De raad van de gemeente Deventer,
Gelezen het voorstel van het presidium d.d. 22 april 2010, nummer 365634;
Gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;
BESLUIT
Vast te stellen de Verordening Audit Commissie.
Artikel 1 De commissie
Ingesteld wordt een commissie van advies aan de Raad, genaamd Audit Commissie.
Artikel 2 Taak
- 1.
De Audit Commissie is belast met:
- a.
de voorbereiding van de besluitvorming van de Raad aangaande:
- ·
het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag;
- ·
de aanwijzing op de wijze zoals omschreven in artikel 2 van de Controleverordening van, alsmede zonodig het beëindigen van de relatie met, de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;
- b.
het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol;
- c.
periodiek overleg met de accountant;
- d.
evalueren van het functioneren van de accountant;
- e.
het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages (de boardletter) en andere verslagen van de accountant;
- f.
het bepalen van een standpunt over verslagen van periodieke onderzoeken van het college en follow-up door het college (art 213a);
- g.
het namens de Raad verstrekken van opdrachten e.d. aan de accountant;.
- h.
de voorbereiding en bespreking van notities en voorstellen m.b.t. de P&C-cyclus;
- i.
de afstemming van activiteiten van Raad en College op het gebied van opzet en werking van control & risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en inrichting financiële organisatie, integriteit, fraude, e.d.
- 2.
De Audit Commissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer en de in het eerste lid onder f. bedoelde onderzoeken van het College op elkaar worden afgestemd.
Artikel 3 Samenstelling
- 1.
De Auditcommissie bestaat uit ten minste zes leden, vertegenwoordigd door verschillende fracties, die door de Raad worden benoemd.
- 2.
De zittingsduur van de leden is gelijk aan de duur van hun functie, respectievelijk het raadlidmaat-schap.
- 3.
De Auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.
- 4.
Het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of raadsopvolger, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.
- 5.
Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid bedoelde minimum is gekomen voorziet de Raad onverwijld in de ontstane vacature.
Artikel 4 Ondersteuning
- 1.
De Griffie is verantwoordelijk voor het secretariaat van de Audit Commissie;
- 2.
De leden van de Audit Commissie kunnen gebruik maken van scholingsfaciliteiten die zijn toegespitst op de taken van de Audit Commissie.
Artikel 5 Vergaderingen
- 1.
De Auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.
- 2.
De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste tien dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.
- 3.
De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.
- 4.
De vergaderingen en de in het tweede en derde lid bedoelde oproepingen en stukken als ook de besluitenlijsten worden ter kennis gebracht van de raadsleden en raadsopvolgers en adviseurs van de Audit Commissie.
Artikel 6 Besluitvorming
- 1.
Besluiten van de Audit Commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.
- 2.
De Audit Commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 3.
Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.
- 4.
Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.
Artikel 7 Bevoegdheden
- 1.
De Audit Commissie is bevoegd aan de Raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een ontwerp van de door de Raad te nemen besluiten.
- 2.
In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de Audit Commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het College, de gemeentelijke rekenkamer, en de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.
- 3.
De Audit Commissie is bevoegd te besluiten dat de gemeente een externe deskundige opdraagt de commissie van advies te dienen.
- 4.
De Audit Commissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met danwel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.
- 5.
De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.
Artikel 8 Uitnodiging bijwonen vergaderingen
- 1.
De Audit Commissie is bevoegd om leden van het College, de gemeentelijke rekenkamercommissie, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a, ambtenaren, belanghebbenden en deskun-digen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.
- 2.
Indien de Audit Commissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het College daarover.
Artikel 9 Openbare en besloten vergaderingen
De vergaderingen van de Audit Commissie vinden achter gesloten deuren plaats.
Artikel 10 Geheimhouding
- 1.
De Audit Commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan hem overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de Audit Commissie haar opheft.
- 2.
Indien de Audit Commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de Raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de Raad haar opheft.
- 3.
Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het College en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan de Audit Commissie overlegt. De geheim-houding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad haar opheft.
- 4.
De Audit Commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het College, aan de raad of de leden van de raad overlegt. Het bepaalde in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet is van toepassing.
- 5.
Indien omtrent stukken die zijn gericht aan de Audit Commissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de Audit Commissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de Audit Commissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.
Artikel 11 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Audit Commissie.
Toelichting Verordening Audit Commissie
Artikel 2
De Audit Commissie (AC) is een hulpmiddel voor de raad om meer structuur aan te brengen in de controlefunctie. Het doel van de AC is om de raad te assisteren in zijn controlerende, toezichthoudende functie. De AC houdt zich bezig met ‘toezicht houden op de kwaliteit van de interne en externe financiële rapportages’ en ‘onderhouden van contact met de accountant’. Om de AC stevig te positioneren en herkenbaar neer te zetten is het belangrijk dat er een vastomlijnde structuur ontstaat rondom de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de AC.
Artikel 3
Om de rol van adviseur voor de Raad te kunnen vervullen, is het van belang dat de leden van de AC onafhankelijk zijn van het dagelijks bestuur en management van de gemeente. Bij voorkeur bestaat de AC uit een representatieve vertegenwoordiging vanuit minmaal 6 fracties. Voordeel daarvan is draagvlak in de Raad en eenzelfde wijze van informatieverstrekking bij de fracties.
De leden van de AC kunnen zowel raadslid als lijstopvolger zijn. Omdat gekozen wordt voor een commissie conform artikel 82 Gemeentewet is het niet mogelijk om te kiezen voor een externe (iemand van buiten de fracties) voorzitter. De voorzitter dient vanuit de AC te worden gekozen.
Artikel 4
Om de leden van de AC zo goed mogelijk hun taak te laten uitvoeren is het van belang dat zij adequate ondersteuning kunnen krijgen. Het gaat daarbij om secretariële ondersteuning (die vanuit de Griffie wordt geleverd) en er kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het aanbieden van een training o.i.d., toegespitst op de taken van de AC. Ook kan worden gedacht aan het inzetten van (externe) capaciteit bij het uitvoeren van bepaalde taken zoals bijvoorbeeld het onderzoeken van de jaarrekening.
Artikel 8
In de gemeentelijke organisatie zijn meerdere actoren belast met een controlefunctie. Afstemming is belangrijk en daarom wordt voorgesteld om een aantal functionarissen toe te voegen aan de AC als adviseur. Het gaat daarbij om: concerncontroller, accountant, directie, portefeuillehouder Financiën, rekenkamer en de griffier.
De adviseurs zullen op verzoek worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de AC.