Organisatie | Capelle aan den IJssel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Klachtenregeling Capelle aan den IJssel 2017 |
Citeertitel | Klachtenregeling Capelle aan den IJssel 2017 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur en recht |
Geen
Algemene wet bestuursrecht, hoofdstuk 9
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2017 | Nieuwe regeling | 19-12-2016 | 839317 |
De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel;
voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 22 november 2016, nummer 835654;
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht;
gezien het advies van de commissie Bestuur, Veiligheid en Middelen d.d. 7 december 2016;
dat de gemeente Capelle aan den IJssel zorg wil dragen voor een behoorlijke behandeling van klachten;
dat vanuit een oogpunt van eenduidige en transparante behandeling van klachten een gemeente-brede klachtenregeling gewenst is;
Vast te stellen de Klachtenregeling Capelle aan den IJssel 2017
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Mondeling ingediende klachten worden door de klachtencoördinator of klachtbehandelaar, voor zover mogelijk in overleg met de klager, op schrift gesteld, schriftelijk bevestigd aan klager en als schriftelijke klacht in behandeling genomen.
Artikel 5 Vervallen verplichting behandeling klacht
Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan de klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze Regeling. Het bestuursorgaan bevestigt schriftelijk aan de klager dat de klacht naar diens tevredenheid is afgehandeld.
Hoofdstuk 2 De klachtbehandelaar en de klachtencoördinator
Artikel 8 Informatieverzameling en –bewaring
De afdelings- dan wel unithoofden of de griffier dragen er zorg voor, dat de klachtencoördinator en de klachtbehandelaar de documenten, bescheiden en correspondentie ter beschikking gesteld worden, die zij voor de uitvoering van hun taak naar het oordeel van de klantencoördinator of klachtbehandelaar nodig hebben.
Er is een externeklachtencommissie die is belast met de behandeling van en advisering over klachten gericht tegen een bestuursorgaan en tegen leden van het college.
TOELICHTING OP DE KLACHTENREGELING CAPELLE AAN DEN IJSSEL 2017
Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht regelt de behandeling van klachten over gedragingen van hen die de overheid vertegenwoordigen: bestuursorganen en personen werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan.
Het klachtrecht bestaat uit twee onderdelen: intern klachtrecht, geregeld in titel 9.1, het recht op en de procedure voor de behandeling van klachten over gedragingen van bestuursorganen door het betreffende bestuursorgaan zelf; extern klachtrecht, geregeld in titel 9.2, het recht op en de procedure voor de behandeling van klachten over gedragingen van bestuursorganen door een ‘ombudsman’: de Nationale Ombudsman of een onafhankelijke, externe klachtinstantie op decentraal niveau. De interne klachtprocedure van titel 9.1 is een verplichte voorfase voordat men terecht kan bij een ombudsman, het zg. ‘kenbaarheidsvereiste’ als bepaald in artikel 9:20.
De minimumeisen van titel 9.1, intern klachtrecht, bieden een voldoende voorziening voor behoorlijke klachtbehandeling, maar is geen uitputtende regeling, bestuursorganen hebben de vrijheid om extra voorschriften in een eigen regeling op te nemen, in het bijzonder als deze extra waarborgen voor de burger bevatten, al moet hier wel terughoudend mee worden omgegaan.
Klachten kunnen zowel mondeling als schriftelijk (digitaal) worden ingediend. De afhandeling van
mondelinge klachten kent geen procedurele vereisten, moet ‘slechts’ zorgvuldig gebeuren. De afhandeling van schriftelijke klachten kent wel de nodige procedurele vereisten.
Klachten over gedragingen (leden van) bestuursorganen
Artikel 9:1 lid 1 Awb bepaalt dat een ieder het recht heeft om over de wijze waarop een bestuurs-orgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.
Lid 2 bepaalt dat een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan.
Ingevolge lid 2 worden gedragingen van medewerkers en van leden van bestuursorganen toegerekend aan het bestuursorgaan. Er kan dus ook worden geklaagd over gedragingen van collegeleden, die immers werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van het college. Omdat een gemeenteraadslid niet werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van de raad kan ‘alleen’ worden geklaagd over gedragingen van de gemeenteraad als bestuursorgaan, niet over gedragingen van individuele raadsleden.
Een raadslid is zowel raadslid, als politicus als inwoner van de gemeente. Formeel kan niet worden geklaagd over gedragingen van individuele raadsleden.
Het klachtrecht betreft gedragingen van bestuursorganen. Hoofdstuk 9 en deze Regeling zijn niet van toepassing op klachten die zaken betreffen in de buitenruimte, zoals bijvoorbeeld zwerfvuil, achterstallig onderhoud, losliggende straattegels etc. Klachten daarover worden geregistreerd als een ‘melding’ die wordt afgehandeld door de afdeling Stadsbeheer. De wijze waarop bestuursorganen zich gedragen ten aanzien van deze feiten en omstandigheden in de buitenruimte valt wel onder het klachtrecht.
Ten aanzien van de in lid 2 genoemde klachten moet het betreffende bestuursorgaan expliciet besluiten om ze in behandeling te nemen (‘nee, tenzij…’).
Wij achten het zorgvuldig om klager snel op de hoogte te stellen dat diens klacht niet in behandeling wordt genomen en wat de reden daarvoor is.
De afhandeling van mondelinge klachten kent geen procedurele vereisten; het ‘enige’ dat in hoofdstuk 9 van de Awb is bepaald over mondelinge klachten is dat ze op behoorlijke wijze moeten worden behandeld (artikel 9:2). In het belang van de klager worden mondeling ingediende klachten op schrift gesteld, waarmee de procedurele vereisten voor de afhandeling van schriftelijk ingediende klachten, als bedoeld in afdeling 9.1.2, van toepassing zijn.
Artikel 5 Vervallen verplichting behandeling klacht
De Awb bepaalt dit in artikel 9:5. In deze Regeling wordt aan dit artikel toegevoegd dat als dit aan
de orde is, het bestuursorgaan aan de klager schriftelijk bevestigt dat de klacht naar diens tevredenheid is afgehandeld. Dit dient er vooral voor om uit te sluiten dat misverstand zou ontstaan over de tevredenheid van de klager, en daarmee over de verplichting tot (verdere) behandeling van de klacht.
Artikel 6 De klachtencoördinator
Op grond van artikel 9:12a Awb hoeven alleen de schriftelijke klachten te worden geregistreerd en gepubliceerd. Nu artikel 3 van de Regeling bepaalt dat mondeling ingediende klachten op schrift worden gesteld en als schriftelijke klacht in behandeling worden genomen, geldt de registratie- en publicatieplicht ook voor mondeling ingediende klachten. Deze verplichting geldt ook voor de klachten die op grond van artikel 9:8 Awb en op grond van artikel 2, lid 2 van de Regeling niet in behandeling worden genomen.
De publicatie van klachten is vormvrij en vindt in onze gemeente plaats middels het uitbrengen van een jaarverslag, de openbare bespreking van dit jaarverslag in een raadscommissie en de publicatie ervan op de gemeentelijke website.
Artikel 7 De klachtbehandelaar
Artikel 9:7 lid 1 bepaalt dat de behandeling van de klacht door een persoon geschiedt die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. Iedere afdeling dient minimaal één klachtbehandelaar te hebben, evenals de griffie, en doet er verstandig aan minimaal een tweede klachtbehandelaar aan te wijzen.
Artikel 9 Informele behandeling
De klachtbehandeling kent drie fasen:
Artikel 10 Formele behandeling in eerste instantie
De formele behandeling van klachten door de klachtencoördinator betreft zowel klachten tegen medewerkers van de ambtelijke organisatie als tegen medewerkers van de griffie.
De plicht om klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te stellen te worden gehoord, is een essentieel onderdeel van de klachtprocedure, waar op zorgvuldige wijze mee om moet worden gegaan. Het horen dient verschillende doelen: verduidelijking van de klacht, verkrijgen van nadere informatie, conflictoplossing, herstel van geschonden vertrouwen en waarheidsvinding.
De aangeklaagde moet altijd worden gehoord. De klachtencoördinator kan afzien van het horen van klager als:
Klager en beklaagde mogen zich op eigen verzoek bij het horen laten vertegenwoordigen of bijstaan.
Artikel 11 Formele behandeling in tweede instantie
Hierop is van toepassing de Verordening gemeentelijke ombudsman Capelle aan den IJssel 2005.
Artikelen 12, 13 en 14 Klachtencommissie
Hoofdstuk 4 van deze Regeling is gebaseerd op afdeling 9.1.3 van de Awb. De in die afdeling geregelde klachtadviesprocedure is facultatief en aanvullend aan de klachtprocedure als geregeld in afdeling 9.1.2 van de Awb. Wij achten het gewenst om bij klachten over de gedragingen van bestuursorganen en van leden van het college van burgemeester en wethouders te voorzien in een formele klachtadviesprocedure, met de instelling van een externe klachtencommissie, om daarmee iedere schijn van partijdigheid te voorkomen. Deze commissie is belast met de behandeling van en advisering over klachten over gedragingen van bestuursorganen en van leden van het college.
Uiteindelijk velt het bestuursorgaan zelf een oordeel over de ontvankelijkheid en gegrondheid van een klacht. Daarmee en met het feit dat de uiteindelijke afhandeling van de klacht geschiedt doordat het bestuursorgaan het rapport en zijn bevindingen toezendt aan klager en beklaagde, wordt duidelijk gemaakt dat het bestuursorgaan eindverantwoordelijke is voor de beoordeling van eigen gedragingen. Een bestuursorgaan zal hierbij terdege rekening moeten houden met het advies van de klachtencommissie, waarbij artikel 3:9 Awb van overeenkomstige toepassing is.
Indien het oordeel van het bestuursorgaan afwijkt van het advies, brengt het motiveringsbeginsel met
zich dat het bestuursorgaan de reden(en) voor die afwijking moet vermelden.
Artikel 9:11 Awb bevat de afdoeningstermijn(en) van klachten. De in dit artikel genoemde termijnen zijn zg. termijnen van orde; er zijn geen (rechts)gevolgen verbonden aan het overschrijden van de termijn. Er wordt wel uitdrukkelijk naar gestreefd om aan de termijnen te voldoen.
Artikel 17 Afdoening klachten over medewerkers
Indien bestuursorganen hun bevoegdheid tot het afdoen van klachten hebben gemandateerd, is deze
mandatering opgenomen in de bijlage bij de Mandaatregeling van de gemeente Capelle aan den IJssel.