| Organisatie | Leiderdorp |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling budgethouders gemeente Leiderdorp 2017 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling 2017 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2017 | Onbekend | 20-12-2016 Gemeenteblad | Onbekend | ||
| 01-01-2017 | 01-01-2017 | Onbekend | 20-12-2016 Gemeenteblad | Onbekend |
Burgemeester en wethouders wijzen als budgethouder aan:
waarbij zij ieder afzonderlijk en tezamen als programmamanagementteam (PMT) verantwoordelijk zijn voor het gehele budget van de gemeente, met uitzondering van het budget (de kostenplaatsen) die aan de Griffie zijn toegewezen (zie ook artikel 4).
De budgethouders, zoals die door het college zijn aangewezen, wijzen jaarlijks het onder hun verantwoordelijkheid vallende budget toe aan (deel) budgethouders door middel van een overzicht van kostenplaatsen (zie ook artikel 5).
De toegekende budgetten betreffen de kostenplaats(en), investeringskredieten, reserves en voorzieningen (hierna allen te noemen kostenplaatsen) zoals die in het, door het PMT vastgestelde kostenplaatsenoverzicht zijn gekoppeld aan de budgethouders (zie bijlage). Investeringsbudgetten die door de raad toegekend worden na vaststelling van het kostenplaatsenoverzicht, worden gekoppeld aan de budgethouder van de kostenplaats waarop de toekomstige kapitaallasten gaan drukken.
Een project is een activiteit met een begin- en een einddatum, resultaatgericht, uniek en multidisciplinair. Financieel gezien zijn daarbij twee soorten projecten te onderscheiden:
Een project heeft een bestuurlijke opdrachtgever (lid van het college van burgemeester en wethouders), een ambtelijke opdrachtgever (lid van het PMT) en een projectleider. De budgetbevoegdheden van de projectleider zijn afhankelijk van de overdracht van bevoegdheden, zoals geregeld in artikel 26 en 27.
Aangaan verplichtingen; uitgaven
Een verplichting is het aangaan van een overeenkomst betreffende de levering van een goed, werk en/of dienst met een derde partij.
De budgethouder kan binnen de financiële ruimte van zijn budget verplichtingen aangaan en besluiten tot het doen van uitgaven aan een derde partij, onder achtneming van:
In geval van betalingen aan de budgethouder of aan partijen met vermeende belangenverstrengeling uit budgetten toegekend aan de budgethouder, dienen deze betalingen te worden geautoriseerd door de gemeentesecretaris. In het geval de gemeentesecretaris de budgethouder is, vindt autorisatie plaats door een lid van het college.
Bij een ontoereikend budget voor het aangaan van de nodige verplichtingen en/of het doen van de nodige uitgaven en/of het niet tijdig kunnen realiseren van baten doet de budgethouder, in overleg met de financieel adviseur, een voorstel voor een begrotings-wijziging.
Hierbij dient het volgende in acht te worden genomen:
De registratie van de budgetten, verplichtingen, uitgaven en ontvangsten wordt verzorgd door Servicepunt71.
Vóór het daadwerkelijk aangaan van een verplichting groter of gelijk aan € 5.000 moet in alle gevallen een inkoopintakeformulier worden ingevuld. Het formulier wordt van de nodige onderliggende documenten voorzien en door de budgethouder digitaal geaccordeerd. Na accordering wordt de financiële verplichting vastgelegd.
Voor de volgende zaken hoeven geen financiële verplichtingen te worden geregistreerd:
Overeenkomsten worden altijd schriftelijk aangegaan. Waar van toepassing wordt in de overeenkomst c.q. de opdrachtbevestiging het door Servicepunt71 toegekende verplichtingennummer vermeld.
Voor de ondertekening van overeenkomsten wordt verwezen naar het Besluit mandaat, machtiging en volmacht.
De budgethouder draagt zorg voor een adequate inhoudelijke controle op de ontvangen facturen voor geleverde goederen en diensten. Hij draagt zorg voor de juiste en tijdige codering en accordering van de facturen, zodat deze tijdig aan Servicepunt71worden aangeleverd ter verwerking, inclusief betaling.
Voor facturen tot en met € 50.000 is de budgethouder zelfstandig bevoegd deze te accorderen. Boven dit bedrag is een tweede handtekening/autorisatie nodig van een procuratiehouder (PMT-lid).
De budgethouder heeft toegang tot het geautomatiseerde financiële systeem (raadpleeg-functie) en de daarbinnen gedefinieerde informatieoverzichten inzake de uitputting (lasten) en realisatie (baten) van de kostenplaatsen. De op grond van de overzichten gesignaleerde afwijkingen, worden periodiek met de financieel adviseur besproken.
De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige inrichting van processen, inclusief de vastlegging van gegevens en informatie, dat hij verantwoording kan afleggen over de financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de bestede lasten en gerealiseerde baten van de budgetten onder zijn beheer.
Via de bestuursrapportages wordt door de budgethouder financiële verantwoording afgelegd aan het PMT en door het PMT aan het college van burgemeester en wethouders.
De verantwoording gaat uit van het rapporteren over dreigende c.q. geprognosticeerde afwijkingen, zowel negatief als positief. Daarbij geldt ter indicatie het volgende grensbedrag voor zowel de lasten als de baten: € 15.000.
Substantiële afwijkingen en/of risico’s (ook onder het bovengenoemde grensbedrag) worden altijd per direct gemeld. Het is ter beoordeling aan de budgethouder wanneer hier sprake van is, waarbij zowel de aard van de afwijking als de inhoud van de kostenplaats een rol zullen spelen.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren aan Servicepunt71 van informatie ten behoeve van de inkoopvoordelenrapportage. En voor het tijdig aanleveren van de benodigde stukken ten behoeve van de contractregistratie en -beheer en contract-management. Dit alles voor de inkopen ten laste van de budgetten onder zijn beheer.
Bij het afleggen van verantwoording is het financiële aspect niet het enige criterium. Indien er sprake is van het niet of vertraagd realiseren van doelen en prioriteiten uit de programmabegroting dient de budgethouder hierover verantwoording af te leggen aan het PMT en door het PMT aan het college van burgemeester en wethouders.
Deze verantwoording vindt in ieder geval plaats via de bestuursrapportages en het jaarverslag. De budgethouders leveren hiertoe de benodigde teksten aan.
Ook hier geldt dat belangrijke afwijkingen per direct worden gemeld, dit ter beoordeling van de budgethouder.
Over de grondexploitaties wordt afzonderlijk gerapporteerd in de zogenaamde Gemeentelijke Integrale Grondexploitatie (GIG). In de GIG wordt ook gerapporteerd over projecten met een looptijd langer dan 1 jaar en een investeringskrediet van meer dan € 500.000.
In de GIG wordt gerapporteerd over zowel de financiële stand van zaken als over de voortgang van de werkzaamheden binnen de grondexploitaties en projecten. Waar nodig worden belangrijke afwijkingen per direct gemeld.
Per kostenplaats worden twee budgethouders aangewezen (het financieel aanspreekpunt per resultaatteam en een vervanger). De eerstverantwoordelijke budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door de tweede budgethouder. In het geval dat beide budgethouders afwezig zijn, kan een lid van het PMT als budgethouder optreden.
Bevoegdheden in het personeelsadministratiesysteem, inclusief de daarin opgenomen bevoegdheden met financiële consequenties zoals het accorderen van declaraties, worden door het PMT toegewezen aan een HRM-aanspreekpunt per resultaatteam en een vervanger.
Het PMT kan te allen tijde de aan een budgethouder toegekende budgetten weer intrekken en aan een andere budgethouder toekennen, al dan niet tijdelijk. Budgetten kunnen ook aan externe medewerkers worden toegekend.
De toekenning van budgetbevoegdheden door het PMT vindt schriftelijk plaats, geaccordeerd door de budgethouder aan wie de bevoegdheid wordt toegekend.
In de toekenning wordt vermeld om welke kostenplaatsen en/of projecten het gaat, eventueel tot welke grensbedragen en de vervanging bij afwezigheid. De budgethouder wordt daarbij geïnformeerd over de rechten en plichten zoals in deze regeling opgenomen die ook op externe medewerkers van toepassing zijn voor zover zij als budgethouder worden aangewezen.