CVDR43155_1Archiefverordening Gemeente Heumen 2006nlregelingHeumen2017-10-10HeumenDe Verbinding, 21-12-2010Archiefverordening van de gemeente Heumen 2006Archiefwet, artikelen 30, lid 1, 31, 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2006-06-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-12-222013-04-17Onbekend22-3-03GeenArchiefverordening Gemeente Heumen 2006De gemeenteraad van Heumen, bijeen in zijn vergadering van 29 juni 2006.Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 30 mei 2006, nr. 22-3-03.Gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32 tweede lid van de Archiefwet 1995 Besluitvast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden en de documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de gemeentelijke archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukI.BegripsbepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995.

het besluit: het Archiefbesluit 1995.

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

archiefbescheiden: bescheiden, zoals omschreven in artikel 1c van de wet waaronder ook wordt verstaan vastgelegde informatie, opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of voltooiing van een institutionele of individuele activiteit van de gemeente of van haar ambtenaren, die voldoende inhoud, context en structuur bevat om als bewijs van de activiteit te dienen.

documentaire verzamelingen bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die door beheerseenheden zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht.

archiefruimte een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid.

beheerders degene die ingevolge artikel 4 van de verordening zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

beheerseenheden de door burgemeester en wethouders in de nadere regels aan te wijzen organisatieonderdelen.

informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders. Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel5Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.Artikel6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht regels vast.Artikel8Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.Artikel9Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 21.HoofdstukIIIHet beheer van de archiefbewaarplaatsArtikel10Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel11Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.Artikel12Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthensiteerd.Artikel13Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daarteen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthensiteerd.Artikel14De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.Artikel15De archivaris brengt éénmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.HoofdstukIVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden,die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel16

De archivaris ziet er op toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van dit hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich te doen vervangen of bijstaan door aan hem ondergeschikte en door hem aan te wijzen ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel17De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel18De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel19De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel20De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukVSlotbepalingenArtikel21Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de Archiefverordening gemeente Heumen 1996, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 23 januari 1997.Artikel22Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na afkondiging.Artikel23Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Heumen 2006.RJMalden, DE RAAD VOORNOEMD;De raadsgriffier,L.Bosland.De burgemeester,drs. J. van Zomeren.