CVDR430501_1Gezamelijke klachtenregeling gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. en de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeentennlregelingKollumerland en Nieuwkruisland2016-12-16Kollumerland en Nieuwkruislandgemeenteblad, 21 december 2016Gezamelijke klachtenregeling gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. en de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeentenAlgemene wet bestuursrecht, hoofdstuk 9gemeenteraadbestuur en recht2016-10-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-12-222019-03-13nieuwe regelingOnbekendklachtenGeenGezamenlijke klachtenregeling gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel
en Kollumerland c.a. en de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeentenHet Algemeen Bestuur van de DDFK-gemeenten, het Dagelijks Bestuur van de
DDFK-gemeenten en de voorzitter van de DDFK-gemeenten, ieder voor zover het
zijn bevoegdheden betreft ende gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de
burgemeester van de gemeente Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en
Kollumerland c.a. ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,gelet op de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten en hoofdstuk 9 van de
Algemene wet bestuursrecht,gezien de instemming van de BOR van 24 november 2015 conform artikel 27, lid
1, sub j van de Wet op de Ondernemingsraden;besluiten vast te stellen de:Gezamenlijke klachtenregeling gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel,
Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. en de Gemeenschappelijke Regeling
DDFK-gemeenten1BegripsbepalingenIn deze regeling wordt verstaan onder:
bestuursorgaan:de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de
burgemeester, het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter
van de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten waaronder begrepen alle
leden van deze bestuursorganen met uitzondering van de individuele
gemeenteraadsleden, alsmede alle personen en rechtspersonen werkzaam onder
de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan;
gedraging:het in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk- of rechtspersoon
handelen of nalaten te handelen door een bestuursorgaan, waaronder onder
andere zijn begrepen onheuse bejegening, het verstrekken van verkeerde
gegevens, het achterwege laten van een reactie, de manier waarop het
bestuursorgaan werkzaamheden verricht of juist nalaat;
klacht:een schriftelijk of mondeling ingediende uiting van ongenoegen over de wijze
waarop (een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van) een
bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander
heeft gedragen;
klachtbehandelaar:degene die op grond van artikel 5 van deze regeling is belast met de
behandeling en afdoening van de ingediende klacht;
klachtencoördinator:degene die belast is met de taken zoals beschreven in artikel 3 van deze
regeling;
klager:de natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich met een klacht tot het
bestuursorgaan wendt over de wijze waarop het bestuursorgaan zich in een
bepaalde aangelegenheid jegens deze persoon heeft gedragen;
Nationale Ombudsman:het bureau van de Nationale Ombudsman te Den Haag dat als onafhankelijke
externe instantie onderzoek verricht naar de feiten die aanleiding gaven tot
de klacht.
2FaseringEen schriftelijk ingediende klacht wordt behandeld overeenkomstig de
bepalingen van afdeling 9.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht en met
inachtneming van de bepalingen van deze regeling.De klachtbehandeling kent drie fasen:
behandeling vindt in eerste instantie plaats door de in artikel 5
aangewezen klachtbehandelaar.
behandeling in tweede instantie (alleen van toepassing op klachten
inzake medewerkers van de Gemeenschappelijke Regeling
DDFK-gemeenten). Indien de klacht in eerste instantie niet naar
tevredenheid van de klager is afgehandeld, kan klager de klacht
voorleggen aan de voorzitter van de DDFK-gemeenten. Klager kan er
echter ook voor kiezen om deze fase over te slaan.
behandeling door de Nationale Ombudsman. Indien de klager na de
behandeling in eerste en/of tweede instantie niet tevreden is over
afhandeling van zijn klacht, kan hij vervolgens nog een klacht
indienen bij de Nationale Ombudsman.
3Klachtencoördinator
Door of namens het Dagelijks Bestuur van de DDFK-gemeenten wordt een
klachtencoördinator en één of meer plaatsvervangende
klachtencoördinatoren aangewezen.
De klachtencoördinator ziet er op toe dat de behandeling van een
klacht conform de bepalingen van afdeling 9.1.2. van de Algemene wet
bestuursrecht en het bepaalde in deze regeling plaatsvindt.
De begeleiding van elke klacht vindt plaats door de
klachtencoördinator, tenzij deze zelf het onderwerp van de klacht
is, in welk geval de behandeling van de klacht door een
plaatsvervangend klachtencoördinator wordt begeleid.
De klachtencoördinator is in verband met de voorbereiding van de
behandeling van een klacht bevoegd rechtstreeks alle gewenste
inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.
Elke ingediende klacht wordt voorgelegd aan de klachtencoördinator,
die zorgdraagt voor de registratie van de klacht. De
klachtencoördinator stelt het jaarverslag op als bedoeld in artikel
10.
De klachtencoördinator treedt namens de gemeente op als
contactpersoon voor de Nationale Ombudsman en is in die hoedanigheid
belast met de volgende taken:
het registreren en coördineren van de schriftelijke klachten
die bij de Nationale Ombudsman zijn ingediend en het
verzorgen van de correspondentie daaromtrent.
het adviseren van bestuursorganen naar aanleiding van de
bevindingen van de Nationale Ombudsman.
4Wijze van indiening
Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend.
Een mondeling geuite klacht kan zowel telefonisch als persoonlijk
worden ingediend. Van elke mondeling geuite klacht waarvan klager
aangeeft dat hij formeel in behandeling genomen moet worden, wordt
een notitie gemaakt, welke notitie zo spoedig mogelijk aan de
klachtencoördinator wordt overhandigd. De klachtencoördinator zal de
klacht op schrift stellen en ter ondertekening aan klager voorleggen
ter bevestiging van de juiste notering van de klacht. De klacht
wordt vervolgens als een schriftelijke klacht in behandeling
genomen.
Een schriftelijk ingediende klacht moet zijn ondertekend en ten
minste de volgende gegevens bevatten:
de naam en het adres van de indiener;
de dagtekening;
een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is
gericht.
Bij het klaagschrift worden zo mogelijk afschriften van relevante
stukken overgelegd.
5KlachtbehandelaarKlachten inzake de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten:
Een klacht over het Algemeen Bestuur of een (plaatsvervangend) lid
ervan wordt behandeld door de burgemeesters van de DDFK-gemeenten,
tenzij hij/zij zelf het onderwerp van de klacht is/zijn, in welk
geval hij/zij niet aan de behandeling van de klacht
deelneemt/deelnemen.
Een klacht over het Dagelijks Bestuur of een (plaatsvervangend) lid
ervan wordt behandeld door de voorzitter, tenzij deze zelf het
onderwerp van de klacht is, in welk geval lid 3 van dit artikel van
toepassing is.
Een klacht over de voorzitter wordt behandeld door de
plaatsvervangend voorzitter.
Een klacht over de directeur wordt behandeld door de
voorzitter.
Een klacht over een afdeling of afdelingsmanager, een team of
teamleider of over een medewerker wordt behandeld door de direct
leidinggevende. Na ontvangst van de klacht bepaalt de
klachtbehandelaar samen met zijn direct leidinggevende hoe de klacht
zal worden behandeld.
Alle overige klachten worden behandeld door de voorzitter.
Indien de aard van de klacht daartoe aanleiding geeft, wordt de
directeur geïnformeerd over de klacht en kan hij afwijken van lid
5.
Klachten inzake de gemeenten:
Een klacht over de gemeenteraad wordt behandeld namens de
gemeenteraad door een uit de gemeenteraad aan te wijzen dan wel in
te stellen commissie van maximaal 3 leden uit 3 verschillende
raadsfracties.
Een klacht over het college van burgemeester en wethouders als
geheel of over één van de wethouders wordt behandeld namens het
college van burgemeester en wethouders door de burgemeester.
Een klacht over de burgemeester wordt behandeld door de
loco-burgemeester.
Een klacht over de gemeentesecretaris of de griffier wordt behandeld
door de burgemeester.
Alle overige klachten worden behandeld door de
gemeentesecretaris.
6Ontvangst
De ontvangst van een schriftelijk ingediende klacht wordt binnen
twee weken schriftelijk aan de klager bevestigd door de
klachtencoördinator.
In de bevestiging wordt meegedeeld wie de klacht zal behandelen en
hoe het verloop van de procedure zal zijn.
Indien de klacht niet in behandeling wordt genomen, wordt dat binnen
vier weken na ontvangst van de klacht aan klager meegedeeld.
7Hoor en wederhoor
Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, ontvangt van
de klachtbehandelaar een afschrift van de klacht, de eventueel
daarbij meegezonden stukken en de ontvangstbevestiging.
De klachtbehandelaar stelt de klager en degene op wiens gedraging de
klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Van
het horen wordt een verslag gemaakt. Het horen van beide partijen
kan gelijktijdig plaatsvinden en is in beginsel niet openbaar.
Getracht wordt om via bemiddeling tot een oplossing te komen.
Zo nodig worden getuigen gehoord. Ambtenaren van de gemeente die als
getuige worden opgeroepen, zijn verplicht hieraan gehoor te
geven.
Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking
heeft, kunnen zich bij het horen door iemand van hun keuze laten
vergezellen of bijstaan.
De klachtbehandelaar kan gedurende de klachtenprocedure voorstellen
doen teneinde onderling tot een oplossing van de klacht te
komen.
8Afdoening in eerste instantie
De klachtbehandelaar verzamelt alle relevante informatie en
informeert de klager en de persoon over wiens handelen wordt
geklaagd, binnen zes weken of, na verdaging, uiterlijk binnen 10
weken na ontvangst van het klaagschrift in een afdoeningsbrief. De
afdoeningsbrief bevat een motivering over zijn bevindingen van het
onderzoek naar de klacht en over de conclusies die daaraan worden
verbonden. De klachtencoördinator en de manager krijgen hiervan een
afschrift.
De in lid 1 genoemde vereisten voor de afdoeningsbrief gelden niet
wanneer de klacht tussentijds naar tevredenheid van de klager is
afgehandeld.
Indien het een klacht betreft inzake medewerkers / een team of een
afdeling van de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten zoals
bedoeld in artikel 5 lid 5 wordt de klager meegedeeld dat hij,
indien hij het niet eens is met de afdoening in eerste instantie,
zijn klacht kan voorleggen aan de voorzitter van de DDFK-gemeenten,
binnen zes weken na de ontvangst van de afdoeningsbrief. Klager kan
er in dat geval echter ook voor kiezen om deze instantie over te
slaan en zijn klacht binnen een jaar na ontvangst van de
afdoeningsbrief voor te leggen aan de Nationale Ombudsman.
9Afdoening in tweede instantie
Indien klager niet tevreden is over de afhandeling van zijn klacht
tegen een medewerker van de Gemeenschappelijke Regeling in eerste
instantie, kan hij zijn klacht in tweede instantie voorleggen aan de
voorzitter.
De voorzitter zal aan de hand van de informatie die hij van de
klachtbehandelaar heeft ontvangen, de aard van de klacht en de wens
van klager, bepalen of hij klager en degene over wiens gedraging
wordt geklaagd in de gelegenheid zal stellen om te worden
gehoord.
De voorzitter adviseert het Dagelijks Bestuur omtrent de afhandeling
van de klacht in de vorm van een door de voorzitter te ondertekenen
afdoeningsbrief.
De voorzitter, informeert klager en de persoon over wiens handelen
wordt geklaagd, binnen vier weken na ontvangst van de klacht in een
afdoeningsbrief over zijn conclusies. De klachtencoördinator krijgt
hiervan een afschrift.
De klager wordt meegedeeld dat hij, indien hij het niet eens is met
de behandeling van zijn klacht, zijn klacht kan voorleggen aan de
Nationale Ombudsman, binnen een jaar na de ontvangst van de
afdoeningsbrief van de voorzitter.
10Verslag
De klachtencoördinator brengt jaarlijks vóór 1 april aan het
Dagelijks Bestuur, de colleges van burgemeester en wethouders van de
gemeenten, de ondernemingsraad en de directeur verslag uit van alle
klachten die in het voorafgaande jaar binnen de Gemeenschappelijke
Regeling DDFK-gemeenten en de gemeenten zijn behandeld, aangevuld
met een verslag van alle klachten die in het voorafgaande jaar zijn
ingediend bij de Nationale Ombudsman.
Het verslag bevat informatie over het aantal en de aard van de
klachten dat formeel in behandeling is genomen, alsmede een weergave
van de wijze waarop alle klachten zijn behandeld, de leermomenten
die daaruit zijn getrokken en eventuele aanbevelingen.
11UitzonderingsbepalingDeze regeling is niet van toepassing op klachten van werknemers over
seksuele intimidatie, racisme en discriminatie.12InwerkingtredingDeze regeling treedt in werking op de eerste dag na haar bekendmaking.13OvergangsregelingKlachten tegen medewerkers die per 1 januari 2017 in dienst zijn van de
Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten en die vóór 1 januari 2017 zijn
ingediend bij één van de vier DDFK-gemeenten, maar nog niet in behandeling
zijn genomen, worden behandeld conform deze regeling. Klachten tegen gemeentelijke bestuursorganen en medewerkers die per 1
januari 2017 in dienst zijn van één van de vier DDFK-gemeenten, ingediend
vóór 1 januari 2017, maar die nog niet in behandeling zijn genomen, worden
behandeld conform de gemeentelijke klachtenregelingen.14CiteertitelDeze regeling wordt aangehaald als: Gezamenlijke klachtenregeling gemeenten
Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. en de
Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten.Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur van de
Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten d.d. ………………………………………….……………………………………….de secretaris, de voorzitter,F.W. Brave J.W. de VriesVastgesteld in de vergadering van het Dagelijks bestuur van de
Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten d.d. ………………………………………….……………………………………….de secretaris, de voorzitter,F.W. Brave J.W. de VriesVastgesteld door de Voorzitter van de
Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten d.d. ………………………………………….de voorzitter, Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Dantumadiel
in de vergadering van … 2016.………………………………………..………………………………………….de griffier, de voorzitter,R.Dijksterhuis K.S. HeldoornAldus vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders van de
gemeente Dantumadiel in de vergadering van … 2016.……………………………………….……………………………………….de secretaris de burgemeester E.Wagenaar K.S. HeldoornAldus vastgesteld door de Burgemeester van de gemeente Dantumadiel op …
2016.de burgemeester K.S. Heldoorn Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Dongeradeel
in de vergadering van … 2016.………………………………………..………………………………………….de griffier, de voorzitter,B.Folbert M.C.M. WaandersAldus vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders van de
gemeente Dongeradeelin de vergadering van … 2015.……………………………………….……………………………………….de secretaris de burgemeester D.J. Willems M.C.M. Waanders Aldus vastgesteld door de Burgemeester van de gemeente Dongeradeel op …
2016.de burgemeester M.C.M. Waanders Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Ferwerderadiel
in de vergadering van … 2016.………………………………………..………………………………………….de griffier, de voorzitter,K.Corsel mr. W. van den BergAldus vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders van de
gemeente Ferwerderadiel in de vergadering van … 2016.……………………………………….……………………………………….de secretaris de burgemeester J.J. Hofstede mr. W. van den Berg Aldus vastgesteld door de Burgemeester van de gemeente Ferwerderadiel op …
2016.de burgemeester mr. W. van den BergAldus vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Kollumerland
c.a. in de vergadering van 27 oktober 2016.………………………………………..………………………………………….de griffier, de voorzitter,T.Toren B. BilkerAldus vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders van de
gemeente Kollumerland ca. in de vergadering van 20 september 2016.……………………………………….……………………………………….de secretaris de burgemeester H.J. Jonker B. Bilker Aldus vastgesteld door de Burgemeester van de gemeente Kollumerland c.a. op
20 september 2016.de burgemeester B.Bilker