CVDR432431_1Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Zutphen 2016nlregelingZutphen2016-12-22ZutphenGemeenteblad 2016, 165301Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Zutphen 2016artikel 810a Gemeentewetartikel 182 tot en met 185 Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2016-10-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-12-012024-01-01nieuwe regeling2016-0123GeenOnderwerp: Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Zutphen 2016Ons kenmerk: 2016-0123De raad van de gemeente Zutphen;gelezen het voorstel van de Rekenkamercommissie van 23 september 2016 met
nummer 2016-000298;gelezen het besluit van de raad van Zutphen van 9 mei 2016, waarbij de keuze
is gemaakt voor het instellen van een rekenkamerfunctie, in de vorm van een
commissie bestaande uit drie externe leden, waaronder de voorzitter, en twee
raadsvertegenwoordigers;gelet op artikelen 81oa en 182 tot en met 185 van de Gemeentewet en het ter
zake bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen;besluit:vast te stellen de:Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Zutphen 20161BegripsomschrijvingenDeze verordening verstaat onder:
college: het college van burgemeester en wethouders;
commissie: de gemeentelijke rekenkamercommissie;
forum: georganiseerd overleg ter voorbereiding van
raadsbesluiten;
presidium: de vergadering van raadsvoorzitter en
fractievoorzitters;
raad: de raad van de gemeente Zutphen;
voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie;
wet: Gemeentewet.
2Rekenkamercommissie1.Er is een door de raad ingestelde rekenkamercommissie.2.De commissie heeft als taak het onderzoeken van de doelmatigheid, de
doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur
gevoerde bestuur, en het vastleggen van haar bevindingen in
rapporten.3Samenstelling, benoeming en zittingsduur1.De commissie bestaat uit vijf leden, te weten: drie externe leden en
twee raadsvertegenwoordigers.2.De raad benoemt de externe leden voor een periode van vier jaar. Zij
kunnen eenmaal worden herbenoemd voor eenzelfde periode. De eerste
termijn vangt aan met het eerste benoemingsbesluit van de externe
leden.3. Niet benoembaar tot extern lid is:
een lid van het college;
een lid van de raad dan wel vaste vervanger;
een bestuurder of persoon in dienst van een instelling, zoals
bedoeld in artikel 14, vijfde lid.
4.De raad benoemt uit de kring van raadsleden en forumleden twee
raadsvertegenwoordigers, voor een periode gelijk aan de zittingsduur van
de raad. 5.De raad benoemt de voorzitter vanuit de drie externe leden.6.De voorzitter wordt bij afwezigheid vervangen door een door de commissie
uit haar midden aan te wijzen extern lid.4EedBij een extern lid is artikel 81g van de wet van overeenkomstige
toepassing.5Vergoeding externe leden1.De maandelijkse vergoeding voor de externe leden bedraagt voor een
extern lid/ niet voorzitter € 240 en voor de voorzitter € 300 exclusief
reiskosten (prijspeil 2016). 2.De raadsvertegenwoordigers hebben, op grond van de Verordening
rechtspositie wethouders, raadsleden, Forumleden en commissieleden 2014
geen recht op vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen.3.Voor het in eigen beheer verrichten van (onderzoeks-)werkzaamheden kan
de commissie ten behoeve van werkzaamheden voor de commissie een
vergoeding toekennen.6Ontslag en non-activiteit1.De raad ontslaat de leden en stelt hen op non-activiteit.2.Het lidmaatschap van een extern lid eindigt:
op eigen verzoek;
bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het
externe lidmaatschap;
wanneer een extern lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke
uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld dan wel een maatregel
is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;
als een extern lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke
uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement
is verklaard, aan hem surséance van betaling is verleend of
wegens schulden is gegijzeld.
3.Het lidmaatschap van een raadsvertegenwoordiger eindigt:
op eigen verzoek;
door het verlies van de hoedanigheid van raads- of
forumlid;
als de raad van oordeel is dat de raadsvertegenwoordiger niet
langer geschikt is zijn functie in de commissie te
vervullen.
4.De raad kan een extern lid van de commissie ontslaan wanneer hij door
ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie in de commissie
te vervullen.7Onderzoeksprogramma1.De commissie stelt eenmaal per twee jaar, mede aan de hand van
aangedragen onderwerpen, een onderzoeksprogramma vast. Vaststelling van
het onderzoeksprogramma geschiedt niet eerder dan nadat de raad in de
gelegenheid is gesteld een reactie daarover uit te brengen. 2.Van het onderzoeksprogramma kan een onderzoek naar de jaarstukken deel
uitmaken.3.De raad kan de commissie, voorafgaand aan de opstelling van het
onderzoeksprogramma, gemotiveerd verzoeken een onderwerp in het
onderzoeksprogramma op te nemen. Als de commissie niet aan het verzoek
van de raad voldoet, motiveert zij dat naar behoren.8Probleemstelling, onderzoeksopzet1.Probleemstelling en onderzoeksopzet zijn een eigen verantwoordelijkheid
van de commissie.2.Een vastgestelde onderzoeksopzet brengt de commissie zo spoedig mogelijk
ter kennis van de raad en het college.9Budget1.De commissie is bevoegd, binnen het in de Programmabegroting beschikbaar
gestelde budget, uitgaven te doen voor de uitvoering van haar
taken.2.Ten laste van het in het eerste lid bedoelde budget worden de kosten
gebracht van:
de vergoedingen aan de externe leden en de vergoedingen voor
werkzaamheden ten behoeve van de commissie;
de vergoedingen voor het in eigen beheer verrichten van
(onderzoeks-) werkzaamheden;
externe deskundigen die eventueel door de commissie worden
ingeschakeld;
eventuele andere uitgaven die de commissie nodig acht voor de
uitoefening van haar taak;
de vergoeding voor de ondersteuning door de raadsgriffie.
3.De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend
verantwoording verschuldigd aan de raad.10Vergaderingen1.De commissie vergadert tenminste twee maal per jaar, over enerzijds het
vaststellen van het onderzoeksprogramma en anderzijds het vaststellen
van het jaarverslag van de commissie. Verder vergadert de commissie zo
dikwijls als zij dit nodig acht.2.Door of namens de voorzitter worden de leden ter vergadering opgeroepen.
De oproeping wordt, schriftelijk dan wel digitaal, aan de leden
toegezonden, onder vermelding van de tijdens de vergadering te
behandelen agenda en zo mogelijk onder bijvoeging van de bij de agenda
behorende stukken.3.Een vergadering wordt niet gehouden als, behalve de voorzitter, niet ten
minste de helft van het aantal leden aanwezig is.4.Een stemming is alleen geldig als meer dan de helft van het aantal
aanwezige leden daaraan heeft deelgenomen.5.Voor het tot stand komen van besluiten van de commissie is de
meerderheid vereist van de uitgebrachte stemmen. Als de stemmen staken,
geeft de stem van de voorzitter de doorslag.11Beslotenheid, openbaarheid en verslag1.De commissie vergadert in beginsel in beslotenheid; haar rapporten zijn
openbaar. Op grond van de belangen, zoals vermeld in artikel 10 van de
Wet openbaarheid van bestuur, kan de commissie rapporten die aan de raad
worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.2.Voor bepaalde activiteiten van de commissie, zoals beraadslagingen over
het onderzoeksprogramma, kan tot openbaarheid van de vergaderingen
worden besloten.3.De commissie stelt elk jaar vóór 1 april een verslag op van haar
werkzaamheden over het voorgaande jaar.12Commissiegriffier1.De griffier wijst een medewerker van de griffie aan als
commissiegriffier van de commissie. De griffier regelt zo nodig de
vervanging van de commissiegriffier.2.De commissiegriffier staat de commissie bij de uitvoering van haar taken
terzijde.3.De commissiegriffier draagt zorg voor (een bijdrage aan) de
onderzoekswerkzaamheden, de agendaplanning, de verslaglegging de
correspondentie en de vorming van dossiers.4.De commissiegriffier legt rechtstreeks verantwoording af aan de
(voorzitter van de) commissie over de wijze waarop de ondersteunende
taken worden verricht.13Ondertekening stukkenDe van de commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de voorzitter
en de commissiegriffier.14Reglement van ordeDe commissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere
werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter
kennisneming aan de raad.15Werkwijze
De commissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het
gemeentebestuur te onderzoeken, voor zover zij dat ter vervulling
van haar taak nodig acht.
Het college en de onder zijn verantwoordelijkheid ressorterende
ambtenaren verstrekken desgevraagd en binnen de door de commissie
gestelde (redelijke) termijn alle inlichtingen die de commissie ter
vervulling van haar taak nodig acht.
Als de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is
het eerste lid van overeenkomstige toepassing op de administratie
van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in
opdracht van die derde voert.
Het college verstrekt aan de commissie de planning en de resultaten
van de onder zijn verantwoordelijkheid uitgevoerde doelmatigheids-,
doeltreffendheids- en rechtmatigheidsonderzoeken.
De commissie is bevoegd, indien en voor zover het gemeentebestuur of
de gemeente uit anderen hoofde over deze bevoegdheid beschikt, ten
aanzien van de volgende instellingen onderzoek te doen instellen
bij:
openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld
krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan de
gemeente of het gemeentebestuur deelneemt, over de jaren dat
de gemeente of het gemeentebestuur deelneemt in de
regeling;
naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met
beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan 50%
van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat
de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal
houdt;
andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente
of een derde voor rekening en risico van de gemeente
rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie
heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten
van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie,
lening of garantie betrekking heeft.
De commissie is bevoegd mondeling en schriftelijk informatie in te
winnen bij de onder a., b. en c. genoemde instellingen. Bij het
uitoefenen van haar taak kan de commissie gebruik maken van de
resultaten van door anderen verrichte controles, onverminderd haar
bevoegdheid tot eigen onderzoek.
De accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de
Gemeentewet verstrekt desgevraagd aan de commissie
controleprogramma’s en licht haar volledig in over de resultaten
daarvan door overlegging van rapporten of op andere door de
commissie aan te geven wijze.
16Verstrekken inlichtingen en bijwonen vergaderingenDe commissie is bevoegd collegeleden, raadsleden, ambtenaren, externe
deskundigen en bestuurders en medewerkers van instellingen als bedoeld in
artikel 15, vijfde lid uit te nodigen tot het verstrekken van inlichtingen
of het bijwonen van een vergadering.17Uitvoering onderzoek1.Elk onderzoeksrapport van de commissie bevat een verantwoording over de
wijze waarop de commissie het onderzoek heeft verricht en waarop zij van
haar bevoegdheden gebruik heeft gemaakt. 2.Bij de uitvoering van haar onderzoek draagt de commissie zorg voor de
toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor over de feitelijke
bevindingen ten aanzien van de organisatie(onderdelen), instellingen en
de daarbij werkzame personen die onderwerp van onderzoek zijn. 18Onderzoeksrapport1.De commissie legt de resultaten van haar onderzoek vast in een
concept-onderzoeksrapport. 2.Betrokkenen worden in de gelegenheid gesteld om binnen een door de
commissie te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, aan de
commissie kenbaar te maken of en zo ja, welke feitelijke onjuistheden in
het conceptonderzoeksrapport staan vermeld. Betrokkenen zijn zij van wie
de taakuitoefening (mede) voorwerp van onderzoek is geweest. De
commissie bepaalt verder wie nog meer als betrokkenen worden aangemerkt.
3.Na vaststelling door de commissie wordt het onderzoeksrapport, inclusief
conclusies en aanbevelingen, alsmede de eventuele op- en/ of
aanmerkingen op het rapport van betrokkenen, zo spoedig mogelijk aan de
raad aangeboden, onder toezending van een afschrift aan het college en
betrokkenen.19Intrekking oude regelingDe Verordening op de rekenkamercommissie Zutphen 2010, zoals vastgesteld bij
besluit van 17 januari 2011, wordt ingetrokken.20InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de dag na de datum van
bekendmaking.21CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de rekenkamercommissie
gemeente Zutphen 2016.Aldus vastgesteld in de openbare vergaderingvan de raad der gemeente Zutphen op 10 oktober 2016De voorzitter, De griffier,ToelichtingAlgemene toelichting De Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Zutphen 2016 voorziet in het
vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de
rekenkamercommissie. De artikelen 81oa en 182 tot en met 185 van de Gemeentewet
zijn hier leidend en verplichtend in, omdat er geen rekenkamer als bedoeld in
artikel 81a Gemeentewet wordt ingesteld. Verschil ten aanzien van de geldende
Verordening op de rekenkamercommissie Zutphen 2010 is dat deze verordening
regels vastlegt voor de invulling van een rekenkamerfunctie van de gemeente
Zutphen met drie externe leden en twee raadsvertegenwoordigers.De bevoegdheden van de rekenkamercommissie zijn door aanpassingen in de
Gemeentewet en in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen gelijk gesteld met
die van de rekenkamer in de Gemeentewet. Daarmee kan de rekenkamercommissie ook
onderzoek doen en inlichtingen inwinnen bij publiekrechtelijke en
privaatrechtelijke instellingen waaraan de gemeente of bestuursorganen van de
gemeente deelnemen.De vaste maandelijkse vergoeding van de externe leden is gebaseerd op de
regeling Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en is, rekening houdend
met de specifieke deskundigheden die worden gevraagd van de externe leden, in
lijn met de gemiddelde vergoedingen voor externe leden van rekenkamercommissies
in de inwonersklasse van Zutphen. Voor 2016 betreft het een vaste maandelijkse vergoeding voor een extern lid/
niet-voorzitter van € 240,00 en voor de voorzitter € 300,00. Conform het advies
van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies is niet
voorzien in een variabel uurtarief voor eigen onderzoekswerkzaamheden door
externe leden. De onderzoekswerkzaamheden worden in beginsel ook uitbesteed aan
de commissiegriffier dan wel aan externe onderzoekers buiten de
rekenkamercommissie.Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 BegripsomschrijvingenDit artikel bevat enkele omschrijvingen van begrippen om te voorkomen dat
bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven. Er is voor
gekozen om de begrippen doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid (die
in artikel 182 van de Gemeentewet zijn genoemd) niet in artikel 1 op te nemen.
Voor de volledigheid wordt in deze toelichting wel uiteengezet wat onder deze
termen wordt verstaan. Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering
mogelijke kosten worden bereikt.Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt
aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden
verwezenlijkt.Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en
regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is
voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en
lasten.Artikel 2 RekenkamercommissieIn deze verordening is gekozen voor een rekenkamercommissie met raadsleden en
externen. De voorzitter wordt uit de externe leden gekozen.Artikel 3 Samenstelling, benoeming en zittingsduurDe raad benoemt uit de externe leden de voorzitter. In het tweede lid is een
termijn van vier jaar genoemd voor externe leden te beginnen bij het eerste
benoemingsbesluit.De verplichting om de in het vijfde lid genoemde eed of verklaring en belofte af
te leggen vloeit voor de rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de
Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de
externe leden van de rekenkamercommissie.In het zesde lid wordt de termijn voor raadsleden gelijk gesteld aan de
zittingsperiode van de raad.Artikel 4 EedDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 5 Vergoeding voor bijwonen vergaderingenIn dit artikel is de vergoeding die externe leden voor hun werkzaamheden
ontvangen, vastgelegd.Artikel 6 Ontslag en non-activiteitDit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of
soms verplichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.Artikel 7 OnderzoeksprogrammaDe rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid
te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan
kiezen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek
instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit
verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid, van de wet expliciet
genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er
een bepaalde gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de
rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad
zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.Artikel 8 Probleemstelling, onderzoeksopzetDit artikel bevestigt nog eens de zelfstandigheid en onafhankelijkheid van de
rekenkamer(functie).Artikel 9 BudgetDe rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het
budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het
budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht.Artikel 10 VergaderingenDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 11 Beslotenheid, openbaarheid en verslagDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 12 CommissiegriffierDe rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris. De
rekenkamercommissie dient zelfstandig te functioneren en in het vierde lid is
voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris ten
opzichte van de rekenkamercommissie.Artikel 13 Ondertekening stukkenDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 14 Reglement van ordeArtikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op
de rekenkamercommissie. In het reglement van orde moeten/kunnen zaken als de
vergoeding, volgorde van aftreden bij een meerhoofdige rekenkamercommissie,
verhouding secretaris-voorzitter, de procedure die wordt gevolgd bij
onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te
verrichten enzovoorts geregeld.Artikel 15 WerkwijzeOm te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek
over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de
bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur
en van alle ambtenaren. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel
openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen
rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt.Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij
de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde)
ontwerp-onderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke
bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren
worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit te halen en te
corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het
college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de
rekenkamercommissie verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt
de rekenkamercommissie een definitief rapport naar buiten met bevindingen,
conclusies en eventueel aanbevelingen.Eventueel zouden zaken die in dit artikel zijn opgenomen ook in een reglement
van orde kunnen worden geregeld.Artikel 16 Verstrekken inlichtingen en bijwonen vergaderingenDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 17 Uitvoering onderzoekDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 18 OnderzoeksrapportDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 19 Intrekking oude regelingDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 20 InwerkingtredingDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 21 CiteertitelDit artikel behoeft geen toelichting.