Organisatie | Omgevingsdienst Regio Nijmegen |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Gelderse Kaderregeling HR gesprekkencyclus |
Citeertitel | Onbekend |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-01-2017 | 10-11-2016 | Onbekend | 15-12-2016 Onbekend | DB 15122016.4b |
Toelichting: de lokale uitwerking is opgenomen in deze kaderregeling, zoals die is vastgesteld voor het Gelders Stelsel en bekrachtigd door het Dagelijks Bestuur van de ODRN op 26 maart 2015.
Op deze manier is alle informatie in één document beschikbaar. De aanvullingen zijn in vet en cursief aangegeven.
Deze lokale uitwerking is op grond van artikel 27 van de WOR ter instemming voorgelegd aan de Ondernemingsraad.
Een van de belangrijkste redenen om over te gaan tot het oprichten van omgevingsdiensten is om de kwaliteit van vergunningverlening en handhaving te verbeteren. Die kwaliteit wordt vormgegeven door de medewerker. De Gelderse omgevingsdiensten streven er dan ook naar om een aantrekkelijke werkgever te zijn met gemotiveerde, gekwalificeerde en zelfstandige medewerkers die het beste uit zichzelf en de organisatie weten te halen. Alleen met kundige, gemotiveerde medewerkers kan er immers goede dienstverlening worden geboden.
Het beste uit mensen halen betekent ook medewerkers ontwikkelen, een uitdaging bieden en optimaal gebruik maken van de aanwezige kwaliteiten. Uitgangspunt daarbij is dat de medewerker in eerste instantie zelf verantwoordelijk is voor zijn eigen ontwikkeling en dat hij daarin wordt gefaciliteerd en ondersteund vanuit de organisatie en het management.
Een van de belangrijkste instrumenten daarbij is de gesprekkencyclus. In het Gelders Sociaal Plan (GSP) is in hoofdstuk 7.5 door alle betrokke partijen afgesproken dat de omgevingsdiensten op P&O gebied zoveel mogelijk zaken gemeenschappelijk zullen regelen. Een van de gemeenschappelijke onderwerpen die hierbij genoemd worden is de HR gesprekkencyclus.
Voor u ligt daarom het document 'In gesprek over kwaliteit, resultaat en ontwikkeling', een kaderregeling voor het voeren van de HR-gesprekkencyclus binnen de Gederse Omgevingsdiensten. De regeling geeft het kader aan waarbinnen de gesprekkencyclus vorm dient te worden gegeven. Elke omgevingsdienst is vrij om dat kader zelf verder in te vullen.
Deze kaderregeling is een aanvulling op de afspraken zoals vastgelegd in het Gelders Sociaal Plan en de allonge. Hoofdstuk 3 van de allonge, waarin de beoordelingsregeling is opgenomen, blijft daarom van kracht, met uitzondering van:
Vanaf 1 april 2013 zijn de zeven samenwerkende Gelderse omgevingsdiensten actief. Samen vormen zij het stelsel van Gelderse Omgevingsdiensten. Door het bundelen en delen van kennis en kunde zijn de Gelderse omgevingsdiensten in staat de kwaliteit van de uitvoering van de taken te verhogen tegen economisch en maatschappelijk aanvaardbare kosten.
Ook op HR gebied wordt er samengewerkt door de Gelderse omgevingsdiensten. Goede afstemming over verschillende onderwerpen en samenwerking waar mogelijk is niet alleen effectief en efficiënt, maar het vergemakkelijkt ook de interne mobiliteit en de onderlinge samenwerking. In het GSP zijn hierover een aantal heldere afspraken gemaakt.
Een van de doelstellingen van alle omgevingsdiensten is het verhogen van de kwaliteit van de uit te voeren taken. Dit vraagt om kundige, goed opgeleide en gemotiveerde medewerkers. Dat betekent dat het belangrijk is voor de omgevingsdiensten om een aantrekkelijk werkgever te zijn met medewerkers die het beste uit zichzelf en de organisatie weten te halen. De kwaliteit van dienstverlening wordt immers voor een groot deel wordt bepaald door de kwaliteiten van de mensen die de diensten leveren. Het benutten en waar mogelijk verder ontwikkelen van de talenten en kwaliteiten van mensen is dan ook essentieel.
Ontwikkeling is een continu proces waarbij de wisselwerking tussen de leidinggevende en de medewerker een belangrijk uitgangspunt is. De leidinggevende stuurt daarbij vooral op kwaliteit, resultaat en ontwikkeling en veel minder op hoe medewerkers hun werkzaamheden verrichten. Dit vraagt om een HR-gesprekkencyclus waarin afspraken worden gemaakt, bewaakt en beoordeeld over kwaliteit, resultaten en te ontwikkelen competenties. De medewerker krijgt de vrijheid, verantwoordelijkheid en het vertrouwen zijn werk naar eigen inzicht te organiseren en stuurt op resultaten.
De medewerker neemt hierbij zelf de verantwoordelijkheid voor zijn eigen ontwikkeling. De leidinggevende heeft vooral een stimulerende en coachende rol en bewaakt of de te ontwikkelen competenties bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Er is dan ook altijd een samenhang tussen competentieontwikkeling en resultaatgericht werken, oftewel: de medewerker werkt aan kwalitatieve doelen (competenties) en kwantitatieve doelen (prestaties).
Uitgangspunt is dat je als medewerker met meer plezier, betrokkenheid en inzet werkt wanneer je weet wat er van je verwacht wordt en als je de ruimte hebt om zelf te bepalen hoe je aan die verwachtingen gaat voldoen. Meer plezier, betrokkenheid en inzet leidt vervolgens tot meer en betere prestaties waardoor ook de organisatie als geheel zich ontwikkelt.
De ODRN kiest voor een zo groot mogelijke samenhang tussen de verschillende ontwikkelingstrajecten en de inzet van instrumenten, zoals HR21 normfuncties, competentieprofielen HR21, e-portfolio, kwaliteitscriteria, hoofdtaakbeschrijvingen als bronmateriaal voor de gesprekken.
Naast de ontwikkeling op kwaliteit en resultaat wordt er nadrukkelijk aandacht besteed aan loopbaanontwikkeling. De ODRN hecht belang aan het ontwikkelen en het benutten van talenten van medewerkers.
In de paragraaf 1.4 van deze kaderregeling wordt verwezen naar de CAR-UWO, waarin is opgenomen, (zie bijlage) dat met medewerkers minimaal 1 keer in de 3 jaar een ontwikkelgesprek gevoerd wordt. De ODRN maakt de keuze het ontwikkelgesprek deel uit te laten maken van het voortgangsgesprek. Aan dit aspect zal dus jaarlijks expliciet aandacht worden besteed.
In de gesprekken met medewerkers van 50 jaar en ouders komt de belasting/belastbaarheid expliciet aan de orde en worden - indien nodig - afspraken gemaakt over aanpassingen in het individuele takenpakket.
De HR-gesprekkencyclus, zoals die uitgevoerd wordt binnen de Gelderse omgevingsdiensten, bestaat uit de volgende drie onderdelen: een startgesprek met als uitkomst een persoonlijk werkplan, een voortgangsgesprek en een beoordeling.
De totale cyclus duurt normaal gesproken 1 jaar. De periode kan, in geval van bijzondere omstandigheden verlengd worden tot maximaal 2 jaar, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte van de werknemer of een intensief (loopbaan-) ontwikkelingstraject. In dat geval vindt er na maximaal 1 jaar een evaluatiegesprek plaats en aan het eind van de cyclus een beoordelingsgesprek.
De reguliere cyclus ziet er als volgt uit:
Figuur 1. Positionering personeelsgesprekken
Aan het beoordelingsgesprek is een rechtspositioneel besluit verbonden. Op grond van het beoordelingsgesprek wordt de jaarlijkse periodiek wel of juist niet toegekend of eventueel verhoogd met een extra periodiek.
1 Bij de ODRN wordt de term PLANNINGSGESPREK gebruikt.
De cyclus van HR gesprekken start met het maken van resultaatafspraken tussen leidinggevende en medewerker. In dit startgesprek worden afspraken gemaakt over onder andere de kwaliteit en kwantiteit van de te leveren resultaten/prestaties en de hierbij benodigde kennis en vaardigheden. Deze afspraken worden vastgelegd in een persoonlijk werkplan. De competenties die hierbij gebruikt worden zijn afkomstig uit HR21, het systeem dat door de omgevingsdiensten wordt gebruikt voor het inrichten en toepassen van het functie-/loongebouw.
Kenmerkend voor het startgesprek van de HR-gesprekkencyclus, is dat het een tweezijdig gesprek is. Zowel de medewerker als de leidinggevende committeren zich aan de gemaakte en in het werkplan vastgelegde afspraken.
De afdelingsmanager voert jaarlijks een planningsgesprek met een medewerker. Een coördinator is in voorkomende situaties informant. Dit betekent dat de coördinator niet aanwezig is bij het gesprek zelf, tenzij bijzondere omstandigheden daar om vragen.
Aanwezigheid van de coördinator kan dan zowel op verzoek van de manager als de medewerker.
Daarover wordt van te voren afgestemd.
Per medewerker worden concretewerk- of resultaatafspraken gemaakt voor de komende beoordelingsperiode.
Deze afspraken betreffen de volgende onderwerpen:
Met nieuwe medewerkers wordt maximaal drie maanden na indiensttreding het planningsgesprek gevoerd.
Er wordt voor de verslaglegging gebruik gemaakt van een standaard formulier (bijlage).Deze vult de medewerker voorafgaand aan het gesprek in en zorgt ervoor dat de manager hiervan 1 week van te voren kennis kan nemen.
Het ingevulde formulier is de agenda voor het gesprek. De verslaglegging van het gesprek is de verantwoordelijkheid van de medewerker. Daarnaast is de medewerker verantwoordelijk voor het realiseren van de afspraken en heeft de manager een verantwoordelijkheid in het scheppen van de juiste (afgesproken) randvoorwaarden.
Het voortgangsgesprek is een gesprek tussen leidinggevende en medewerker waarin tussentijdse resultaten en prestaties worden gemeten en vastgelegd. Wanneer er valide redenen zijn waarom afgesproken resultaten niet gehaald kunnen worden, is dat onderwerp van dit gesprek. Ook als er zich omstandigheden voordoen die het nodig maken om nieuwe afspraken te maken of bestaande afspraken te herzien, dan gebeurt dit tijdens het voortgangsgesprek. De afspraken worden na afloop van het gesprek vastgelegd en toegevoegd aan het persoonlijk werkplan.
Zowel leidinggevende als medewerker kunnen voorafgaand aan het gesprek input vragen bij derden. Dit kan een coördinator zijn, maar het kan ook collega’s of (interne) klanten betreffen.
Doel van het voortgangsgesprek
Het voortgangsgesprek is bedoeld voor het monitoren van de voortgang in de productie, persoonlijke ontwikkeling, persoonlijke werkomstandigheden en de werkrelatie.
De afdelingsmanager voert jaarlijks een voortgangsgesprek met een medewerker. Een coördinator is in voorkomende situaties informant. Dit betekent dat de coördinator niet aanwezig is bij het gesprek zelf, tenzij bijzondere omstandigheden daar om vragen.
Aanwezigheid van de coördinator kan dan zowel op verzoek van de manager als de medewerker.
Daarover wordt van te voren afgestemd.
Er wordt voor de verslaglegging gebruik gemaakt van een standaard formulier (bijlage).Deze vult de medewerker voorafgaand aan het voortgangsgesprek in en zorgt ervoor dat de manager hiervan 1 week van te voren kennis kan nemen.
Het ingevulde formulier is de agenda voor het gesprek. De verslaglegging van het gesprek is de verantwoordelijkheid van de medewerker. Daarnaast is de medewerker verantwoordelijk voor het realiseren van de afspraken en heeft de manager een verantwoordelijkheid in het scheppen van de juiste (afgesproken) randvoorwaarden.
Aan het eind van de cyclus spreekt de leidinggevende in een beoordelingsgesprek zijn beoordeling uit over de mate waarin de afspraken uit het persoonlijk werkplan in het afgelopen jaar zijn gerealiseerd in relatie tot de functie, de benoemde competenties, randvoorwaarden en eventuele factoren die het functioneren hebben beïnvloed.
Het Gelders Sociaal Plan (lees: paragraaf 2.3 Allonge) zegt daar het volgende over:
Periodieken worden toegekend totdat het maximum van de salarisschaal die voor de medewerker geldt bereikt is. Toekenning van periodieken is afhankelijk van de beoordeling van het algehele functioneren van de medewerker. De beoordeling vindt jaarlijks plaats voor de periodiekdatum.
N. B. De periodiekdatum van de medewerker is de periodiekdatum die de latende organisatie hanteerde. Voor medewerkers die niet op grond van het plaatsingsproces een functie in de RUD krijgen, geldt als periodiekdatum de eerst dag van de 13e maand na indiensttreding.
Doel van het beoordelingsgesprek
Het beoordelingsgesprek heeft als doel de medewerker inzicht te geven in een onderbouwd oordeel over zijn of haar functioneren. De beoordeling:
De afdelingsmanager voert jaarlijks een beoordelingsgesprek met een medewerker. Een coördinator is in voorkomende situaties informant. Dit betekent dat de coördinator niet aanwezig is bij het gesprek zelf, tenzij bijzondere omstandigheden daar om vragen.
Aanwezigheid van de coördinator kan dan zowel op verzoek van de manager als de medewerker. Daarover wordt van te voren afgestemd.
Het GSP (lees: Allonge: Beoordelingsregeling paragraaf 3.3 en 3.4) geeft daarnaast nog het volgende aan in het kader van beoordelen:
Het beoordelingsgesprek kan als zelfstandig gesprek worden gevoerd, maar kan ook samen met het startgesprek worden gepland. In dat geval wordt er voor beide onderdelen voldoende tijd gereserveerd en wordt eerst het beoordelingsdeel afgerond voordat het startmoment van de nieuwe cyclus ter sprake komt. In sommige situaties, bijvoorbeeld bij een negatieve beoordeling, is het echter noodzakelijk om het startgesprek op een ander moment te voeren.
Het beoordelingsgesprek kan ook op een ander moment in de cyclus worden gevoerd. Er vindt in ieder geval een beoordelingsgesprek plaats:
De beoordeling vindt plaats op basis van de volgende 5-puntsschaal;
Kwaliteitscriteria 2.1 en kwaliteitsafsprakenniet-VTH2 maken geen deel uit van de beoordeling.
2Kwaliteitsafspraken niet-VTH zijn gemaakt aan de hand van hoofdtaakbeschrijvingen. Voornemen is om deze aanpak begin 2018 te evalueren en te oordelen of het wenselijk is om voor deze functies specifieke ODRN kwaliteitscriteria op te stellen. Dat zal in samenhang moeten gebeuren met e-portfolio.
Het beoordelingsgesprek kan aanleiding zijn tot een vorm van extra beloning (financieel of anderszins). De beoordeling leidt in ieder geval tot het wel of niet toekennen van de jaarlijkse en een eventuele extra periodiek. Hierbij geldt:
Naast deze structurele vorm van beloning is er ook de mogelijkheid van incidenteel belonen. De wijze waarop hier uitvoering aan wordt gegeven wordt lokaal ingevuld.
Bij de ODRN wordt op dit moment de incidentele beloning jaarlijks vastgesteld op basis van een vlootschouw.
Zowel voor het vaststellen van doelen als voor het beoordelen zullen veel omgevingsdiensten ervoor kiezen om de jaarlijkse gesprekkencyclus te koppelen aan het kalenderjaar. Voor medewerkers, bij wie de jaarlijkse toekenning van periodieken niet in januari valt, geldt dan dat bij het jaarlijkse moment van toekennen van periodieken wordt uitgegaan van de meest recente beoordeling.
Een medewerker die het maximum van de voor hem geldende functionele schaal heeft bereikt kan in aanmerking komen voor maximaal drie uitloopperiodieken volgens de regels in GSP 5.3.3. Met de daar genoemde ‘bovengemiddelde beoordeling’ worden de beoordelingsscores ‘Goed’ en ‘Excellent’ bedoeld.
1.3.1 Het beoordelingsformulier
Voor het vastleggen van de beoordeling wordt een beoordelingsformulier gebruikt dat in ieder geval de volgende elementen bevat:
Met het vaststellen van de kaderregeling komt de afspraak over het gebruik van het beoordelingsformulier, zoals opgenomen in de bijlage van de Allonge, te vervallen.
De CAR-UWO geeft als kader aan dat tenminste eens per 3 jaar met elke medewerker een ontwikkelgesprek gevoerd dient te worden. De afspraken uit dit gesprek worden vastgelegd in een Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP). Het POP beschrijft de huidige en gewenste loopbaansituatie, het daar tussenliggende ontwikkelpad en hoe het beschikbare budget (bijvoorbeeld Individueel Loopbaanbudget) zal worden besteed.
Daarnaast vraagt ontwikkeling van medewerkers continu aandacht. Dit betekent dat de ontwikkeling van de medewerker onderwerp van gesprek is in alle formele HR-gesprekken. Daarnaast is het belangrijk dat ook in bilateralen of zogenaamde persoonlijke overleggen aandacht is voor ontwikkeling.
1.5 Lokale aanpassing HR-gesprekkencyclus3
3De lokale aanpassing brengt met zich mee dat de HR-gesprekkencyclus van de ODRN bestaat uit 2 formele HR-gesprekken per jaar.
In het startjaar 2017 zullen nog 3 gesprekken plaatsvinden, vanwege het feit dat de cyclus 2016 nog op de nu geldende wijze wordt afgerond.
A. De ODRN kiest ervoor om een combinatie te maken van het beoordelings- en planningsgesprek.
Deze mogelijkheid is in paragraaf 1.3 van dit document expliciet als optie opgenomen.
In dit gesprek wordt met de medewerker teruggeblikt (d.m.v. de beoordeling) en daarnaast vooruitgeblikt voor de planning vanhet komende werkjaar. Voor het gesprekis een formulier ontwikkeld, waarin beide aspecten onderscheidend aan de orde komen:
Bovengenoemde aspecten worden binnen hetzelfde gesprek (maar afzonderlijk van elkaar) besproken.
Als voorbereiding en input voor het beoordelingsgesprek is een evaluatieformulier gemaakt (gebaseerd op het formulier voortgangsgesprek), dat door de medewerker van te voren wordt ingevuld.
Eind 2017/begin 2018 zal dan voor het eerst het combinatiegesprek (plannings- en beoordelingsgesprek) worden gevoerd.
Met ingang van 2018 wordt definitief overgestapt op 2 gesprekken per jaar.
B. Zoals al aangegeven onder “Inleiding, visie ODRN op ontwikkeling” kiest de ODRN ervoor het ontwikkelaspect te koppelen aan het voortgangsgesprek.Hiermee komt loopbaanontwikkeling jaarlijks (en niet 1x per 3 jaar) expliciet aan de orde.
Vragen m.b.t. loopbaan zijn opgenomen in het formulier “voortgangs- en ontwikkelgesprek”.
N.B. Indien een medewerker een apart ontwikkelgesprek wil voeren met zijn of haar leidinggevende, dan ligt het initiatief hiervoor bij de medewerker zelf.
C. De ODRN heeft een eigen set van formulieren gemaakt. Deze zijn terug te vinden in de bijlagen.
1.6 Koppeling met andere HR-instrumenten
De HR-gesprekkencyclus is het fundament van strategisch personeelsbeleid. Om de effectiviteit van de gesprekkencyclus te versterken verdient het aanbeveling verbinding te leggen met andere HR-instrumenten.
Instrumenten waarmee verbinding kan worden gelegd met de HR-gesprekkencyclus:
Bij de prestatiegerichte HR-gesprekkencyclus zijn verschillende partijen betrokken. Hieronder staat beschreven wie op welke manier betrokken is.
2.1 Rollen van de leidinggevende in de gesprekkencyclus
Het is van belang dat de leidinggevende stuurt op duidelijke, SMART geformuleerde prestatieafspraken. Wanneer voor een optimale inzet van de medewerker de vereiste kennis en vaardigheden niet voldoende aanwezig zijn, is het van belang om die verder te ontwikkelen. In dat geval dienen er ook afspraken te worden gemaakt op het gebied van opleiding en ontwikkeling.
Er zijn drie rollen voor de leidinggevende te onderscheiden: de manager, de coach, en de mentor. Deze drie rollen zijn ondersteunend bij de individuele ontwikkeling van de medewerker en bij het streven naar optimale prestaties. De vaardigheden die voor de invulling van deze rollen noodzakelijk zijn kunnen vertegenwoordigd zijn in één leidinggevende, maar de rollen kunnen ook worden vervuld door verschillende personen.
De manager is medeverantwoordelijk voor de resultaten van zijn medewerkers. Zijn waarde wordt bepaald door wat de performance is van elk van zijn medewerkers als individu en van zijn team als geheel. In de rol van manager is de leidinggevende aan te spreken op het maken, evalueren en beoordelen van de resultaatafspraken en de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.
In de rol van coach stuurt de leidinggevende op het hoe van de performance van de medewerker. De nadruk ligt bij deze rol in het creëren en onderhouden van communicatie met de medewerker op zodanige wijze dat deze zelf zijn performance en ontwikkeling stuurt. Belangrijke competenties van de coach: feedback geven/ontvangen, confronteren, reflecteren, luisteren, ruimte geven en doorvragen
In de rol van mentor gaat het om het regelmatig spiegelen van het functioneren van de medewerker door een ervaren ‘gids’ (mentor). Dit kan de leidinggevende zijn, maar er kan ook voor worden gekozen om deze rol door iemand anders te laten invullen. De rol van mentor kan binnen een omgevingsdienst bijvoorbeeld ook liggen bij een coördinator of bij een senior medewerker. Deze is als mentor een klankbord en vervult een voorbeeldrol.
2.2 Rol van de medewerker in de gesprekkencyclus
De medewerker is projectleider van zijn eigen ontwikkeling. Hij geeft, bij het maken van afspraken over te behalen prestaties, aan wat hij nodig heeft om de doelstellingen te kunnen verwezenlijken. Daarnaast heeft de medewerker een rol als procesbewaker. Wanneer hij constateert dat de afgesproken doelstellingen niet langer haalbaar zijn vraagt hij een gesprek aan met zijn leidinggevende om het hierover te hebben en om de doelstellingen eventueel bij te stellen.
2.3 Rol van HR in de gesprekkencyclus
Rondom de gesprekkencyclus vervult de HR adviseur een informatieve, bewakende en adviserende rol. Te denken valt aan activiteiten als:
De beoordeling uit de HR-gesprekkencyclus is een officieel besluit, dus als de medewerker het niet eens is met de beoordeling, dan heeft hij de mogelijkheid om hiertegen bezwaar aan te tekenen. Het bezwaar moet schriftelijk en binnen 6 weken na dagtekening van het besluit ingediend worden bij de directeur. Deze legt het bezwaarschrift voor aan de Regionale bezwarencommissie personele aangelegenheden. Deze Regionale bezwarencommissie neemt het bezwaarschrift in behandeling conform de richtlijnen en voorschriften zoals deze vastgesteld zijn in de regeling’ Regionale bezwaarcommissie personele aangelegenheden’.
Bij het indienen van het bezwaarschrift dient de medewerker de volgende bijlagen toe te voegen:
De Regionale bezwarencommissie brengt zijn advies uit aan de directeur. Deze neemt de beslissing op het bezwaar van de medewerker. In de regel volgt de directeur het advies op van de Regionale bezwarencommissie. Indien de directeur afwijkt van het advies van de Regionale bezwarencommissie, wordt dit schriftelijk gemotiveerd.
Als de medewerker het niet eens is met het besluit van de directeur kan hij, binnen zes weken na dagtekening van de beslissing, schriftelijk beroep instellen bij de rechtbank, sector bestuursrecht.