| Organisatie | Montferland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Financiële verordening Montferland 2017 |
| Citeertitel | Financiële verordening 2017 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2017 | Nieuwe regeling | 24-11-2016 | 16int02701 Corsa |
De raad van de gemeente Montferland;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 20 september 2016;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage
De bestuursrapportage gaat in op afwijkingen, op programma niveau en de overzichten algemene dekkingsmiddelen en overhead, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde prestaties en, indien daar aanleiding voor is, de maatschappelijk effecten, de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Hoofdstuk 3. Financieel beleid
Artikel 10. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de kosten van het kwijtscheldingsbeleid.
Voor de inzet van materiele activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen. Het rentepercentage is de bij de behandeling van de begroting vastgestelde (rente)omslag.
De kosten van de overhead worden volledig omgeslagen naar lokale heffingen, grondexploitatie en investeringen naar rato van de personeelslasten en kosten van inhuur van het(de) bij de lokale heffing, grondexploitatie en investeringen betrokken taakveld(en) en de totale personeelslasten en kosten van inhuur van alle taakvelden exclusief overhead.
Artikel 11. Prijzen economische activiteiten
Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.
Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.
Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing, leges en overige lokale heffingen rekening houdend met het bepaalde in artikel 10 vierde lid.
Artikel 13. Financieringsfunctie
Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:
voor het afdekken van renterisico’s wordt prudent gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.
Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Artikel 15. Financiële organisatie
Het college draagt zorgt voor:
opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 16. Budgetverdeling en -beheer
Het college legt in het besluit Regeling budgethouders gemeente Montferland in elk geval de regels vast voor de verlening van mandaten aan functionarissen voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en kredieten;
De Regeling budgethouders gemeente Montferland wordt iedere vier jaar geactualiseerd.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Artikel 18. Intrekken oude verordening en overgangsrecht
De Financiële verordening 2014 vastgesteld bij raadsbesluit van 30 januari 2014 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2016.
1: Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 8
Afschrijvingsbeleid materiele vaste activa
2: Bijlage Budgetkader College (6e lid artikel 5)
Beleidswijziging is een wijziging van bestaand beleid, starten van nieuwe activiteiten of intensiveren van bestaande activiteiten waarvoor geen budget in de begroting is opgenomen. Een beleidswijziging wordt altijd 1 voorafgaand aan de invoering daarvan voorgelegd aan de raad. Eventuele begrotingswijzigingen die het gevolg zijn van de beleidswijziging worden tegelijkertijd met de behandeling van de beleidswijziging vastgesteld door de raad.
Tot de beleidswijzigingen worden ook gerekend besluiten voor investeringen, waarvoor geen kredieten door de raad zijn vastgesteld inclusief het openen van voorbereidingskredieten.
In de loop van het jaar moet uiterst terughoudend worden omgegaan met beleidsvoorstellen met structurele budgettaire gevolgen. Voor alle voorstellen voor nieuw beleid is de procedure van de Kadernota 2 en Programmabegroting afgesproken. Hierdoor kunnen voorstellen beter integraal (beleid versus beleid en lasten versus lasten) worden afgewogen.
Voor voorstellen tot beleidswijzigingen in het bestaande beleid met budgettaire gevolgen is eveneens de procedure van de Kadernota Begroting en Programmabegroting in principe van toepassing. In principe wil zeggen dat de voorstellen tot beleidswijziging (accentverschuivingen) met een beperkte financiële omvang (tot € 50.000 en niet voor kapitaallasten) door het college afgehandeld kunnen worden. Wel moet de raad hierover geïnformeerd worden.
De investeringen (nieuwe en vervangingsinvesteringen) zijn in de programmabegroting opgenomen en worden bij de vaststelling van de begroting door de raad beschikbaar gesteld. Het college kan de investeringen uitvoeren. Een te verwachten overschrijding van een krediet of een extra krediet in het kader van het bestaand beleid moet dus vooraf door de raad geautoriseerd worden. Om stagnatie in de uitvoering van het bestaande beleid door nieuwe respectievelijk afwijking van geautoriseerde kredieten te voorkomen, is een grens van € 125.000 in het budgetkader voor het college vastgesteld voor het vooraf of achteraf informeren van de raad.
Voor nieuwe investeringen moet dus ook de procedure voor nieuw beleid gevolgd worden; dus de Kadernota Begroting en/of Programmabegroting.
In spoedeisende gevallen 3 of politiek gevoelige afwijkingen kan bij beleidswijzigingen de procedure van het aparte raadsvoorstel of een mededeling uit het college (Raadsbrief) met verplichte financiële dekking worden gebruikt. In het Protocol Informeren ´Voor een Sterk Lokaal Bestuur´ zijn hiervoor de kaders aangegeven.
2. Nominale ontwikkelingen (college)
In de begroting wordt op de onderscheiden posten uitgegaan van het prijsniveau van het voorafgaande begrotingsjaar plus een geschatte compensatie voor prijs- en/of loonstijgingen. Ook wordt een inschatting gemaakt van de renteontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor de financiering- en kapitaallasten (reserves, voorzieningen, bestaande activa, lopende en nieuwe investeringen). In de Kadernota Begroting worden hierover de percentages afgesproken.
Afwijkingen (zowel positief als negatief) als gevolg van werkelijke ontwikkelingen worden via de Bestuursrapportage dan wel de Jaarstukken door de raad achteraf geautoriseerd.
3.Onontkoombare (kosten)stijgingen (college)
Onontkoombare (kosten)stijgingen worden veroorzaakt door externe oorzaken of door de zogeheten openeinderegelingen. Het gaat hierbij uitdrukkelijk niet om effecten van beleidswijzigingen, maar onontkoombare meer of minder kosten voor de uitvoering van de afgesproken taak. Denk bijvoorbeeld aan een onverwachte stijging van het aantal aanvragen WMO, WWB cliënten, kwijtschelding belastingen, verhoging van bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen (is een verplichte uitgaaf!), en dergelijke. Effecten dus die het gevolg zijn van het lopende beleid en op basis van geldende regelgeving.
Primair moeten de afdelingen aangeven op welke wijze de tegenvaller gecompenseerd zal worden (afdeling: budget product programma). Is het onmogelijk dekkingsmiddelen aan te dragen dan maakt de afwijking onderdeel uit van de managementrapportage (beperkt effect) en bestuursrapportage. Dan wordt beoordeeld of vanuit positieve afwijkingen (meevallende kosten) op andere producten of programma’s gecompenseerd kan worden.
De onontkoombare kostenstijgingen worden achteraf via de Bestuursrapportage of Jaarstukken geautoriseerd.
4.Afwijkende baten / meevallende middelen of onderschrijdingen (college)
De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de budget- en kredietbewaking. Dit betekent dat men tijdig aan moeten geven of de batenramingen volgens planning zullen worden gerealiseerd en of de budgetten moeten worden bijgesteld. Dit gebeurt uiteraard alleen als aangetoond kan worden of het niet realiseren van de ramingen (nadeel) buiten de eigen invloedsfeer ligt (bijvoorbeeld legesinkomsten en belastingopbrengsten). Deze afwijkingen worden achteraf gerapporteerd in de Bestuursrapportage of Jaarstukken.
Indien een tegenvaller in de batensfeer zich aandient, wordt gekeken of lasten voor datzelfde product of in dat programma kunnen worden bijgesteld door het nemen van maatregelen. Het nemen van maatregelen is een vorm van beleidswijziging. De realisatie van andere producten kan in gevaar komen. Het nemen van beleidsmaatregelen is voorbehouden aan goedkeuring vooraf door de raad (zie 1 beleidswijzigingen). Is hier geen sprake van dan wordt de raad achteraf geïnformeerd (binnen één programma en programmatotaal wijzigt niet).
Positieve afwijkingen op batenramingen leiden niet automatisch tot bijstelling van de lasten budgetten voor het uitoefenen van taken (bijvoorbeeld hogere legesinkomsten aanwenden voor het verbeteren van het kwaliteitsniveau in een investering). De taakuitvoering binnen het programma wijzigt en een budget is taakgebonden. Dit geldt ook voor onderschrijdingen op budgetten. De grens voor het college om de raad vooraf of achteraf te informeren ligt op € 50.000.
Het komt voor dat we niet geraamde subsidies (o.a. van rijk en provincie) ontvangen waar een bepaald doel aan verbonden is. Deze middelen mogen dus alleen aan dat bepaalde doel besteed worden. Op het moment dat we dat geld gaan aanwenden en uitgeven, gebeurt dat formeel zonder toestemming van de raad. Hoewel dus per saldo er geen financiële gevolgen te verwachten zijn, is het goed af te spreken dat dergelijke gevallen aan de raad geïnformeerd wordt. De grens voor het college om de raad vooraf of achteraf te informeren is in het budgetkader opgenomen
Veel subsidieregelingen hebben overigens de voorwaarde dat de gemeente ook een financiële inspanningsverplichting (in diverse verhoudingen) moet leveren. In deze situatie is er dus sprake van een beleidswijziging en moet de raad vooraf geïnformeerd worden (zie 1 beleidswijzigingen).
5.Administratieve correcties of systeemtechnische aanpassingen (college)
Bij het opstellen van de begroting kunnen fouten gemaakt zijn waardoor ramingen moeten worden aangepast. Het college informeert de raad altijd zo snel mogelijk bij correcties met grote effecten. Leidt de correctie tot eventuele beleidswijzigingen, dan wordt de raad vooraf geïnformeerd (zie 1 beleidswijzigingen). Is de omvang beperkt dan wordt de raad achteraf geïnformeerd (Bestuursrapportage).
6.Reserves (raad/college) en voorzieningen (college)
De reserves zijn het wettelijk domein van de raad. De raad wordt vooraf geïnformeerd via de begroting, bestuurlijke rapportage of een apart raadsvoorstel als van het vastgestelde kader wordt afgeweken.
In de begroting wordt rekening gehouden met de planmatige inzet van reserves, veelal bestemmingsreserves, voor het realiseren van beleidsvoornemens. Tot de geautoriseerde omvang en voor het aangegeven doel mag het college de inzet rechtmatig doen. Echter in de loop van het begrotingsjaar kan het nodig zijn om de reserves meer of anders in te zetten dan was geraamd vanwege het:
Landelijke wetgeving geeft aan dat ‘mutaties in de reserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen raadsbesluit zijn gedekt, in strijd zijn met de Gemeentewet en het BBV.’ De Commissie BBV heeft aangegeven dat er een uitzondering op deze regel mogelijk is mits incidenteel toegepast. De raad kan incidenteel voor specifieke beleidsterreinen besluiten dat exploitatieresultaten met betrekking tot dat beleidsterrein (onafhankelijk van de omvang) zonder nader raadsbesluit voor 31 december van het betreffende verslagjaar genomen met een specifieke bestemmingsreserve mogen worden verrekend. Voor de aangewezen reserves wordt u verwezen naar de tabel.
Voor de overige reserves is in dit kader een grens van € 125.000 voor het college om de raad vooraf of achteraf te informeren opgenomen inclusief de aanvullende criteria:
Voorzieningen zijn afgezonderde bedragen die worden aangewend voor bepaalde verplichtingen of risico’s. De hoogte van de voorziening is op die verplichting of risico afgestemd en het doel kan niet worden gewijzigd. Het verschil met een bestemmingsreserve is dat de raad daar de mogelijkheid heeft om de bestemming van de reserve te veranderen; bij een voorziening kan (en mag) dat niet tenzij de verplichting of het risico vervalt. Voorzieningen vallen binnen het wettelijke domein van het college.
7.Begrotingsaanpassingen op basis van beheersbeslissingen (college)
Tijdens de uitvoering van de begroting zullen zich allerlei beheersmatige afwijkingen voordoen van de begrotingsramingen. Zo kan de samenstelling van de lasten- of batensoorten wijzigen, een pand kan worden verkocht waardoor zowel lasten als baten wegvallen, binnen de afdelingsproducten kan een andere mix van activiteiten worden uitgevoerd binnen de taakstelling daarvan, lagere kosten op een (hulp)kostenplaats met een lagere doorbelasting naar producten, en nog veel meer.
Verandert de taakstelling dan is sprake van een beleidswijziging en wordt de raad vooraf geïnformeerd (zie 1 beleidswijzigingen). Verandert de taakstelling niet en de aanpassing is budget neutraal, dan wordt de raad achteraf geïnformeerd via de Bestuursrapportage en/of de Jaarstukken (huidige lijn).
8.Gevolgen bedrijfsvoering / interne organisatie (college)
Als gevolg van wijzigingen in de gemeentelijke bedrijfsvoering (de interne organisatie) kunnen financiële afwijkingen optreden. Dit kan door huisvesting, personeel, gevolgen interne planningen, enzovoort. Het doorschuiven van investeringen is een voorbeeld dat op een product lagere kosten tot uitdrukking komen. Door intensivering van werkzaamheden kan ook een investering in tijd naar voren zijn gehaald. Uitgangspunt is dat beleidswijzigingen vooraf aan de raad voorgelegd worden (zie 1 beleidswijzigingen). De effecten op de budgetten van de gevolgen van bedrijfsvoering worden achteraf via de Bestuursrapportage of Jaarstukken voorgelegd worden aan de raad.
A. Budgetoverheveling (college)
De programmabegroting is een plan waarin de voornemens voor het betreffende jaar zijn opgenomen. De programmabegroting is het kader voor de productenbegroting en de werkbegroting annex afdelingsplannen. In de afdelingsplannen worden de bestuurlijke voornemens geoperationaliseerd. De voornemens zijn veelal eenmalige activiteiten (o.a. projecten) en hebben verschillende doorlooptijden variërend van kort en binnen het begrotingsjaar te realiseren tot en met meerjarig en dus het begrotingsjaar overstijgend.
Het plannen van deze activiteiten en het geven van het bijbehorend budget passen overigens niet altijd makkelijk in de cyclus van het begrotingsjaar en dus verantwoordingsjaar. Een praktische mogelijkheid is om de uitvoering van de overgehevelde activiteiten en de bijbehorende lasten gewoon ten laste van het nieuwe begrotingsjaar te verantwoorden. Bij de vaststelling van de jaarrekening van het ‘oude’ jaar en de daarin opgenomen resultaatbestemming stemt de raad in, voor zover de uitvoeringsplanning dat noodzakelijk maakt, met het overhevelen van de niet aangewende middelen als gevolg van de niet uitgevoerde activiteiten naar het nieuwe begrotingsjaar. In formele zin worden er aan het begin van het nieuwe begrotingsjaar activiteiten uitgevoerd en budgetten overgeheveld van het afgesloten jaar naar het nieuwe begrotingsjaar zonder dat de raad daar vooraf toestemming voor verleend heeft. Het zijn echter wel activiteiten die passen binnen het beleid van de raad.
De raad wordt dus achteraf over deze handelswijze geïnformeerd. Indien het college het nodig oordeelt, kan de raad voorafgaand aan de behandeling van de jaarrekening en resultaatbestemming van het afgesloten jaar geïnformeerd worden over een vertraging in de uitvoering van activiteiten en de gewenste overheveling van het bijbehorend budget naar het nieuwe begrotingsjaar (actieve informatieplicht).
Bij investeringsbudgetten doet het vraagstuk van overhevelen van budgetten eigenlijk niet voor. De kredieten zijn niet begrotingsjaar gebonden. Via het kredietoverzicht in de jaarrekening wordt de raad geïnformeerd over de stand van zaken en voortgang van de lopende investeringen. Vertragingen veroorzaken wel incidentele budgettaire gevolgen daar de financieringslasten lager zullen zijn. De raad wordt hierover via de Bestuursrapportage geïnformeerd (mede in relatie tot de stelpost onder uitputting kapitaallasten).
Vertragingen in bestuurlijk belangrijk geachte investeringstrajecten zullen naar het oordeel van het college zo spoedig mogelijk aan de raad voorgelegd worden (zoals dat nu ook al gebeurt via, veelal, de Raadsbrief).
De grondexploitatieopzetten, die expliciet door de gemeenteraad vastgesteld worden, zijn opgebouwd in grofmazige ramingen en verdeeld in jaarschijven. Op basis daarvan worden onderbouwde en concreet gemaakte meerjarige kredieten opgesteld.
Jaarlijks worden de opzetten van de grondexploitaties herzien en verwerkt in de jaarrekening. Door het vaststellen van de jaarrekening stelt de raad ook de (herziene) exploitatieopzetten vast.
Door het vaststellen van de (herziene) exploitatieopzetten, stelt de raad ook de (herziene) meerjarige budgetten voor o.a. grondverwerving, bouwrijp maken en woon rijp maken beschikbaar evenals de taakstellende (herziene) meerjarige baten budgetten vast.
Het omzetten van de kredieten naar jaarbudgetten geschiedt thans in fasen. In de primaire begroting wordt n.l. alleen de aan het begrotingsjaar toe te rekenen rentelasten of –baten en door te berekenen apparaatskosten opgenomen. Op basis van de herziene exploitaties e.d. worden de jaarbudgetten van de overige kosten toegewezen via de financiële (tussen)rapportages aan het college in de loop van het begrotingsjaar. Uitgangspunt hierbij is dat er niet meer lasten of minder baten geraamd kunnen worden dan taakstellend door de raad beschikbaar is gesteld via de vastgestelde (herziene) exploitatieopzetten.
Voor het in exploitatie kunnen brengen van gronden moeten voorbereidingskosten worden gemaakt. Voor zover deze kosten leiden tot het in exploitatie nemen van de gronden, wat meestal zo is, worden deze kosten dan later ook meegenomen in de op te stellen exploitatieopzetten, die weer aan de raad ter vaststelling worden voorgelegd. Het college is bevoegd jaarlijks tot een bedrag van € 500.000 budgetten (kredieten) beschikbaar te stellen voor het doen van voorbereidingskosten (externe kosten) voor het in ontwikkeling nemen van locaties.
C.Beleidslijn post onvoorzien (college)
De financiële beleidslijn in het algemeen is dat in de gevallen waar geen sprake is van incidentele onvoorzienbare, onuitstelbare en onvermijdbare noodzakelijke budgetverhogingen er bij voorstellen en/of bestuursbesluiten tot budgetverhoging gelijktijdig de compensatie (de budgettaire dekking) aangegeven moet worden.
Voor onvoorzien is in de begroting een bedrag opgenomen van € 20.000. Deze post kan door het college alleen benut worden voor budgetoverschrijdingen en nieuwe budgetten in het kader van bestaand beleid met een incidenteel budgettair effect, voor zover het een overschrijding van geautoriseerde lasten of onderschrijding van geautoriseerde baten betreft en er sprake is van onuitstelbare, onvoorzienbare en onvermijdbare aanpassingen. Het college legt hierover achteraf verantwoording af via de Bestuursrapportage en/of Jaarstukken.
[1] Altijd wil zeggen in alle gevallen waar sprake is van een beleidswijziging, al dan niet met financiële gevolgen. Het al dan niet hebben van financiële dekking doet aan deze procedure niets af. Dit geldt ook voor een beleidswijziging waarvoor dekking is gevonden binnen de begroting of hetzelfde programma en/of product. Immers de taakuitvoering binnen het programma wijzigt en een budget is taakgebonden.