Verordening klankbordgesprekken raad en burgemeester

Artikel 1. Samenstelling commissie en rollen

• 1.

  Er is een commissie vanuit de gemeenteraad.

• 2.

  De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties die deel uitmaken van de  gemeenteraad.

• 3.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend  voorzitter.

• 4.

  De voorzitter leidt het klankbordgesprek van de raad met de burgemeester.

• 5.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 6.

  De voorzitter kan inhoudelijk deelnemen aan het klankbordgesprek.

Artikel 2. Taak

De commissie heeft tot taak een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De griffier is secretaris van de commissie.

• 2.

  Bij afwezigheid van de griffier wordt deze vervangen door diens plaatsvervanger. 

• 3.

  De griffier geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 4.

  De griffier is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

• 5.

  De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

Artikel 4. Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim op grond van artikel 86 van de Gemeentewet. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2.

  De commissie legt bij klankbordgesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 3.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 6, vierde lid, en 7 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.

• 4.

  De commissie treft, met inachtneming van artikel 8 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 5.

  De commissie en de gemeenteraad zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

• 6.

  De geheimhoudingsplicht blijft na uittreding uit de commissie van kracht.

• 7.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 6, vierde lid van deze verordening informatie is ingewonnen.

Artikel 5. Voorbereiding gesprek

• 1.

  Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien. 

• 2.

  Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren

• 3.

  Uiterlijk een week voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. 

• 4.

  Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee. 

• 5.

  Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 6. Bijzondere bepalingen

• 1.

  De commissie houdt één keer per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2.

  Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3.

  In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

• 4.

  De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

• 5.

  Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.

• 6.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 7. Verslag

• 1.

  Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.

• 2.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 3.

  Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt ter beschikking gesteld aan de burgemeester en de commissaris van de Koning

Artikel 8. Archivering

• 1.

  De griffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.

• 2.

  Na het vertrek van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2017.