CVDR43329_1GBA privacyreglement gemeente CoevordennlregelingCoevorden2017-05-16CoevordenCoevordenHuisAanHuisGBA privacyreglementVerordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 1Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 2college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2010-03-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-06-172012-08-01nieuwe regelingCollegebesluit 9 maart 2010algemeen bestuur en organisatie1.GeenGeen. Burgemeester en wethouders van de gemeente Coevorden gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens besluiten: Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Coevorden vast te stellen Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder:

wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 19 januari 2010;

verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;

ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;

binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet.

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1. Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d. 2. Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is op grond van artikel 1 onder e de gemeente Emmen. 3. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

(rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;

Artikel 3 Authentieke gegevens Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen. Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het team Burgerzaken;

de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker (de gemeente Emmen) en de gemeente Coevorden;

voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.

2. De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden. Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties 1. Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt. 2. De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd. Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Artikel 9 Terugmeldplicht 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder. 2. In Bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft. Artikel 10 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan. Artikel 11 Slotbepaling

Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Coevorden”.

Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.

Coevorden, 9 maart 2010. Burgemeester en wethouders van de gemeente Coevorden, de secretaris, de burgemeester, De heer mr. M. Broers De heer B.J. Bouwmeester BIJLAGE 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De volgende dienstonderdelen van de gemeente Coevorden hebben toegang tot de basisadministratie: Organisatie onderdeel Wettelijk kader Gegevensset Team Burgerzaken en Belastingen Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw. Verordening lijkbezorgingsrechten, Belastingwetgeving, Gemeentelijke belastingverordeningen. Alle gegevens op PL en verwijsgegevens Team Planning en Kwaliteit Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Team Ruimte Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Team Samenleving Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995. WWB, Bureau Opvang Nieuwkomers Art 2 Wet voorzieningen gehandicapten en de WMO. Persoonsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitelgegevens. De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA Wie Waarvoor Gegevensset Team Maatschappelijke Ondersteuning Uitvoering Sociale wetten. Uitvoering Leerplichtwet. Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers. Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, verblijfstitels, emigraties en overlijden. Team Burgerzaken & Belastingen Uitvoering belastingwetgeving. Jubilea. Vastgoedadministratie Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Team Maatschappelijke Ondersteuning (gemeente Emmen) Uitvoering Sociale wetten Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, verblijftitels, emigraties en overlijden. BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt. Wie Waarvoor Gegevensset Basisregistratiesysteem (BRS c.q. gegevensmakelaar) Het in verband brengen van de volgende gegevensverwerkingen Alle mutatiegegevens BIJLAGE 4 Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Geheimhouding Leges Basis Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente) Voor de bijhouding van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Buitenlandse EU-overheden Ter uitvoering van de opgedragen taken. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau Art. 76 WBP) www.cbpweb.nl Ter uitvoering van de opgedragen taken en er moet sprake zijn van een Nederlsnds publiek belang! Advies: toestemming burger vragen. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Art. 76 WBP Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande Ter uitvoering van de opgedragen taken. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke) Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Culturele organisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Fondsverwervende organisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Instellingen/organisaties ten behoeve van: -Maatschappelijke dienstverlening -Algemene/geestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -Jeugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Juridisch loket (Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure = verplichte berde) Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Kerken (niet zijnde de SILA) Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) Voor de aan deze organisatie opgedragen taken. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Inburgeringsbureaus (niet gemeentelijk) Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Migrantenorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Natuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder) Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Onderwijsinstellingen Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Ouderenorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Patiëntenverenigingen Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Pensioenfondsen Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Plaatselijke afdelingen van politieke partijen Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Reclassering/verslaafden-zorg Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Sportorganisaties en -verenigingen Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Thuiszorgorganisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Vakorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Vrouwenorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Woningbouwverenigin-gen/woningcorporaties Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Ziekenhuizen Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA BIJLAGE 5 Lijst van binnengemeentelijke afnemers die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Wie Gegevens Alle afnemers genoemd in Bijlage 1 en Bijlage 2 T.a.v. alle categorieën, die staan vermeld op de PL.