
Ombudsman, binnen een jaar na de ontvangst van de afdoeningsbrief van de
voorzitter.10Verslag1.De klachtencoördinator brengt jaarlijks vóór 1 april aan het Dagelijks
Bestuur, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten, de
ondernemingsraad en de directeur verslag uit van alle klachten die in
het voorafgaande jaar binnen de Gemeenschappelijke Regeling
DDFK-gemeenten en de gemeenten zijn behandeld, aangevuld met een verslag
van alle klachten die in het voorafgaande jaar zijn ingediend bij de
Nationale Ombudsman.2.Het verslag bevat informatie over het aantal en de aard van de klachten
dat formeel in behandeling is genomen, alsmede een weergave van de wijze
waarop alle klachten zijn behandeld, de leermomenten die daaruit zijn
getrokken en eventuele aanbevelingen.11UitzonderingsbepalingDeze regeling is niet van toepassing op klachten van werknemers over
seksuele intimidatie, racisme en discriminatie.12InwerkingtredingDeze regeling treedt in werking op de eerste dag na haar bekendmaking.13OvergangsregelingKlachten tegen medewerkers die per 1 januari 2017 in dienst zijn van de
Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten en die vóór 1 januari 2017 zijn
ingediend bij één van de vier DDFK-gemeenten, maar nog niet in behandeling
zijn genomen, worden behandeld conform deze regeling. Klachten tegen gemeentelijke bestuursorganen en medewerkers die per 1
januari 2017 in dienst zijn van één van de vier DDFK-gemeenten, ingediend
vóór 1 januari 2017, maar die nog niet in behandeling zijn genomen, worden
behandeld conform de gemeentelijke klachtenregelingen.14CiteertitelDeze regeling wordt aangehaald als: Gezamenlijke klachtenregeling gemeenten
Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. en de
Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten.Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur van de
Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten d.d.1 november 2016.……………………………………….……………………………………….de secretaris, de voorzitter,F.W. Brave J.W. de VriesVastgesteld in de vergadering van het Dagelijks bestuur van de
Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten d.d. 23 september 2016.……………………………………….……………………………………….de secretaris, de voorzitter,F.W. Brave J.W. de VriesVastgesteld door de Voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling
DDFK-gemeenten d.d.1 november 2016.……………………………………….de voorzitter, Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Dantumadiel
in de vergadering van 26 januari 2016.………………………………………..………………………………………….de griffier, de voorzitter,R.Dijksterhuis K.S. HeldoornAldus vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders van de
gemeente Dantumadiel in de vergadering van 1 december 2015.……………………………………….……………………………………….de secretaris de burgemeester E.Wagenaar K.S. HeldoornAldus vastgesteld door de Burgemeester van de gemeente Dantumadiel op 1
december 2015.de burgemeester K.S. Heldoorn Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Dongeradeel
in de vergadering van 27 oktober 2016.………………………………………..………………………………………….de griffier, de voorzitter,B.Folbert M.C.M. WaandersAldus vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders van de
gemeente Dongeradeelin de vergadering van 20 september 2016.……………………………………….……………………………………….de secretaris de burgemeester D.J. Willems M.C.M. Waanders Aldus vastgesteld door de Burgemeester van de gemeente Dongeradeel op 20
september 2016.de burgemeester M.C.M. Waanders Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Ferwerderadiel
in de vergadering van 13 oktober 2016 nr. 08/16.………………………………………..………………………………………….de griffier, de voorzitter,K.Corsel mr. W. van den BergAldus vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders van de
gemeente Ferwerderadiel in de vergadering van 13 oktober 2016, nr. 6P.……………………………………….……………………………………….de secretaris de burgemeester J.J. Hofstede mr. W. van den Berg Aldus vastgesteld door de Burgemeester van de gemeente Ferwerderadiel op 13
oktober 2016.de burgemeester mr. W. van den BergAldus vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Kollumerland
c.a. in de vergadering van 27 oktober 2016.………………………………………..………………………………………….de griffier, de voorzitter,T.Toren B. BilkerAldus vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders van de
gemeente Kollumerland ca. in de vergadering van 20 september 2016.……………………………………….……………………………………….de secretaris de burgemeester H.J. Jonker B. Bilker Aldus vastgesteld door de Burgemeester van de gemeente Kollumerland c.a. op
20 september 2016.de burgemeester B.BilkerToelichting op de Gezamenlijke klachtenregeling gemeenten Dantumadiel,
Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. en de Gemeenschappelijke
Regeling DDFK-gemeentenIngaande 1 januari 2017 treden bijna alle medewerkers van de gemeenten
Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. in dienst bij de
Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten.Om de samenwerking zo efficiënt mogelijk te maken, is het de bedoeling een
gezamenlijke verordening voor de interne klachtenprocedure voor de vijf
deelnemende organisaties vast te stellen. Dit betekent dat de huidige
verordeningen door de besturen van Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en
Kollumerland c.a. vervangen worden door deze nieuwe regeling. Omdat de aparte
gemeenten ook bijna geen medewerkers meer in dienst hebben is het bovendien
logisch dat de ondersteuning en begeleiding van de klachten tegen de
gemeentelijke bestuursorganen wordt verzorgd door de klachtencoördinator van de
Gemeenschappelijke Regeling. Het gaat hierbij om klachten tegen bestuursorganen
waarbij de procedure en de registratie begeleid worden door de
klachtencoördinator van de Gemeenschappelijke Regeling zodat naast een
inhoudelijk goede afhandeling, ook voldaan wordt aan de eisen die de Algemene
wet bestuursrecht stelt aan een zorgvuldige en behoorlijke
klachtenafhandeling.Als een klager niet tevreden is over de behandeling van zijn klacht door het
bestuursorgaan, kan de klacht worden voorgelegd aan een aan te wijzen ombudsman.
Voor deze externe behandeling van klachten zijn alle vier de deelnemende
gemeenten aangesloten bij de Nationale Ombudsman. Het is dan ook logisch dat ook
de Gemeenschappelijke Regeling zich heeft aangesloten bij de Nationale Ombudsman
voor de externe behandeling van klachten die tegen haar dan wel haar medewerkers
worden ingediend. Mede omdat het reeds mogelijk is om de klacht extern bij de
Nationale Ombudsman neer te leggen, is ervoor gekozen om de behandeling in
eerste instantie van de klacht door de Gemeenschappelijke Regeling of de
gemeente, door de organisatie zelf te laten afhandelen in plaats van door een
externe functionaris of commissie. Het zal bovendien meestal gaan om klachten
tegen medewerkers waarvoor geldt dat de direct leidinggevende die
verantwoordelijk is voor het reilen en zeilen van een team en die het
functioneren van medewerkers beoordeelt, bij uitstek geschikt is om een klacht
tegen haar medewerker(s) af te handelen. Omdat klachten een belangrijk signaal
kunnen geven over het functioneren van een organisatie/team of persoon, is er
wel voor gekozen om een afstemmingsplicht op te nemen met de manager of
directeur.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 BegripsbepalingenIn artikel 1 wordt een aantal begrippen gedefinieerd.De verschillende bestuursorganen zijn zodanig gedefinieerd zodat deze regeling
toepasbaar is op alle medewerkers en bestuursorganen van de deelnemende
gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling.De omschrijving van het begrip “klacht” is in overeenstemming met de Wet
Nationale Ombudsman. Het begrip is ruim geformuleerd aangezien een uiting van
ongenoegen in de praktijk sterk kan variëren. In de definitie wordt ook
aangegeven tegen welke organen en personen klachten kunnen worden
ingediend.Onderscheid moet worden gemaakt tussen klachten over gedragingen en meldingen
over gebreken inde uitvoering van gemeentelijke taken (bijvoorbeeld gaten in de weg,
overhangende takken of loszittende tegels). Dergelijke meldingen worden in het
dagelijks spraakgebruik ook wel als klacht aangeduid. Zij vallen echter niet
onder deze klachtenregeling en het gemelde gebrek dient - in verbandmet mogelijke aansprakelijkheid van de gemeente - snel en praktisch door de
betreffende afdeling te worden afgedaan.Artikel 2 FaseringArtikel 2 geeft de formele opbouw van de volledige klachtenprocedure weer. De behandeling van een klacht kan in drie instanties plaatsvinden. In eerste
instantie zal de in de regeling aangewezen klachtbehandelaar de klacht
behandelen. Het merendeel van de klachten richt zich over het algemeen tegen
medewerkers. Deze klachten zullen in eerste instantie behandeld worden door de
direct leidinggevende. Indien klager vervolgens niet tevreden is over de
behandeling van zijn klacht, kan hij ervoor kiezen om de klacht voor te leggen
aan de voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling voor behandeling in tweede
instantie. Klager kan er echter ook voor kiezen om deze fase over te slaan en de
klacht in te dienen bij de Nationale Ombudsman. Alle overige klachten kennen
alleen de behandeling door de klachtbehandelaar in eerste instantie en de
Nationale Ombudsman. De voor de klager belangrijkste procedurele regels staan in deze regeling, maar
voor een volledig beeld is het nodig om ook hoofdstuk 9 van de Algemene wet
bestuursrecht (Awb) te raadplegen.Artikel 3 KlachtencoördinatorDe klachtencoördinator is de centrale functionaris bij de klachtenbehandeling en
ook de persoon die zorgdraagt voor de registratie. Het is belangrijk dat de
klachtencoördinator in alle stadia van de afhandeling op de hoogte gehouden
wordt van de voortgang, ook voor de bewaking van de termijnen. Niet alleen
ondersteunt de klachtcoördinator de verschillende klachtbehandelaars, de
klachtcoördinator verzorgt ook de jaarlijkse rapportage en treedt op als
contactpersoon van de Nationale Ombudsman.Artikel 4 Wijze van indieningDe klachtenregeling behoort te voorzien in een laagdrempelige voorziening voor
de burgers. Daarom ishet mogelijk op alle mogelijke manieren te klagen. Het eerste lid geeft een
ieder dan ook het recht om zowel mondeling als schriftelijk een klacht in te
dienen. Een ieder wil zeggen zowel natuurlijke personen als rechtspersonen, maar
ook "entiteiten" die geen rechtspersoonlijkheid bezitten (zoals bijvoorbeeld een
ondernemingsraad). In het tweede lid wordt beschreven wat gedaan zal worden met een mondeling
ingediende klacht waarvan klager aangeeft dat hij formeel in behandeling genomen
moet worden.Het derde lid is overgenomen uit artikel 9:4, lid 2, van de Awb, betreffende de
minimale eisen waaraaneen klaagschrift moet voldoen. Indien het klaagschrift niet aan deze criteria
voldoet, hoeft het niet in behandeling te worden genomen, maar dat mag uiteraard
wel. Een herstelmogelijkheid zoals in de bezwaarschriftprocedure kent hoofdstuk
9 van de Awb niet, maar per geval kan worden bekeken of het in de rede ligt aan
de klager toch gelegenheid tot herstel van verzuimen te geven. Anoniem
ingediendeklachten worden in beginsel niet in behandeling genomen. Naar het oordeel van de
Nationale Ombudsman kan op dit beginsel een uitzondering worden gemaakt wanneer
aannemelijk is dat de klager zwaarwegende belangen heeft om anoniem te blijven.
Uiteraard dient de anonieme klager op een zodanige wijze kenbaar en bereikbaar
te zijn, dat zijn klacht naar behoren kan worden onderzocht.Artikel 5 KlachtbehandelaarIn dit artikel wordt aangegeven wie een klacht behandelt. Indien de aard van de
klacht tegen een medewerker van de Gemeenschappelijke Regeling daartoe
aanleiding geeft, wordt de directeur geïnformeerd over de klacht en kan hij
tevens bepalen dat een klacht over een team, teamleider/hoofd of medewerker van
een team door iemand anders wordt behandeld.Een klacht tegen een medewerker van de Gemeenschappelijke Regeling wordt
behandeld door diens direct leidinggevende. De direct leidinggevende bepaalt aan
het begin van de klachtenprocedure samen met diens direct leidinggevende op
welke manier de klacht zal worden behandeld.Artikel 6 OntvangstDe klachtencoördinator zorgt voor een ontvangstbevestiging en stelt zowel de
beklaagde als de klachtbehandelaar op de hoogte van de klacht.Er kan over veel worden geklaagd maar niet over wat er in de gemeenteraad of
-commissies wordt gezegd of schriftelijk wordt overgelegd. Dit ligt voor de
hand, het democratisch proces heeft zijn eigen dynamiek en moet niet verstoord
worden door dit soort acties. In artikel 9:8 Awb worden een aantal situaties genoemd waarin een klacht niet in
behandeling genomen hoeft te worden:
herhaalde klacht;
gedraging heeft langer dan een jaar geleden plaatsgevonden;
gedraging had bezwaar of beroep tegen moeten worden gemaakt of;
is onder de rechter of onder de rechter geweest of;
maakt deel uit van een opsporingsonderzoek;
onvoldoende belang van de klager of;
de gedraging is van onvoldoende gewicht.
Artikel 7 Hoor en wederhoorEen belangrijk onderdeel van het in artikel 8 bedoelde onderzoek is het hoor en
wederhoor, met inbegrip van de mogelijkheid om op elkaars standpunten te
reageren. In het kader van een behoorlijke klachtenregeling verlangt de
Nationale Ombudsman derhalve dat een klacht op basis van hoor en wederhoor wordt
behandeld. Het eerste lid is overgenomen uit artikel 9:9 Awb. Een ieder heeft het recht om
te weten dat er over zijn of haar handelen een klacht is ingediend alsmede wat
de inhoud van die klacht is. Bovendien geeft dit de betreffende persoon de
gelegenheid zich voor te bereiden op het vervolg van de procedure.Het verdient in het algemeen aanbeveling om de klager en degene over wiens
handelen geklaagd wordt, in elkaars aanwezigheid te horen. Betrokkenen kunnen
dan direct op elkaars stellingen reageren en vaak wordt ook duidelijk over welke
punten wel overeenstemming bestaat en over welke punten dat niet het geval is.
Het is aan de klachtbehandelaar om te beoordelen of het horen in elkaars
aanwezigheid plaats zal vinden, niet in alle gevallen is het immers de
aangewezen manier.Hoewel hoofdstuk 9 van de Awb er niet over rept, wordt in het derde lid aan alle
betrokkenen het recht gegeven getuigen op te roepen of mee te brengen. Hiermee
is aansluiting gezocht bij de bepalingen inzake de behandeling van
bezwaarschriften. Het is gewenst dat het oproepen of meebrengen van de getuigen
zoveel mogelijk vooraf wordt aangekondigd. Eventuele onkostenvergoedingen zijn
voor rekening van degene die de getuige oproept of meebrengt.Het staat de klager of degene waarover geklaagd wordt vrij om zich tijdens het
gesprek te laten vergezellen of bijstaan door iemand van zijn of haar keuze. Die
mogelijkheid wordt in het vierde lid geboden. Het kan immers voorkomen dat de
betrokkene zich onprettig of onzeker voelt zonder de aanwezigheid van iemand die
hij of zij vertrouwt. Het is belangrijk dat men zich veilig voelt om vrijuit te
spreken, dit komt de zorgvuldige behandeling van de klacht ten goede. Ook hier
geldt dat eventuele onkostenvergoedingen voor rekening zijn van degene die de
betreffende persoon heeft meegebracht.Op grond van het vijfde lid kan de klachtbehandelaar op elk moment tijdens de
procedure proberen tot een oplossing van de klacht te komen waarmee de klacht
naar tevredenheid van de klager wordt afgehandeld.Artikel 8 Afdoening in eerste instantieVoorop moet staan de gronden voor de klacht in een zo vroeg mogelijk stadium weg
te nemen. Dit is het beste voor de relatie met de klager(burger) en geeft de
minste werklast Het liefst door het tot tevredenheid oplossen van door een
burger als storend ervaren zaak. Vóór en tijdens de formele procedure kan
geprobeerd worden om de klacht op te lossen door een simpele vorm als het geven
van opheldering of het aanbieden van excuses (zie artikel 7, vijfde lid). Dit is
echter niet altijd mogelijk waardoor een zwaardere vorm van behandeling nodig
zal zijn, met nader onderzoek en de toepassing van hoor en wederhoor. De Awb
geeft de verplichting de klager te horen. Deze procedure zal uiteindelijk
uitmonden in een afdoeningsbrief namens het bestuursorgaan.Gezien de korte termijnen dienen deze goed bewaakt te worden door de
klachtencoördinator en de klachtbehandelaar. De mogelijkheid bestaat de
besluitvorming vier weken te verdagen onder mededeling aan de indiener (artikel
9:11, lid 2 Awb). Bij de toezending van de afdoeningsbrief moet de klager
gewezen worden op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Nationale
Ombudsman. Indien het een klacht betreft tegen een medewerker van de
Gemeenschappelijke Regeling, kan de klager ervoor kiezen om zijn klacht nog voor
te leggen aan de voorzitter.Artikel 9 Afdoening in tweede instantieIndien de klacht gericht is tegen een medewerker van de Gemeenschappelijke
Regeling en klager is niet tevreden over de behandeling van zijn klacht, kan
klager ervoor kiezen om zijn klacht in tweede instantie nog voor te leggen aan
de voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling. Voor deze fase wordt slechts
vier weken gegeven. Meer tijd zal zeer waarschijnlijk ook niet nodig zijn omdat
er reeds een dossier is aangelegd en een onderzoek is uitgevoerd. De voorzitter
kan zelf bepalen of hij het nodig vindt om klager (nogmaals) te horen. De
Voorzitter zal in een afdoeningsbrief zijn conclusies neerleggen.Er is gekozen voor een optionele tweede interne klachtbehandelingsmogelijkheid
omdat het voor klager plezierig kan zijn om zijn klacht onder de aandacht te
brengen van een bestuursorgaan van de Gemeenschappelijke Regeling. Met de
behandeling in eerste instantie is echter al wel voldaan aan alle eisen die in
de wet aan een klachtbehandeling worden gesteld waardoor het niet noodzakelijk
is om deze tweede instantie hetzelfde op te tuigen als de behandeling in eerste
instantie.Indien klager niet tevreden is over de behandeling van zijn klacht door de
voorzitter, kan hij zijn klacht voorleggen aan de Nationale Ombudsman.Artikel 10 VerslagOp grond van artikel 9:12a Awb is het verplicht om jaarlijks over de
geregistreerde klachten te publiceren. Daarnaast is een goed inzicht in aard,
frequentie en oorzaak van klachten van belang voor de beleidsontwikkeling en
–uitvoering op het terrein van (juridische) kwaliteitszorg. Een goede
verslaglegging over de ingediende klachten en over de afdoening ervan kan
daartoe bijdragen.Het ligt het meest voor de hand om die publicatie te koppelen aan het
kalenderjaar. Om die reden moet de klachtencoördinator uiterlijk op 31 maart van
ieder kalenderjaar een verslag opstellen van de klachten die in het voorafgaande
jaar zijn behandeld.Het verslag moet een volledig overzicht bevatten van alle bij in het
voorafgaande kalenderjaar in behandeling genomen klachten, aangevuld met een
overzicht van de klachten die zijn ingediend bij de Nationale Ombudsman. Het
verslag kan informatie bevatten over de aard van de klachten, de wijze waarop
tijdens de informele fase met klachten wordt omgegaan. Ook kunnen er
aanbevelingen in het verslag worden opgenomen.In het verslag moeten worden opgenomen klachten die in het betreffende
kalenderjaar zijn behandeld, ook als de klacht reeds in het jaar daarvoor in
behandeling is genomen. Verder moeten alle klachten worden opgenomen die in het
betreffende kalenderjaar in behandeling zijn genomen, ook als de procedure nog
niet is afgerond.Het verslag wordt geanonimiseerd opgesteld, er worden dus geen persoonsgegevens
in het verslag opgenomen. Het verslag wordt uitgebracht aan het dagelijks
bestuur, de colleges en de directeur. Het verslag is openbaar.Artikel 11 UitzonderingsbepalingDeze regeling is niet van toepassing op klachten van medewerkers van de
Gemeenschappelijke Regeling over ongewenste omgangsvormen van andere
medewerkers, waarbij gedacht kan worden aan seksuele intimidatie, bedreiging,
racisme en discriminatie. Voor deze klachten zal een aparte regeling worden
opgesteld.Artikel 12, 13 en 14 InwerkingtredingDe klachtenregeling treedt in werking per 1 januari 2017, dat is de datum dat de
ambtenaren die in dienst zijn van de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel,
Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. in dienst treden bij de Gemeenschappelijke
Regeling. In verband met de overgang van het grootste gedeelte van het ambtelijk
apparaat naar de Gemeenschappelijke Regeling wordt in een overgangsregeling
voorzien.