Organisatie | Noordwijkerhout |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de raadscommissies van de gemeenteraad Noordwijkerhout |
Citeertitel | Verordening op de raadscommissies van de gemeenteraad Noordwijkerhout |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-12-2016 | Onbekend | 15-12-2016 Onbekend | Onbekend |
Hoofdstuk 2: Instelling, taken en samenstelling
Artikel 2 Instelling raadscommissies
Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt het onderwerp in de afzonderlijke raadscommissies besproken, tenzij de voorzitters van de betrokken raadscommissies in overleg beslissen dat een gezamenlijke vergadering van de raadscommissies wordt belegd of de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, het onderwerp behandelt.
Een lid kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een raadscommissie. De in het eerste lid genoemde leden dienen daarnaast tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van een fractie. Per fractie kan per commissie één niet-raadslid worden voorgedragen voor benoeming. Iedere fractie, die een commissievoorzitter levert, mag desgewenst een extra burgerraadslid voordragen.
Het plaatsvervangend lid voldoet aan de in het derde lid, genoemde eisen.
Hoofdstuk 3 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris
Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen
Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 14. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
Artikel 14 Openbare kennisgeving
De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen, in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en zo mogelijk door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.
Paragraaf 2 Orde der vergadering
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 16 Opening vergadering; quorum
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat tenminste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
Artikel 17 Spreekrecht burgers
Bij de behandeling van ieder agendapunt stelt de voorzitter de burger die een daartoe strekkend verzoek heeft ingediend, in de gelegenheid het woord te voeren. Hebben meerdere burgers zich als inspreker voor dit agendapunt gemeld, dan geeft de voorzitter het woord in de volgorde van aanmelding. Daarvan kan hij afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.
Nadat de leden van de commissie en de aanwezige leden van het college hun reactie in eerste termijn hebben gegeven op het aan de orde zijnde agendapunt, stelt de voorzitter de burgers die in de eerste termijn van hun spreekrecht hebben gebruikgemaakt, in de gelegenheid in een tweede termijn het woord te voeren, met inachtneming van de volgende punten:
De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht, een voorstel tot wijziging van de besluitenlijst aan de raadscommissie te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de besluitenlijst bij de commissiegriffier te worden ingediend.
Artikel 24 Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Hoofdstuk 5: Besloten vergaderingen
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Het besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van het besluitenlijst. Het vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel 31 Opheffing geheimhouding
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Hoofdstuk 6: Toehoorders en pers
Artikel 33 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan, voorafgaand aan de vergadering, mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Artikel 34 Verbod gebruik mobiele telefoons
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het standby houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.
Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 april 2002 (hierin verwerkt de 1e wijziging d.d.28 april 2005 inzake art. 5; de 2e wijziging d.d.14 september 2006 inzake art. 2 en de 3e wijziging d.d.15 april 2010 inzake art. 4).
Door de inwerkingtreding van de Wet dualisering, is er een nieuw commissiestelsel geïntroduceerd. Er wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en de andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden.
De bepalingen met betrekking tot het nieuwe commissiestelsel zijn op 7 maart 2002 in werking getreden. Het commissiestelsel en daarmee de verordeningen op de commissies zijn aan de Wet dualisering gemeentebestuur aangepast.
Op grond artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet, zoals deze luidt na inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur, verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies. Er zijn gemeenten die, al dan niet bij wijze van experiment, een alternatieve vergaderstructuur hebben gekozen. In onze gemeente is er voor gekozen om het ‘traditionele’ raadscommissiestelsel te handhaven.
De instelling van raadscommissies geschiedt veelal bij verordening, waarin de taken bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies worden vastgesteld. Deze verordening voorziet hierin.
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
In deze verordening is gekozen voor een stelsel van meerdere raadscommissies. Het vijfde en zesde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. In deze verordening is ervoor gekozen om de voorzitters van de betrokken raadscommissies hierover zeggenschap te geven. In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter. Het spreekt voor zich dat dan ook de commissiegriffier van die commissie de functie van commissiegriffier vervult. Aan het begin van de nieuwe raadsperiode 2006-2010 heeft de raad op voorstel van de fractievoorzitters d.d. 4 april 2006 aangegeven drie raadscommissies in stand te willen houden. Dit met dien verstande, dat aan de commissie samenlevingszaken ruimtelijk beheer (= milieu & werken en verkeer & vervoer) is toegevoegd en de commissie grondgebied is omgedoopt tot ruimte & wonen. De commissie bestuurlijke aangelegenheden en middelen (bam) is volledig in tact gebleven. (2e wijziging, 14.09.2006)
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, dit advies kan eveneens aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De raadscommissie bepaalt, evenals de raad, zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het presidium**. Veelal zal het echter wel zo blijven dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
** Daar waarin de tekst van de verordening op de raadscommissies wordt gesproken over het ‘presidium’ moet het ‘fractievoorzittersoverleg’ gelezen worden. (vastgesteld d.d.14 september 2006)
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Hiermee wordt vooral bedoeld te waarborgen dat ook kleine fracties gehoord worden in de commissies. Overigens hoeven de verhoudingen in de raadscommissies blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om tot een evenwichtige verdeling te komen, is ervoor gekozen dat een fractie die met maximaal drie leden in de raad vertegenwoordigd is, één
commissielid levert en dat een fractie die met meer dan drie leden in de raad
vertegenwoordigd is, twee commissieleden levert.
Zoals ook uit het derde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze bepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Daarnaast moeten de in het eerste lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. Deze laatste eis hoeft niet te worden gesteld, de beslissing hierover is aan de raad. Op grond van het derde lid moeten leden voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.
Mede naar aanleiding van de advisering van de ‘Werkgroep effectief en efficiënt vergaderen’ heeft de raad besloten, dat met ingang van de raadsperiode 2010-2014 iedere fractie maximaal één burgerraadslid voor mag dragen. Daarnaast mag iedere fractie, die een commissievoorzitter levert, desgewenst een extra burgerraadslid inbrengen (3e wijziging, 15.04.2010).
Om er voor te zorgen dat iedere fractie en met name ook de kleine fracties in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het vierde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor de plaatsvervangende leden gelden dezelfde eisen als voor het lid van een raadscommissie. De vervangingsregeling geldt uitsluitend voor de op basis van het eerste lid benoemde leden. Overigens kunnen ook de plaatsvervangende leden niet-raadsleden zijn.
Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers “uit zijn midden” benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies door de raad te laten benoemen, gelet op de belangrijke functie die de raadscommissies ten opzichte van de raad vervullen. Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter op grond van artikel 1 van de verordening) geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie. In de praktijk blijkt, dat wat de plaatsvervangend voorzitter betreft, niet altijd aan deze bepaling kan worden voldaan. Vanwege pragmatische redenen is later bepaald, dat het plaatsvervangend voorzitterschap van een raadscommissie ook mag worden bekleed door een lid van de betreffende commissie. Uiteraard geniet de situatie waarin de plaatsvervangend voorzitter geen deel maakt van de betreffende commissie de voorkeur, omdat de effectuering van het voorzittersschap inhoudt, dat de voorzitter zich concentreert op zijn taak als technisch voorzitter en zijn tijd en energie aanwendt voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. In het geval van een plaatsvervangend commissievoorzitter, die ook deel uitmaakt van de commissie als gewoon lid of plaatsvervangend lid, kan dat problematisch zijn. (1e wijziging, 28.04.2005). Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in één van de eerste vergaderingen van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 5, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, tweede lid.
De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid). De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid. De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan door de raad ook zonder voorstel van een fractie worden ontslagen, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag hetzij door overlijden.
Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. Afhankelijk van de omvang van de griffie is dit een medewerker van de griffie, de griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. De medewerker van de griffie kan ook parttime door de raad als commissiegriffier worden benoemd. Indien de commissiegriffier een medewerker van de griffie is, is de raad de werkgever en benoemt deze de commissiegriffier en regelt zijn vervanging.
Als de commissiegriffier een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie is, is het college de werkgever en zal de raad in overleg met het college moeten beslissen welke ambtenaar deze functie vervult en wie hem bij zijn afwezigheid of verhindering vervangt. De facto zal de secretaris bij deze beslissing vaak een rol vervullen. Indien een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie als commissiegriffier fungeert, moet ervoor gewaakt worden, dat de betreffende ambtenaar niet valt onder de portefeuillehouder, die waarschijnlijk het meest frequent tijdens de vergadering van de betreffende commissie aanwezig zal zijn. De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 26 van deze verordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen. Of de griffier aanwezig is in de vergaderingen van de raadscommissies zal afhangen van de omvang van de griffie en het daarmee samenhangende profiel van de commissiegriffier. Als de commissiegriffier een ambtenaar uit de reguliere organisatie is en voornamelijk administratieve taken vervult, ligt het meer voor de hand dat de griffier ook in de vergaderingen van de raadscommissies aanwezig is.
De burgemeester en de wethouders zijn vanaf het moment van inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur geen lid meer van raadscommissies (artikel 82, tweede lid van de Gemeentewet). Hun aanwezigheid is daardoor niet langer vanzelfsprekend, de raadscommissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid van een collegelid al dan niet gewenst is en of hij aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid Gemeentewet, dat artikel 21, tweede lid, Gemeentewet, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie hiermee instemt. In de praktijk zullen ze veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de raadscommissie. Eigenlijk is er sprake van een invitation permanente.
Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om de voorzitter van de raadscommissie in voorkomende gevallen een voorlopige beslissing omtrent de aanwezigheid van de burgemeester of een wethouder en de deelname aan de beraadslagingen te laten nemen. Als de raadscommissie het niet met deze voorlopige beslissing van de voorzitter eens is, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is derhalve niet nodig, wanneer de raadscommissie niet aangeeft dat de aanwezigheid van het college niet gewenst is.
Ook de aanwezigheid van de secretaris is in een gedualiseerd stelsel niet vanzelfsprekend. Indien de raadscommissie het wenselijk acht dat de secretaris bij een vergadering van een raadscommissie aanwezig is, zal de raadscommissie het college moeten verzoeken de secretaris aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen. Het college is immers zijn werkgever. Ook deze bepaling geldt zowel voor openbare als besloten vergaderingen. Op basis van artikel 26 kan de raad ook andere ambtenaren aan de beraadslagingen deel laten nemen, ook hiertoe zullen zij een verzoek aan het college moeten doen.
Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Indien een raadscommissie bijvoorbeeld een beeldvormende bijeenkomst (denk aan een hoorzitting) zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bij voorkeur wordt daartoe de in het vergaderschema vermelde reservedatum aangewend. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier.
Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze verordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.
De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste een week voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. De termijn moet uiteraard zodanig zijn dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (artikel 13, derde lid).
Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een raadscommissie, in overleg met de commissiegriffier en gehoord de portefeuillehouder(s), de agenda voorlopig vast. Het ligt voor de hand dat de voorzitter hierover ook overleg voert met de griffier. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.
Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. Veelal zal dit in het gemeentehuis zijn, maar uiteraard kan in een gemeente met meerdere dorpskernen ook gekozen worden voor terinzagelegging op meerdere plaatsen zoals een bibliotheek. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen (bij de receptiebalie). Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten (in te zien in de betreffende commissiemap in de raadskamer).
Op grond van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep op een, bij een openbare kennisgeving aan te geven, plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.
De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Indien de griffier tevens de functie van commissiegriffier op zich neemt, ondertekent hij de presentielijst. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de niet-raadsleden (lees: burgerraadsleden) van raadscommissie te kunnen vaststellen.
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 16 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Deze bepaling geeft de burgers het recht om in te spreken. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van de doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur. Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommissie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die een raadscommissie aangaan. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere raadscommissie aangaat, ligt het voor de hand dat de griffier de betreffende persoon naar de juiste raadscommissie verwijst. In het tweede lid is een aantal onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is geweest voor bezwaar en de burger belanghebbende was, had de burger een bezwaarschrift kunnen indienen. Datzelfde geldt voor het beroep dat de burger had kunnen instellen bij de rechtbank. Burgers hebben een eerdere mogelijkheid om hun visie te geven dus voorbij laten gaan. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen.
Evenmin kunnen burgers zich uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers. Als laatste kunnen burgers zich niet uitlaten over de besluitenlijst en de rondvraag. De burgers die wensen in te spreken moeten zich uiterlijk om 16.00 uur op de dag van de vergadering melden bij de commissiegriffier. De burgers kunnen in twee termijnen inspreken, waarbij de voorzitter overigens wel de mogelijkheid heeft in voorkomende gevallen de spreektijd te beperken, bijvoorbeeld omdat een groot aantal burgers wil inspreken. Op basis van artikel 18, eerste lid, wordt de besluitenlijst toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.
De ontwerpbesluitenlijst wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben. Er wordt overigens naar gestreefd de ontwerpbesluitenlijst zo spoedig mogelijk na de desbetreffende commissievergadering en voor de eerstvolgende raadsvergadering naar de raadsleden te sturen, zodat de raad van de inhoud ervan kennis kan nemen en mee kan laten wegen bij de voorbereiding van de agenda van de raadsvergadering. De voorzitter, de leden en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de commissiegriffier worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid of een collegelid, wanneer een van voornoemde personen niet in de desbetreffende vergadering aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de besluitenlijst vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep. Het is aan te bevelen uitsluitend een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is, te geven. De commissiegriffier stelt de besluitenlijst op, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt hiervoor bij de griffier op grond van het vijfde lid. Na vaststelling de besluitenlijst ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier deze.
Indien er andere sprekers zijn, bepaalt de voorzitter vanaf welke plaats zij spreken.
Het tweede lid bewerkstelligt dat een lid, de voorzitter, de burgemeester of een wethouder op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. Artikel 23 geeft een regeling voor een voorstel van orde. Het tweede lid van artikel 20 heeft geen betrekking op interrupties.
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.
Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen (zie ook artikel 20, tweede lid). De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie.
Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van een overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 32 van deze verordening.
Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 21).
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.
Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van de artikelen 8, 9, 19 en 20 van deze verordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de besluitenlijst, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.
De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van dit verslag.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt, dus ook voor de niet-raadsleden die lid van een commissie zijn. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.
Zoals uit de toelichting op artikel 30 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
Artikel 34 heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel standby te laten staan.