CVDR432215_1Archiefverordening gemeente Zutphen 2016nlregelingZutphen2017-10-10ZutphenGVOP 2016 Nr. 165283, 30-11-2016Archiefverordening gemeente Zutphen 2016artikel 30, eerste lid Archiefwet 1995artikel 32, tweede lid Archiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2016-09-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-12-01nieuwe regeling83804Besluit Informatiebeheer gemeente Zutphen 2016Onderwerp: Archiefverordening gemeente Zutphen 2016Ons kenmerk: 83804De raad van de gemeente Zutphen,gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 augustus 2016 met
nummer 83804;overwegende, dat de Archiefwet 1995 voorschrijft een verordening te hebben
betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het
beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop;gelet op artikel(en) 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet
1995;b e s l u i t :vast te stellen de:Archiefverordening gemeente Zutphen 2016IAlgemene bepalingen1BegripsomschrijvingenDeze verordening verstaat onder:
archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel
1, onder c. van de wet;
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats;
archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1, onder e. van de wet
aangewezen archiefruimte;
archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris;
beheerder: degene die is belast met het beheer van de
archiefbescheiden van een nader aan te wijzen
organisatieonderdeel;
college: het college van burgemeester en wethouders;
wet: de Archiefwet 1995.
IIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheiden2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn,
vernietiging, authenticiteitHet college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover
wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de
duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk
voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan
kan worden aangetoond.3KwaliteitssysteemHet college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de
archiefbescheiden vast.4MiddelenHet college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting
voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn
verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.5PersoneelHet college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig
personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer
van de archiefbescheiden.6BeheervoorschriftenHet college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van
voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. 7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte
archiefbescheidenHet college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de
archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht
toe aan de beheerder.8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte
archiefbescheidenHet college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het
beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn
opgenomen toe aan de archivaris.9ArchiefbewaarplaatsHet college wijst een archiefbewaarplaats aan.IIIHet toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van
verantwoording door de archivaris aan het college over het beheer van de
archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats10ToezichthouderDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet
bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet
zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.11Uitvoering toezichtDe archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.12InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de
uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en
mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.13Toegang tot archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is
opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en
digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met
behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.14Inkennisstelling door de archivarisDe archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de
uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de
archivaris tevens het college hiervan in kennis. De archivaris geeft
daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in
strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet
alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet
te voldoen.15Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de
niet overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris brengt jaarlijks aan het college verslag uit over het
beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het
toezicht op het beheer.16Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van
de overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording
af aan het college over het beheer van de archiefbescheiden die zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere
(rechts)titel zijn opgenomen.IVVerslaglegging door het college aan de raad17Verslag van het college aan de raad over het beheerHet college brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van
de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris
aan het college heeft uitgebracht overeenkomstig artikel 15 en 16.VSlotbepalingen18HardheidsclausuleHet college kan één of meer artikelen van deze verordening buiten
toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing daarvan,
gelet op het belang van de zorg voor het beheer van de digitale en
analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede
betreffende het interne toezicht daarop, leidt tot een onbillijkheid van
overwegende aard.19Intrekking oude regelingDe Archiefverordening gemeente Zutphen 2006, zoals vastgesteld bij
besluit van 4 december 2006, wordt ingetrokken.20InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de dag na de datum van
bekendmaking.21CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente
Zutphen 2016.Aldus besloten in de openbare vergadering vande raad van de gemeente Zutphen,gehouden op: 26 september 2016De voorzitter, de griffier,Algemene toelichtingDe Archiefwet 1995 bepaalt dat het college zorg draagt voor de archiefbescheiden
die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en
verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen
verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit
begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame,
geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter
onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden, wat onder de ambtelijke
verantwoordelijkheid valt. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de
kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden.
Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en
effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen
rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen
over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van
cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.Deze verordening bestaat, naast de algemene en de slotbepalingen, uit drie
gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van
archiefbescheiden door het college geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt
het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college
wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van
het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de
raad.Het college neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer
van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer,
op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de
gemeentearchivaris worden vermeld in zijn benoemingsbesluit, voor zover deze
niet in de wet zijn vermeld. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing
van de archiefbewaarplaats, waaronder begrepen een (al dan niet apart aan te
wijzen) e-depot.Artikelsgewijze toelichtingIAlgemene bepalingen1BegripsomschrijvingenIn dit artikel worden de in deze verordening gehanteerde begrippen
omschreven. De meeste begrippen hebben geen nadere toelichting nodig. Hierna
worden kort de begrippen a. tot en met c. toegelicht.Archiefbescheiden (a.): met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel
van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende
gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de
werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de
archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het
begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten
zou gaan. Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere
partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke
regelingen (Wgr). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen
worden gevormd op grond van taken en/ of werkprocessen van de gemeente
vallen onder de werking van deze verordening. Dit geldt ook voor
privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.Archiefbewaarplaats (b.): de locatie waarheen blijvend te bewaren
archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en
beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de
voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de
overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.Archiefruimte (c.): ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren
analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat
deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.IIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheiden2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn,
vernietiging, authenticiteitDeze bepaling vindt zijn grondslag in artikel 3 van de wet.3KwaliteitssysteemDe verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer
van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling.
De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke
overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en
archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en
uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden moet vervolgens
voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.4MiddelenMet het opnemen van deze bepaling wordt gegarandeerd dat de raad jaarlijks
voldoende financiële middelen beschikbaar stelt, op voorstel van het
college, voor het beheer van de archiefbescheiden.5PersoneelHiermee wordt geborgd dat er voldoende, deskundig personeel wordt aangesteld
om de werkzaamheden die verbonden zijn aan het beheer van de
archiefbescheiden uit te kunnen voeren.6BeheervoorschriftenDe in dit artikel bedoelde beheervoorschriften zijn vastgelegd in het
Besluit Informatiebeheer gemeente Zutphen 2016.7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte
archiefbescheidenZolang de archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats is de beheerder belast met de zorg voor de
archiefbescheiden. Op grond van dit artikel wijst het college de taken en
verantwoordelijkheden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht
toe aan de beheerder.8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte
archiefbescheidenArtikel 32, derde lid van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en
wethouders de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid van de wet bepaalt
dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.9ArchiefbewaarplaatsDit is bepaald in artikel 31 van de wet.IIIHet toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van
verantwoording door de archivaris aan het college over het beheer van de
archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats10ToezichthouderDit artikel behoeft geen nadere toelichting.11Uitvoering toezichtDit artikel behoeft geen nadere toelichting.12InformatieverstrekkingDit artikel behoeft geen nadere toelichting.13Toegang tot archiefbescheidenDit artikel behoeft geen nadere toelichting.14Inkennisstelling door de archivarisIn dit artikel is bepaald dat de archivaris zowel de beheerder, als het
college - bij voldoende aanleiding - in kennis brengt van de resultaten van
de uitoefening van het toezicht. Als dat aan de orde is, geeft de archivaris
aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met
he bepaalde in of krachtens de Archiefwet 1995. Ook geeft de archivaris
daarbij aan welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de
Archiefwet 1995 te voldoen.15Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet
overgebrachte archiefbescheidenDe verslaglegging door de archivaris vormt de basis voor de verslaglegging
door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.16Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de
overgebrachte archiefbescheidenHet afleggen van verantwoording door de archivaris vormt de basis voor de
verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de
raad.IVVerslaglegging door het college aan de raad17Verslag van het college aan de raad over het beheerHiermee wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester
en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie
kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht
gedeputeerde staten te informeren.VSlotbepalingen18HardheidsclausuleOp grond van dit artikel kan het college één of meer artikelen van deze
verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover
toepassing daarvan, gelet op het belang van de zorg voor het beheer van de
digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede
betreffende het interne toezicht daarop, leidt tot een onbillijkheid van
overwegende aard. Dit kan echter alleen in die gevallen die niet zijn
voorzien ten tijde van het vaststellen van de verordening. Wordt een geval
onder de hardheidsclausule gebracht, dan heeft dit tot gevolg dat de
verordening op dit punt moet worden aangepast. Het geval is immers
voorzienbaar geworden.19Intrekking oude regelingDit artikel behoeft geen nadere toelichting.20InwerkingtredingDit artikel behoeft geen nadere toelichting.21CiteertitelDit artikel behoeft geen nadere toelichting.