CVDR433571_1Organisatieverordening Gemeente Hoorn 2016nlregelingHoorn2017-01-01HoornGemeenteblad 2016, 188629Organisatieverordening Gemeente Hoorn 2016Gemeentewet, art. 103-2 en 160ccollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2016-12-20De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2017-01-012023-01-01nieuwe regeling1251155002 personeelGeenOrganisatieverordening Gemeente Hoorn 2016Zaaknummer: 1251155Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn,
gelezen het voorstel van het projectteam inrichting organisatie
#Hoorn2020, d.d. 8 december 2016
betreft:wijziging organisatieverordening i.v.m. het inrichtings- en organisatieplan
#Hoorn2020gelet op:
Artikel 103-2 en 160c Gemeentewet
Het advies van de ondernemingsraad d.d. 22 november 2016
Besluit: per 1 januari 2017 de gewijzigde organisatieverordening van de gemeente
Hoorn vast te stellen. Organisatieverordening Gemeente Hoorn 20161Begripsomschrijvingen1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
college: het bestuursorgaan het college van burgemeester en
wethouders van de gemeente Hoorn;
secretaris: de gemeentesecretaris van de gemeente Hoorn, tevens
algemeen directeur van de ambtelijke organisatie;
loco-secretaris: de functionaris welke de gemeentesecretaris
vervangt bij afwezigheid;
directie: het hoogste ambtelijk orgaan, bestaande uit de
algemeen directeur, benoemd door het college als
eindverantwoordelijke voor de algemene leiding en
bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie en de
afzonderlijke concernmanagers strategie voor de kaderstelling
voor een domein van de gemeentebrede bedrijfsvoering;
strategisch team: een overlegorgaan bestaande uit
concernmanagers strategie, belast met en verantwoordelijk voor
de strategische advisering van bestuur en organisatie en
gezamenlijk verantwoordelijk voor de sturing op programma’s,
projecten en gemeentebrede bedrijfsvoering;
concernmanager strategie: loco-secretaris, benoemd door de
directie, belast met en verantwoordelijk voor het eigenaarschap
van een bestuurlijk thema en voor de directietaken ten aanzien
van de kaderstelling voor een domein van de gemeentebrede
bedrijfsvoering;
leidinggevende: de direct leidinggevende van de medewerker, die
leiding geeft aan de medewerker en verantwoordelijk is voor de
ontwikkeling en beoordeling van de medewerker;
team: een door de directie vastgestelde organisatorische eenheid
met een leidinggevende (teammanager);
teammanager: de leidinggevende, benoemd door de directie, belast
met en verantwoordelijk voor een of meerdere teams;
Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor
West-Friesland; Westfries Museum: een specifieke
organisatorische eenheid met personeel in gemeentelijke
dienst;
directeur Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor
West-Friesland; directeur Westfries Museum: de functionaris,
benoemd door of namens het college of in het geval van een
gemeenschappelijke regeling, zoals vastgelegd in deze regeling,
belast met en verantwoordelijk voor de leiding van
respectievelijk Westfries Archief dan wel Westfries Museum;
projectmatig werken: een manier van organiseren en werken
conform de Leidraad projectmatig werken gemeente Hoorn;
zelforganisatie: zelfstandigheid en verantwoordelijkheid voor
medewerkers in het organiseren van eigen of gezamenlijke
oplossingen; beslissen binnen gestelde kaders en opschalen naar
een manager of (overleg-) orgaan als dat nodig is.
2De ambtelijke organisatie2Inrichting van de ambtelijke organisatie1.De ambtelijke organisatie bestaat uit een niet nader bepaald aantal
teams en de specifieke organisatorische eenheden:
Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor
West-Friesland
Westfries Museum.
2.Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de directie. Aan
het hoofd van een team staat een teammanager. Aan het hoofd van het
Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland
en het Westfries Museum staat een directeur.3.De directie wordt ondersteund door een directiestaf. 4.Wijzigingen van de indelingen van de organisatie in teams of de
toewijzing van taken aan teams stelt de directie in mandaat vast en
informeert het college hierover. De directie kan het takenpakket en
de toedeling daarvan aan teams nader preciseren en daartoe
aanwijzingen geven.5.De uitgangspunten voor de inrichting van de ambtelijke organisatie
zijn:
elke medewerker heeft een leidinggevende,
binnen een team is bij voorkeur geen extra hiërarchisch
leidinggevende,
zelforganisatie van medewerkers,
projectmatig werken.
3gemeentesecretaris/ algemeen directeur3Verhouding tot het college1.De secretaris draagt, met inachtneming van de richtlijnen van het
college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de
burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergadering
van het college.2.De secretaris adviseert het college bij het nemen van
besluiten.3.De secretaris draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het
college met inachtneming van het reglement van orde voor de
vergaderingen van het college.4.De secretaris bewaakt een voortvarende uitvoering van de besluiten
van het college.5.De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de
leden van het college.6.De secretaris draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor
dat de leden van het college over alle informatie beschikken die zij
nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.7.De secretaris is voor de leden van het college het eerste
aanspreekpunt richting de organisatie.4Verhouding tot de ambtelijke organisatie1.Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college is de
secretaris algemeen directeur van de ambtelijke organisatie.2.De secretaris richt zich op de totstandkoming van een gemeentebrede
strategische visie en de beleidsontwikkeling en -uitvoering.3.De secretaris is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de
ambtelijke advisering aan het college, toetst of de aan het college
gezonden ambtelijke stukken volledig, van voldoende kwaliteit en
beslissingsrijp zijn en kan aanwijzingen geven over vorm en
inrichting van adviezen aan het college.4.De secretaris is als directielid eindverantwoordelijk voor:
het aansturen van de ambtelijke organisatie,
de ontwikkeling en het functioneren van de organisatie,
de programmering en opdrachtformulering, bewaken en
coördineren en (doen) realiseren van doel- en taakstellingen
van de organisatie,
de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten
en/of diensten van de organisatie,
de integrale strategische beleidsontwikkeling,
-kaderstelling en –uitvoering,
de kaderstelling voor de gemeentebrede bedrijfsvoering,
inzet van middelen en rapportage aan het college,
de afspraken over de taakverdeling tussen de
gemeentesecretaris en de concernmanagers strategie over het
leidinggeven aan de teammanagers,
het direct aansturen van de concernmanagers strategie, de
directiestaf en de teammanagers, binnen de onder punt g.
gemaakte afspraken,
het direct aansturen van de directeuren in het geval er geen
nadere afspraken zijn gemaakt in de oprichtingsdocumenten
van de specifieke organisatorische eenheden.
5.De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de
ondernemingsraden.6.De secretaris wordt bij afwezigheid voor de taken voortvloeiende uit
artikel 3 en 4 vervangen door een loco-secretaris.5.Verticale en horizontale coördinatie1.De secretaris vervult een schakelfunctie tussen het dagelijkse
bestuur van de gemeente, overige bestuursorganen, de griffie en de
ambtelijke organisatie en kan in daartoe aangewezen gevallen de
gemeente vertegenwoordigen op regionaal bestuurlijk niveau.2.De secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen
zaken tussen het college en de portefeuillehouders enerzijds en de
concernmanagers strategie en/of medewerkers anderzijds, en tussen de
teams onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke
contacten.4De concernmanager strategie6Verantwoordelijkheden en bevoegdheden1.De concernmanager strategie is strategisch adviseur van het college
en de ambtelijke organisatie, waaronder de verantwoordelijkheid
voor:
het geven van adviezen en impulsen op het vlak van externe
oriëntatie, strategie, integrale samenhang en
innovatie,
een bestuurlijk thema en afstemming, zorg voor integraliteit
en samenwerking met het college, portefeuillehouder, in het
strategisch team en met medewerkers en teams,
strategisch sparringpartner voor de externe partners van het
college (c.q. de partijen waar vooral in het bestuurlijke
netwerk grote belangen spelen).
2.De concernmanager strategie is
loco-secretaris (vervangt algemeen directeur en
gemeentesecretaris als secretaris en eerste adviseur van het
college van B&W),
ambtelijk opdrachtgever voor programma’s en projecten en
verantwoordelijk voor afstemming met de themaeigenaar.
verantwoordelijk voor de directietaken ten aanzien van de
kaderstelling en beleidsontwikkeling in een domein van de
bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie; neemt daartoe
deel aan het directieoverleg en beslist mee.
direct leidinggevende voor een aantal teammanagers.
3.De concernmanager strategie is verantwoording schuldig aan de
gemeentesecretaris. 4.Bij afwezigheid wordt de concernmanager strategie vervangen door een
andere concernmanager strategie.5De teammanager7Verantwoordelijkheden en bevoegdheden1.De teammanager geeft leiding aan een of meerdere teams, waaronder de
verantwoordelijkheid voor:
het aansturen en de ontwikkeling van de medewerkers van het
team,
het stimuleren en bewaken van de organisatiekoers,
besturingsmodel en kernwaarden en –kwaliteiten van de
organisatie,
het geven van opdrachten, bewaken en realiseren van de
afgesproken resultaten, doel- en taakstellingen van het
team,
de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de resultaten,
producten en/of diensten van het team,
de bedrijfsvoering, kwaliteit van werkprocessen, inzet
kwaliteitsystemen, budgetbeheer van alle beleids- en
werkbudgetten, inzet van middelen en personeel binnen het
team,
de inzet van personeel en/of middelen op de capaciteitsvraag
vanuit programma’s en projecten.
2.De teammanager informeert en adviseert de secretaris,
concernmanagers strategie en college en is medeverantwoordelijk voor
de ontwikkeling van de organisatie. 3.De teammanager zoekt de samenwerking en afstemming met andere
teammanagers en/of medewerkers gericht op de administratieve
organisatie, processen en kwaliteit van de bedrijfsvoering. 4.De teammanager is verantwoording schuldig aan de secretaris, een
concernmanager strategie of ambtelijk opdrachtgever. 5.Bij afwezigheid wordt de teammanager vervangen door een teammanager
van een ander team.6directeur Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor
West-Friesland, dan wel directeur Westfries Museum8verantwoordelijkheden en bevoegdheden.1.De directeur geeft leiding aan deze specifieke organisatorische
eenheid waaronder de verantwoordelijkheid voor:
het direct aansturen en de ontwikkeling van de medewerkers
van de organisatorische eenheid,
het formuleren, bewaken en realiseren van doel- en
taakstellingen van de organisatorische eenheid,
de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten
en/of diensten van de organisatorische eenheid,
de bedrijfsvoering en inzet van middelen en personeel op de
organisatorische eenheid.
2.De directeur is verantwoordelijk voor integrale strategische
beleidsinitiëring, -ontwikkeling en -kaderstelling op het
werkterrein van de organisatorische eenheid.3.De directeur zorgt voor de afstemming en samenwerking met andere
teams en medewerkers bij de totstandkoming van een product.4.De directeur adviseert en rapporteert, afhankelijk van wat hierover
is bepaald in de oprichtingsdocumenten, aan de directie en/of het
bestuur over realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen en
strategische beleidsontwikkelingen betreffende het werkterrein.
5.De directeur draagt zorg voor een vervanger bij afwezigheid.6.Artikel 8 is van toepassing tenzij nader is bepaald in de
oprichtingsdocumenten.7De concerncontroller9Verantwoordelijkheden en bevoegdheden1.De concerncontroller werkt in opdracht van en ter ondersteuning van
het college en de secretaris bij zijn adviserende en toetsende taak,
maar is onafhankelijk in zijn oordeel. De concerncontroller is
verantwoordelijk voor:
adviseren van bestuur, directie en management over
gemeentebrede (beleids)kaders en de gemeentebrede control op
bedrijfseconomisch gebied,
signaleren en analyseren van externe ontwikkelingen en de
betekenis daarvan voor de organisatie,
leveren van een sturende bijdrage aan de ontwikkeling van
het planning en control instrumentarium,
toetsen en bewaken van de vastgestelde (financiële) kaders
en het rapporteren bij afwijking,
verrichten van onafhankelijk onderzoek en
bedrijfseconomische/bedrijfskundige analyses.
2.De concerncontroller kan rechtstreeks aan het college rapporteren;
hij heeft een eigen functionele verantwoordelijkheid voor de
financiële, rechtmatigheids- en doelmatigheidsaspecten van de
bedrijfsvoering.3.De concerncontroller legt verantwoording af aan de
secretaris/algemeen directeur. 8Mandatering10De bevoegdheid om namens het bestuursorgaan besluiten te nemen en/of een
volmacht te verlenen en/of een machtiging af te geven is vastgelegd in
het mandaatbesluit.9Slotbepalingen11Inwerkingtreding en citeertitel
Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2017.
De organisatieverordening 2014 wordt gelijktijdig ingetrokken.
Deze verordening kan worden aangehaald als
Organisatieverordening Gemeente Hoorn 2016.
te bepalen dat bovenstaand wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad.Aldus vastgesteld d.d. 20 december 2016College van burgemeester en wethouders,de secretaris, de burgemeester,