Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het Openbaar Lichaam Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant. Het Algemeen Bestuur stelt de periode van de benoeming vast.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

• en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  • f.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de regionale producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 3.

  In afwijking van het gestelde in lid 2, sub f en g kan het Algemeen Bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het Algemeen Bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de regionale producten en de regionale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 4.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het Algemeen Bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van het Dagelijks Bestuur, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant, is verstrekt.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de Auditcommissie.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van het openbaar lichaam.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatieonderdelen van het openbaar lichaam zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant een opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid.   

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid bekostigd uit specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het Dagelijks Bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit van niet bestuurlijk belang zijnde bevindingen aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en/of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van het organisatieonderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in de Algemeen Bestuur van de jaarstukken, het verslag van bevindingen met de Auditcommissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2016.

• 2.

  De Controleverordening Regio Zuid-Holland Zuid, zoals vastgesteld op 18 februari 2004 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2016.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening Openbaar Lichaam Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Hollan Zuid’.